การใช้ Google Docs: The Ultimate Guide for 2019

ผู้คนมากกว่าหนึ่งพันล้านคนกำลังใช้ Google เอกสาร ทำให้เป็นหนึ่งในผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่มีการใช้งานอย่างแพร่หลายที่สุด

ตัวเลขสุดท้ายที่ฉันเห็นแสดงให้เห็นว่าผู้คนกว่าพันล้านคนใช้ Google ไดรฟ์ ซึ่งรวมถึงพื้นที่จัดเก็บไฟล์ ตลอดจนแอปพลิเคชันต่างๆ เช่น Google ชีตและ Google เอกสาร นอกจากนี้ G Suite ซึ่งเป็นชุดเครื่องมือการจัดการเวิร์กโฟลว์แบบชำระเงินของ Google มีธุรกิจที่จ่ายเงินกว่า 4 ล้านรายที่ใช้ผลิตภัณฑ์ดังกล่าว

เท่าที่เวิร์กโฟลว์และการทำงานร่วมกันดำเนินไป ฉันไม่รู้เครื่องมือใดที่ดีไปกว่า Google เอกสาร

โดยพื้นฐานแล้วมันมีคุณสมบัติทั้งหมดของ Microsoft Word และในความคิดของฉัน ประสบการณ์ผู้ใช้ดีกว่าลีก นอกจากนี้ คุณยังสามารถจัดเก็บและแชร์ไฟล์ ตลอดจนทำงานร่วมกับผู้อื่นและดูฉบับร่างของคุณในอดีตได้

ไม่ว่าคุณจะเป็นนักศึกษา ศาสตราจารย์ นักเขียน นักบัญชี ผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดอัตโนมัติ ไม่ว่าคุณจะมีตำแหน่งและตำแหน่งอะไรในชีวิต คุณอาจใช้ Google เอกสาร หรืออย่างน้อยก็มีกรณีการใช้งานสำหรับผลิตภัณฑ์

งานชิ้นนี้จะเป็นแนวทางที่ดีที่สุดในการใช้ประโยชน์สูงสุดจาก Google เอกสาร โดยจะครอบคลุมพื้นฐานต่างๆ เช่น การลงทะเบียนและการเริ่มต้นใช้งาน และจะย้ายไปสู่การแฮ็ก โปรแกรมเสริม การผสานการทำงาน ทางลัด และเคล็ดลับสำหรับผู้ใช้ระดับสูง นี่คือสารบัญ:

• Google เอกสารคืออะไร
• Google Docs กับ Microsoft Word
• เริ่มต้นใช้งาน Google เอกสาร
• การแบ่งปันและการทำงานร่วมกับ Google เอกสาร
• ทางลัดของ Google เอกสาร
• ส่วนเสริมของ Google เอกสาร
• บล็อกด้วย Google เอกสาร

กระโดดเข้าไปกันเถอะ!

Google เอกสารคืออะไร

Google เอกสารคือโปรแกรมประมวลผลคำที่ทำงานร่วมกันซึ่งทำงานบนแพลตฟอร์มหรืออุปกรณ์ใดๆ และช่วยให้สามารถควบคุมเวอร์ชัน ตลอดจนคุณลักษณะด้านบรรณาธิการและการจัดรูปแบบ

เป็นเว็บแอปฟรีโดยสมบูรณ์ และคุณไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดอะไรเลยเพื่อเริ่มต้น คุณสามารถทำงานออนไลน์หรือออฟไลน์ ในขณะที่คุณทำงานแบบออนไลน์ Google เอกสารจะบันทึกความคืบหน้าของคุณโดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณจะไม่ทำฉบับร่างหาย (สิ่งนี้เกิดขึ้นกับคุณบ่อยเพียงใดขณะทำงานกับ Microsoft Word หงุดหงิดมาก!)

ในความคิดของฉัน Google Docs นั้นเป็น Microsoft Word เวอร์ชันที่ดีและทันสมัยกว่ามาก (หรือ Word Perfect ซึ่งฉันค่อนข้างแน่ใจว่าผู้คนจะไม่ใช้อีกต่อไป)

มี Google เอกสารเป็นแอปใน Google ไดรฟ์ ซึ่งเป็นชุดแอปพลิเคชันทางธุรกิจที่มีการจัดเก็บไฟล์ Google ชีต (แอปสเปรดชีต) และ Google สไลด์ (แอปการนำเสนอ)

ขณะนี้ Google ไดรฟ์มีแอปอื่นๆ อีกหลายแอป รวมถึง Google ฟอร์ม, Google วาดเขียน และ Google Sites

Google Docs กับ Microsoft Word

Microsoft Word ยังคงใช้กันอย่างแพร่หลายกว่าเล็กน้อย เนื่องจากเป็นคู่แข่งที่สำคัญที่นี่ Google Docs เป็นเด็กใหม่ในบล็อกนี้ แม้ว่าจะเติบโตอย่างรวดเร็วและเป็นที่นิยมก็ตาม อะไรคือความแตกต่างที่แท้จริงระหว่างสองโปรแกรมนี้?

ประการแรก Microsoft Word มีค่าใช้จ่าย ประการที่สอง ฉันคิดว่า Microsoft Office เป็นผลิตภัณฑ์ที่ค่อนข้างแย่ ฉันเกลียดเมื่อนักเขียนส่งร่างจดหมายของพวกเขาใน Microsoft Word มันน่าผิดหวังอย่างเหลือเชื่อเพราะไม่มีความสามารถในการทำงานร่วมกัน ดังนั้นฉันจึงต้องแปลงไฟล์เหล่านี้เป็น Google เอกสารอยู่ดี

นอกเหนือจากกรดกำมะถันส่วนบุคคลของฉันไปยัง Word ยังต้องซื้อเป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Microsoft Office ซึ่งรวมถึง Powerpoint, Outlook และ Excel (ซึ่งโดยรวมแล้วดีกว่า Google ชีตนับล้านเท่า - แต่นั่นเป็น พูดจาโผงผางสำหรับบทความอื่น)

ดังนั้นประโยชน์ของการใช้ Microsoft Word เหนือ Google Docs คืออะไร?

• บางทีทั้งองค์กรของคุณอาจใช้มันเพื่อที่คุณจะได้เข้าร่วม
• ฉันคิดว่ามันมีคุณสมบัติที่แข็งแกร่งกว่า แม้ว่าฉันจะไม่พบสิ่งกีดขวางบนถนนด้วย Google เอกสาร

เพียงใช้ Google เอกสาร ทำไมจะไม่ล่ะ?

เริ่มต้นใช้งาน Google เอกสาร: พื้นฐาน

นี่จะดูเรียบง่าย แต่มาทำกัน นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อเข้าถึง Google เอกสาร:

1. รับบัญชี Google (หากคุณยังไม่มี)

2. ค้นหา "Google Docs" "Google Drive" ใน Google หรือไปที่หน้านี้

3. คลิกCTA

ที่จะพาคุณไปที่แดชบอร์ดของคุณ หรือคุณสามารถเริ่มต้นด้วยการไปที่ Google ไดรฟ์ แล้วคุณจะมีทุกอย่างพร้อม:

หากต้องการเปิด Google เอกสารที่นั่น ให้คลิกปุ่ม "ใหม่+" ที่ด้านซ้ายบนของหน้าจอ หรือคลิกขวาในพื้นที่เปิดบนแดชบอร์ดและเลือก "Google เอกสาร" จากเมนูแบบเลื่อนลง:

ตอนนี้คุณอยู่ใน Google Doc! การดูหน้าว่างๆ และค้นหาสิ่งที่จะเขียนตอนนี้อาจเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของคุณ แต่มาดูคุณสมบัติบางอย่างของ Google เอกสารที่คุณควรรู้อย่างรวดเร็ว

แถบเครื่องมือด้านบนมีตัวเลือกการจัดรูปแบบและสไตล์ทั้งหมดที่คุณต้องการ คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบย่อหน้าของแบบอักษรได้ที่นี่ (หากคุณใช้ Wordable สิ่งเหล่านี้จะสะดวกสำหรับการจัดรูปแบบบทความของคุณอย่างถูกต้องเพื่ออัปโหลดไปยัง WordPress):

แน่นอน คุณมีแบบอักษรทั้งหมดที่ต้องการถัดจากตัวเลือกลักษณะย่อหน้า:

ขนาดตัวอักษรด้วย…

หนึ่งในคุณสมบัติที่ฉันชอบคือฟังก์ชันโครงร่างเอกสาร โดยทั่วไป นี่จะแสดงโครงร่างที่แถบด้านซ้ายมือ โดยจะเลือกส่วนตรรกะตามวิธีที่คุณใช้ลักษณะย่อหน้า (เช่น ชื่อ หัวเรื่อง 1 2 3 ฯลฯ) และการจัดรูปแบบตัวหนา

อีกคุณสมบัติหนึ่งที่คุณควรทราบคือการทำสำเนาโพสต์ของคุณให้ถูกต้อง ฉันทำเช่นนี้เป็นครั้งคราวเมื่อแชร์กับผู้อื่น แต่เมื่อฉันต้องการเก็บเอกสารต้นฉบับของฉันให้เรียบร้อยด้วยเหตุผลบางประการ ตัวเลือกนี้ยอดเยี่ยมเช่นกัน หากคุณกำลังแบ่งปัน “เทมเพลต” ที่คุณหวังว่าหลายคนจะกรอกหรือปรับแต่ง แต่คุณต้องการเก็บร่างต้นแบบไว้หนึ่งฉบับที่คงที่:

ฟีเจอร์เด็ดสุดท้าย: เผยแพร่ไปยังเว็บ เคล็ดลับง่ายๆ ถ้าคุณต้องการให้โพสต์ของคุณปรากฏแก่ทุกคน แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้ใช้ Google เอกสาร นี่คือสิ่งที่คุณต้องการทำ อีกสิ่งที่น่าสนใจเกี่ยวกับการเผยแพร่ทางเว็บคือ คุณสามารถดึงรูปภาพจากโพสต์ (คุณเพียงแค่เผยแพร่ไปยังเว็บและคลิกขวา > บันทึกรูปภาพเหมือนที่คุณทำทางออนไลน์ตามปกติ)

ก่อนใช้ Wordable เพื่ออัปโหลด Google Docs ไปยัง WordPress (รวมถึงรูปภาพด้วย) ฉันเคยใช้สิ่งนี้เพื่อดึงรูปภาพจากเอกสารของผู้เขียนรับเชิญ

เราจะเจาะลึกถึงคุณลักษณะต่างๆ ในภายหลัง เมื่อเรากล่าวถึงทางลัดของ Google เอกสาร สำหรับตอนนี้ สิ่งนั้นควรให้จุดเริ่มต้นที่ดีแก่คุณ ทีนี้มาพูดถึงการทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดี…

การแบ่งปันและการทำงานร่วมกับ Google เอกสาร

คุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมที่สุดอย่างหนึ่งของ Google เอกสาร ซึ่งก็คือแอปทางธุรกิจใน Google ไดรฟ์หรือ G Suite คือความสามารถในการทำงานร่วมกับใครก็ได้ ไม่ว่าจะอยู่ในทีมของคุณหรือไม่ก็ตาม

แน่นอนว่ามีเหตุผลมากมายในการทำงานร่วมกัน หากคุณกำลังเขียนหนังสือ – หรือ ebook – คุณจะต้องมีบรรณาธิการ หากคุณกำลังเขียนบล็อกโพสต์ มักจะมีความพยายามร่วมกันในการเผยแพร่โพสต์ของคุณ

แม้แต่บันทึกภายในบริษัท เช่น เอกสารการทดลอง บันทึกช่วยจำ และแผนกลยุทธ์ Google เอกสารก็ยอดเยี่ยมเพราะคุณสามารถเพิ่มข้อเสนอแนะ ความคิดเห็น และแก้ไขข้อความ สร้างเอกสารส่วนกลางได้

แต่อย่างแรกเลย เราจะเชิญผู้อื่นให้ดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขเอกสารของเราได้อย่างไร ง่ายๆ เพียงคลิกไอคอนแชร์ที่ด้านขวาบนของหน้าจอเมื่อคุณทำงานใน Google เอกสาร:

การดำเนินการนี้จะแสดงรูปแบบที่คุณสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลของคนที่คุณต้องการเชิญให้ทำงานร่วมกันได้ คุณมีสามตัวเลือกในการเข้าถึง:

• ดู (ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหรือแสดงความคิดเห็น)
• ความคิดเห็น (สามารถแสดงความคิดเห็นหรือเพิ่มข้อเสนอแนะในข้อความ)
• แก้ไข (มีความสามารถในการแก้ไขเต็มรูปแบบ)

นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการ "รับลิงก์ที่แชร์ได้" วิธีนี้ทำให้คุณสามารถคัดลอกลิงก์ไปยังคลิปบอร์ดและแชร์กับใครก็ได้ที่คุณต้องการเข้าถึงเอกสารของคุณ

วิธีนี้เป็นวิธีที่ดีมากหากคุณต้องการแชร์เอกสารสาธารณะสำหรับการดูเท่านั้น เนื่องจากคุณสามารถลิงก์ไปยังเอกสารของคุณในรูปแบบต่างๆ เช่น บล็อกโพสต์ อีเมลขยะ หรือการสื่อสารแบบเปิดเผยต่อสาธารณะที่คุณไม่มีที่อยู่อีเมลทั้งหมด ในมือของผู้ที่คุณต้องการเชิญ

ตัวอย่างเช่น หากคลิกที่ลิงค์นี้และดูว่าเกิดอะไรขึ้น

โดยพื้นฐานแล้ว ฉันสามารถแบ่งปัน Google Doc (หรือ Google ชีตหรืองานนำเสนอ) ที่ฉันต้องการ กับผู้ใช้ที่รู้จักหรือไม่ระบุตัวตนที่สามารถเข้าถึงลิงก์นั้นได้ สวยเย็น!

ในทางกลับกัน ถ้าคุณเป็นคนที่แชร์เอกสารด้วย คุณจะต้องการทราบวิธีการทำงานร่วมกันอย่างถูกต้อง ขึ้นอยู่กับการเข้าถึงของคุณ คุณจะมีสามตัวเลือกให้เลือก (ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้ผ่านปุ่มด้านล่าง “แบ่งปัน” ภายใน Google เอกสาร):

คำอธิบายใต้ตัวเลือกค่อนข้างตรงไปตรงมา การแก้ไขจะเปลี่ยนเอกสารโดยตรง และนี่คือสิ่งที่แนะนำ:

สุดท้าย คุณสามารถแสดงความคิดเห็นในเอกสารได้โดยคลิกขวาที่ตัวอย่างข้อความที่ไฮไลต์แล้วเลือก "ความคิดเห็น"

ทางลัดและแฮ็ก Google เอกสารสำหรับผู้ใช้ระดับสูง

มีคำถามทั่วไปเกี่ยวกับ Google เอกสาร สิ่งต่างๆ เช่น วิธีการขีดทับบนข้อความ มันง่าย ไปที่รูปแบบ > ข้อความ > ขีดทับ หรือเพียงแค่อ่านแป้นพิมพ์ลัดที่นั่น (⌘ + Shift + X) แล้วใช้กับข้อความที่คุณต้องการขีดทับ):

เช่นเดียวกับเกือบทุกอย่างที่คุณต้องการทำใน Google เอกสาร คุณสามารถหารายการเมนูสำหรับมันได้ (และเมนูนี้ไม่ได้ซับซ้อนหรือซับซ้อนมากนัก ดังนั้นเพียงแค่มองหาสิ่งที่คุณต้องการทำก็เพียงพอแล้ว) หลังจากที่คุณใช้ตัวเลือกเมนูสองสามครั้ง การค้นหาและจดจำแป้นพิมพ์ลัดอาจคุ้มค่าเพื่อช่วยคุณประหยัดเวลา

แต่การจำแป้นพิมพ์ลัดจำนวนมากนั้นไม่สมเหตุสมผล เว้นแต่คุณจะใช้มันตลอดเวลา บางส่วนที่คุณอาจเจอบ่อยคือ:

• จัดรูปภาพหรือข้อความให้อยู่ตรงกลาง (Command + Shift + E)
• ข้อความตัวหนา (Command + b)
• ทำให้ข้อความเป็นตัวเอียง (Command + i)
• รายการลำดับเลข (Command + Shift + 7)
• รายการหัวข้อย่อย (Command + Shift + 8)

ในที่สุด หลังจากที่คุณใช้ Google เอกสารมากพอ คุณจะทำงานเหมือนที่ผู้ใช้ Microsoft Excel ระดับสูงทำ นั่นคือ ส่วนใหญ่ไม่ใช้เมาส์

แต่ในความคิดของฉัน เป็นการดีที่สุดที่จะจดจำเฉพาะปุ่มลัดที่คุณใช้บ่อยจริง ๆ แล้วพิมพ์รายการทางลัด และอาจแขวนไว้เหนือโต๊ะทำงานของคุณเป็นจุดอ้างอิงสำหรับส่วนที่เหลือ Google เองมีเอกสารสนับสนุนที่ดีซึ่งระบุทางลัดต่างๆ

ส่วนเสริมของ Google เอกสาร

สิ่งที่ยอดเยี่ยมอีกประการหนึ่งเกี่ยวกับ Google เอกสาร เช่นเดียวกับ Google ชีตและการนำเสนอ คือ คุณสามารถดาวน์โหลดและติดตั้งโปรแกรมเสริมจำนวนหนึ่งที่เพิ่มพลังและความสามารถของแอป Google เอกสารหลักได้

หากต้องการเข้าถึง "ร้านค้า" สำหรับโปรแกรมเสริม เพียงคลิกปุ่ม "โปรแกรมเสริม" บนแถบนำทางของเมนูหลักแล้วคลิก "รับโปรแกรมเสริม" ซึ่งจะเปิดแดชบอร์ดที่มีลักษณะดังนี้:

จากนั้นคุณมีตัวเลือกเช่นเดียวกับร้านค้าส่วนใหญ่ในการเลือกดูหรือค้นหาบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจง สำหรับตัวอย่างนี้ เราทำได้เพียงแค่เลือก "Lucidchart Diagrams" ซึ่งเป็นหนึ่งในส่วนเสริมที่ฉันชอบที่สุด (ตามที่กล่าวไว้ในโพสต์ของฉันเกี่ยวกับเครื่องมือบล็อก) การคลิกลิงก์ดังกล่าวจะนำคุณไปยังหน้าภาพรวมของ Lucidchart ซึ่งคุณสามารถอ่านคำอธิบายและเอกสารประกอบ บทวิจารณ์ และดูภาพหน้าจอหรือวิดีโอของฟังก์ชันการทำงานได้ เพียงคลิก "+ ฟรี" เพื่อติดตั้ง

เมื่อคุณติดตั้งแล้ว มันจะปรากฏในเมนู "ส่วนเสริม" ในแถบนำทางหลัก

ต่อไปนี้คือคำแนะนำเพิ่มเติมจาก Google เกี่ยวกับการติดตั้งส่วนเสริม และหากคุณอยากได้แรงบันดาลใจว่าส่วนเสริมใดที่สำคัญหรือมีประโยชน์ Zapier มีรายการส่วนเสริม Google Docs 32 อันดับแรกที่คัดสรรมาอย่างดี

Google เอกสารสำหรับบล็อกเกอร์

เราได้เขียนโพสต์ขนาดใหญ่เกี่ยวกับวิธีที่บล็อกเกอร์สามารถใช้ Google เอกสารได้ดีที่สุด แต่ก็มีการกล่าวซ้ำ: Google เอกสารเป็นสมบัติสำหรับบล็อกเกอร์ผู้ทรงพลัง

อย่างแรกและชัดเจนที่สุด ผู้เขียนบล็อกจำเป็นต้องใช้โปรแกรมประมวลผลคำ และในความคิดของฉัน ยิ่ง UX เรียบง่ายและดีขึ้นเท่าไหร่ เครื่องมือก็จะยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น ซึ่งฉันคิดว่า Google Docs เหนือกว่า Microsoft Word

ประการที่สอง และที่สำคัญกว่านั้น บล็อกเกอร์จำเป็นต้องร่วมมือกัน นี่คือจุดที่ Google Docs แซงหน้า Microsoft Word ในใจของฉัน และเป็นที่ที่ Google Docs มีประสิทธิภาพเหนือกว่าแอปประมวลผลคำออนไลน์อื่นๆ ด้านการทำงานร่วมกันไม่มีที่เปรียบ

นอกเหนือจากที่เห็นได้ชัด Google Docs ยังมีฟังก์ชันเจ๋งๆ มากมาย เช่น เทมเพลตบล็อกโพสต์ (รวมถึงไลบรารีเทมเพลตที่มีเทมเพลตอื่นๆ เช่น ข้อเสนอและสัญญาของลูกค้า):

คุณยังสามารถนำส่วนเสริมที่ช่วยในการเขียนบล็อกเข้ามา เช่น Lucidchart (สำหรับกราฟและภาพ) Grammarly (สำหรับการตรวจตัวสะกดในสเตียรอยด์) และ Supermetrics (สำหรับการสร้างรายงานใน Google เอกสาร)

บทสรุป

การใช้ Google Docs เป็นเรื่องง่ายและมีกรณีการใช้งานมากมายจนฉันแปลกใจหากคุณไม่มี ทุกคนตั้งแต่นักเรียนจนถึงครู ผู้ฝึกงานจนถึง CEO และทุกคนในระหว่างนั้นต่างก็มีกรณีการใช้งานสำหรับ Google เอกสาร

พื้นฐานของ Google เอกสาร ซึ่งเป็นสิ่งสำหรับผู้เริ่มต้นใช้งาน เช่น การตั้งค่าบัญชีและการแชร์เอกสารของคุณ นั้นง่ายมาก นี่เป็นข้อดีของ Google เอกสาร UX นั้นยอดเยี่ยมและสิ่งต่าง ๆ ก็ไม่ซับซ้อน

เมื่อคุณเป็นผู้ใช้ระดับสูง คุณจะได้รับสคริปต์และส่วนเสริม ทางลัด และกรณีการใช้งานขั้นสูงมากขึ้นเรื่อยๆ

แต่ทุกคนสามารถได้รับบางสิ่งบางอย่างจากการใช้ Google เอกสาร ฉันใช้มันสำหรับทุกอย่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบล็อก (ซึ่งถ้าคุณใช้สำหรับบล็อก คุณควรลองใช้ Wordable อย่างแน่นอน)

ฉันประหยัดเวลาในการอัปโหลดโพสต์นี้จาก Google Docs ไปยัง WordPress โดยใช้ Wordable ได้ 3 ชั่วโมง