Usando o Google Docs: o guia definitivo para 2019

Mais de um bilhão de pessoas estão usando o Google Docs, tornando-o um dos produtos de software mais usados ​​por aí.

Os últimos números que vi mostram que mais de um bilhão de pessoas usam o Google Drive, que inclui armazenamento de arquivos, bem como aplicativos como Planilhas Google e Google Docs. Além disso, o G Suite, o pacote pago do Google de ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho, tem mais de 4 milhões de empresas pagantes usando os produtos.

No que diz respeito ao fluxo de trabalho e colaboração, não conheço ferramenta melhor do que o Google Docs.

Ele tem basicamente todos os recursos do Microsoft Word e, na minha opinião, a experiência do usuário é muito melhor. Além disso, você pode armazenar e compartilhar arquivos facilmente, bem como colaborar com outras pessoas e ver versões anteriores de seu rascunho.

Quer você seja um estudante, professor, escritor, contador, especialista em automação de marketing - qualquer que seja o seu cargo e posição na vida - você provavelmente usa o Google Docs, ou pelo menos tem um caso de uso para o produto.

Esta peça será um guia definitivo para obter o máximo do Google Docs. Ele cobrirá o básico, como inscrição e introdução, e irá abranger todo o caminho para hacks, add-ons, integrações, atalhos e dicas para usuários avançados. Aqui está o índice:

• O que é o Google Docs?
• Google Docs x Microsoft Word
• Introdução ao Google Docs
• Compartilhando e colaborando com o Google Docs
• Atalhos do Google Docs
• Complementos do Google Docs
• Blogar com o Google Docs

Vamos começar!

O que é o Google Docs?

O Google Docs é um processador de texto colaborativo que funciona em qualquer plataforma ou dispositivo e permite o controle de versão, bem como recursos editoriais e de estilo.

É um aplicativo da web totalmente gratuito e você não precisa baixar nada para começar. Você pode trabalhar online ou offline. Enquanto você trabalha online, o Google Docs salva automaticamente seu progresso, para que você nunca perca um rascunho (quantas vezes isso aconteceu com você enquanto trabalhava com o Microsoft Word? Muito frustrante!)

O Google Docs, na minha opinião, é basicamente uma versão muito melhor e mais elegante do Microsoft Word (ou Word Perfect, que tenho certeza que as pessoas não usam mais.)

O Google Docs existe como um aplicativo dentro do Google Drive, um pacote de aplicativos de negócios que inclui armazenamento de arquivos, Planilhas Google (um aplicativo de planilhas) e Apresentações Google (um aplicativo de apresentação)

O Google Drive agora também inclui vários outros aplicativos, incluindo Formulários Google, Desenhos Google e Google Sites

Google Docs x Microsoft Word

O Microsoft Word ainda é provavelmente um pouco mais amplamente usado, já que é o concorrente entrincheirado aqui. O Google Docs é o novo garoto do quarteirão, embora obviamente seja um garoto popular e que cresce rapidamente. Qual é, então, a diferença real entre esses dois programas?

Em primeiro lugar, o Microsoft Word custa dinheiro. Em segundo lugar, acho que o Microsoft Office é um produto muito ruim. Eu odeio quando escritores enviam seus rascunhos no Microsoft Word. É extremamente frustrante, porque não há recursos de colaboração, então acabo apenas convertendo esses arquivos para o Google Docs de qualquer maneira.

Além do meu vitríolo pessoal para o Word, ele também deve ser comprado como parte do pacote Microsoft Office, que inclui Powerpoint, Outlook e Excel (que, em uma reversão total, é um milhão de vezes melhor do que o Planilhas Google - mas isso é um discurso retórico para outro artigo).

Qual é a vantagem de usar o Microsoft Word em vez do Google Docs?

• Talvez toda a sua organização o use, então você deseja se encaixar.
• Acho que tem recursos mais robustos, embora não tenha encontrado nenhum obstáculo com o Google Docs.

Basta usar o Google Docs. Por que não?

Introdução ao Google Docs: Noções básicas

Isso vai parecer bem básico, mas vamos fazer assim mesmo. Aqui está o que você deve fazer para acessar o Google Docs:

1. Obtenha uma conta do Google (se ainda não tiver uma)

2. Pesquise no Google por “Google Docs”, “Google Drive” ou apenas vá para esta página

3. Clique no CTA

Isso o levará ao seu painel. Ou você pode simplesmente começar acessando o Google Drive e você terá tudo no lugar:

Para abrir um Documento Google, clique no botão “Novo +” no canto superior esquerdo da tela ou clique com o botão direito em uma área aberta do painel e escolha “Documentos Google” no menu suspenso:

Agora, você está em um Documento Google! Olhar para a página em branco e descobrir o que escrever agora é provavelmente o seu maior desafio, mas vamos examinar rapidamente alguns recursos do Google Docs que você deve conhecer.

A barra de ferramentas superior contém praticamente todas as opções de formatação e estilo de que você precisa. Aqui você pode alterar os estilos de parágrafo da sua fonte (se você estiver usando o Wordable, eles são úteis para formatar sua postagem corretamente para carregá-la no WordPress):

Claro, você tem todas as fontes que deseja ao lado das opções de estilo de parágrafo:

Tamanho da fonte também ...

Um dos meus recursos favoritos é a funcionalidade de estrutura de tópicos do documento. Basicamente, isso mostra um contorno na barra do lado esquerdo. Ele capta as seções lógicas pela forma como você usa os estilos de parágrafo (como título, título 1, 2, 3, etc.) e estilo negrito.

Outro recurso que você deseja observar é como fazer uma cópia exata de sua postagem. Eu faço isso de vez em quando quando compartilho com outras pessoas, mas quando quero manter meu documento original intacto por algum motivo. Essa opção também é ótima se você estiver compartilhando um "modelo" que espera que muitas pessoas preencham ou personalizem, mas deseja manter um rascunho mestre estático:

Um último recurso interessante: publique na web. Aqui está um truque rápido: se você quiser tornar sua postagem visível para qualquer pessoa, mesmo que ela não esteja usando o Google Docs, é isso que você deseja fazer. Outro ponto interessante sobre publicar na web é que você pode obter imagens do post (basta publicar na web e clicar com o botão direito> salvar imagem como, como faria normalmente online).

Antes de usar o Wordable para fazer upload do Google Docs para o WordPress (inclui imagens), costumava usar isso para obter imagens de documentos de escritores convidados.

Iremos nos aprofundar nos recursos posteriormente, quando abordarmos os atalhos do Google Docs. Por enquanto, porém, isso deve ser um ótimo ponto de partida. Agora vamos falar sobre como trabalhar bem com os outros ...

Compartilhando e colaborando com o Google Docs

Um dos maiores recursos do Google Docs - na verdade, qualquer aplicativo de negócios no Google Drive ou G Suite - é a capacidade de colaborar facilmente com qualquer pessoa, esteja ela da sua equipe ou não.

Claro, existem muitos motivos para colaboração. Se você está escrevendo um livro - ou um ebook - você vai precisar de uma mão editorial. Se você estiver escrevendo uma postagem de blog, normalmente também haverá um esforço colaborativo para que sua postagem seja publicada.

Mesmo para anotações internas da empresa - coisas como documentação de experimentação, memorandos e planos estratégicos - o Google Docs é ótimo porque você pode adicionar sugestões, comentários e editar texto, criando um documento comum.

Mas primeiro, como convidamos outras pessoas para ver, comentar ou editar nosso documento? Fácil, basta clicar no ícone de compartilhamento no lado superior direito da tela quando estiver trabalhando em um Documento Google:

Isso abrirá um modal onde você pode adicionar o endereço de e-mail das pessoas que deseja convidar para colaboração. Você tem três opções de acesso:

• Ver (não pode fazer alterações ou comentários)
• Comentário (pode comentar ou adicionar sugestões de texto)
• Editar (tem recursos completos de edição)

Também existe a opção de “obter link compartilhável”. Isso permite que você copie um link para a área de transferência e compartilhe-o com quem deseja que tenha acesso ao seu documento.

Isso é ótimo se você deseja compartilhar um documento público apenas para acesso de visualização, já que você pode criar um link para o seu documento em algo como uma postagem de blog, uma explosão de e-mail ou qualquer comunicação pública em que você não teria naturalmente todos os endereços de e-mail à mão daqueles que você gostaria de convidar.

Por exemplo, se clicar neste link e ver o que acontece.

Basicamente, posso compartilhar qualquer Documento Google (ou Planilha ou Apresentação Google) que eu quiser, com qualquer usuário conhecido ou anônimo que tenha acesso a esse link. Muito legal!

Por outro lado, se foi você com quem o documento foi compartilhado, você vai querer saber como colaborar corretamente. Dependendo do seu acesso, você terá três opções para escolher (as quais você pode acessar por meio do botão logo abaixo de “Compartilhar” no Google Docs):

As descrições abaixo das opções são um tanto diretas. A edição altera o documento diretamente, e esta é a aparência da sugestão:

Por fim, você pode deixar comentários em um documento clicando com o botão direito do mouse em um trecho do texto destacado e escolhendo "comentário"

Atalhos e Hacks do Google Docs para usuários avançados

Existem algumas perguntas comuns sobre o Google Docs. Coisas como fazer tachado no texto. É simples. Vá para Formatar> Texto> Tachado ou apenas leia o atalho do teclado (⌘ + Shift + X) e use-o no texto que deseja tachar):

O mesmo se aplica a quase tudo que você deseja fazer no Google Docs. Normalmente, você pode encontrar um item de menu para ele (e o menu não é muito complexo ou extenso, então simplesmente pescar o que você quer fazer normalmente é o suficiente). Depois de usar a opção de menu algumas vezes, pode valer a pena encontrar e lembrar o atalho do teclado para economizar tempo.

Mas não faz sentido memorizar um monte de atalhos de teclado, a menos que você os use o tempo todo. Algumas das que você provavelmente encontrará com frequência são:

• Centralize uma imagem ou texto (Command + Shift + E)
• Texto em negrito (Command + b)
• Texto em itálico (Command + i)
• Lista numerada (Command + Shift + 7)
• Lista de marcadores (Command + Shift + 8)

Eventualmente, depois de usar o Google Docs o suficiente, você funcionará como qualquer bom usuário avançado do Microsoft Excel: sem mouse, na maior parte.

Mas, na minha opinião, é melhor memorizar apenas os atalhos que você realmente usa com frequência, e apenas imprimir uma lista de atalhos e talvez pendurá-la acima de sua mesa como um ponto de referência para o resto. O próprio Google tem um bom documento de suporte que descreve os diferentes atalhos.

Complementos do Google Docs

Outra coisa incrível sobre o Google Docs, bem como sobre as Planilhas e Apresentações Google, é que você pode baixar e instalar uma série de add-ons que aumentam o poder e a capacidade do aplicativo Google Docs principal.

Para acessar a “loja” de complementos, basta clicar no botão “Complementos” na barra de navegação do menu principal e clicar em “obter complementos”. Isso abrirá um painel semelhante a este:

Então você tem a opção, como na maioria das lojas, de navegar ou pesquisar por algo específico. Podemos, para este exemplo, apenas escolher “Lucidchart Diagrams”, que é na verdade um dos meus add-ons favoritos (conforme mencionado em meu post sobre ferramentas de blog). Clicar nesse link o levará à página de visão geral do Lucidchart, onde você pode ler descrições e documentação, análises e ver capturas de tela ou vídeos da funcionalidade. Basta clicar em “+ Grátis” para instalá-lo.

Depois de instalado, ele aparecerá no menu “add-ons” na barra de navegação principal.

Aqui estão mais instruções do Google sobre a instalação de complementos, e se você estiver com fome de inspiração para saber quais complementos são importantes ou úteis, Zapier tem uma lista bem selecionada dos 32 principais complementos do Google Docs.

Google Docs para blogueiros

Já escrevemos um grande post sobre como os blogueiros podem usar melhor o Google Docs, mas vale a pena repetir: o Google Docs é um tesouro para blogueiros poderosos.

Em primeiro lugar e mais óbvio, os blogueiros precisam usar processadores de texto, e quanto mais simples e melhor a experiência do usuário, na minha opinião, mais eficaz é a ferramenta. Aqui, eu acho que o Google Docs supera o Microsoft Word.

Em segundo lugar, e mais importante, os blogueiros precisam colaborar. É aqui que o Google Docs ultrapassa o Microsoft Word em minha mente e é onde o Google Docs supera outros aplicativos de processamento de texto online. Os aspectos colaborativos são incomparáveis.

Além do óbvio, porém, o Google Docs também tem muitas funcionalidades interessantes, como modelos de postagem de blog (bem como uma biblioteca de modelos com muitos outros modelos, como propostas de clientes e contratos):

Você também pode trazer complementos que ajudam com blogs, como Lucidchart (para gráficos e visuais), Grammarly (para verificação ortográfica de esteróides) e Supermetrics (para criação de relatórios no Google Docs).

Conclusão

Usar o Google Docs é fácil e tem tantos casos de uso que me surpreenderia se você não tivesse um. Todos, de alunos a professores, estagiários a CEOs e todos os outros, têm um caso de uso para o Google Docs.

O básico do Google Docs, as coisas para iniciantes, como configurar uma conta e compartilhar seu documento, são extremamente fáceis. Esta é uma vantagem do Google Docs - a UX é ótima e as coisas não são complicadas.

Então, conforme você se torna um usuário avançado, obterá cada vez mais os scripts e complementos, atalhos e casos de uso mais avançados.

Mas todos podem obter algo usando o Google Docs. Eu o uso para tudo, especialmente para blogs (o qual, se você o usa para blogs, você definitivamente deve verificar o Wordable).

Economizei 3 horas carregando este post do Google Docs para o WordPress usando o Wordable.