Использование Документов Google: полное руководство на 2019 год

Более миллиарда человек используют Google Docs, что делает его одним из наиболее широко используемых программных продуктов.

Последние цифры, которые я видел, показывают, что более миллиарда человек используют Google Диск, который включает хранилище файлов, а также такие приложения, как Google Sheets и Google Docs. Кроме того, G Suite, платный набор инструментов Google для управления рабочими процессами, насчитывает более 4 миллионов платящих компаний, использующих эти продукты.

Что касается рабочего процесса и совместной работы, я не знаю лучшего инструмента, чем Документы Google.

В нем есть в основном все функции Microsoft Word, и, на мой взгляд, пользовательский интерфейс намного лучше. Кроме того, вы можете легко хранить файлы и обмениваться ими, а также сотрудничать с другими и просматривать предыдущие версии своего черновика.

Независимо от того, являетесь ли вы студентом, профессором, писателем, бухгалтером, специалистом по автоматизации маркетинга - независимо от вашего звания и места в жизни - вы, вероятно, пользуетесь Документами Google или, по крайней мере, у вас есть вариант использования продукта.

Эта статья станет исчерпывающим руководством по максимально эффективному использованию Документов Google. Он будет охватывать основы, такие как регистрация и начало работы, и полностью перейдет в хаки, надстройки, интеграции, ярлыки и советы для опытных пользователей. Вот содержание:

• Что такое Google Документы?
• Документы Google против Microsoft Word
• Начало работы с Google Документами
• Совместное использование и совместная работа с Документами Google
• Ярлыки Документов Google
• Дополнения для Google Документов
• Ведение блога с помощью Google Docs

Давайте прыгнем!

Что такое Google Документы?

Google Docs - это текстовый редактор для совместной работы, который работает на любой платформе или устройстве и позволяет управлять версиями, а также использовать функции редактирования и стилизации.

Это полностью бесплатное веб-приложение, и для начала вам не нужно ничего загружать. Вы можете работать онлайн или офлайн. Пока вы работаете в Интернете, Документы Google автоматически сохраняют ваш прогресс, поэтому вы никогда не потеряете черновик (как часто такое случалось с вами при работе с Microsoft Word? Это так неприятно!)

На мой взгляд, Google Docs - это, по сути, гораздо лучшая и изящная версия Microsoft Word (или Word Perfect, которую, я почти уверен, люди больше не используют).

Google Docs существует в виде приложения на Google Диске, набора бизнес-приложений, которые включают хранилище файлов, Google Таблицы (приложение для работы с электронными таблицами) и Google Slides (приложение для презентаций).

Google Диск теперь также включает несколько других приложений, включая Google Forms, Google Drawings и Google Sites.

Документы Google против Microsoft Word

Microsoft Word, вероятно, по-прежнему используется немного шире, поскольку здесь он является закоренелым конкурентом. Google Docs - новинка на рынке, хотя, очевидно, она быстро растет и популярна. В чем же тогда разница между этими двумя программами?

Во-первых, Microsoft Word стоит денег. Во-вторых, я считаю, что Microsoft Office - довольно плохой продукт. Ненавижу, когда писатели присылают свои черновики в Microsoft Word. Это невероятно расстраивает, потому что нет возможностей для совместной работы, поэтому я все равно просто конвертирую эти файлы в Google Docs.

Помимо моей личной язвы к Word, его также нужно покупать как часть пакета Microsoft Office, который включает Powerpoint, Outlook и Excel (который, в общем, в миллион раз лучше, чем Google Sheets, но это напыщенная речь для другой статьи).

Так в чем же преимущество использования Microsoft Word перед Документами Google?

• Может быть, вся ваша организация использует его, поэтому вы хотите вписаться в него.
• Я думаю, что у него более надежные функции, хотя я не сталкивался с какими-либо препятствиями с Google Docs.

Просто используйте Google Docs. Почему нет?

Начало работы с Документами Google: основы

Это будет выглядеть довольно просто, но давайте все равно сделаем это. Вот что вам нужно сделать, чтобы получить доступ к Документам Google:

1. Получите учетную запись Google (если у вас ее еще нет)

2. Найдите в Google «Документы Google», «Google Диск» или просто перейдите на эту страницу.

3. Щелкните CTA.

Это приведет вас к вашей панели управления. Или вы можете просто начать, зайдя на свой Google Диск, и у вас будет все на месте:

Чтобы открыть там документ Google, либо нажмите кнопку «Создать +» в верхнем левом углу экрана, либо щелкните правой кнопкой мыши в открытой области на панели инструментов и выберите «Документы Google» из раскрывающегося списка:

Теперь вы в Документе Google! Пожалуй, самая большая проблема - смотреть на пустую страницу и придумать, что написать, но давайте быстро рассмотрим некоторые функции Google Docs, о которых вам следует знать.

Верхняя панель инструментов содержит практически все параметры форматирования и стиля, которые вам могут понадобиться. Здесь вы можете изменить стили абзацев вашего шрифта (если вы используете Wordable, они пригодятся для правильного форматирования вашего сообщения для загрузки в WordPress):

Конечно, у вас есть все нужные шрифты рядом с параметрами стиля абзаца:

Размер шрифта тоже…

Одна из моих любимых функций - функция структуры документа. По сути, это показывает вам контур на левой боковой панели. Он подбирает логические разделы в зависимости от того, как вы используете стили абзаца (например, заголовок, заголовок 1, 2, 3 и т. Д.) И жирный стиль.

Еще одна особенность, которую вы хотите отметить, - это как сделать точную копию вашего сообщения. Я делаю это время от времени, когда делюсь с другими, но когда по какой-то причине хочу сохранить исходный документ в неизменном виде. Этот вариант также удобен, если вы делитесь «шаблоном», который, как вы надеетесь, многие люди заполнят или настроят, но вы хотите сохранить один статичный главный черновик:

И еще одна интересная функция: публикация в Интернете. Вот небольшой совет: если вы хотите, чтобы ваш пост был виден всем, даже если они не используют Документы Google, это то, что вы хотите сделать. Еще один интересный момент в публикации в Интернете - вы можете извлекать изображения из сообщения (вы просто публикуете в Интернете и щелкаете правой кнопкой мыши> сохраняете изображение как, как обычно, в Интернете).

Прежде чем использовать Wordable для загрузки документов Google в WordPress (включая изображения), я использовал его для получения изображений из документов приглашенных авторов.

Позже мы более подробно остановимся на функциях, когда рассмотрим ярлыки Google Документов. А пока это должно стать для вас отличной отправной точкой. А теперь поговорим о хорошей работе с другими…

Совместное использование и совместная работа с Документами Google

Одна из величайших особенностей Google Docs - на самом деле, любого бизнес-приложения на Google Диске или G Suite - это возможность легко сотрудничать с кем угодно, вне зависимости от того, входит ли он в вашу команду или нет.

Конечно, причин для сотрудничества много. Если вы пишете книгу или электронную книгу, вам понадобится рука редактора. Если вы пишете сообщение в блоге, обычно прилагаются совместные усилия, чтобы опубликовать его.

Даже для внутренних заметок компании - таких как документация по экспериментам, заметки и стратегические планы - Google Docs отлично подходит, потому что вы можете добавлять предложения, комментарии и редактировать текст, создавая общий документ.

Но прежде всего, как мы пригласим других для просмотра, комментариев или редактирования нашего документа? Легко, просто нажмите значок общего доступа в верхнем правом углу экрана, когда вы работаете в Google Doc:

Откроется модальное окно, в котором вы можете добавить адреса электронной почты тех, кого хотите пригласить для совместной работы. У вас есть три варианта доступа:

• Просмотр (без изменений и комментариев)
• Комментарий (можно комментировать или добавлять предложения к тексту)
• Редактировать (имеет полные возможности редактирования)

Также есть возможность «получить ссылку для совместного использования». Это позволяет вам скопировать ссылку в буфер обмена и поделиться ею с кем бы вы ни хотели получить доступ к вашему документу.

Это замечательно, если вы хотите поделиться общедоступным документом только для просмотра, поскольку вы можете ссылаться на свой документ в чем-то вроде сообщения в блоге, рассылки электронной почты или любого другого общедоступного сообщения, где у вас, естественно, не было бы всех адресов электронной почты под рукой тех, кого вы хотите пригласить.

Например, если щелкнуть по этой ссылке и посмотреть, что произойдет.

По сути, я могу поделиться любым документом Google (или таблицей или презентацией Google), который мне нужен, с любым известным или анонимным пользователем, имеющим доступ к этой ссылке. Довольно круто!

С другой стороны, если вы были тем, кому был предоставлен доступ к документу, вам нужно знать, как правильно сотрудничать. В зависимости от вашего доступа у вас будет три варианта на выбор (доступ к которым вы можете получить с помощью кнопки прямо под надписью «Поделиться» в Документах Google):

Описания под опциями довольно просты. Редактирование изменяет документ напрямую, и вот как выглядит предложение:

Наконец, вы можете оставлять комментарии к документу, щелкнув правой кнопкой мыши фрагмент выделенного текста и выбрав «комментарий».

Ярлыки и советы Google Документов для опытных пользователей

Есть несколько распространенных вопросов по Документам Google. Такие вещи, как зачеркивание текста. Это просто. Либо перейдите в Формат> Текст> Зачеркнутый, либо просто прочтите там сочетание клавиш (⌘ + Shift + X) и используйте его для текста, который хотите зачеркнуть):

То же самое касается почти всего, что вы хотите делать в Документах Google. Обычно вы можете найти для него пункт меню (и меню не слишком сложное или обширное, поэтому обычно достаточно просто порыбачить в поисках того, что вы хотите сделать). После того, как вы воспользуетесь опцией меню несколько раз, возможно, стоит найти и запомнить сочетание клавиш, чтобы сэкономить ваше время.

Но нет смысла запоминать кучу сочетаний клавиш, если вы не используете их все время. Вот некоторые из тех, с которыми вы, вероятно, будете часто сталкиваться:

• Центрировать изображение или текст (Command + Shift + E)
• Полужирный текст (Command + b)
• Выделить текст курсивом (Command + i)
• Нумерованный список (Command + Shift + 7)
• Список маркеров (Command + Shift + 8)

В конце концов, после того как вы воспользуетесь Документами Google в достаточном количестве, вы будете действовать так же, как любой хороший опытный пользователь Microsoft Excel: по большей части без мыши.

Но на мой взгляд, лучше всего запоминать только те ярлыки, которые вы действительно часто используете, и просто распечатать список ярлыков и, возможно, повесить его над своим столом в качестве ориентира для остальных. У самих Google есть хороший документ поддержки, в котором описаны различные ярлыки.

Дополнения для Google Документов

Еще одна замечательная особенность Google Docs, а также Google Sheets и Presentations заключается в том, что вы можете загрузить и установить ряд надстроек, которые увеличивают мощность и возможности основного приложения Google Docs.

Чтобы получить доступ к «магазину» надстроек, просто нажмите кнопку «Надстройки» на панели навигации главного меню и нажмите «получить надстройки». Откроется панель управления, которая выглядит следующим образом:

Затем у вас есть возможность, как и в большинстве магазинов, либо просмотреть, либо найти что-то конкретное. В этом примере мы можем просто выбрать «Диаграммы Lucidchart», которые на самом деле являются одним из моих любимых дополнений (как упоминалось в моем сообщении об инструментах блога). Щелкнув по этой ссылке, вы попадете на страницу обзора Lucidchart, где вы можете прочитать описания и документацию, обзоры и просмотреть снимки экрана или видеоролики о функциональности. Просто нажмите «+ Бесплатно», чтобы установить его.

После того, как вы его установили, он появится в меню «надстройки» на главной панели навигации.

Вот дополнительные инструкции от Google по установке надстроек, и если вы жаждете вдохновения относительно того, какие надстройки важны или полезны, у Zapier есть хорошо подобранный список из 32 лучших надстроек для Документов Google.

Документы Google для блоггеров

Мы уже написали обширный пост о том, как блоггеры могут лучше всего использовать Google Docs, но стоит повторить: Google Docs - это сокровище для опытных блоггеров.

Первое и самое очевидное, блоггерам необходимо использовать текстовые редакторы, и чем проще и лучше UX, на мой взгляд, тем эффективнее этот инструмент. Здесь, я думаю, Google Docs превосходит Microsoft Word.

Во-вторых, что более важно, блоггерам необходимо сотрудничать. Вот где Google Docs обгоняет Microsoft Word, и именно здесь Google Docs превосходит другие онлайн-приложения для текстовых процессоров. Совместные аспекты не имеют себе равных.

Однако помимо очевидного, Google Docs также имеет множество интересных функций, таких как шаблоны сообщений в блогах (а также библиотека шаблонов со многими другими шаблонами, такими как предложения клиентов и контракты):

Вы также можете добавить надстройки, которые помогают вести блог, такие как Lucidchart (для графиков и наглядных изображений), Grammarly (для проверки орфографии на стероидах) и Supermetrics (для создания отчетов в Google Docs).

Вывод

Использовать Google Docs просто, и у них так много вариантов использования, что я был бы удивлен, если бы у вас их не было. У всех, от студентов до преподавателей, от стажеров до генеральных директоров и у всех, кто находится между ними, есть варианты использования Google Docs.

Основы Google Docs, вещи для новичков, такие как создание учетной записи и совместное использование документа, очень просты. Это преимущество Google Docs - пользовательский интерфейс отличный, и все не сложно.

Затем, когда вы станете опытным пользователем, вы будете получать все больше и больше от скриптов и надстроек, ярлыков и более сложных вариантов использования.

Но каждый может получить что-то с помощью Google Docs. Я использую его для всего, особенно для ведения блогов (которые, если вы используете его для ведения блогов, вам обязательно стоит попробовать Wordable).

Я сэкономил 3 часа, загрузив этот пост из Google Docs в WordPress с помощью Wordable.