Utilizarea Google Docs: Ghidul final pentru 2019

Peste un miliard de oameni folosesc Google Docs, ceea ce îl face unul dintre cele mai utilizate produse software de acolo.

Ultimele cifre pe care le-am văzut arată că peste un miliard de oameni folosesc Google Drive, care include stocarea fișierelor, precum și aplicații precum Google Sheets și Google Docs. În plus, G Suite, suita plătită de instrumente de gestionare a fluxului de lucru de la Google, are peste 4 milioane de companii plătitoare care folosesc produsele.

În ceea ce privește fluxul de lucru și colaborarea, nu cunosc un instrument mai bun decât Google Docs.

Are practic toate caracteristicile Microsoft Word și, în opinia mea, experiența utilizatorului este cu mult mai bună. În plus, puteți stoca și partaja cu ușurință fișiere, precum și să colaborați cu alții și să vedeți versiunile anterioare ale schiței dvs.

Indiferent dacă ești student, profesor, scriitor, contabil, specialist în automatizarea marketingului – indiferent de titlul și locul tău în viață – probabil că folosești Google Docs, sau cel puțin ai un caz de utilizare pentru produs.

Această piesă va fi un ghid suprem pentru a profita la maximum de Google Docs. Acesta va acoperi elementele de bază, cum ar fi înregistrarea și începerea, și se va muta până la hack-uri, suplimente, integrări, comenzi rapide și sfaturi pentru utilizatorii cu putere. Iată cuprinsul:

• Ce este Google Docs?
• Google Docs vs. Microsoft Word
• Noțiuni introductive cu Google Docs
• Partajarea și colaborarea cu Google Docs
• Comenzi rapide Google Docs
• Suplimente Google Docs
• Blogging cu Google Docs

Să sărim înăuntru!

Ce este Google Docs?

Google Docs este un procesor de text colaborativ care funcționează pe orice platformă sau dispozitiv și permite controlul versiunilor, precum și funcții editoriale și de stil.

Este o aplicație web complet gratuită și nu trebuie să descărcați nimic pentru a începe. Puteți lucra online sau offline. În timp ce lucrați online, Google Docs vă salvează automat progresul, astfel încât să nu pierdeți niciodată o ciornă (cât de des vi s-a întâmplat asta în timp ce lucrați cu Microsoft Word? Atât de frustrant!)

Google Docs, în opinia mea, este practic o versiune mult mai bună și mai elegantă a Microsoft Word (sau Word Perfect, pe care sunt destul de sigur că oamenii nu o mai folosesc.)

Google Docs există ca o aplicație în Google Drive, o suită de aplicații de afaceri care includ stocarea fișierelor, Google Sheets (o aplicație pentru foi de calcul) și Google Slides (o aplicație de prezentare)

Google Drive include acum și alte câteva aplicații, inclusiv Google Forms, Google Drawings și Google Sites

Google Docs vs. Microsoft Word

Microsoft Word este probabil un pic mai utilizat pe scară largă, deoarece ei sunt concurenții înrădăcinați aici. Google Docs este noul copil din bloc, deși, evident, unul în creștere rapidă și popular. Care este, atunci, diferența reală dintre aceste două programe?

În primul rând, Microsoft Word costă bani. În al doilea rând, cred că Microsoft Office este un produs destul de prost. Urăsc când scriitorii își trimit proiectele pe Microsoft Word. Este incredibil de frustrant, pentru că nu există capabilități de colaborare, așa că ajung oricum să convertesc aceste fișiere în Google Docs.

În afară de vitriolul meu personal pentru Word, trebuie să fie achiziționat și ca parte a pachetului Microsoft Office, care include Powerpoint, Outlook și Excel (care, într-o inversare totală, este de un milion de ori mai bun decât Google Sheets - dar acesta este un rant pentru un alt articol).

Deci, care este avantajul utilizării Microsoft Word peste Google Docs?

• Poate că întreaga ta organizație îl folosește așa că vrei să te încadrezi.
• Cred că are funcții mai robuste, deși nu am întâmpinat niciun obstacol cu ​​Google Docs.

Folosiți doar Google Docs. De ce nu?

Noțiuni introductive cu Google Docs: Noțiuni de bază

Acest lucru va părea destul de simplu, dar haideți să o facem oricum. Iată ce trebuie să faceți pentru a accesa Google Docs:

1. Obțineți un cont Google (dacă nu aveți deja unul)

2. Căutați pe Google „Google Docs”, „Google Drive” sau accesați această pagină

3. Faceți clic pe CTA

Asta te va duce la tabloul de bord. Sau puteți începe pur și simplu accesând Google Drive și veți avea totul la loc:

Pentru a deschide un document Google acolo, fie faceți clic pe butonul „Nou+” din partea stângă sus a ecranului, fie faceți clic dreapta într-o zonă deschisă de pe tabloul de bord și alegeți „Documente Google” din meniul drop-down:

Acum, vă aflați într-un document Google! Privirea la pagina goală și a afla ce să scrie este probabil cea mai mare provocare a ta, dar haideți să trecem rapid peste câteva funcții Google Docs despre care ar trebui să le cunoașteți.

Bara de instrumente de sus conține aproape toate opțiunile de formatare și stil de care ai avea nevoie. Aici puteți schimba stilurile de paragraf ale fontului dvs. (dacă utilizați Wordable, acestea sunt utile pentru formatarea corectă a postării pentru a o încărca în WordPress):

Desigur, aveți toate fonturile pe care le doriți chiar lângă opțiunile de stil de paragraf:

Dimensiunea fontului, de asemenea...

Una dintre caracteristicile mele preferate este funcționalitatea conturului documentului. Practic, aceasta vă arată un contur în bara din partea stângă. Preia secțiunile logice în funcție de modul în care utilizați stilurile de paragraf (cum ar fi titlul, titlul 1, 2, 3 etc.) și stilul aldine.

O altă caracteristică pe care veți dori să o rețineți este cum să faceți o copie exactă a postării dvs. Fac acest lucru din când în când atunci când partajez cu alții, dar când vreau să-mi păstrez documentul original intact dintr-un motiv oarecare. Această opțiune este grozavă și dacă partajați un „șablon” pe care sperați că mulți oameni îl vor completa sau personaliza, dar doriți să păstrați o ciornă principală care este statică:

O ultimă caracteristică interesantă: publicați pe web. Iată un truc rapid: dacă doriți să vă faceți postarea vizibilă pentru oricine, chiar dacă nu utilizează Google Docs, aceasta este ceea ce doriți să faceți. Un alt lucru interesant despre publicarea pe web este că puteți extrage imagini din postare (doar publicați pe web și faceți clic dreapta > salvați imaginea ca, așa cum ați face de obicei online).

Înainte de a folosi Wordable pentru a încărca Google Docs pe WordPress (imaginile includ), obișnuiam să folosesc acest lucru pentru a prelua imagini din documentele scriitorilor invitați.

Vom aprofunda funcții mai târziu, când vom acoperi comenzile rapide Google Docs. Deocamdată, totuși, asta ar trebui să vă ofere un punct de plecare excelent. Acum să vorbim despre lucrul bine cu alții...

Partajarea și colaborarea cu Google Docs

Una dintre cele mai mari caracteristici ale Google Docs – într-adevăr, orice aplicație de afaceri din Google Drive sau G Suite – este capacitatea de a colabora cu ușurință cu oricine, indiferent dacă este sau nu în echipa ta.

Desigur, există multe motive pentru colaborare. Dacă scrii o carte – sau o carte electronică – vei avea nevoie de o mână editorială. Dacă scrieți o postare pe blog, există, de obicei, un efort de colaborare pentru a vă publica postarea.

Chiar și pentru notele interne ale companiei - lucruri precum documentația de experimentare, memoriile și planurile strategice - Google Docs este grozav deoarece puteți adăuga sugestii, comentarii și edita text, creând un document comun.

Dar mai întâi de toate, cum îi invităm pe alții să vizualizeze, să comenteze sau să editeze documentul nostru? Ușor, faceți clic pe pictograma de partajare din partea dreaptă sus a ecranului atunci când lucrați într-un document Google:

Aceasta va afișa un mod în care puteți adăuga adresa de e-mail a celor pe care doriți să-i invitați pentru colaborare. Aveți trei opțiuni în ceea ce privește accesul:

• Vizualizare (nu poate face modificări sau comentarii)
• Comentariu (poate comenta sau adăuga sugestii pe text)
• Editare (are capabilități complete de editare)

Există, de asemenea, opțiunea de a „obține linkul care poate fi partajat”. Acest lucru vă permite să copiați un link în clipboard și să îl distribuiți oricui doriți să obțineți acces la documentul dvs.

Acest lucru este grozav dacă doriți să partajați un document public numai pentru acces la vizualizare, deoarece puteți să vă conectați la documentul dvs. într-o postare de blog, o explozie de e-mail sau orice comunicare publică în care în mod natural nu ați avea toate adresele de e-mail. la îndemâna celor pe care ai vrea să-i inviti.

De exemplu, dacă faceți clic pe acest link și vedeți ce se întâmplă.

Practic, pot partaja orice document Google (sau foaie Google sau prezentare) pe care aș dori, oricărui utilizator cunoscut sau anonim care are acces la acel link. Destul de la moda!

Pe de altă parte, dacă tu ai fost cel căruia i-a fost partajat documentul, vei dori să știi cum să colaborezi corect. În funcție de accesul dvs., veți avea trei opțiuni dintre care să alegeți (pe care le puteți accesa prin intermediul butonului chiar sub „Partajare” din Google Docs):

Descrierile de sub opțiuni sunt oarecum simple. Editarea modifică documentul direct și așa arată sugestia:

În cele din urmă, puteți lăsa comentarii la un document făcând clic dreapta pe un fragment de text evidențiat și alegând „comentare”

Comenzi rapide și hack-uri Google Docs pentru utilizatorii cu putere

Există câteva întrebări comune Google Docs. Lucruri precum cum să faci baraj pe text. E simplu. Fie accesați Format > Text > Strikethrough, fie citiți comanda rapidă de la tastatură de acolo (⌘ + Shift + X) și utilizați-o pe textul pe care doriți să îl barați):

Același lucru este valabil pentru aproape orice doriți să faceți în Google Docs. De obicei, puteți găsi un element de meniu pentru el (și meniul nu este foarte complex sau extins, așa că pur și simplu pescuiți pentru ceea ce doriți să faceți este de obicei suficient). După ce utilizați opțiunea de meniu de câteva ori, ar putea merita să găsiți și să vă amintiți comanda rapidă de la tastatură pentru a vă economisi timp.

Dar nu are sens să memorezi o grămadă de comenzi rapide de la tastatură decât dacă le folosești tot timpul. Unele dintre cele pe care probabil le vei întâlni frecvent sunt:

• Centrați o imagine sau un text (Comandă + Shift + E)
• Text aldin (Comandă + b)
• Textul cu caractere italice (Comandă + i)
• Listă numerotată (Comandă + Shift + 7)
• Lista cu marcatori (Comandă + Shift + 8)

În cele din urmă, după ce utilizați suficient Google Docs, veți funcționa ca orice utilizator bun Microsoft Excel: fără mouse, în cea mai mare parte.

Dar, după părerea mea, cel mai bine este să memorezi doar acele comenzi rapide pe care le folosești frecvent și să tipăriți o listă de comenzi rapide și poate să o agățați deasupra biroului dvs. ca punct de referință pentru restul. Google înșiși are un document de asistență bun care subliniază diferitele comenzi rapide.

Suplimente Google Docs

Un alt lucru extraordinar despre Google Docs, precum și despre Google Sheets și Prezentări, este că puteți descărca și instala o serie de suplimente care măresc puterea și capacitatea aplicației de bază Google Docs.

Pentru a accesa „magazinul” pentru suplimente, faceți clic pe butonul „Suplimente” din bara de navigare a meniului principal și faceți clic pe „obțineți suplimente”. Aceasta va deschide un tablou de bord care arată astfel:

Apoi, aveți opțiunea, la fel ca în majoritatea magazinelor, fie să răsfoiți, fie să căutați ceva anume. Putem, pentru acest exemplu, să alegem „Diagrame Lucidchart”, care este de fapt unul dintre suplimentele mele preferate (după cum este menționat în postarea mea despre instrumentele blog). Făcând clic pe acel link, veți ajunge la pagina de prezentare generală a Lucidchart, unde puteți citi descrieri și documentație, recenzii și puteți vedea capturi de ecran sau videoclipuri ale funcționalității. Doar faceți clic pe „+ Gratuit” pentru a-l instala.

Apoi, odată ce l-ați instalat, acesta va apărea în meniul „suplimente” din bara de navigare principală.

Iată mai multe instrucțiuni de la Google despre instalarea suplimentelor și, dacă sunteți dornic de inspirație cu privire la care suplimente sunt importante sau utile, Zapier are o listă bine îngrijită cu primele 32 de suplimente Google Docs.

Google Docs pentru bloggeri

Am scris deja o postare masivă despre cum bloggerii pot folosi cel mai bine Google Docs, dar merită repetat: Google Docs este o comoară pentru bloggerii puternici.

În primul rând și cel mai evident, bloggerii trebuie să folosească procesoare de text, iar cu cât UX este mai simplu și mai bun, în opinia mea, cu atât instrumentul este mai eficient. Aici cred că Google Docs bate Microsoft Word.

În al doilea rând, și mai important, bloggerii trebuie să colaboreze. Acesta este locul în care Google Docs trece peste Microsoft Word în mintea mea și este locul în care Google Docs depășește alte aplicații de procesare de text online. Aspectele de colaborare sunt de neegalat.

Totuși, dincolo de ceea ce este evident, Google Docs are și o mulțime de funcționalități interesante, cum ar fi șabloanele de postări de blog (precum și o bibliotecă de șabloane cu multe alte șabloane, cum ar fi propunerile și contractele clienților):

De asemenea, puteți adăuga suplimente care ajută la blogging, cum ar fi Lucidchart (pentru grafice și imagini), Grammarly (pentru verificarea ortografică pe steroizi) și Supermetrics (pentru crearea de rapoarte în Google Docs).

Concluzie

Utilizarea Google Docs este ușoară și are atât de multe cazuri de utilizare încât m-ar surprinde dacă nu ai avea unul. Toată lumea, de la studenți la profesori, stagiari la directori generali, și toată lumea între ele are un caz de utilizare pentru Google Docs.

Elementele de bază ale Google Docs, lucrurile pentru începători, cum ar fi crearea unui cont și partajarea documentului, sunt extrem de simple. Acesta este un avantaj al Google Docs – UX este grozav, iar lucrurile nu sunt complicate.

Apoi, pe măsură ce deveniți un utilizator cu putere, veți obține din ce în ce mai mult din scripturi și suplimente, comenzi rapide și cazuri de utilizare mai avansate.

Dar toată lumea poate obține ceva din utilizarea Google Docs. Îl folosesc pentru orice, mai ales pentru blogging (pe care, dacă îl folosiți pentru blogging, cu siguranță ar trebui să verificați Wordable).

Am economisit 3 ore la încărcarea acestei postări din Google Docs pe WordPress folosind Wordable.