使用 Google 文档：2019 年终极指南

超过 10 亿人在使用 Google Docs，使其成为使用最广泛的软件产品之一。

我看到的最后一个数字表明，超过 10 亿人使用 Google Drive，其中包括文件存储以及 Google Sheets 和 Google Docs 等应用程序。 此外，Google 的付费工作流管理工具套件 G Suite 有超过 400 万付费企业使用该产品。

就工作流程和协作而言，我不知道比 Google Docs 更好的工具。

它基本上具有 Microsoft Word 的所有功能，在我看来，用户体验要好得多。 此外，您可以轻松存储和共享文件，以及与他人协作并查看草稿的过去版本。

无论您是学生、教授、作家、会计师、营销自动化专家——无论您的头衔和生活地位如何——您都可能使用 Google Docs，或者至少有产品的用例。

这篇文章将成为充分利用 Google 文档的终极指南。 它将涵盖基础知识，例如注册和入门，并将一直进入黑客、附加组件、集成、快捷方式和高级用户提示。 这是目录：

• 什么是 Google 文档？
• 谷歌文档与微软 Word
• 开始使用 Google 文档
• 与 Google 文档共享和协作
• Google 文档快捷方式
• Google 文档插件
• 使用 Google 文档写博客

让我们跳进去！

什么是 Google 文档？

Google Docs 是一种协作文字处理器，可在任何平台或设备上运行，并允许版本控制以及编辑和样式功能。

这是一个完全免费的网络应用程序，您无需下载任何内容即可开始使用。 您可以在线或离线工作。 当您在线工作时，Google Docs 会自动保存您的进度，因此您永远不会丢失草稿（使用 Microsoft Word 时这种情况发生在您身上的频率如何？真令人沮丧！）

在我看来，Google Docs 基本上是 Microsoft Word（或 Word Perfect，我很确定人们不再使用它）的一个更好、更时尚的版本。

Google 文档作为 Google Drive 中的一个应用程序存在，这是一套包含文件存储、Google Sheets（电子表格应用程序）和 Google Slides（演示文稿应用程序）的商业应用程序

Google Drive 现在还包括其他几个应用程序，包括 Google Forms、Google Drawings 和 Google Sites

谷歌文档与微软 Word

Microsoft Word 的使用可能仍然更广泛一些，因为它们是这里根深蒂固的竞争对手。 谷歌文档是这个街区的新孩子，尽管它显然是一个快速发展和流行的文档。 那么，这两个程序之间的真正区别是什么？

首先，Microsoft Word 需要花钱。 其次，我认为 Microsoft Office 是一个非常糟糕的产品。 我讨厌作者在 Microsoft Word 上发送他们的草稿。 这非常令人沮丧，因为没有协作功能，所以我最终只是将这些文件转换为 Google Docs。

除了我个人对 Word 的讽刺之外，它还必须作为 Microsoft Office 套件的一部分购买，其中包括 Powerpoint、Outlook 和 Excel（完全相反，它比 Google Sheets 好一百万倍——但这是一个为另一篇文章咆哮）。

那么使用 Microsoft Word 而不是 Google Docs 有什么好处呢？

• 也许您的整个组织都在使用它，因此您想融入其中。
• 我认为它具有更强大的功能，尽管我在使用 Google Docs 时没有遇到任何障碍。

只需使用 Google 文档。 为什么不？

Google 文档入门：基础知识

这看起来很基本，但无论如何让我们这样做。 要访问 Google 文档，您必须执行以下操作：

1. 获取一个 Google 帐户（如果您还没有）

2. 在 Google 上搜索“Google Docs”、“Google Drive”，或者直接到这个页面

3. 点击号召性用语

这将带您进入仪表板。 或者，您可以直接访问您的 Google 云端硬盘，然后一切就绪：

要在那里打开 Google 文档，请单击屏幕左上角的“新建+”按钮，或右键单击仪表板上的空白区域，然后从下拉列表中选择“Google 文档”：

现在，您在 Google 文档中！ 盯着空白页并弄清楚要写什么现在可能是您最大的挑战，但让我们快速回顾一下您应该了解的一些 Google 文档功能。

顶部工具栏几乎包含您需要的所有格式和样式选项。 在这里，您可以更改字体的段落样式（如果您使用的是 Wordable，这些样式对于正确格式化您的帖子以上传到 WordPress 非常有用）：

当然，您已经在段落样式选项旁边获得了您想要的所有字体：

字体大小，以及...

我最喜欢的功能之一是文档大纲功能。 基本上，这会在左侧栏上显示一个轮廓。 它通过您如何使用段落样式（如标题、标题 1、2、3 等）和粗体样式来选取逻辑部分。

您需要注意的另一个功能是如何制作帖子的精确副本。 在与他人共享时，我会不时这样做，但是当我出于某种原因想保持原始文档完好无损时。 如果您要共享一个希望很多人填写或自定义的“模板”，但您希望保留一个静态的主草稿，则此选项也很棒：

最后一个很酷的功能：发布到网络。 这是一个快速的技巧：如果您想让任何人看到您的帖子，即使他们没有使用 Google 文档，这就是您想要做的。 关于发布到网络的另一个有趣的事情是您可以从帖子中提取图像（您只需发布到网络并右键单击 > 将图像另存为，就像您通常在网上所做的那样）。

在使用 Wordable 将 Google Docs 上传到 WordPress（包括图像）之前，我曾经使用它从客座作家的文档中抓取图像。

稍后，当我们介绍 Google Docs 快捷方式时，我们将更深入地介绍功能。 不过，就目前而言，这应该为您提供一个很好的起点。 现在让我们谈谈如何与他人合作……

与 Google 文档共享和协作

Google Docs 的最大功能之一——实际上是 Google Drive 或 G Suite 中的任何商业应用程序——是能够轻松地与任何人协作，无论他们是否在您的团队中。

当然，合作的原因有很多。 如果您正在写一本书——或一本电子书——你将需要一个编辑的手。 如果您正在撰写博客文章，通常还需要协作才能发布您的文章。

即使对于公司内部笔记——比如实验文档、备忘录和战略计划——谷歌文档也很棒，因为你可以添加建议、评论和编辑文本，创建一个公共文档。

但首先，我们如何邀请其他人查看、评论或编辑我们的文档？ 很简单，当您在 Google Doc 中工作时，只需单击屏幕右上角的共享图标：

这将打开一个模式，您可以在其中添加您想邀请进行协作的人的电子邮件地址。 就访问而言，您有三个选择：

• 查看（不能进行任何更改或评论）
• 评论（可以对文本进行评论或添加建议）
• 编辑（具有完整的编辑功能）

还有“获取可共享链接”的选项。 这允许您将链接复制到剪贴板并与您希望访问您的文档的任何人共享。

如果您只想共享公共文档以供查看，这非常棒，因为您可以在博客文章、电子邮件群发或任何面向公众的交流中链接到您的文档，而您自然不会拥有所有电子邮件地址您想邀请的人就在手边。

例如，如果单击此链接并查看会发生什么。

基本上，我可以与任何有权访问该链接的已知或匿名用户共享我想要的任何 Google 文档（或 Google 表格或演示文稿）。 很酷！

另一方面，如果您是共享文档的人，您会想知道如何正确协作。 根据您的访问权限，您将有三个选项可供选择（您可以通过 Google 文档中“共享”下方的按钮访问）：

选项下方的描述有些直截了当。 编辑直接更改文档，这就是建议的样子：

最后，您可以通过右键单击突出显示的文本片段并选择“评论”来对文档发表评论

高级用户的 Google 文档快捷方式和技巧

有一些常见的 Google 文档问题。 诸如如何在文本上添加删除线之类的事情。 这很简单。 要么去格式>文本>删除线，或者只是阅读那里的键盘快捷键（⌘ + Shift + X）并在你想要删除线的文本上使用它）：

几乎所有您想在 Google 文档中执行的操作也是如此。 您通常可以找到它的菜单项（并且菜单不是超级复杂或广泛，因此只需四处寻找您想做的事情通常就足够了）。 在您多次使用菜单选项后，可能值得查找并记住键盘快捷键以节省您的时间。

但是除非你一直使用它们，否则记住一堆键盘快捷键是没有意义的。 您可能经常遇到的一些问题是：

• 将图像或文本居中 (Command + Shift + E)
• 粗体文本 (Command + b)
• 斜体文本 (Command + i)
• 编号列表（Command + Shift + 7）
• 项目符号列表（Command + Shift + 8）

最终，在您充分使用 Google Docs 之后，您将像任何优秀的 Microsoft Excel 高级用户一样操作：大多数情况下无需鼠标。

但在我看来，最好只记住那些你实际经常使用的快捷键，然后打印出一个快捷键列表，然后把它挂在你的桌子上方，作为其余的参考点。 谷歌自己有一个很好的支持文档，概述了不同的快捷方式。

Google 文档附加组件

Google Docs 以及 Google Sheets 和 Presentations 的另一个很棒的地方是，您可以下载并安装许多附加组件，这些附加组件可以增强核心 Google Docs 应用程序的功能和功能。

要访问附加组件的“商店”，只需单击主菜单导航栏上的“附加组件”按钮，然后单击“获取附加组件”。 这将打开一个如下所示的仪表板：

然后，与大多数商店一样，您可以选择浏览或搜索特定内容。 对于这个例子，我们可以选择“Lucidchart Diagrams”，这实际上是我最喜欢的插件之一（如我在博客工具上的帖子所述）。 单击该链接会将您带到 Lucidchart 概述页面，您可以在其中阅读描述和文档、评论，并查看功能的屏幕截图或视频。 只需点击“+免费”即可安装。

安装完成后，它将出现在主导航栏中的“附加组件”菜单中。

以下是来自 Google 的更多关于安装附加组件的说明，如果您渴望获得有关哪些附加组件重要或有用的灵感，Zapier 有一个精心策划的前 32 个 Google Docs 附加组件列表。

适用于博主的 Google 文档

我们已经写了一篇关于博主如何最好地使用 Google Docs 的大量文章，但值得重申：Google Docs 是强大博主的宝藏。

首先也是最明显的一点，博主需要使用文字处理器，在我看来，用户体验越简单越好，工具越有效。 这是我认为 Google Docs 击败 Microsoft Word 的地方。

其次，更重要的是，博主需要协作。 在我看来，这是 Google Docs 超越 Microsoft Word 的地方，也是 Google Docs 优于其他在线文字处理器应用程序的地方。 协作方面是无与伦比的。

不过，除了显而易见的之外，Google Docs 还具有许多很酷的功能，例如博客文章模板（以及带有许多其他模板的模板库，例如客户提案和合同）：

您还可以引入有助于博客的附加组件，例如 Lucidchart（用于图形和视觉效果）、Grammarly（用于对类固醇进行拼写检查）和 Supermetrics（用于将报告构建到 Google 文档中）。

结论

使用 Google Docs 很容易，而且有很多用例，如果你没有的话，我会感到惊讶。 从学生到教师，从实习生到 CEO，以及介于两者之间的每个人，每个人都有 Google Docs 的用例。

Google Docs 的基础知识，初学者的东西，如设置帐户和共享文档，非常容易。 这是 Google Docs 的一个好处——用户体验很棒，而且事情并不复杂。

然后，当您成为高级用户时，您将越来越多地使用脚本和附加组件、快捷方式以及更高级的用例。

但是每个人都可以从使用 Google Docs 中有所收获。 我用它做任何事，尤其是写博客（如果你用它写博客，你一定要看看 Wordable）。

我使用 Wordable 将这篇文章从 Google Docs 上传到 WordPress 节省了 3 个小时。