Wie NeoMam Yesware nutzt, um bei digitaler PR zu gewinnen

Heute möchte ich mit Ihnen teilen, wie wir Yesware für digitale PR während unserer Werbekampagnen einsetzen. Bei NeoMam Studios produzieren und fördern wir visuelle Inhalte, um die digitalen Marketing- und SEO-Kampagnen unserer Kunden zu unterstützen. Von Infografiken bis hin zu Videos arbeiten wir mit verschiedenen Arten von Inhalten und Marken in allen Sektoren und Ländern.

„ Welche Tools nutzt ihr? “ ist ohne Zweifel die wichtigste Frage, die ich jedes Mal bekomme, wenn ich an einer Konferenz teilnehme, ein Webinar veranstalte oder eine Networking-Veranstaltung betrete. Das Gespräch endet normalerweise schnell, nach einer peinlichen Stille und enttäuschten Blicken, sobald ich anfange, darüber zu sprechen, wie wir praktisch Null-Tools verwenden, außerhalb von Google für die Prospektion, Yesware für das E-Mail-Tracking und CoverageBook für das Reporting.

In diesem Beitrag gehen wir den Gründen auf den Grund, warum unser Media-Relations-Team ein Tool gewählt hat, das hauptsächlich für Vertriebsteams entwickelt wurde und im Prinzip nichts mit digitaler PR zu tun hat.

Linkbuilding ist ein wichtiges Element der digitalen PR. Erfahren Sie in unserem kostenlosen E-Book das Geheimnis, es richtig zu machen:

Warum wir Yesware verwenden

Während meiner Zeit als Waffe Link Builder zu mieten, testete ich viele E - Mail - Tracking - Tools: Bananatag, ToutApp, ContactMonkey (Sie nennen es, ich habe es versucht). Zum Glück waren meine Testtage zu Ende, als ich Yesware gefunden habe.

Der Hauptgrund, warum ich Yesware anderen Tools/Apps vorgezogen habe, war seine Einfachheit. Am Anfang wollte ich nur wissen, ob ein Interessent meine E-Mail geöffnet hat. Yesware informiert Sie sofort mit einer unaufdringlichen Popup-Benachrichtigung, während die meisten Tools entweder erfordern, dass Sie jederzeit auf ihrem Dashboard sind oder Ihnen eine E-Mail-Benachrichtigung für jedes Öffnen/Klick senden. Nicht ideal für unser Team, da ich nicht möchte, dass sie in einem weiteren Dashboard sitzen und viele unnötige E-Mails erhalten.

Top 4 Yesware-Funktionen, die von unserem Team verwendet werden

1. E-Mail-Tracking

Diese Funktion lässt uns genau wissen, welche Interessenten am meisten an den von uns beworbenen Inhalten interessiert sind, indem wir verfolgen, wer unsere E-Mails öffnet. Darüber hinaus sehen wir, ob sie es auf dem Desktop oder auf dem Handy geöffnet haben, was während unserer Nachverfolgungsphase wichtig ist, wenn wir uns an nicht reagierende Interessenten wenden.

Yesware informiert Sie sofort, nachdem eine E-Mail geöffnet wurde, indem eine kleine Popup-Benachrichtigung auf dem Bildschirm angezeigt wird. Alternativ befindet sich oben in Ihrem Posteingang ( Event Dashboard) ein zusammenklappbares Menü , in dem Sie alle Details finden:

Yesware verwendet dieselbe Technologie, die E-Mail-Newsletter-Dienste verwenden, indem es sich auf ein Tracking-Pixel verlässt, das am Ende Ihrer verfolgten Nachricht eingebettet ist. Wenn Sie mehr über die Funktionsweise dieser Funktion erfahren möchten, empfehle ich Ihnen, diesen Beitrag zu lesen.

2. E-Mail-Vorlagen

Ja, wir verwenden E-Mail-Vorlagen, da es einen Ton und eine bestimmte Tonlage gibt, mit der wir Journalisten beim Teilen von visuellen Inhalten ansprechen, ABER wir machen viel Personalisierung.

Das Schöne an diesem Tool ist, dass diese Vorlagen hochgradig anpassbar sind und nicht nur Textfelder, sondern auch Dropdown-Felder enthalten - für diejenigen, die je nach Beziehung zum Journalisten/ Blogger/Redakteur, an den sie sich wenden.

3. Erinnerungen

Eine der wichtigsten Phasen unserer Werbekampagnen ist die Follow-Up-Phase. Dies ist der Moment, in dem wir uns ein zweites und letztes Mal an nicht reagierende potenzielle Kunden wenden und sicherstellen, dass sie die von uns gesendeten Inhalte gesehen haben.

Als ich von der Erinnerungsfunktion von Yesware erfuhr, war ich mir sicher, dass mein Team nie wieder ein Follow-up verpassen würde. Die Erinnerung weist Sie darauf hin, E-Mails, die keine Antwort erhalten haben, nachzuverfolgen und zu priorisieren. Die Erinnerung kann ganz einfach beim Anzeigen der E-Mail oder über unser Event-Dashboard eingestellt werden. Sie können ein Datum und eine Uhrzeit für die Erinnerung festlegen und Bedingungen festlegen, wann Sie erinnert werden möchten (z. B. nur erinnern, wenn niemand antwortet. )

Wenn die Erinnerung fällig ist, erhalten Sie ganz oben in Ihrem Posteingang eine neue E-Mail, die den vorherigen E-Mail-Thread enthält. Diese kleine Änderung hat für mein Team einen großen Unterschied gemacht, da sie stundenlang nach ungeöffneten/unbeantworteten E-Mails gesucht haben, bevor sie ihre Folgekampagnen starteten.

4. Team-Tracking- und Aktivitätsberichte

Kurz nachdem wir begonnen hatten, mit Yesware zu arbeiten, wechselten wir zu einem Teamplan, so dass alle mehrsprachigen Teammitglieder intern und remote auf ein gemeinsames Analyse-Dashboard zugreifen konnten, um zu erfahren, wie sie besser zum Erfolg unserer Kampagnen beitragen können.

Neben der Verfolgung unserer Arbeit als Team bietet der Teamplan auch die Möglichkeit, E-Mail-Vorlagen mit allen Beteiligten zu teilen - eine fantastische Möglichkeit, von leistungsstärksten Pitches zu lernen und zur Verbesserung der Vorlagen beizutragen, die keine guten Ergebnisse erzielen.

Wie wir aus Yesware-Berichten lernen

Einige Schlüsselelemente von Berichten, denen wir besondere Aufmerksamkeit schenken, sind:

• Die Anzahl der Öffnungen von nicht reagierenden Interessenten
• Das Gerät, von dem unsere E-Mail geöffnet wurde
• Verhältnis Öffnungsrate vs. Antwortrate
• Wöchentliche Teammetriken (Öffnungsrate und Antwortrate)

Jedes dieser Elemente werden wir in verschiedenen Phasen unserer Kampagnen analysieren und uns helfen, Entscheidungen zur Optimierung laufender Kampagnen sowie der Gesamteffizienz und Leistung des Teams zu treffen. Im Folgenden werde ich das Was, das Warum und das Wie der einzelnen Metriken aufschlüsseln:

1. Anzahl der Öffnungen von nicht reagierenden Interessenten

Unsere Kampagnen dauern normalerweise zwischen 10 und 15 Werktagen, und die verschiedenen Phasen unseres Prozesses richten sich nach dem Engagement, das nach unserer ersten Werberunde erreicht wurde.

Wenn wir feststellen, dass viele potenzielle Kunden unseren Pitch wiederholt öffnen, aber nicht auf unsere E-Mails antworten, werden wir die Entscheidung der Geschäftsführung treffen, unsere Nachfolgephase früher als normalerweise zu starten. Wir tun dies, um diesen Redakteuren/Journalisten/Bloggern zu helfen, den nächsten Schritt zu gehen: Veröffentlichen Sie unsere Inhalte oder teilen Sie uns mit, dass sie ihnen gefallen haben, sich aber nicht ganz sicher sind.

2. Das Gerät, von dem unsere E-Mail geöffnet wurde

Bemerken wir einen Trend, bei dem die meisten Interessenten die E-Mail auf ihrem Handy öffnen? In diesem Fall sorgen wir dafür, dass unsere Folge-E-Mail kürzer, knackiger und auf den Punkt gebracht wird. Unser Ziel wäre es dann, einen Pitch so kurz und stumpf zu schreiben, dass jemand, der ihn auf dem Handy öffnet, nicht einmal nach unten scrollen muss.

Wenn wir unseren Pitch in zwei Sätzen liefern können, werden diese vielbeschäftigten Leute wahrscheinlich auf „Antworten“ klicken und sich auf die gleiche Weise bei uns melden.

Dies funktioniert nicht jedes Mal und deshalb ist es entscheidend, die Daten zu haben, die einen solchen Umzug unterstützen. In einigen Ländern funktionieren kurze Pitches nicht, sodass wir unsere Kampagne nicht riskieren können, da wir davon ausgegangen sind, dass Short-Pitches in dieser superschnellen Zeit, in der wir leben, die richtige Wahl ist.

3. Verhältnis Öffnungsrate vs. Antwortrate

Bei der Analyse unserer Metriken für eine bestimmte Kampagne achten wir besonders auf das Verhältnis zwischen E-Mail-Öffnungen und tatsächlichen Antworten. Wir tun dies regelmäßig, um potenzielle Probleme zu erkennen, mit denen wir bei laufenden Kampagnen konfrontiert werden könnten:

Als wir 50 E-Mails gesendet haben und keine davon geöffnet wurde, haben wir ein Problem mit der Betreffzeile – Beheben Sie die Betreffzeile und versuchen Sie es erneut

Wenn ein Journalist die E-Mail öffnet, aber nicht antwortet, könnten wir mit einem der folgenden Szenarien konfrontiert werden:

1. Wir zielen auf die richtige Veröffentlichung, aber auf die falsche Person
   Das Thema ist für die Zeitung/das Magazin/das Blog relevant, daher wird die E-Mail geöffnet. Das Problem ist, dass die Zielperson diese Art von Inhalt oder dieses spezielle Format nicht abdeckt und daher nicht antwortet.
2. Wir zielen auf die richtige Veröffentlichung und auf die richtige Person ab, aber das Intro unserer E-Mail ist schwach
   Wir haben sie in der Betreffzeile gewonnen, aber im ersten Satz verloren. Zeit, uns zu fragen: Ist es zu wortreich? Verfalle ich in formelhafte Phrasen? Hat es genug Persönlichkeit, um zu zeigen, dass sich auf der anderen Seite des Computers ein echter Mensch befindet?

Es mag schwierig erscheinen, ob wir vor Szenario 1 oder Szenario 2 stehen, aber es ist einfach eine Frage, Ihren Pitch laut zu lesen, um ein schlechtes Intro auszuschließen, und einige Zeit auf der Website des Herausgebers zu verbringen, um zu bestätigen, dass Sie die E-Mail gesendet haben relevantesten Autor.

4. Wöchentliche Teammetriken (Öffnungsrate und Antwortrate)

Jede Woche setzt sich unser Team vor ein Whiteboard und aktualisiert unsere Yesware-Metriken der Vorwoche. Wir tun dies im Rahmen unseres Weekly Huddle, bei dem jedes NeoMam-Team den Rest über die Leistung seiner Abteilung auf dem Laufenden hält: Jedes Team (von der Ideenfindung bis zum Design) hat seine eigenen Erfolgskennzahlen. In Bezug auf Media Relations wussten wir, dass wir unsere Antwortrate als wichtigen Leistungsindikator einbeziehen mussten.

Wir hatten bis Ende August ein Minispiel, das sich um unsere Team-Reply-Rate-Metriken drehte: Das Ziel war es, die Messlatte auf eine konsistente 30-%-Reply-Rate für alle Teammitglieder zu erhöhen, die Belohnung war ein Ticket für die New Media Europe 2015. Wir startete das Spiel im Mai 2015 mit einer Team-Antwortquote von 24 % und wir haben es in der zweiten Augustwoche geschafft, diese in 34 % zu verwandeln – und den Monat mit einem Preis abzuschließen!

Öffnungsrate und Antwortrate sind zu unserem Vor- und Nachnamen geworden. Indem wir auf Schwankungen dieser Kennzahlen achten, haben wir gelernt, wie viele Interessenten wir im Durchschnitt für eine bestimmte Kampagne ansprechen sollten und an welchen Tagen in bestimmten Phasen unseres Prozesses die beste Leistung erzielt wird.

Yesware ist der beste Freund jedes Digital-PR-Spezialisten

Yesware ist der beste Freund eines jeden digitalen PR-Spezialisten, insbesondere in Kombination mit gesundem Menschenverstand, Anpassungsfähigkeit und Flexibilität.

Es ist nicht einfach, mit Content Marketing konstant gute Ergebnisse zu erzielen, und es gibt kein magisches Werkzeug, das dies in absehbarer Zeit (wenn überhaupt) ändern wird. Wägen Sie bei der Auswahl eines Tools für Ihr Team den Zeitaufwand gegen die daraus resultierenden Erkenntnisse ab.

Schweizer Armee-Apps, die versprechen, alles zu automatisieren, mögen nach einer großartigen Investition klingen, die den Leuten Zeit spart, aber meiner Erfahrung nach neigen sie dazu, Zeitfresser zu werden, aus denen niemand seine Fähigkeiten wirklich verbessern kann.