Cómo utiliza NeoMam Yesware para ganar en relaciones públicas digitales

Hoy me gustaría compartir con ustedes cómo usamos Yesware para relaciones públicas digitales durante nuestras campañas de promoción. En NeoMam Studios producimos y promovemos contenido visual para respaldar las campañas de marketing digital y SEO de nuestros clientes. Desde infografías hasta videos, trabajamos con diferentes tipos de contenido y marcas en todos los sectores y países.

' ¿Qué herramientas usan ustedes? 'es sin duda la pregunta número uno que recibo cada vez que asisto a una conferencia, organizo un seminario web o entro en un evento de networking. La conversación normalmente termina rápidamente, después de un silencio incómodo y miradas decepcionadas tan pronto como empiezo a hablar sobre cómo virtualmente usamos cero herramientas, fuera de Google para prospección, Yesware para seguimiento de correo electrónico y CoverageBook para informes.

En esta publicación, exploraremos las razones por las que nuestro equipo de Relaciones con los Medios ha seleccionado una herramienta que se desarrolló principalmente con los equipos de Ventas en mente y, en principio, no tiene nada que ver con las relaciones públicas digitales.

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Por qué usamos Yesware

Durante mi tiempo como constructor de enlaces de armas para contratar, probé muchas herramientas de seguimiento de correo electrónico: Bananatag, ToutApp, ContactMonkey (lo que sea, lo probé). Con mucho gusto, mis días de prueba llegaron a su fin tan pronto como encontré Yesware.

La principal razón por la que elegí Yesware sobre otras herramientas / aplicaciones fue su simplicidad. Al principio, todo lo que quería saber era si un cliente potencial había abierto mi correo electrónico. Yesware le permite saberlo instantáneamente con una notificación emergente no intrusiva, mientras que la mayoría de las herramientas requieren que usted esté en su panel de control en todo momento o le envíe una notificación por correo electrónico por cada apertura / clic. No es ideal para nuestro equipo, ya que no quiero que estén sentados dentro de otro panel ni reciban muchos correos electrónicos innecesarios.

Las 4 principales funciones de Yesware utilizadas por nuestro equipo

1. Seguimiento de correo electrónico

Esta función nos permite saber exactamente qué prospectos están más interesados ​​en el contenido que promocionamos al rastrear quién abre nuestros correos electrónicos. Además de esto, podemos ver si lo abrieron en una computadora de escritorio o en un dispositivo móvil, lo cual es clave durante nuestra etapa de seguimiento cuando nos comunicamos con prospectos que no responden.

Yesware le avisará inmediatamente después de que se abra un correo electrónico mostrando una pequeña notificación emergente en la pantalla. Alternativamente, hay un menú plegable en la parte superior de su bandeja de entrada ( Panel de eventos), donde encontrará todos los detalles:

Yesware emplea la misma tecnología que utilizan los servicios de boletines de correo electrónico al confiar en un píxel de seguimiento incrustado al final de su mensaje de seguimiento. Si desea obtener más información sobre cómo funciona esta función, le recomiendo que lea esta publicación.

2. Plantillas de correo electrónico

Sí, usamos plantillas de correo electrónico, ya que hay un tono y un tono particular con el que nos acercamos a los periodistas cuando compartimos contenido visual, PERO hacemos mucha personalización.

La belleza de esta herramienta es que estas plantillas son altamente personalizables, incluyendo no solo campos de texto sino también campos desplegables - para aquellos que quieren tener diferentes presentaciones / cierres o incluso lanzamientos dentro de la plantilla, dependiendo de la relación que tengan con el periodista / blogger / editor con el que se están comunicando.

3. Recordatorios

Una de las etapas clave de nuestras campañas de promoción es la etapa de seguimiento. Este es el momento en el que nos acercamos a los prospectos que no responden por segunda y última vez, asegurándonos de que hayan visto el contenido que les enviamos.

Tan pronto como me enteré de la función de recordatorio de Yesware, estaba seguro de que mi equipo nunca volvería a perderse un seguimiento. El recordatorio le alerta para que haga un seguimiento y priorice los correos electrónicos que no han recibido una respuesta. El recordatorio se configura fácilmente al ver el correo electrónico oa través de nuestro Panel de eventos. Puede establecer una fecha y hora para el recordatorio y puede establecer las condiciones para cuando le gustaría recibir un recordatorio (es decir, recordarme solo si nadie responde ) .

Cuando vence el recordatorio, se le envía un nuevo correo electrónico directamente en la parte superior de su bandeja de entrada que contiene el hilo de correo electrónico anterior. Este pequeño cambio marcó una gran diferencia para mi equipo, ya que solían pasar horas buscando correos electrónicos sin abrir / sin respuesta antes de lanzar sus campañas de seguimiento.

4. Informes de actividad y seguimiento del equipo

Poco después de comenzar a trabajar con Yesware, pasamos a un plan de equipo para que todos los miembros del equipo multilingües internos y remotos pudieran acceder a un panel de análisis compartido donde aprender cómo contribuir mejor al éxito de nuestras campañas.

Además de realizar un seguimiento de nuestro trabajo como equipo, el plan de equipo también brinda la oportunidad de compartir plantillas de correo electrónico con todos los involucrados, una forma fantástica de aprender de los lanzamientos de alto rendimiento y contribuir a mejorar aquellas plantillas que no están logrando buenos resultados.

Cómo aprendemos de los informes de Yesware

Algunos elementos clave de los informes a los que prestamos mucha atención son:

• El número de aperturas de prospectos que no responden
• El dispositivo desde el que se abrió nuestro correo electrónico
• Tasa de apertura VS Tasa de respuesta
• Métricas semanales del equipo (tasa de apertura y tasa de respuesta)

Cada uno de estos elementos lo analizaremos en diferentes etapas de nuestras campañas y nos ayudará a tomar decisiones para optimizar las campañas en curso, así como la eficiencia y el rendimiento general del equipo. A continuación, desglosaré el qué, el por qué y el cómo de cada una de las diferentes métricas:

1. Número de aperturas de prospectos que no responden

Nuestras campañas normalmente durarán entre 10 y 15 días hábiles, y las diferentes etapas de nuestro proceso se establecerán de acuerdo con el nivel de compromiso logrado después de nuestra primera ronda de promoción.

Cuando nos demos cuenta de que muchos prospectos abren nuestro discurso repetidamente pero no responden a nuestros correos electrónicos, tomaremos una decisión ejecutiva para lanzar nuestra etapa de seguimiento antes de lo normal. Hacemos esto para ayudar a estos editores / periodistas / blogueros a dar el siguiente paso: publicar nuestro contenido o hacernos saber que les gustó pero que no están muy seguros de ello.

2. El dispositivo desde el que se abrió nuestro correo electrónico

¿Estamos notando una tendencia en la que la mayoría de los clientes potenciales abren el correo electrónico en su móvil? Si es así, nos aseguraremos de que nuestro correo electrónico de seguimiento sea más corto, más ágil y directo. Nuestro objetivo sería entonces escribir un discurso tan corto y contundente que alguien que lo abra en un dispositivo móvil no tenga que desplazarse hacia abajo ni una sola vez.

Si podemos entregar nuestro discurso en dos oraciones, es probable que estas personas ocupadas presionen "Responder" y nos contacten de la misma manera.

Esto no funciona todas las veces y es por eso que tener los datos para respaldar tal movimiento es crucial. En algunos países, los lanzamientos cortos no funcionan, por lo que no podemos arriesgar nuestra campaña porque asumimos que quedarnos cortos era la elección correcta en estos tiempos súper rápidos en los que vivimos.

3. Tasa de apertura VS Tasa de respuesta

Al analizar nuestras métricas para una campaña en particular, prestamos especial atención a la proporción entre las aperturas de correos electrónicos y las respuestas reales. Hacemos esto de forma regular para detectar cualquier problema potencial que podamos enfrentar con las campañas en curso:

Cuando enviamos 50 correos electrónicos y ninguno de ellos se abrió, tenemos un problema de línea de asunto: corrija la línea de asunto y vuelva a intentarlo

Cuando un periodista abre el correo electrónico pero no responde, podríamos estar enfrentando uno de los siguientes escenarios:

1. Estamos apuntando a la publicación correcta, pero apuntamos a la persona equivocada.
   El tema es relevante para el periódico / revista / blog, por lo que se abre el correo electrónico. El problema es que la persona objetivo no cubre este tipo de contenido o este formato en particular, por lo que no responde.
2. Estamos apuntando a la publicación correcta, apuntando a la persona adecuada, pero la introducción de nuestro correo electrónico es débil.
   Los ganamos en la línea de asunto pero los perdimos en la oración inicial. Es hora de preguntarnos: ¿es demasiado prolijo? ¿Estoy cayendo en frases formuladas? ¿Tiene suficiente personalidad para mostrar que hay un humano real al otro lado de la computadora?

Puede parecer difícil saber si nos enfrentamos al escenario 1 o al escenario 2, pero es simplemente una cuestión de leer su discurso en voz alta para descartar una mala introducción y pasar un tiempo dentro del sitio del editor para confirmar que ha enviado un correo electrónico al autor más relevante.

4. Métricas semanales del equipo (tasa de apertura y tasa de respuesta)

Cada semana, nuestro equipo se sentará frente a una pizarra y actualizará nuestras métricas de Yesware de la semana anterior. Hacemos esto como parte de nuestra reunión semanal, en la que cada equipo de NeoMam actualizará al resto sobre cómo le está yendo a su departamento: cada equipo (desde la ideación hasta el diseño) tiene sus propias métricas de éxito. En lo que respecta a las relaciones con los medios, sabíamos que teníamos que incorporar nuestra tasa de respuesta como un indicador clave de rendimiento.

Tuvimos un minijuego en funcionamiento hasta finales de agosto que giraba en torno a las métricas de Tasa de respuesta de nuestro equipo: el objetivo era elevar el listón a una Tasa de respuesta constante del 30% entre los miembros del equipo, la recompensa fue un boleto para New Media Europe 2015. Nosotros Comenzamos el juego en mayo de 2015 con una tasa de respuesta del equipo del 24% y logramos convertir eso en un 34% en la segunda semana de agosto, ¡cerrando el mes con un premio!

Open Rate y Reply Rate se han convertido en nuestro nombre y apellido. Al prestar atención a las fluctuaciones en estas métricas, hemos aprendido a cuántos prospectos en promedio deberíamos acercarnos para una campaña en particular y qué días se están desempeñando mejor para ciertas etapas de nuestro proceso.

Yesware es el mejor amigo de todo especialista en relaciones públicas digitales

Yesware es el mejor amigo de todo especialista en relaciones públicas digitales, especialmente cuando se combina con el sentido común, la adaptabilidad y la flexibilidad.

Lograr buenos resultados consistentemente con el marketing de contenido no es fácil, y no existe una herramienta mágica que cambie eso pronto (si es que alguna vez lo hace). Al elegir una herramienta para su equipo, evalúe el tiempo que dedicarán a los aprendizajes que obtendrán de ella.

Las aplicaciones del ejército suizo que prometen automatizar todo pueden parecer una gran inversión que liberará el tiempo de las personas, pero en mi experiencia, son propensas a convertirse en pérdidas de tiempo de las que nadie puede mejorar realmente sus habilidades.