Comment NeoMam utilise Yesware pour gagner aux relations publiques numériques

Aujourd'hui, j'aimerais partager avec vous comment nous utilisons Yesware pour les relations publiques numériques lors de nos campagnes de promotion. Chez NeoMam Studios, nous produisons et promouvons du contenu visuel pour soutenir les campagnes de marketing numérique et de référencement de nos clients. De l'infographie à la vidéo, nous travaillons avec différents types de contenus et de marques dans tous les secteurs et pays.

« Quels outils utilisez-vous les gars ? ' est sans aucun doute la question numéro un que je reçois chaque fois que j'assiste à une conférence, organise un webinaire ou participe à un événement de réseautage. La conversation se termine normalement rapidement, après un silence gêné et des regards déçus dès que je commence à parler de la façon dont nous n'utilisons pratiquement aucun outil, en dehors de Google pour la prospection, Yesware pour le suivi des e-mails et CoverageBook pour le reporting.

Dans cet article, nous explorerons les raisons pour lesquelles notre équipe Relations Médias a sélectionné un outil qui a été principalement développé pour les équipes commerciales et qui, en principe, n'a rien à voir avec les relations publiques numériques.

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Pourquoi nous utilisons Yesware

Pendant mon temps en tant que créateur de liens pour armes à feu , j'ai testé de nombreux outils de suivi des e-mails : Bananatag, ToutApp, ContactMonkey (vous l'appelez, je l'ai essayé). Heureusement, mes jours de test se sont terminés dès que j'ai trouvé Yesware.

La principale raison pour laquelle j'ai choisi Yesware plutôt que d'autres outils/applications était sa simplicité. Au début, tout ce que je voulais savoir, c'était si un prospect avait ouvert mon email. Yesware vous informe instantanément avec une notification contextuelle non intrusive, alors que la plupart des outils vous obligeraient soit à être sur leur tableau de bord à tout moment, soit à vous envoyer une notification par e-mail pour chaque ouverture/clic. Pas idéal pour notre équipe, car je ne veux pas qu'ils soient assis à l'intérieur d'un autre tableau de bord ni qu'ils reçoivent beaucoup d'e-mails inutiles.

Les 4 principales fonctionnalités Yesware utilisées par notre équipe

1. Suivi des e-mails

Cette fonctionnalité nous permet de savoir exactement quels prospects sont les plus intéressés par le contenu que nous promouvons en suivant qui ouvre nos e-mails. En plus de cela, nous pouvons voir s'ils l'ont ouvert sur ordinateur ou sur mobile, ce qui est essentiel lors de notre étape de suivi lorsque nous contactons des prospects qui ne répondent pas.

Yesware vous informera immédiatement après l'ouverture d'un e-mail en affichant une petite notification contextuelle à l'écran. Alternativement, il y a un menu rétractable au-dessus de votre boîte de réception ( Event Dashboard), où vous trouverez tous les détails :

Yesware utilise la même technologie que les services de newsletter par e-mail en s'appuyant sur un pixel de suivi intégré à la fin de votre message suivi. Si vous souhaitez en savoir plus sur le fonctionnement de cette fonctionnalité, je vous recommande de lire cet article.

2. Modèles d'e-mails

Oui, nous utilisons des modèles d'e-mails, car il y a un ton et un pitch particulier avec lesquels nous abordons les journalistes lors du partage de contenu visuel, MAIS nous faisons beaucoup de personnalisation.

La beauté de cet outil est que ces modèles sont hautement personnalisables, y compris non seulement des champs de texte mais aussi des champs déroulants - pour ceux qui souhaitent avoir différentes introductions/clôtures ou même des présentations dans le modèle, selon la relation qu'ils entretiennent avec le journaliste/ blogueur/éditeur auquel ils s'adressent.

3. Rappels

L'une des étapes clés de nos campagnes de promotion est l'étape de suivi. C'est le moment où nous abordons une seconde et dernière fois les prospects qui ne répondent pas, en nous assurant qu'ils ont vu le contenu que nous leur avons envoyé.

Dès que j'ai découvert la fonction de rappel de Yesware, j'étais certain que mon équipe ne manquerait plus jamais un suivi. Le rappel vous avertit de suivre et de hiérarchiser les e-mails qui n'ont pas reçu de réponse. Le rappel est facilement défini lors de la visualisation de l'e-mail ou via notre tableau de bord des événements. Vous pouvez définir une date et une heure pour le rappel et définir des conditions pour le moment où vous souhaitez recevoir un rappel (c'est-à-dire Me rappeler uniquement si personne ne répond. )

Lorsque le rappel est dû, vous recevez un nouvel e-mail directement en haut de votre boîte de réception qui contient le fil de discussion précédent. Ce petit changement a fait une énorme différence pour mon équipe car ils passaient des heures à chercher des e-mails non ouverts/sans réponse avant de lancer leurs campagnes de suivi.

4. Suivi d'équipe et rapports d'activité

Peu de temps après avoir commencé à travailler avec Yesware, nous sommes passés à un plan d'équipe afin que tous les membres de l'équipe multilingue en interne et à distance puissent accéder à un tableau de bord analytique partagé où apprendre à mieux contribuer au succès de nos campagnes.

En plus de suivre notre travail en équipe, le plan d'équipe offre également la possibilité de partager des modèles d'e-mails avec toutes les personnes impliquées - un moyen fantastique d'apprendre des présentations les plus performantes et de contribuer à l'amélioration des modèles qui n'obtiennent pas de bons résultats.

Comment nous apprenons des rapports Yesware

Certains éléments clés des rapports auxquels nous prêtons une attention particulière sont :

• Le nombre d'ouvertures de prospects qui ne répondent pas
• L'appareil à partir duquel notre e-mail a été ouvert
• Taux d'ouverture VS Taux de réponse
• Mesures hebdomadaires de l'équipe (taux d'ouverture et taux de réponse)

Chacun de ces éléments sera analysé à différentes étapes de nos campagnes et nous aidera à prendre des décisions pour optimiser les campagnes en cours, ainsi que l'efficacité et les performances globales de l'équipe. Ci-dessous, je vais détailler le quoi, le pourquoi et le comment de chacune des différentes métriques :

1. Nombre d'ouvertures de prospects qui ne répondent pas

Nos campagnes dureront normalement entre 10 et 15 jours ouvrables, et les différentes étapes de notre processus seront définies en fonction du niveau d'engagement atteint après notre premier cycle de promotion.

Lorsque nous remarquons que de nombreux prospects ouvrent notre argumentaire à plusieurs reprises mais ne répondent pas à nos e-mails, nous prendrons la décision exécutive de lancer notre étape de suivi plus tôt que nous le ferions normalement. Nous faisons cela afin d'aider ces éditeurs/journalistes/blogueurs à passer à l'étape suivante : publier notre contenu ou nous faire savoir qu'ils l'ont aimé mais n'en sont pas tout à fait sûrs.

2. L'appareil à partir duquel notre e-mail a été ouvert

Remarquons-nous une tendance où la plupart des prospects ouvrent l'e-mail sur leur mobile ? Si tel est le cas, nous veillerons à ce que notre e-mail de suivi soit plus court, plus rapide et plus précis. Notre objectif serait alors d'écrire un pitch si court et direct que quelqu'un l'ouvrant sur mobile n'aurait pas besoin de faire défiler la page une seule fois.

Si nous pouvons livrer notre argumentaire en deux phrases, il est probable que ces personnes occupées seront susceptibles de cliquer sur « Répondre » et de nous répondre de la même manière.

Cela ne fonctionne pas à chaque fois et c'est pourquoi il est crucial de disposer des données nécessaires pour prendre en charge un tel mouvement. Dans certains pays, les pitchs courts ne sont pas performants, nous ne pouvons donc pas risquer notre campagne car nous pensions qu'être short était le bon choix en cette période ultra rapide dans laquelle nous vivons.

3. Taux d'ouverture VS Taux de réponse

Lors de l'analyse de nos métriques pour une campagne particulière, nous accordons une attention particulière au rapport entre les ouvertures d'e-mails et les réponses réelles. Nous le faisons régulièrement pour détecter tout problème potentiel auquel nous pourrions être confrontés avec les campagnes en cours :

Lorsque nous avons envoyé 50 e-mails et qu'aucun d'entre eux n'a été ouvert, nous avons un problème de ligne d'objet - Corrigez la ligne d'objet et réessayez

Lorsqu'un journaliste ouvre l'e-mail mais ne répond pas, nous pouvons être confrontés à l'un des scénarios suivants :

1. Nous visons la bonne publication mais nous visons la mauvaise personne
   Le sujet est pertinent pour le journal/magazine/blog, donc l'e-mail est ouvert. Le problème est que la personne cible ne couvre pas ce type de contenu ou ce format particulier, donc elle ne répond pas.
2. Nous ciblons la bonne publication, visant la bonne personne mais l'intro de notre email est faible
   Nous les avons gagnés dans la ligne d'objet mais nous les avons perdus dans la phrase d'ouverture. Il est temps de se demander : est-ce trop verbeux ? Suis-je en train de tomber dans des phrases stéréotypées ? A-t-il suffisamment de personnalité pour montrer qu'il y a un vrai humain de l'autre côté de l'ordinateur ?

Il peut sembler difficile de savoir si nous sommes confrontés au scénario 1 ou au scénario 2, mais il s'agit simplement de lire votre argumentation à voix haute pour exclure une mauvaise introduction et de passer du temps sur le site de l'éditeur pour confirmer que vous avez envoyé un e-mail au auteur le plus pertinent.

4. Mesures hebdomadaires de l'équipe (taux d'ouverture et taux de réponse)

Chaque semaine, notre équipe s'assiéra devant un tableau blanc et mettra à jour nos métriques Yesware de la semaine précédente. Nous le faisons dans le cadre de notre Weekly Huddle, dans lequel chaque équipe NeoMam mettra à jour les autres sur la façon dont son département se porte : chaque équipe (de l'idéation à la conception) a ses propres mesures de réussite. En ce qui concerne les relations avec les médias, nous savions que nous devions intégrer notre taux de réponse comme indicateur de performance clé.

Nous avons organisé un mini-jeu jusqu'à la fin du mois d'août autour des métriques de taux de réponse de notre équipe : l'objectif était d'élever la barre à un taux de réponse constant de 30 % parmi les membres de l'équipe, la récompense était un ticket pour New Media Europe 2015. Nous a commencé le jeu en mai 2015 avec un taux de réponse d'équipe de 24 % et nous avons réussi à le transformer en 34 % la deuxième semaine d'août – clôturant le mois avec un prix !

Open Rate et Reply Rate sont devenus nos nom et prénom. En prêtant attention aux fluctuations de ces mesures, nous avons appris combien de prospects en moyenne nous devrions approcher pour une campagne particulière et quels jours sont les plus performants pour certaines étapes de notre processus.

Yesware est le meilleur ami de tous les spécialistes des relations publiques numériques

Yesware est le meilleur ami de tout spécialiste des relations publiques numériques, en particulier lorsqu'il est associé au bon sens, à l'adaptabilité et à la flexibilité.

Il n'est pas facile d'obtenir de bons résultats avec le marketing de contenu, et il n'y a pas d'outil magique qui changera cela de sitôt (voire jamais). Lorsque vous choisissez un outil pour votre équipe, évaluez le temps qu'ils y consacreront par rapport aux apprentissages qu'ils en tireront.

Les applications de l'armée suisse qui promettent de tout automatiser peuvent sembler être un excellent investissement qui libérera du temps, mais d'après mon expérience, elles sont susceptibles de devenir des pertes de temps dont personne ne peut vraiment améliorer ses compétences.