In che modo NeoMam utilizza Yesware per vincere alle PR digitali?

Oggi vorrei condividere con voi come utilizziamo Yesware per le PR digitali durante le nostre campagne promozionali. In NeoMam Studios produciamo e promuoviamo contenuti visivi per supportare le campagne di marketing digitale e SEO dei nostri clienti. Dalle infografiche ai video, lavoriamo con diversi tipi di contenuti e marchi in tutti i settori e paesi.

' Quali strumenti usate? ' è senza dubbio la domanda numero uno che ricevo ogni volta che partecipo a una conferenza, tengo un webinar o partecipo a un evento di networking. La conversazione normalmente termina rapidamente, dopo un silenzio imbarazzante e sguardi delusi non appena inizio a parlare di come utilizziamo virtualmente zero strumenti, al di fuori di Google per la prospezione, Yesware per il monitoraggio della posta elettronica e CoverageBook per la segnalazione.

In questo post esploreremo i motivi per cui il nostro team di Relazioni con i media ha selezionato uno strumento che è stato sviluppato principalmente pensando ai team di vendita e, in linea di principio, non ha nulla a che fare con le PR digitali.

Il link building è un elemento importante delle PR digitali. Scopri il segreto per farlo bene nel nostro ebook gratuito:

Perché usiamo Yesware

Durante il mio tempo come un link builder mercenario, ho provato molti strumenti di posta elettronica di tracciamento: Bananatag, ToutApp, ContactMonkey (è il nome, l'ho provato). Fortunatamente, i miei giorni di test sono terminati non appena ho trovato Yesware.

Il motivo principale per cui ho scelto Yesware rispetto ad altri strumenti/app è stata la sua semplicità. All'inizio, tutto quello che volevo sapere era se un potenziale cliente ha aperto la mia email. Yesware ti avvisa immediatamente con una notifica pop-up non intrusiva, mentre la maggior parte degli strumenti richiede che tu sia sempre sulla loro dashboard o ti invii una notifica e-mail per ogni apertura/clic. Non è l'ideale per il nostro team, poiché non voglio che si trovino all'interno di un'altra dashboard né ricevano molte e-mail non necessarie.

Le 4 principali funzionalità Yesware utilizzate dal nostro team

1. Tracciamento e-mail

Questa funzione ci consente di sapere esattamente quali potenziali clienti sono più interessati ai contenuti che stiamo promuovendo monitorando chi apre le nostre e-mail. Oltre a questo, possiamo vedere se l'hanno aperto su desktop o mobile, il che è fondamentale durante la nostra fase di follow-up quando raggiungiamo i potenziali clienti che non rispondono.

Yesware ti avviserà immediatamente dopo l'apertura di un'e-mail mostrando una piccola notifica pop-up sullo schermo. In alternativa, c'è un menu pieghevole in cima alla tua casella di posta ( Event Dashboard), dove troverai tutti i dettagli:

Yesware utilizza la stessa tecnologia utilizzata dai servizi di newsletter via email basandosi su un pixel di tracciamento incorporato alla fine del messaggio tracciato. Se vuoi saperne di più su come funziona questa funzione, ti consiglio di leggere questo post.

2. Modelli di posta elettronica

Sì, utilizziamo modelli di email, poiché c'è un tono e un tono particolare con cui ci avviciniamo ai giornalisti quando condividiamo contenuti visivi, MA facciamo molta personalizzazione.

La bellezza di questo strumento è che questi modelli sono altamente personalizzabili, inclusi non solo i campi di testo ma anche i campi a discesa - per coloro che desiderano avere introduzioni/chiusure o persino toni diversi all'interno del modello, a seconda del rapporto che hanno con il giornalista/ blogger/editore a cui si stanno rivolgendo.

3. Promemoria

Una delle fasi chiave delle nostre campagne promozionali è la fase di follow-up. Questo è il momento in cui ci avviciniamo ai potenziali clienti che non rispondono per la seconda e ultima volta, assicurandoci che abbiano visto il contenuto che abbiamo inviato loro.

Non appena ho scoperto la funzione di promemoria di Yesware, ero certo che il mio team non si sarebbe mai più perso un follow-up. Il promemoria ti avvisa di seguire e dare la priorità alle e-mail che non hanno ricevuto risposta. Il promemoria è facilmente impostabile durante la visualizzazione dell'e-mail o tramite la nostra dashboard dell'evento. È possibile impostare una data e un'ora per il promemoria e impostare le condizioni per quando si desidera ricevere il promemoria (ad esempio, ricordamelo solo se nessuno risponde ) .

Quando il promemoria è dovuto, ti viene inviata una nuova e-mail direttamente nella parte superiore della tua casella di posta che contiene il thread di e-mail precedente. Questo piccolo cambiamento ha fatto un'enorme differenza per il mio team poiché passavano ore a cercare e-mail non aperte/senza risposta prima di lanciare le loro campagne di follow-up.

4. Monitoraggio del team e rapporti sulle attività

Subito dopo aver iniziato a lavorare con Yesware, siamo passati a un piano Team in modo che tutti i membri del team multilingue interni e remoti potessero accedere a una dashboard di analisi condivisa dove imparare come contribuire al meglio al successo delle nostre campagne.

Oltre a monitorare il nostro lavoro di squadra, il piano Team offre anche l'opportunità di condividere modelli di email con tutti i soggetti coinvolti: un modo fantastico per imparare dalle presentazioni più performanti e contribuire a migliorare quei modelli che non stanno ottenendo buoni risultati.

Come apprendiamo dai rapporti Yesware

Alcuni elementi chiave dei report a cui prestiamo molta attenzione sono:

• Il numero di aperture da potenziali clienti che non rispondono
• Il dispositivo da cui è stata aperta la nostra email
• Tasso di apertura VS Rapporto tasso di risposta
• Metriche settimanali del team (tasso di apertura e tasso di risposta)

Ciascuno di questi elementi analizzeremo nelle diverse fasi delle nostre campagne e ci aiuterà a prendere decisioni per ottimizzare le campagne in corso, nonché l'efficienza complessiva e le prestazioni del team. Di seguito analizzerò il cosa, il perché e il come di ciascuna delle diverse metriche:

1. Numero di aperture da potenziali clienti che non rispondono

Le nostre campagne normalmente dureranno tra i 10 ei 15 giorni lavorativi e le diverse fasi del nostro processo verranno stabilite in base al livello di coinvolgimento raggiunto dopo il nostro primo round di promozione.

Quando notiamo che molti potenziali clienti aprono ripetutamente la nostra presentazione ma non rispondono alle nostre e-mail, prenderemo la decisione esecutiva di avviare la nostra fase di follow-up prima di quanto faremmo normalmente. Lo facciamo per aiutare questi redattori/giornalisti/blogger a fare il passo successivo: pubblicare i nostri contenuti o farci sapere che gli è piaciuto ma non ne sono abbastanza sicuri.

2. Il dispositivo da cui è stata aperta la nostra email

Stiamo notando una tendenza in cui la maggior parte dei potenziali clienti apre l'e-mail sul proprio cellulare? In tal caso, faremo in modo che la nostra e-mail di follow-up sia più breve, più rapida e puntuale. Il nostro obiettivo sarebbe quindi scrivere un discorso così breve e schietto che qualcuno che lo apre sul cellulare non dovrebbe scorrere verso il basso nemmeno una volta.

Se siamo in grado di fornire il nostro discorso in due frasi, è probabile che queste persone impegnate premeranno "Rispondi" e torneranno da noi allo stesso modo.

Questo non funziona ogni volta ed è per questo che avere i dati per supportare una tale mossa è fondamentale. In alcuni paesi, i tiri corti non funzionano, quindi non possiamo rischiare la nostra campagna perché pensavamo che andare corti fosse la scelta giusta in questi tempi super veloci in cui stiamo vivendo.

3. Tasso di apertura VS Rapporto tasso di risposta

Quando analizziamo le nostre metriche per una particolare campagna, prestiamo particolare attenzione al rapporto tra le email aperte e le risposte effettive. Lo facciamo regolarmente per rilevare eventuali problemi che potremmo incontrare con le campagne in corso:

Quando abbiamo inviato 50 e-mail e nessuna di esse è stata aperta, si è verificato un problema con la riga dell'oggetto : correggi la riga dell'oggetto e riprova

Quando un giornalista apre l'e-mail ma non risponde, potremmo trovarci di fronte a uno dei seguenti scenari:

1. Puntiamo alla pubblicazione giusta ma puntiamo alla persona sbagliata
   L'argomento è rilevante per il giornale/rivista/blog, quindi l'e-mail viene aperta. Il problema è che la persona target non copre questo tipo di contenuto o questo formato particolare, quindi non risponde.
2. Puntiamo alla pubblicazione giusta, mirando alla persona giusta, ma l'introduzione della nostra e-mail è debole
   Li abbiamo vinti nell'oggetto ma li abbiamo persi nella frase di apertura. È ora di chiederci: è troppo prolisso? Sto cadendo in frasi stereotipate? Ha abbastanza personalità per mostrare che c'è un vero essere umano dall'altra parte del computer?

Potrebbe sembrare difficile se ci troviamo di fronte allo scenario 1 o allo scenario 2, ma è semplicemente questione di leggere il tuo discorso ad alta voce per escludere una cattiva introduzione e trascorrere un po' di tempo all'interno del sito dell'editore per confermare che hai inviato un'e-mail al autore più rilevante.

4. Metriche settimanali del team (tasso di apertura e tasso di risposta)

Ogni settimana il nostro team si siederà davanti a una lavagna e aggiornerà le nostre metriche Yesware della settimana precedente. Lo facciamo come parte del nostro Weekly Huddle, in cui ogni team NeoMam aggiornerà il resto su come sta andando il proprio dipartimento: ogni team (dall'ideazione al design) ha le proprie metriche di successo. Quando si trattava di relazioni con i media, sapevamo che dovevamo incorporare il nostro tasso di risposta come indicatore chiave delle prestazioni.

Abbiamo avuto un mini-gioco in corso fino alla fine di agosto che ruotava attorno alle metriche del tasso di risposta del nostro team: l'obiettivo era alzare l'asticella a un tasso di risposta costante del 30% tra i membri del team, il premio era un biglietto per New Media Europe 2015. Noi ha iniziato il gioco a maggio 2015 con un tasso di risposta del team del 24% e siamo riusciti a trasformarlo nel 34% nella seconda settimana di agosto, chiudendo il mese con un premio!

Open Rate e Reply Rate sono diventati il ​​nostro nome e cognome. Prestando attenzione alle fluttuazioni di queste metriche, abbiamo appreso quanti potenziali clienti in media dovremmo avvicinarci per una determinata campagna e quali giorni stanno ottenendo i risultati migliori per determinate fasi del nostro processo.

Yesware è il migliore amico di ogni specialista di PR digitali

Yesware è il migliore amico di ogni specialista di PR digitali, in particolare se combinato con buon senso, adattabilità e flessibilità.

Raggiungere risultati costantemente buoni con il content marketing non è facile e non esiste uno strumento magico che lo cambierà presto (se mai). Quando scegli uno strumento per la tua squadra, valuta il tempo che impiegheranno contro gli insegnamenti che ne trarranno.

Le app dell'esercito svizzero che promettono di automatizzare tutto potrebbero sembrare un grande investimento che farà risparmiare tempo alle persone, ma nella mia esperienza, sono inclini a diventare perditempo da cui nessuno può veramente migliorare le proprie capacità.