Microsoft Office vs Google Docs: características principales y comparación de funcionalidades

En los últimos tiempos, Microsoft Office vs Google Docs ha estado librando silenciosamente una guerra por el título del procesador de texto líder. Si bien la mayoría de ustedes ha estado usando Microsoft Word durante años para redactar todo, desde tareas escolares hasta currículums y documentos de trabajo esenciales, Google Docs es una plataforma basada en la web que ha cambiado significativamente la forma en que edita y comparte documentos en esta era.

Durante décadas, los conceptos básicos de Microsoft Office se han considerado durante mucho tiempo la opción predeterminada para la mayoría de las organizaciones, y no es una coincidencia que la mayoría del personal de una organización se sienta cómodo usándolo. Los administradores de tecnología de la información se sienten cómodos administrando departamentos a gran escala, ya que los usuarios más avanzados pueden utilizar las funciones disponibles en Office.

Sin embargo, el auge de Google Docs y Google Apps ha hecho que la mayoría de las empresas reconsideren su estrategia del procesador a utilizar al editar sus documentos. Esta tendencia ha cambiado porque Google Apps proporciona una amplia función que se encarga de casi todas sus necesidades de TI, desde el almacenamiento en la nube hasta el correo electrónico y la incorporación con herramientas de marketing y ventas de terceros, así como aplicaciones de suite ofimática que compiten con las que se encuentran en Office.

Numerosos tomadores de decisiones de TI aún pueden tener preocupaciones sobre si Google Docs puede proporcionar a los usuarios las funcionalidades por las que la herramienta de Microsoft Office es famosa. Ahí es donde realmente surge la batalla de Microsoft Office vs Google Docs. Si bien estas preocupaciones podrían haber sido aceptables hasta hace un par de años, Google Docs ha logrado avances significativos en la funcionalidad y ahora parece más que listo para el uso generalizado. Este artículo le mostrará una visión más cercana de cómo estos documentos de Google y Word coinciden en varias secciones:

Uso y acceso: Microsoft Office frente a Google Docs

No puede comprar la herramienta de Microsoft Office como software independiente. El programa viene como parte del paquete masivo de Microsoft Office 365 que incorpora otras aplicaciones como Microsoft Outlook, PowerPoint, Excel, Publisher, Access y OneNote. Después de comprar este traje, solo puede instalar Microsoft Word en un número selecto de PC según el plan que elija. Actualmente, puede optar por más opciones.

Para ganar el mercado en línea, Microsoft lanzó Word Online en 2010 para competir con Google Docs (que en realidad inició la competencia Microsoft Office vs Google Docs). Aunque Word Online integra suficientes funciones para los usuarios estándar, no se considera la versión completa de la palabra en absoluto. Las barras de herramientas seleccionadas y las cintas se eliminaron de la versión en línea de Word para que se ejecute y cargue mucho más rápido. Word en línea proporciona una experiencia mucho más ágil, pero puede dejarlo deseando más. Word Online, por ejemplo, no posee la capacidad de manejar documentos complejos y grandes, y puede que le resulte más difícil solucionar estos errores que usar el programa Word estándar desde el principio.

Google Docs, por su parte, comenzó como un procesador de texto multiplataforma que funciona completamente en línea. No se le pedirá que compre o descargue un conjunto de programas que no necesite. Para acceder a Google Docs, solo será necesario que inicie sesión en su cuenta de Google desde cualquier navegador y vaya a "docs.google.com". Lo bueno es que se puede acceder a Google Docs desde los sistemas operativos populares, incluidos Chrome OS, Linux, Mac OS X y Windows. La aplicación Google Docs también es accesible desde dispositivos Android e iOS, pero no se puede acceder desde un teléfono inteligente con Windows como blackberry.

Microsoft Office frente a Google Docs

Si bien estos documentos de Google frente a Word son partes esenciales de un programa, es posible que prefiera uno sobre el otro y no porque sea mucho mejor, sino porque se adapta a sus necesidades y estilo de vida. Es posible que no necesite realizar mucho trabajo de oficina mientras está en tránsito, pero hay situaciones en las que necesita trabajar mientras está en movimiento. Ya sea para agregar una hoja de cálculo, tomar notas o editar documentos esenciales mientras está lejos de su estación de trabajo, necesita un programa que le permita realizar esta tarea. En esta sección, aprenderá los conceptos básicos de Microsoft Office y las funciones de Google Docs.

Google Docs frente a Word

Microsoft Word normalmente cuenta con una gran cantidad de características notables. Le ofrece herramientas especializadas a su disposición, e incluso ha sido considerado como el mejor procesador de textos durante mucho tiempo debido a sus características sofisticadas y calidad de construcción.

• Tamaño y color de fuente
• Saltos de página
• Anotaciones
• Columnas
• Márgenes de página
• Arrastrar y soltar imágenes

El precio es un factor importante a considerar al comprar un programa de procesamiento de textos para su uso personal o comercial. Dependiendo de la opción que elija, el programa de oficina puede costarle entre $ 45 y $ 165.

Funciones de Google Docs

Mientras tanto, Google Docs es gratuito. ¿Sabes que Word tiene una enorme cantidad de herramientas de edición y diseño personal que lo convierten en la opción favorita de muchos, pero las utilizas todas necesariamente? Google Docs integra herramientas de edición estándar y sencillas para sus documentos comunes. Su simplicidad puede ser lo que busca, a menos que necesite funciones avanzadas.

Google Docs se inventó en 2007 y ahora se considera el verdadero negocio en esta industria. En su lanzamiento, presentaba numerosos problemas y errores, especialmente para los usuarios que necesitaban usarlo profesionalmente. Google reaccionó a estos errores al instante y lo actualizó según los requisitos de sus usuarios. Es evidente que millones de usuarios ahora usan Google Docs con regularidad, lo que hace que esta batalla entre Microsoft Office y Google Docs sea aún más competitiva.

Google Docs es colaborativo, accesible y flexible, y esta función colaborativa es lo que lo hace más poderoso que Word. También puede acceder a Google Docs en cualquier momento y en cualquier lugar, haciendo que las ediciones de última hora sean efectivas y sencillas, y esto no se encuentra en Word. Google Docs también te permitirá crear cualquier tipo de formato y editar dentro del programa, a diferencia de otras aplicaciones que restringen principalmente a sus usuarios por ineficacia.

Word, además, carece de la función de edición grupal en tiempo real, mientras que Google Docs permite que hasta cincuenta usuarios accedan a un solo archivo y colaboren desde cualquier lugar. Este aspecto es esencial para una sesión de hangout mientras está ocupado o en el trabajo.

Presentaciones de Google frente a PowerPoint

Las opciones disponibles para desarrollar presentaciones en línea son igualmente similares, y la selección entre Google Slides, PowerPoint y PowerPoint Online puede ser una simple cuestión de preferencia o hábito personal. PowerPoint Online ofrece características similares al programa estándar de escritorio de PowerPoint, que puede resultarle bastante conveniente. Según el Principio de Pareto (regla 80-20), el 80% de los usuarios de herramientas de Microsoft Office solo utilizan el 20% de las funciones de Office. Para este tipo de usuarios, Google Docs es todo lo que necesitan. Esta regla se aplica a todos los programas disponibles en Google u Office.

En general, PowerPoint domina las diapositivas de Google con respecto a la capacidad. Por lo general, puede crear una presentación desde cero seleccionando varias plantillas y personalizando los efectos de cada diapositiva. PowerPoint tiene todo lo que necesita para crear una presentación de diapositivas de PowerPoint completa desde una PC o tableta.

La historia de las diapositivas de Google es diferente, ya que solo puede crear una diapositiva simple, agregar texto y una presentación en blanco puro, pero nada más. También puede agregar líneas y formas, pero no puede acercarse a las capacidades contenidas en PowerPoint. Google está muy por detrás en esta categoría si pensamos en Microsoft Office vs Google Docs.

Excel vs. Hojas de cálculo de Google

La versión para PC de Excel ha sido durante mucho tiempo la leyenda cuando se trata de una aplicación de hoja de cálculo, pero Google también está haciendo una incursión con sus hojas. ¿Poseen las sábanas un derecho valioso a ser el rey? ¿O es solo un cambio de marca de Excel? Ambos tienen su singularidad; por lo tanto, aquí están las razones por las que puede necesitar una sobre la otra.

Por qué es posible que deba utilizar Hojas de cálculo de Google

Google fue realmente ambicioso al intentar lanzar una aplicación de hoja de cálculo que rivalizaría con Excel de Microsoft. Si bien es posible que las hojas no hayan alcanzado ese nivel, las hojas han recorrido un largo camino en los dos años que llevan en la industria. Google ha logrado incorporar un par de características que lo distinguen del Excel de Microsoft.

1. Colaboración

Como se mencionó anteriormente, Google generalmente brilla cuando se considera la colaboración. Es muy fácil para varios usuarios trabajar en una sola hoja de cálculo simultáneamente. Este aspecto hace que un gran caso de uso de gestión de proyectos sea más cómodo y manejable.

2. Almacenamiento en la nube

Este es un aspecto subestimado cuando los usuarios hacen comparaciones, pero la capacidad de comenzar a trabajar en una computadora de escritorio, continuar trabajando en la tarea en una computadora portátil e incluso realizar algunas ediciones en un teléfono inteligente no tiene precio. El acceso sin restricciones en cualquier momento y en cualquier lugar es fundamental para el futuro.

3. Control de versiones

¿Alguna vez terminaste con archivos llamados 'proyecto v11.2 (final) (actual) 20181017.xlsx'? Confuso, ¿no? Afortunadamente, esto no ocurre en las hojas, pero aún así obtiene una copia de seguridad impecable de su documento de hoja de cálculo.

4. Secuencia de comandos de la aplicación

Desconocido para la mayoría de los usuarios, existe Google App Scripts (VBA) y es una herramienta basada en JavaScript notablemente potente. Puede conectarse cómodamente a varias API y ejecutar scripts con esfuerzos insignificantes. Con estos scripts, conectarse a otros recursos en la web se convierte en un paseo por el parque.

Por qué podría necesitar Excel

Hay razones por las que Excel es líder en la industria cuando se trata de hojas de cálculo, específicamente cuando se trata de campos como las ciencias y la contabilidad. Aquí es donde Excel brilla.

1. Procesamiento de datos

Es posible que le resulte difícil trabajar con Google Sheets después de escribir más de mil filas de datos. Las hojas de Google no están diseñadas para tanta información y tienden a volverse significativamente más lentas. Por otro lado, Excel es perfecto incluso para cientos de miles de filas antes de siquiera contemplar la posibilidad de utilizar un programa diferente.

2. Fórmulas

Puede hacer muchas cosas increíbles con las fórmulas de Excel, desde administrar toda su vida hasta hacer sus impuestos. Si hay algo que necesita realizar con datos, Excel realmente puede hacerlo. Es posible que Google Sheets se esté poniendo al día, pero Excel es lo que necesita para que esas fórmulas complejas procesen datos.

3. Personalización

Es posible que realice las mismas cosas con frecuencia si pasa mucho tiempo trabajando con Excel. No obstante, puede ahorrar tiempo si domina algunos atajos de teclado y personaliza la cinta en la parte superior de la ventana. Google también puede ofrecer varios atajos, pero carece de muchas funciones cuando se trata de personalizar la arena.

4. Estándar de la industria

La ubicuidad que posee Excel es una ventaja adicional. La importación de hojas de cálculo de Excel en hojas de Google puede generar errores de formato desconocidos que requieren su tiempo para corregirlos. Es posible que no tarde mucho en corregir el error si ha utilizado Microsoft Office durante varios años. Trabajar con nuevas versiones también es increíblemente cómodo.

5. Gráficos

Mientras que las hojas de Google están intentando regresar en los gráficos, Excel es una "bestia" aquí en términos de profesionalismo. Con más opciones para formatear gráficos, más tipos de gráficos disponibles, varias opciones para cambiar rápidamente el estilo y el diseño, más opciones para la visualización de la barra de error, simplemente puede eliminar Excel. Necesitará gráficos de calidad profesional hechos con Excel si va a dar una presentación a las principales partes interesadas.

Generalmente, ambos son programas fantásticos utilizados por muchos y amados por la mayoría. Si tuvieras que seleccionar uno, ¿cuál sería? Dependiendo de sus funcionalidades y requisitos, puede elegir Google Docs debido a su simplicidad y accesibilidad u optar por Microsoft Office si va a realizar tareas complejas.

Microsoft Office vs Google Docs ¿Quién gana?

El procesador de texto estándar siempre ha sido útil en el mundo de la informática. Si necesita algo escrito y requiere algo con capacidades complejas que el Bloc de notas, generalmente tiene el procesador de texto deseado listo y esperando para comenzar. Actualmente, hay dos titanes del procesamiento que compiten por su atención, Microsoft Office vs Google Docs. ¿Cuál es el mejor? Lea el siguiente apartado para conocer el know-how de cada uno de ellos.

1. Costo

Esta es una fácil. Google Docs está disponible de forma gratuita; todo lo que se necesita es una cuenta de Google que funcione y ya está listo para comenzar. Por otro lado, Microsoft Office Business comienza en $ 5 por cada usuario por mes, y tendrá acceso a versiones en línea de Office y 1TB de almacenamiento en la nube en su One Drive. $ 8.25 cada mes le dará acceso a las versiones sin conexión de Office (OneNote, Outlook, Word, Publisher, Excel y PowerPoint). No obstante, estas estrategias de precios solo se pueden utilizar cuando su organización tiene un máximo de 300 usuarios. Por razones de costos, Google Docs es el verdadero negocio.

Antes de descartar completamente Office, debes recordar que también ofrecen una versión gratuita de Office conocida como Office Online. No es tan potente como la suite de Office principal, pero sigue siendo gratuita. Sin embargo, debe recordar que Google Docs tiene casi todo lo que necesita sin costo. Entonces, Google gana aquí en Microsoft Office vs Google Docs.

2. Almacenamiento en la nube

Microsoft ha incorporado su oferta en la nube One Drive en su suite, mientras que Google, por otro lado, ofrece Google Drive. Si bien ambos servicios de almacenamiento en la nube cuentan con suficientes funciones de las que no puede quejarse, varios factores pueden influir en su decisión:

• Google Drive se instala por separado, mientras que One Drive se incorpora a Microsoft Windows
• Google Drive es increíblemente famoso, y esto significa que si su personal necesita colaborar en documentos con proveedores y contratistas externos, Google Apps es probablemente la mejor opción.
• Microsoft le ofrece 1 TB de espacio, Google Apps for Business ofrece 30 GB, mientras que Google Apps unlimited hace honor a su nombre al ofrecer almacenamiento ilimitado siempre que tenga más de cuatro usuarios.

3. Nube frente a privacidad

La función de nube es una herramienta de doble filo. A algunos usuarios les puede encantar, mientras que otros consideran que tiene algunos problemas de privacidad. Debido a esto, este argumento se resolverá sobre la base de su capacidad para utilizar la nube para almacenamiento y tampoco utilizar la nube en absoluto.

¿Se pueden almacenar y editar documentos en la nube con cada suite?

Esta capacidad es posible en ambos casos. Google Docs es un servicio basado en la nube que garantiza que sus documentos se actualicen independientemente de dónde los abra o escriba. Los documentos se almacenan en su Google Drive que viene gratis con su cuenta de Google. Office 365 también cuenta con capacidades de edición y almacenamiento en la nube en su One Drive, y también es gratis.

¿Se pueden almacenar o editar documentos desde la nube con cada suite?

Aquí es donde entran las diferencias. Google Docs puede descargar documentos a su disco duro local para editarlos sin necesidad de usar otro procesador de texto como Word para abrir. Debe habilitar el modo sin conexión en Google Docs si necesita realizar su escritura en Google Docs sin usar la nube. Al hacer esto, editará sus documentos sin conexión.

Las capacidades sin nube de Office de Microsoft requieren que instale el programa en el disco duro de su PC y luego lo inicie cuando necesite escribir algo que esté fuera de la nube. Este aspecto hace que Office sea fundamentalmente bueno para administrar documentos confidenciales que preferiría no tenerlos en una nube en algún lugar.

4. Capacidades sin conexión

Este aspecto conduce perfectamente a cómo se desempeña cada uno cuando su internet falla. Google Docs posee una capacidad sin conexión, pero se le pedirá que configure la opción antes de desconectarse, y solo puede acceder a los documentos a los que accedió recientemente mientras estaba en línea. No obstante, el programa para PC de Office no necesita una conexión en línea. Significa que puede sacar su PC en cualquier momento durante su tránsito y trabajar sin preocuparse por preparar documentos para su uso sin conexión.

5. Integración de terceros

Un segmento en el que Google Docs domina a Microsoft Office es la integración de aplicaciones. A través de Google Apps Marketplace, puede agregar aplicaciones de terceros desde módulos de gestión de proyectos y sistemas CRM.

Microsoft, por su parte, ha ampliado su plataforma Office con soporte para la incorporación de aplicaciones de terceros a través de Office Store. No obstante, la selección de aplicaciones que funciona perfectamente con su suscripción de Office sigue estando restringida.

6. Colaboración

Google Docs ha sido durante mucho tiempo el rey de la colaboración en línea: permitió a los usuarios editar documentos al mismo tiempo y lo llevó al mundo por asalto. Microsoft, sin embargo, mejoró su juego y permitió la misma función en su Office 365. En este escenario, ninguno de ellos supera al otro en lo que respecta a la función de colaboración porque ambos la tienen.

Sin embargo, hay un aspecto que da consejos sobre los documentos de Google. Google Docs incluye más usuarios porque cada colaborador solo necesita un navegador web para acceder al documento, y puede obtener usuarios de todos los sistemas operativos en su documento. La colaboración en Microsoft, por otro lado, necesita que cada escritor tenga su propia copia de Office, lo cual es insignificantemente práctico.

7. Uso móvil

El uso en movimiento es una parte crucial de cualquier suite ofimática hoy en día, y tanto Google docs como Word proporcionan versiones móviles de su programa. Debe recordar que Google aún no ha hecho que sus aplicaciones estén disponibles en teléfonos inteligentes con Windows. Aparte de esto, si bien los conceptos básicos de Microsoft Office están disponibles en las tres plataformas principales, las organizaciones cuyo personal utiliza teléfonos inteligentes con Windows podrían estar interesadas en la nueva e increíble función Continuum que le permite conectar un teléfono celular con Windows seleccionado a un monitor o teclado. Esto le permite tener una experiencia de escritorio con todas las funciones. Tanto Google como Microsoft también brindan administración de dispositivos móviles que permite a los administradores configurar políticas de seguridad de dispositivos.

8. Funcionalidad

Google Docs posee una funcionalidad restringida en comparación con Office. Los usuarios que simplemente utilizan procesadores de texto para ordenar sus pensamientos y realizar un trabajo típico verán que Google Docs es más que útil para ellos. Sin embargo, los usuarios que necesitan más de su suite ofimática encontrarán que Google Docs es limitado y, por lo tanto, optarán por Microsoft Office. Lo bueno es que puede descargar una oficina de Microsoft desde varios sitios y luego activarla con el kit de herramientas de Microsoft Office.

¿Quién gana?

Cuando se trata de quién gana esta batalla, se puede resolver con un desagradable "depende". Office y Google Docs son rivales de principio a fin, pero ambos son adecuados para diferentes nichos, y esto hace que cada uno sea mucho mejor para usuarios específicos. No hay un ganador preciso entre los procesadores de dos palabras; todo depende de lo que necesite de su programa. Pero, ¿quién saca lo mejor de cada uno?

Google Docs es el mejor si usted

• Necesita un procesador de texto gratuito que no sea una versión degradada de un producto premium
• Quiere colaborar con otros usuarios independientemente de su sistema operativo
• Disfrute utilizando la nube al instante y desee editar documentos en varios dispositivos sin problemas

Microsoft Office es el mejor si usted

• Necesita un procesador de texto que pueda administrar cualquier carga de trabajo, con una funcionalidad superior, plantillas personalizables y una amplia gama de opciones para usar y alternar.
• Almacenarán el trabajo sensible de la nube para garantizar que los intrusos no puedan acceder a él.
• Quiere algo que funcione perfectamente cuando está de viaje o lejos de Internet

Microsoft Office vs Google Docs - Palabras finales

Por último, Microsoft Office y Google Docs tienen sus pros y sus contras, además de diferentes escenarios. Con la información anterior, ahora sabe cuál se adapta mejor a su estilo de uso. Siéntase libre de usar Google Docs, una suite de Office estándar, o incluso obtener Office para Mac: tiene total libertad de elección y la preferencia solo dependerá de sus gustos y objetivos.