Pourquoi la télécopie en ligne est le meilleur choix

Les entreprises utilisent une variété de services commerciaux pour effectuer leurs opérations quotidiennes. Ils ont besoin de téléphones professionnels, de réseaux et d'options de télécopie. Lors de la configuration des services, le propriétaire de l'entreprise examine les fonctionnalités, les avantages et les coûts totaux. Les services de fax en ligne sont des options avantageuses dont de nombreuses entreprises ont besoin. Ils peuvent envoyer des documents complets plus rapidement aux partenaires commerciaux et aux clients.

Les services sont plus pratiques pour les entreprises qui envoient des contrats et des documents chaque jour. La télécopie en ligne est très différente des services de télécopie traditionnels. Les entreprises peuvent obtenir les services à un coût plus contrôlé et réduire leurs dépenses opérationnelles et leurs frais généraux. Les services de fax sont rapides et gèrent de plus gros volumes de données en toute sécurité.

Conforme à toutes les normes et réglementations

Les services de fax doivent se conformer à toutes les normes et réglementations, et les prestataires de services évaluent les services sur une base continue. Ils s'assurent que les services offrent une possibilité de télécopie conforme à la loi HIPAA et protègent toutes les données confidentielles des clients.

Les services de télécopie doivent être cryptés pour empêcher les tiers de voir les données transmises en ligne ou via les services de télécopie. Si des données sont volées par le biais des télécopies, la société et le fournisseur de services sont responsables. En restant conforme, personne ne risque d'être victime d'un vol d'identité ou de lourdes sanctions en cas de fuite d'informations.

Économise de l'argent et du temps

Les entreprises économisent de l'argent et du temps en choisissant les services de télécopie en ligne. Ils n'auront pas besoin d'acheter un télécopieur ou le papier coûteux utilisé par les machines. Le propriétaire peut payer des frais forfaitaires en fonction du nombre de fax qu'il envoie ou reçoit en un mois.

Les services ne les obligent pas à numériser des documents via un télécopieur. Ils peuvent télécharger des documents depuis leurs appareils et les envoyer partout dans le monde. Les travailleurs envoient des télécopies sans faire la queue pour utiliser un télécopieur et restent plus productifs.

Conserve tous les documents au même endroit

L'entreprise crée un compte d'utilisateur par l'intermédiaire du fournisseur de services pour ses services de télécopie. Tous les enregistrements des fax envoyés ou reçus par l'entreprise restent dans le compte utilisateur. Le propriétaire peut consulter les documents, l'heure du fax et d'autres détails sur chacun de ses fax. Le service leur donne un enregistrement complet de tous les fax et documents envoyés par l'entreprise ou ses travailleurs. C'est un moyen plus simple de confirmer quand et où l'entreprise a envoyé un fax.

Envoyer des fax depuis tous les appareils couverts

Les entreprises et leurs employés utilisent une variété d'appareils pour envoyer et recevoir des télécopies. Cela facilite l'envoi des fax au bon travailleur à chaque fois. Les travailleurs disposant des informations d'identification appropriées se connectent au compte de l'entreprise et gèrent les fax. L'entreprise crée des comptes individuels pour les travailleurs et leur donne accès en fonction de leur habilitation de sécurité. Le propriétaire bloque l'accès à des documents spécifiques selon les besoins.

Les administrateurs établissent des connexions pour les postes de travail, les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones. Les travailleurs se connectent à leurs comptes à partir de n'importe lequel de leurs appareils. Le fournisseur de services peut établir des connexions pour tous les travailleurs en fonction des besoins de l'entreprise.

Activation des signatures électroniques

De nombreuses entreprises utilisent des services de télécopie pour envoyer des documents juridiques et des contrats à des partenaires et à des clients. Ils ont besoin de signatures sur ces documents rapidement, et les services de fax pourraient fournir un accès plus rapide. Les services permettent aux entreprises d'utiliser des signatures électroniques pour les documents. L'entreprise n'aura pas à attendre que le destinataire fasse une copie du document signé et le renvoie.

Le logiciel de signature électronique permet au destinataire de signer les documents en ligne et de renvoyer le document immédiatement. Le fournisseur de services propose une connexion au logiciel pour vérifier la signature et créer des documents juridiquement contraignants. L'entreprise reçoit une copie du document signé après sa réception par le service.

Temps de configuration limité

Les services de fax en ligne ne nécessitent aucun temps d'arrêt et sont configurés en quelques minutes. L'entreprise met en place des services avec le fournisseur de services et obtient des identifiants de connexion. Ils configurent leur compte d'utilisateur pour inclure les travailleurs clés qui ont besoin d'un accès. Les travailleurs reçoivent leurs identifiants de connexion par l'intermédiaire du fournisseur de services ou d'un administrateur réseau.

L'entreprise n'aura pas besoin d'équipement ou de fournitures supplémentaires pour utiliser les services. Les travailleurs se connectent à partir de n'importe quel appareil approuvé par l'entreprise. L'administrateur réseau surveille les connexions aux services de télécopie en ligne.

Protocoles de sécurité robustes

Les services de fax en ligne utilisent des protocoles de sécurité robustes pour protéger les documents commerciaux et les données confidentielles. Les services fonctionnent via des couches de socket sécurisées et un cryptage de haut niveau. Les travailleurs et les propriétaires saisissent les informations via une page Web sécurisée. L'équipe de sécurité du fournisseur de services surveille les connexions et s'assure qu'il n'y a aucun risque de sécurité.

Le fournisseur de services atténue les risques via le réseau et prévient les cyberattaques. L'ensemble du système est protégé par des schémas de sécurité robustes et bloque les accès non autorisés. Les utilisateurs doivent avoir un compte utilisateur validé et vérifié pour se connecter au service. Une fois que l'entreprise a payé ses frais, elle a accès aux services et peut utiliser toutes les fonctionnalités.

Un numéro de fax local pour l'entreprise

Une fois les services configurés, le fournisseur de services attribue un numéro de fax à l'entreprise. Lors de l'envoi ou de la réception de télécopies, l'entreprise utilise ce numéro. Cela donne plus de crédibilité à l'entreprise et encourage les clients et les entreprises à envoyer ou à recevoir des fax à partir de ce numéro.

Le numéro est local selon l'emplacement physique de l'entreprise. S'ils veulent envoyer ou recevoir des fax à l'international, le fournisseur de services propose des numéros de fax internationaux. L'entreprise choisit un numéro lors de la configuration de ses services de fax en ligne.

Les entreprises ont besoin de services de télécopie en ligne qui leur offrent fonctionnalité, rapidité et sécurité renforcée. Les services aux entreprises sont disponibles à un tarif forfaitaire en fonction du nombre de fax que l'entreprise envoie ou reçoit chaque mois. Les coûts sont plus faciles à contrôler et aident les entreprises à réduire leurs dépenses. De plus grands volumes de données arrivent en moins de temps et les services sont conformes aux normes HIPAA et aux réglementations informatiques.

Les entreprises obtiennent des signatures électroniques pour les documents juridiques et les contrats en quelques minutes. Les services facilitent l'obtention de documents plus rapidement et améliorent la productivité des travailleurs. En examinant les avantages des services, les entreprises voient qu'elles pourraient tirer le meilleur parti des services en ligne et éviter toutes les lacunes des services traditionnels.