Warum Online-Faxen die beste Wahl ist

Unternehmen nutzen eine Vielzahl von Unternehmensdiensten, um den täglichen Betrieb zu erledigen. Sie benötigen geschäftliche Telefone, Netzwerke und Faxoptionen. Beim Einrichten der Dienste überprüft der Geschäftsinhaber die Funktionen, Vorteile und Gesamtkosten. Online-Faxdienste sind vorteilhafte Optionen, die viele Unternehmen benötigen. Sie können vollständige Dokumente schneller an Geschäftspartner und Kunden senden.

Die Dienste sind bequemer für Unternehmen, die täglich Verträge und Dokumente versenden. Online-Faxen unterscheidet sich stark von herkömmlichen Faxdiensten. Unternehmen können die Services zu besser kontrollierten Kosten erhalten und ihre Betriebs- und Gemeinkosten senken. Faxdienste sind schnell und verwalten größere Datenmengen sicher und geschützt.

Erfüllt alle Normen und Vorschriften

Die Faxdienste müssen allen Normen und Vorschriften entsprechen und die Diensteanbieter überprüfen die Dienste laufend. Sie stellen sicher, dass die Dienste eine HIPAA-konforme Faxmöglichkeit bieten und alle vertraulichen Kundendaten schützen.

Faxdienste müssen verschlüsselt werden, um zu verhindern, dass Außenstehende Daten sehen, die online oder über die Faxdienste übertragen werden. Wenn Daten über die Faxe gestohlen werden, haften das Unternehmen und der Dienstanbieter. Indem Sie sich an die Vorschriften halten, besteht für niemanden das Risiko von Identitätsdiebstahl oder hohen Strafen für durchgesickerte Informationen.

Spart Geld und Zeit

Unternehmen sparen Geld und Zeit , indem sie sich für Online-Faxdienste entscheiden. Sie müssen weder ein Faxgerät noch das teure Papier kaufen, das die Geräte verbrauchen. Der Eigentümer kann eine Pauschalgebühr zahlen, die darauf basiert, wie viele Faxe er in einem Monat sendet oder empfängt.

Die Dienste verlangen nicht, dass sie Dokumente über ein Faxgerät scannen. Sie können Dokumente von ihren Geräten hochladen und überall auf der Welt versenden. Mitarbeiter senden Faxe, ohne anstehen zu müssen, um ein Faxgerät zu verwenden, und bleiben produktiver.

Hält alle Dokumente an einem Ort

Das Unternehmen richtet über den Dienstanbieter ein Benutzerkonto für seine Faxdienste ein. Alle Aufzeichnungen der vom Unternehmen gesendeten oder empfangenen Faxe verbleiben im Benutzerkonto. Der Eigentümer kann die Dokumente, die Faxzeit und andere Details zu jedem seiner Faxe überprüfen. Der Dienst bietet ihnen eine gründliche Aufzeichnung aller Faxe und Dokumente, die vom Unternehmen oder seinen Mitarbeitern gesendet werden. Es ist eine einfachere Möglichkeit zu bestätigen, wann und wohin das Unternehmen ein Fax gesendet hat.

Senden Sie Faxe von allen abgedeckten Geräten

Unternehmen und ihre Mitarbeiter verwenden eine Vielzahl von Geräten zum Senden und Empfangen von Faxen. Dies erleichtert es, die Faxe jedes Mal an den richtigen Mitarbeiter zu senden. Mitarbeiter mit den richtigen Anmeldeinformationen melden sich beim Unternehmenskonto an und verwalten Faxe. Das Unternehmen richtet individuelle Konten für Arbeitnehmer ein und gewährt ihnen Zugang entsprechend ihrer Sicherheitsüberprüfung. Der Eigentümer blockiert den Zugriff auf bestimmte Dokumente nach Bedarf.

Administratoren stellen Verbindungen für Workstations, Laptops, Tablets und Smartphones her. Mitarbeiter melden sich von jedem ihrer Geräte aus bei ihren Konten an. Der Dienstleister kann Verbindungen für alle Mitarbeiter gemäß den Anforderungen des Unternehmens herstellen.

Aktivieren elektronischer Signaturen

Viele Unternehmen nutzen Faxdienste, um Rechtsdokumente und Verträge an Partner und Kunden zu senden. Sie benötigen schnell Unterschriften auf diesen Dokumenten, und Faxdienste könnten einen schnelleren Zugriff ermöglichen. Die Dienste ermöglichen es Unternehmen, Dokumente elektronisch zu signieren. Das Unternehmen muss nicht warten, bis der Empfänger eine Kopie des unterschriebenen Dokuments erstellt und zurücksendet.

Die elektronische Signatursoftware ermöglicht es dem Empfänger, die Dokumente online zu unterzeichnen und das Dokument sofort zurückzusenden. Der Dienstleister bietet eine Anbindung an die Software, um die Signatur zu prüfen und rechtsverbindliche Dokumente zu erstellen. Das Unternehmen erhält eine Kopie des unterzeichneten Dokuments, nachdem es über den Dienst eingegangen ist.

Begrenzte Aufbauzeit

Die Online-Faxdienste erfordern keine Ausfallzeit und sind in wenigen Minuten eingerichtet. Das Unternehmen richtet Dienste beim Dienstanbieter ein und erhält Anmeldedaten. Sie richten ihr Benutzerkonto so ein, dass wichtige Mitarbeiter eingeschlossen werden, die Zugriff benötigen. Die Mitarbeiter erhalten ihre Zugangsdaten über den Dienstanbieter oder einen Netzwerkadministrator.

Das Unternehmen benötigt keine zusätzlichen Geräte oder Verbrauchsmaterialien, um die Dienste zu nutzen. Die Mitarbeiter melden sich von jedem vom Unternehmen genehmigten Gerät aus an. Der Netzwerkadministrator überwacht die Verbindungen zu den Online-Faxdiensten.

Robuste Sicherheitsprotokolle

Online-Faxdienste verwenden robuste Sicherheitsprotokolle, um Geschäftsdokumente und vertrauliche Daten zu schützen. Die Dienste arbeiten über gesicherte Socket-Layer und hochgradige Verschlüsselung. Die Arbeiter und Eigentümer geben Informationen über eine gesicherte Webseite ein. Das Sicherheitsteam des Dienstanbieters überwacht die Verbindungen und stellt sicher, dass keine Sicherheitsrisiken bestehen.

Der Dienstanbieter mindert Risiken über das Netzwerk und verhindert Cyberangriffe. Das gesamte System ist durch robuste Sicherheitssysteme geschützt und blockiert unbefugten Zugriff. Benutzer müssen über ein validiertes und verifiziertes Benutzerkonto verfügen, um sich beim Dienst anzumelden. Nachdem das Unternehmen seine Gebühren bezahlt hat, hat es Zugriff auf die Dienste und kann alle Funktionen nutzen.

Eine lokale Faxnummer für das Unternehmen

Nach Einrichtung der Dienste weist der Dienstanbieter dem Unternehmen eine Faxnummer zu. Beim Senden oder Empfangen von Faxen verwendet das Unternehmen diese Nummer. Es verleiht dem Unternehmen mehr Glaubwürdigkeit und ermutigt Kunden und Unternehmen, Faxe von dieser Nummer zu senden oder zu empfangen.

Die Nummer ist lokal entsprechend dem physischen Standort des Unternehmens. Wenn sie international Faxe versenden oder empfangen möchten, bietet der Dienstanbieter internationale Faxnummern an. Das Unternehmen wählt beim Einrichten seiner Online-Faxdienste eine Nummer aus.

Unternehmen benötigen Online-Faxdienste, die ihnen Funktionalität, Geschwindigkeit und erhöhte Sicherheit bieten. Die Business-Services sind zu einem Pauschalpreis erhältlich, der davon abhängt, wie viele Faxe das Unternehmen jeden Monat sendet oder empfängt. Die Kosten sind leichter zu kontrollieren und helfen Unternehmen, ihre Ausgaben zu senken. Größere Datenmengen kommen in kürzerer Zeit an, und die Dienste entsprechen den HIPAA-Standards und IT-Vorschriften.

Die Unternehmen erhalten innerhalb von Minuten elektronische Signaturen für Rechtsdokumente und Verträge. Die Dienste erleichtern das schnellere Abrufen von Dokumenten und steigern die Produktivität der Mitarbeiter. Durch die Überprüfung der Vorteile der Dienste sehen Unternehmen, dass sie mehr aus Online-Diensten herausholen und alle Mängel herkömmlicher Dienste vermeiden können.