Por que o fax on-line é a melhor escolha

As empresas usam uma variedade de serviços de negócios para concluir as operações diárias. Eles precisam de telefones comerciais, redes e opções de fax. Ao configurar os serviços, o proprietário da empresa analisa os recursos, benefícios e custos totais. Serviços de fax online são opções benéficas que muitas empresas precisam. Eles podem enviar documentos completos mais rapidamente para parceiros de negócios e clientes.

Os serviços são mais convenientes para empresas que enviam contratos e documentos diariamente. O fax online é muito diferente dos serviços de fax tradicionais. As empresas podem obter os serviços por um custo mais controlado e reduzir suas despesas operacionais e gerais. Os serviços de fax são rápidos e gerenciam grandes volumes de dados com segurança.

Está em conformidade com todas as normas e regulamentos

Os serviços de fax devem cumprir todos os padrões e regulamentos, e os provedores de serviços avaliam os serviços continuamente. Eles garantem que os serviços ofereçam uma oportunidade de fax compatível com HIPAA e protejam todos os dados confidenciais do cliente.

Os serviços de fax devem ser criptografados para evitar que pessoas de fora vejam quaisquer dados transmitidos online ou por meio dos serviços de fax. Se algum dado for roubado através dos faxes, a empresa e o prestador de serviços são responsáveis. Ao permanecer em conformidade, ninguém corre o risco de roubo de identidade ou penalidades pesadas por informações vazadas.

Economiza dinheiro e tempo

As empresas economizam dinheiro e tempo escolhendo serviços de fax online. Eles não precisarão comprar uma máquina de fax ou o papel caro que as máquinas usam. O proprietário pode pagar uma taxa fixa com base em quantos faxes envia ou recebe em um mês.

Os serviços não exigem que eles digitalizem documentos por meio de uma máquina de fax. Eles podem fazer upload de documentos de seus dispositivos e enviá-los para qualquer lugar do mundo. Os funcionários enviam faxes sem esperar na fila para usar uma máquina de fax e permanecem mais produtivos.

Mantém todos os documentos em um só lugar

A empresa configura uma conta de usuário por meio do provedor de serviços para seus serviços de fax. Todos os registros dos faxes que a empresa envia ou recebe permanecem na conta do usuário. O proprietário pode revisar os documentos, a hora do fax e outros detalhes sobre cada um de seus faxes. O serviço dá-lhes um registo completo de todos os faxes e documentos enviados pela empresa ou pelos seus trabalhadores. É uma maneira mais fácil de confirmar quando e para onde a empresa enviou um fax.

Enviar faxes de todos os dispositivos cobertos

As empresas e seus funcionários usam diversos dispositivos para enviar e receber faxes. Isso torna mais fácil enviar os faxes para o funcionário correto a cada vez. Trabalhadores com credenciais adequadas fazem login na conta da empresa e gerenciam faxes. A empresa cria contas individuais para os trabalhadores e dá-lhes acesso de acordo com a sua habilitação de segurança. O proprietário bloqueia o acesso a documentos específicos conforme necessário.

Os administradores estabelecem conexões para estações de trabalho, laptops, tablets e smartphones. Os trabalhadores fazem login em suas contas de qualquer um de seus dispositivos. O prestador de serviços pode estabelecer conexões para todos os trabalhadores de acordo com as necessidades da empresa.

Habilitando assinaturas eletrônicas

Muitas empresas usam serviços de fax para enviar documentos legais e contratos a parceiros e clientes. Eles precisam de assinaturas nesses documentos rapidamente, e os serviços de fax podem fornecer acesso mais rápido. Os serviços permitem que as empresas usem assinaturas eletrônicas para documentos. A empresa não terá que esperar que o destinatário faça uma cópia do documento assinado e o envie de volta.

O software de assinatura eletrônica permite que o destinatário assine os documentos on-line e envie o documento de volta imediatamente. O provedor de serviços oferece uma conexão com o software para verificar a assinatura e criar documentos juridicamente vinculativos. A empresa recebe uma cópia do documento assinado após o recebimento pelo serviço.

Tempo de configuração limitado

Os serviços de fax online não precisam de tempo de inatividade e são configurados em minutos. A empresa configura serviços com o provedor de serviços e obtém credenciais de login. Eles configuram sua conta de usuário para incluir os principais funcionários que precisam de acesso. Os trabalhadores recebem suas credenciais de login por meio do provedor de serviços ou de um administrador de rede.

A empresa não precisará de equipamentos ou suprimentos adicionais para usar os serviços. Os trabalhadores fazem login de qualquer dispositivo aprovado pela empresa. O administrador de rede monitora as conexões com os serviços de fax online.

Protocolos de segurança robustos

Os serviços de fax online usam protocolos de segurança robustos para proteger documentos comerciais e dados confidenciais. Os serviços operam por meio de camadas de soquete seguras e criptografia de alto nível. Os trabalhadores e proprietários inserem informações por meio de uma página da Web segura. A equipe de segurança do provedor de serviços monitora as conexões e garante que não haja riscos de segurança.

O provedor de serviços mitiga os riscos através da rede e previne ataques cibernéticos. Todo o sistema é protegido por esquemas de segurança robustos e bloqueia o acesso não autorizado. Os usuários devem ter uma conta de usuário validada e verificada para entrar no serviço. Depois que a empresa paga suas taxas, ela tem acesso aos serviços e pode usar todos os recursos.

Um número de fax local para a empresa

Depois de configurar os serviços, o provedor de serviços atribui um número de fax para a empresa. Ao enviar ou receber faxes, a empresa usa esse número. Dá mais credibilidade à empresa e incentiva clientes e empresas a enviar ou receber faxes do número.

O número é local de acordo com a localização física da empresa. Se eles quiserem enviar ou receber faxes internacionalmente, o provedor de serviços oferece números de fax internacionais. A empresa escolhe um número ao configurar seus serviços de fax online.

As empresas precisam de serviços de fax on-line que forneçam funcionalidade, velocidade e segurança aprimorada. Os serviços de negócios estão disponíveis por uma taxa fixa de acordo com quantos faxes a empresa envia ou recebe a cada mês. Os custos são mais fáceis de controlar e ajudam as empresas a diminuir os gastos. Volumes maiores de dados chegam em menos tempo e os serviços atendem aos padrões HIPAA e às regulamentações de TI.

As empresas obtêm assinaturas eletrônicas para documentos legais e contratos em minutos. Os serviços facilitam a obtenção de documentos mais rapidamente e melhoram a produtividade do trabalhador. Ao analisar os benefícios dos serviços, as empresas percebem que podem obter mais dos serviços online e evitar todas as deficiências dos serviços tradicionais.