Por qué el envío de faxes en línea es la mejor opción

Las empresas utilizan una variedad de servicios comerciales para completar las operaciones diarias. Necesitan teléfonos comerciales, redes y opciones de fax. Al configurar los servicios, el propietario de la empresa revisa las características, los beneficios y los costos totales. Los servicios de fax en línea son opciones beneficiosas que muchas empresas necesitan. Pueden enviar documentos completos más rápido a socios comerciales y clientes.

Los servicios son más convenientes para las empresas que envían contratos y documentos todos los días. El envío de faxes en línea es muy diferente a los servicios de fax tradicionales. Las empresas pueden obtener los servicios a un costo más controlado y reducir sus gastos operativos y generales. Los servicios de fax son rápidos y gestionan grandes volúmenes de datos de forma segura.

Cumple con todas las normas y reglamentos

Los servicios de fax deben cumplir con todos los estándares y regulaciones, y los proveedores de servicios evalúan los servicios de forma continua. Se aseguran de que los servicios ofrezcan una oportunidad de fax compatible con HIPAA y protejan todos los datos confidenciales de los clientes.

Los servicios de fax deben estar encriptados para evitar que personas externas vean los datos transmitidos en línea o a través de los servicios de fax. Si se roban datos a través de los faxes, la empresa y el proveedor del servicio son responsables. Al seguir cumpliendo, nadie corre el riesgo de robo de identidad o fuertes sanciones por información filtrada.

Ahorra dinero y tiempo

Las empresas ahorran tiempo y dinero al elegir los servicios de fax en línea. No necesitarán comprar una máquina de fax o el costoso papel que usan las máquinas. El propietario puede pagar una tarifa fija en función de la cantidad de faxes que envíe o reciba en un mes.

Los servicios no requieren que escaneen documentos a través de una máquina de fax. Pueden cargar documentos desde sus dispositivos y enviarlos a cualquier parte del mundo. Los trabajadores envían faxes sin esperar en la fila para usar una máquina de fax y ser más productivos.

Mantiene todos los documentos en un solo lugar

La empresa establece una cuenta de usuario a través del proveedor de servicios para sus servicios de fax. Todos los registros de los faxes que la empresa envía o recibe permanecen en la cuenta de usuario. El propietario puede revisar los documentos, la hora del fax y otros detalles sobre cada uno de sus faxes. El servicio les proporciona un registro exhaustivo de todos los faxes y documentos enviados desde la empresa o sus trabajadores. Es una forma más fácil de confirmar cuándo y dónde la empresa envió un fax.

Envíe faxes desde todos los dispositivos cubiertos

Las empresas y sus trabajadores utilizan una variedad de dispositivos para enviar y recibir faxes. Esto hace que sea más fácil enviar los faxes al trabajador correcto cada vez. Los trabajadores con las credenciales adecuadas inician sesión en la cuenta de la empresa y gestionan los faxes. La empresa establece cuentas individuales para los trabajadores y les da acceso de acuerdo con su autorización de seguridad. El propietario bloquea el acceso a documentos específicos según sea necesario.

Los administradores establecen conexiones para estaciones de trabajo, computadoras portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes. Los trabajadores inician sesión en sus cuentas desde cualquiera de sus dispositivos. El proveedor del servicio puede establecer conexiones para todos los trabajadores de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Habilitación de firmas electrónicas

Muchas empresas utilizan servicios de fax para enviar documentos legales y contratos a socios y clientes. Necesitan firmas en estos documentos rápidamente y los servicios de fax podrían proporcionar un acceso más rápido. Los servicios permiten a las empresas utilizar firmas electrónicas para documentos. La empresa no tendrá que esperar a que el destinatario haga una copia del documento firmado y lo devuelva.

El software de firma electrónica permite al destinatario firmar los documentos en línea y devolver el documento inmediatamente. El proveedor de servicios ofrece una conexión al software para verificar la firma y crear documentos legalmente vinculantes. La empresa recibe una copia del documento firmado después de recibirlo a través del servicio.

Tiempo de instalación limitado

Los servicios de fax en línea no necesitan tiempo de inactividad y se configuran en minutos. La empresa configura los servicios con el proveedor de servicios y obtiene las credenciales de inicio de sesión. Configuran su cuenta de usuario para incluir trabajadores clave que necesitan acceso. Los trabajadores reciben sus credenciales de inicio de sesión a través del proveedor de servicios o un administrador de red.

La empresa no necesitará equipos ni suministros adicionales para utilizar los servicios. Los trabajadores se registran desde cualquier dispositivo homologado por la empresa. El administrador de la red supervisa las conexiones a los servicios de fax en línea.

Protocolos de seguridad robustos

Los servicios de fax en línea utilizan sólidos protocolos de seguridad para proteger los documentos comerciales y los datos confidenciales. Los servicios operan a través de capas de conexión seguras y encriptación de alto grado. Los trabajadores y propietarios ingresan la información a través de una página web segura. El equipo de seguridad del proveedor de servicios supervisa las conexiones y se asegura de que no haya riesgos de seguridad.

El proveedor de servicios mitiga los riesgos a través de la red y previene los ciberataques. Todo el sistema está protegido por robustos esquemas de seguridad y bloquea el acceso no autorizado. Los usuarios deben tener una cuenta de usuario validada y verificada para iniciar sesión en el servicio. Después de que la empresa paga sus tarifas, tiene acceso a los servicios y puede usar todas las funciones.

Un número de fax local para la empresa

Después de configurar los servicios, el proveedor de servicios asigna un número de fax para la empresa. Al enviar o recibir faxes, la empresa utiliza este número. Da más credibilidad a la empresa y alienta a los clientes y empresas a enviar o recibir faxes desde el número.

El número es local de acuerdo a la ubicación física de la empresa. Si quieren enviar o recibir faxes a nivel internacional, el proveedor de servicios ofrece números de fax internacionales. La empresa elige un número al configurar sus servicios de fax en línea.

Las empresas necesitan servicios de fax en línea que les brinden funcionalidad, velocidad y mayor seguridad. Los servicios comerciales están disponibles a una tarifa plana de acuerdo con la cantidad de faxes que la empresa envía o recibe cada mes. Los costos son más fáciles de controlar y ayudan a las empresas a reducir sus gastos. Mayores volúmenes de datos llegan en menos tiempo y los servicios cumplen con los estándares HIPAA y las regulaciones de TI.

Las empresas obtienen firmas electrónicas para documentos legales y contratos en minutos. Los servicios facilitan la obtención de documentos con mayor rapidez y mejoran la productividad de los trabajadores. Al revisar los beneficios de los servicios, las empresas ven que pueden sacar más provecho de los servicios en línea y evitar todas las deficiencias de los servicios tradicionales.