Cara Membangun Kasus Bisnis untuk Manajemen Aset Digital

Jika Anda ingin meluncurkan alat manajemen aset digital (DAM), tetapi perlu meyakinkan pemegang anggaran terlebih dahulu, Anda harus dipersenjatai dengan fakta. Dalam bagian ini, kita melihat tiga manfaat komersial yang menarik dari alat DAM dan menguraikan cara cerdas dan sederhana untuk mengekspresikannya.

Anda menghadapi banyak tantangan dalam hal mengelola aset digital. Anda harus dapat menemukan, mengakses, mengedit, dan berbagi file dengan cepat untuk kampanye pemasaran, pemberdayaan penjualan, dan peluncuran produk. Aset tersebut mungkin tersebar di seluruh platform cloud dan hard drive. Juga, ada tantangan dalam mengelola akses secara internal dan eksternal.

Anda tidak dapat menskalakan pembuatan konten dalam lingkungan yang tersebar. Itu sebabnya perangkat lunak DAM dikembangkan; untuk membuat hal-hal lebih terorganisir, efisien, dan kolaboratif.

Item dapat dikonsolidasikan di satu tempat, sehingga mudah untuk mengontrol bagaimana aset digunakan. Tambahkan alat organisasi seperti penandaan metadata, kemampuan pencarian, dan fitur kontrol versi, dan perangkat lunak DAM membuat bekerja dengan konten jauh lebih mudah.

Teknologi DAM mengubah cara Anda membuat, mengelola, dan memanfaatkan aset. Dengan membuat satu sumber kebenaran untuk semua aset digital, Anda dapat dengan mudah menemukan, membagikan, dan mengedit file. Saat Anda berusaha untuk meningkatkan produksi konten Anda, memiliki platform DAM dapat memberdayakan tim kreatif Anda dan memperkuat manajemen merek.

Tetapi menunjukkan nilai itu bisa menjadi tantangan. Saat Anda bekerja dengan aset digital setiap hari dan melihat nilai fitur DAM, pemimpin tim Anda yang menangani anggaran perlu melihat manfaat tersebut secara komersial. Jadi, ketika saatnya tiba untuk membuat kasus bisnis Anda untuk platform DAM, Anda perlu tahu bagaimana menyampaikan ROI yang diwakilinya.

Memahami “ROI Keras” dan “ROI Lunak”

Jika Anda akan menghemat ribuan pound, dolar, atau euro sebulan dengan beralih dari satu platform ke platform lainnya, penghematan tersebut akan diterjemahkan ke dalam manfaat lain. Pandangan ROI ini disebut “ROI keras”, karena dapat diukur.

Meskipun ROI keras biasanya berfokus pada biaya, ROI juga dapat mengukur metrik terkait kinerja lainnya yang berkontribusi pada biaya tersebut. Saat mengajukan kasus kepada pembuat keputusan, angka-angka ini sering kali paling penting karena menunjukkan dampak komersial perangkat lunak.

Tetapi banyak platform memberikan manfaat yang kurang nyata yang sama-sama berharga. Jelas ada nilai bisnis dalam meningkatkan manajemen proses, integritas merek, dan kolaborasi, misalnya, tetapi mereka jarang memetakan secara bersih ke biaya karena hubungannya tidak langsung. “ROI Lunak” adalah ukuran kualitatif dari biaya tidak langsung ini.

Jika sistem yang ada membuat frustasi orang untuk melakukan pekerjaan mereka, mereka dapat menghasilkan pekerjaan lebih lambat, kurang berusaha, sampai pada titik mereka akhirnya memutuskan untuk berhenti dari pekerjaan mereka sama sekali.

Dengan membuat pekerjaan mereka tidak terlalu membuat frustrasi, Anda dapat meningkatkan produktivitas, yang mengarah pada kualitas yang lebih baik dan pekerjaan yang lebih menyenangkan. Karyawan tidak hanya memberikan nilai yang lebih baik, tetapi organisasi juga menghemat biaya untuk menggantinya. Contoh ini menunjukkan bagaimana nilai lunak yang diberikan oleh perangkat lunak pada akhirnya dapat diterjemahkan menjadi nilai keras.

Saat Anda perlu meluncurkan platform DAM, Anda harus meyakinkan seseorang yang ingin melihat nilai terukur. Untuk membuat kasus terkuat, Anda harus menerjemahkan manfaat ROI lunak DAM ke dalam istilah ROI keras, yang telah kami uraikan menggunakan tiga skenario di bawah ini:

Kasus 1: Lebih Sedikit Waktu yang Dihabiskan untuk Mencari Aset

Mengatakan bahwa tim Anda membuang terlalu banyak waktu untuk mencari file adalah satu hal, tetapi menunjukkan betapa banyak waktu yang terbuang adalah percakapan yang sama sekali berbeda. Sebuah studi Canto menemukan bahwa 30% pemasar menghabiskan waktu yang setara dengan tiga minggu atau lebih untuk mencari aset digital setiap tahun. Jika seorang karyawan menghasilkan £25 per jam, ini dapat membebani organisasi Anda £3.000 per karyawan setiap tahun.

Dikalikan dengan tim yang terdiri dari lima orang, itu adalah £15.000. Mengikuti implikasi dari waktu yang terbuang hingga kesimpulan logisnya memberikan angka ROI yang sulit yang dapat mendukung kasus bisnis Anda untuk platform DAM.

Kasus 2: Peningkatan Produktivitas dan Kualitas

Metrik produktivitas tradisional berfokus pada keluaran, tetapi ini bukan cara terbaik untuk menilai nilai yang diberikan tim Anda. Lagi pula, hanya menghasilkan banyak pekerjaan tidak berarti banyak jika aktivitas tersebut tidak memberikan hasil.

Mengurangi waktu pencarian untuk aset, menyederhanakan persetujuan, dan meningkatkan kolaborasi memungkinkan tim Anda menghasilkan konten yang lebih baik. Sebuah studi IDC mengungkapkan bahwa 79% organisasi meningkatkan pendapatan mereka sebesar 10% atau lebih berkat alat DAM, dengan 21% dari mereka melihat keuntungan lebih dari 40%.

Sementara hanya meningkatkan output dan waktu ke pasar berdampak pada angka-angka ini, peningkatan kualitas juga membentuk keuntungan pendapatan. Dengan menghubungkan hubungan antara produktivitas, kualitas, dan pendapatan, Anda dapat membuat alasan yang lebih kuat untuk manfaat platform DAM.

Kasus 3: Pengurangan Biaya Aset

Membuat aset digital menjadi mahal dengan cepat tanpa adanya sistem untuk mengelolanya secara efektif. Dalam beberapa kasus, gambar yang dapat digunakan dalam beberapa kampanye digunakan sekali dan kemudian dilupakan. Terkadang materi hilang dan kemudian dibuat ulang, pekerjaan menduplikasi. Lebih buruk lagi, beberapa aset dibuat dan kemudian tidak pernah digunakan.

Kegagalan untuk membuat sebagian besar pekerjaan desain menyebabkan kerugian yang signifikan dari waktu ke waktu. Platform DAM tidak hanya berdampak positif pada pendapatan, tetapi juga sangat membantu mengurangi biaya pembuatan aset digital. Studi IDC juga mengidentifikasi bahwa sebagian besar organisasi melihat pengurangan 10% dalam biaya setelah implementasi, dengan sedikit lebih dari setengahnya mengurangi biaya setidaknya 25%.

Meskipun sebagian dari penghematan ini adalah hasil dari penerapan aset secara lebih efektif, pendorong lainnya adalah kemampuan untuk menggunakan kembali aset di seluruh kampanye. Karena semuanya dapat dicari di satu tempat, dan dengan informasi file terkait seperti tanggal pembuatan dan penggunaan sebelumnya, aset dapat ditemukan dan digunakan kembali dengan percaya diri.

Yang penting, anggota baru dan anggota tim jarak jauh dapat menemukan konten sebelumnya yang belum pernah mereka ikuti. Ini menghindari duplikasi usaha, meningkatkan produktivitas tim Anda.

Cara terbaik untuk memaksimalkan ROI adalah dengan memilih platform yang menghemat waktu Anda, meningkatkan efisiensi, dan memberdayakan kreativitas. Canto menyediakan semua ini dan lebih banyak lagi dengan memungkinkan tim Anda memusatkan, mengatur, dan membagikan gambar, video, dan aset merek Anda melalui antarmuka visual yang ramping.

Pelajari cara mengomunikasikan nilai lunak dan keras secara efektif dari platform manajemen aset digital, dan dapatkan lebih banyak contoh dan kiat, dengan mengunduh panduan Canto: ROI DAM: Cara Membangun Kasus Bisnis untuk Manajemen Aset Digital .