Jak zbudować uzasadnienie biznesowe dla zarządzania zasobami cyfrowymi

Jeśli chcesz wdrożyć narzędzie do zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM), ale najpierw musisz przekonać posiadacza budżetu, musisz być uzbrojony w fakty. W tym artykule przyjrzymy się trzem przekonującym komercyjnym zaletom narzędzi DAM i przedstawimy inteligentne, proste sposoby ich wyrażenia.

Stoisz przed wieloma wyzwaniami, jeśli chodzi o zarządzanie zasobami cyfrowymi. Musisz mieć możliwość szybkiego lokalizowania, uzyskiwania dostępu, edytowania i udostępniania plików na potrzeby kampanii marketingowych, wspierania sprzedaży i wprowadzania produktów na rynek. Zasoby te mogą być rozproszone na platformach chmurowych i dyskach twardych. Ponadto istnieje wyzwanie związane z zarządzaniem dostępem wewnętrznie i zewnętrznie.

Nie można skalować tworzenia treści w rozproszonym środowisku. Dlatego powstało oprogramowanie DAM; aby wszystko było bardziej zorganizowane, usprawnione i oparte na współpracy.

Pozycje można konsolidować w jednym miejscu, co ułatwia kontrolowanie sposobu wykorzystania zasobów. Dodaj narzędzia organizacyjne, takie jak tagowanie metadanych, funkcje wyszukiwania i funkcje kontroli wersji, a oprogramowanie DAM znacznie ułatwi pracę z zawartością.

Technologia DAM zmienia sposób tworzenia, zarządzania i wykorzystywania zasobów. Tworząc jedno źródło informacji dla wszystkich zasobów cyfrowych, możesz łatwo lokalizować, udostępniać i edytować pliki. Gdy chcesz skalować produkcję treści, posiadanie platformy DAM może wzmocnić Twój zespół kreatywny i wzmocnić zarządzanie marką.

Ale wykazanie tej wartości może być wyzwaniem. Podczas codziennej pracy z zasobami cyfrowymi i dostrzegania wartości funkcji DAM lider zespołu, który zajmuje się budżetami, będzie musiał dostrzec te korzyści w kategoriach komercyjnych. Kiedy więc nadejdzie czas, aby przedstawić uzasadnienie biznesowe dla platformy DAM, musisz wiedzieć, jak przekazać zwrot z inwestycji, który reprezentuje.

Zrozumienie „Twardego ROI” i „Miękkiego ROI”

Jeśli zamierzasz zaoszczędzić tysiące funtów, dolarów lub euro miesięcznie, przechodząc z jednej platformy na drugą, te oszczędności przełożą się na inne korzyści. Ten widok ROI nazywa się „twardym ROI”, ponieważ jest mierzalny.

Chociaż twardy zwrot z inwestycji zazwyczaj koncentruje się na kosztach, może również mierzyć inne wskaźniki związane z wydajnością, które przyczyniają się do tych kosztów. Przy przedstawianiu argumentów decydentom te liczby są często najważniejsze, ponieważ pokazują komercyjny wpływ oprogramowania.

Jednak wiele platform zapewnia mniej namacalne korzyści, które są równie cenne. Na przykład doskonalenie zarządzania procesami, integralności marki i współpracy ma wyraźną wartość biznesową, ale rzadko są one wyraźnie odwzorowywane na koszty, ponieważ relacje nie są tak bezpośrednie. „Miękki zwrot z inwestycji” jest jakościową miarą tych kosztów pośrednich.

Jeśli istniejący system sprawia, że ​​wykonywanie pracy jest dla ludzi frustrujące, mogą pracować wolniej, wkładając w to mniej wysiłku, do tego stopnia, że ​​w końcu mogą całkowicie zrezygnować z pracy.

Sprawiając, że ich praca jest mniej frustrująca, możesz zwiększyć produktywność, co prowadzi do lepszej jakości i przyjemniejszej pracy. Nie tylko ten pracownik zapewnia lepszą wartość, ale organizacja oszczędza również koszty ich wymiany. Ten przykład pokazuje, w jaki sposób miękka wartość dostarczona przez oprogramowanie może ostatecznie przełożyć się na twardą wartość.

Kiedy musisz zaprezentować platformę DAM, musisz przekonać kogoś, kto chce zobaczyć wymierną wartość. Aby przedstawić najmocniejszy argument, musisz przełożyć korzyści z miękkiego ROI z DAM na warunki twardego ROI, które opisaliśmy w trzech scenariuszach poniżej:

Przypadek 1: Mniej czasu spędzonego na poszukiwaniu aktywów

Mówienie, że Twój zespół marnuje zbyt dużo czasu na szukanie plików, to jedno, ale wykazanie, ile czasu zostało zmarnowane, to zupełnie inna rozmowa. Badanie Canto wykazało, że 30% marketerów spędza co roku równowartość trzech tygodni lub więcej na poszukiwaniu zasobów cyfrowych. Jeśli pracownik zarabia 25 GBP na godzinę, może to kosztować Twoją organizację 3000 GBP na pracownika każdego roku.

Po pomnożeniu przez pięcioosobowy zespół daje to 15 000 funtów. Podążanie za konsekwencjami zmarnowanego czasu aż do logicznego wniosku zapewnia wysoki wskaźnik zwrotu z inwestycji, który może wzmocnić uzasadnienie biznesowe dla platformy DAM.

Przypadek 2: Poprawa produktywności i jakości

Tradycyjne wskaźniki produktywności koncentrują się na wynikach, ale nie jest to najlepszy sposób na ocenę wartości, jaką przynosi Twój zespół. W końcu zwykłe wydawanie dużej ilości pracy niewiele znaczy, jeśli aktywność nie przynosi rezultatów.

Skrócenie czasu wyszukiwania zasobów, usprawnienie zatwierdzania i poprawa współpracy umożliwiają zespołowi tworzenie lepszych treści. Badanie IDC wykazało, że 79% organizacji zwiększyło swoje przychody o 10% lub więcej dzięki narzędziom DAM, a 21% z nich odnotowało wzrost o ponad 40%.

Podczas gdy zwykłe zwiększenie produkcji i czasu wprowadzenia na rynek ma wpływ na te liczby, poprawa jakości również wpływa na wzrost przychodów. Łącząc relację między produktywnością, jakością i przychodami, możesz znacznie lepiej uzasadnić korzyści płynące z platformy DAM.

Przypadek 3: Zmniejszone koszty aktywów

Tworzenie zasobów cyfrowych szybko staje się kosztowne bez systemu do efektywnego zarządzania nimi. W niektórych przypadkach obraz, który można wykorzystać w wielu kampaniach, jest używany raz, a potem zapominany. Czasami materiały są gubione, a następnie odtwarzane, powielając pracę. Co gorsza, niektóre aktywa są tworzone i nigdy nie są używane.

Niewykorzystanie w pełni prac projektowych powoduje z czasem znaczne straty. Platforma DAM ma nie tylko pozytywny wpływ na przychody, ale także bardzo pomaga obniżyć koszty tworzenia zasobów cyfrowych. Badanie IDC wykazało również, że zdecydowana większość organizacji dostrzega 10% redukcję kosztów po wdrożeniu, przy czym nieco ponad połowa z nich redukuje koszty o co najmniej 25%.

Chociaż niektóre z tych oszczędności wynikają z efektywniejszego wdrażania zasobów, innym czynnikiem jest możliwość ponownego wykorzystania zasobów w różnych kampaniach. Ponieważ wszystko można przeszukiwać w jednym miejscu, a wraz z powiązanymi informacjami o plikach, takimi jak data utworzenia i poprzednie użycie, zasoby można bez obaw wyszukiwać i zmieniać ich przeznaczenie.

Co ważne, nowi dołączający i zdalni członkowie zespołu mogą znaleźć poprzednie treści, z którymi nie mieli do czynienia. Pozwala to uniknąć powielania wysiłków, zwiększając produktywność Twojego zespołu.

Najlepszym sposobem na maksymalizację zwrotu z inwestycji jest wybór platformy, która oszczędza czas, poprawia wydajność i pobudza kreatywność. Canto zapewnia to wszystko i jeszcze więcej, umożliwiając zespołom centralizację, organizowanie i udostępnianie zdjęć, filmów i zasobów marki za pomocą uproszczonego, wizualnego interfejsu.

Dowiedz się, jak skutecznie komunikować miękką i twardą wartość platformy do zarządzania zasobami cyfrowymi oraz uzyskaj więcej przykładów i wskazówek, pobierając przewodnik Canto: ROI of DAM: How to Build a Business Case for Digital Asset Management .