Как создать бизнес-кейс для управления цифровыми активами

Если вы хотите развернуть инструмент управления цифровыми активами (DAM), но вам нужно сначала убедить держателя бюджета, вам нужно вооружиться фактами. В этой статье мы рассмотрим три неоспоримых коммерческих преимущества инструментов DAM и наметим умные и простые способы их выражения.

Вы сталкиваетесь со многими проблемами, когда дело доходит до управления цифровыми активами. Вы должны иметь возможность быстро находить, получать доступ, редактировать и обмениваться файлами для маркетинговых кампаний, обеспечения продаж и запуска продуктов. Эти активы могут быть разбросаны по облачным платформам и жестким дискам. Кроме того, существует проблема управления внутренним и внешним доступом.

Вы не можете масштабировать создание контента в разбросанной среде. Вот почему было разработано программное обеспечение DAM; чтобы сделать вещи более организованными, упорядоченными и совместными.

Элементы могут быть объединены в одном месте, что упрощает контроль за использованием активов. Добавьте организационные инструменты, такие как теги метаданных, возможности поиска и функции контроля версий, и программное обеспечение DAM значительно упростит работу с контентом.

Технология DAM меняет способ создания, управления и использования ресурсов. Создав единый источник достоверной информации для всех цифровых активов, вы сможете легко находить файлы, делиться ими и редактировать их. Поскольку вы стремитесь масштабировать производство контента, наличие платформы DAM может расширить возможности вашей творческой команды и укрепить управление брендом.

Но демонстрация этой ценности может быть проблемой. В то время как вы работаете с цифровыми активами каждый день и видите ценность функций DAM, руководитель вашей группы, который управляет бюджетами, должен будет видеть эти преимущества в коммерческом плане. Поэтому, когда придет время обосновать бизнес-обоснование платформы DAM, вам нужно знать, как передать окупаемость инвестиций, которую она представляет.

Понимание «жесткого ROI» и «мягкого ROI»

Если вы собираетесь экономить тысячи фунтов, долларов или евро в месяц, переходя с одной платформы на другую, эта экономия превратится в другие преимущества. Такой взгляд на рентабельность инвестиций называется «жесткой рентабельностью инвестиций», потому что ее можно измерить.

Хотя жесткий ROI обычно фокусируется на затратах, он также может измерять другие показатели, связанные с производительностью, которые влияют на эти затраты. При обращении к лицам, принимающим решения, эти цифры часто являются наиболее важными, поскольку они демонстрируют коммерческое влияние программного обеспечения.

Но многие платформы предоставляют менее ощутимые преимущества, которые не менее ценны. Например, улучшение управления процессами, целостности бренда и совместной работы имеет очевидную ценность для бизнеса, но они редко четко соотносятся с затратами, потому что отношения не такие прямые. «Мягкая рентабельность инвестиций» — это качественная мера этих косвенных затрат.

Если существующая система мешает людям выполнять свою работу, они могут выполнять работу медленнее, прилагая меньше усилий, вплоть до того, что в конечном итоге они могут решить вообще бросить свою работу.

Делая их работу менее разочаровывающей, вы можете повысить производительность, что приводит к более высокому качеству и более приятной работе. Мало того, что этот сотрудник обеспечивает большую ценность, но организация также экономит затраты на их замену. Этот пример демонстрирует, как мягкое значение, предоставляемое программным обеспечением, может в конечном итоге преобразоваться в жесткое значение.

Когда вам нужно представить платформу DAM, вам нужно будет убедить кого-то, кто хочет увидеть измеримую ценность. Чтобы сделать самый сильный аргумент, вам нужно перевести преимущества мягкой окупаемости DAM в термины жесткой окупаемости, которые мы изложили, используя три сценария ниже:

Пример 1: меньше времени тратится на поиск активов

Сказать, что ваша команда тратит слишком много времени на поиск файлов, — это одно, а продемонстрировать, сколько времени тратится впустую, — это совсем другой разговор. Исследование Canto показало, что 30% маркетологов тратят эквивалент трех недель или более на поиск цифровых активов каждый год. Если сотрудник зарабатывает 25 фунтов стерлингов в час, это может стоить вашей организации 3000 фунтов стерлингов на одного сотрудника в год.

Если умножить на команду из пяти человек, получится 15 000 фунтов стерлингов. Отслеживая последствия потерянного времени до его логического завершения, вы получаете точную цифру рентабельности инвестиций, которая может поддержать ваше экономическое обоснование для платформы DAM.

Случай 2: Повышение производительности и качества

Традиционные показатели производительности сосредоточены на результатах, но это не лучший способ оценить ценность, которую приносит ваша команда. В конце концов, простое выполнение большого количества работы не имеет большого значения, если эта деятельность не дает результатов.

Сокращение времени поиска ресурсов, оптимизация утверждений и улучшение совместной работы позволяют вашей команде создавать более качественный контент. Исследование IDC показало, что 79 % организаций увеличили свои доходы на 10 % и более благодаря инструментам DAM, при этом 21 % из них добились роста более чем на 40 %.

В то время как простое увеличение объема производства и времени выхода на рынок влияет на эти цифры, повышение качества также влияет на рост доходов. Соединяя взаимосвязь между производительностью, качеством и доходом, вы можете намного убедительнее обосновать преимущества платформы DAM.

Случай 3: Снижение стоимости активов

Создание цифровых активов быстро становится дорогим без системы для эффективного управления ими. В некоторых случаях изображение, которое можно использовать в нескольких кампаниях, используется один раз, а затем забывается. Иногда материалы теряются, а затем воссоздаются, дублируя работу. Хуже того, некоторые активы создаются, а затем никогда не используются.

Неспособность максимально эффективно использовать проектные работы приводит к значительным потерям с течением времени. Платформа DAM не только положительно влияет на доход, но и значительно снижает затраты на создание цифровых активов. Исследование IDC также показало, что подавляющее большинство организаций наблюдают снижение расходов на 10% после внедрения, при этом немногим более половины из них сокращают расходы как минимум на 25%.

Хотя часть этой экономии является результатом более эффективного развертывания ресурсов, другим фактором является возможность повторного использования ресурсов в разных кампаниях. Поскольку все доступно для поиска в одном месте, а связанная информация о файле, такая как дата создания и предыдущее использование, позволяет с уверенностью находить ресурсы и повторно использовать их.

Важно отметить, что новые участники и удаленные члены команды могут найти предыдущий контент, с которым они не были связаны. Это позволяет избежать дублирования усилий, повышая производительность вашей команды.

Лучший способ максимизировать рентабельность инвестиций — выбрать платформу, которая сэкономит ваше время, повысит эффективность и расширит возможности для творчества. Canto предоставляет все это и многое другое, позволяя вашим командам централизовать, упорядочивать и обмениваться изображениями, видео и активами бренда через оптимизированный визуальный интерфейс.

Узнайте, как эффективно сообщать о реальных и реальных преимуществах платформы управления цифровыми активами, и получите дополнительные примеры и советы, загрузив руководство Canto: ROI of DAM: How to Build a Business Case for Digital Asset Management .