Come costruire un business case per la gestione delle risorse digitali

Se desideri implementare uno strumento di gestione delle risorse digitali (DAM), ma devi prima convincere un detentore del budget, devi essere armato con i fatti. In questo pezzo, diamo un'occhiata a tre interessanti vantaggi commerciali degli strumenti DAM e delineiamo modi semplici e intelligenti per esprimerli.

Devi affrontare molte sfide quando si tratta di gestire le risorse digitali. Devi essere in grado di individuare, accedere, modificare e condividere rapidamente i file per le campagne di marketing, l'abilitazione alle vendite e il lancio di prodotti. Tali risorse potrebbero essere sparse su piattaforme cloud e dischi rigidi. Inoltre, c'è la sfida di gestire l'accesso internamente ed esternamente.

Non puoi ridimensionare la creazione di contenuto all'interno di un ambiente sparso. Ecco perché è stato sviluppato il software DAM; per rendere le cose più organizzate, snelle e collaborative.

Gli elementi possono essere consolidati in un'unica posizione, semplificando il controllo del modo in cui vengono utilizzati gli asset. Aggiungi strumenti organizzativi come tagging dei metadati, funzionalità di ricerca e funzioni di controllo della versione e il software DAM rende molto più semplice lavorare con i contenuti.

La tecnologia DAM cambia il modo in cui crei, gestisci e utilizzi le risorse. Creando un'unica fonte di verità per tutte le risorse digitali, puoi facilmente individuare, condividere e modificare i file. Mentre cerchi di scalare la tua produzione di contenuti, avere una piattaforma DAM può potenziare il tuo team creativo e rafforzare la gestione del marchio.

Ma dimostrare quel valore può essere una sfida. Mentre lavori con le risorse digitali ogni giorno e vedi il valore delle funzionalità DAM, il tuo team leader che gestisce i budget dovrà vedere quei vantaggi in termini commerciali. Quindi, quando arriva il momento di creare il tuo business case per una piattaforma DAM, devi sapere come trasmettere il ROI che rappresenta.

Comprensione dell'"Hard ROI" e del "Soft ROI"

Se hai intenzione di risparmiare migliaia di sterline, dollari o euro al mese passando da una piattaforma all'altra, quei risparmi si tradurranno in altri vantaggi. Questa visione del ROI è chiamata “hard ROI”, perché è misurabile.

Sebbene l'hard ROI in genere si concentri sui costi, può anche misurare altre metriche relative alle prestazioni che contribuiscono a tali costi. Quando si presenta un caso ai responsabili delle decisioni, questi numeri sono spesso i più importanti in quanto dimostrano l'impatto commerciale di un software.

Ma molte piattaforme offrono vantaggi meno tangibili che sono ugualmente preziosi. C'è chiaramente un valore aziendale nel migliorare la gestione dei processi, l'integrità del marchio e la collaborazione, ad esempio, ma raramente si associano in modo netto ai costi perché le relazioni non sono così dirette. Il "Soft ROI" è una misura qualitativa di questi costi indiretti.

Se un sistema esistente rende frustrante per le persone svolgere il proprio lavoro, possono produrre lavoro più lentamente, impegnando meno sforzi, al punto che alla fine potrebbero decidere di lasciare del tutto il proprio lavoro.

Rendendo il loro lavoro meno frustrante puoi aumentare la produttività, il che porta a una migliore qualità e un lavoro più piacevole. Non solo quel dipendente fornisce un valore migliore, ma l'organizzazione sta anche risparmiando sui costi di sostituzione. Questo esempio dimostra come il valore soft fornito dal software possa eventualmente tradursi in un valore hard.

Quando devi lanciare una piattaforma DAM, devi persuadere qualcuno che vuole vedere un valore misurabile. Per fare il caso più forte, dovrai tradurre i vantaggi del ROI soft di DAM in termini di ROI hard, che abbiamo delineato utilizzando tre scenari di seguito:

Caso 1: meno tempo dedicato alla ricerca di risorse

Dire che il tuo team perde troppo tempo alla ricerca di file è una cosa, ma dimostrare quanto tempo viene sprecato è una conversazione completamente diversa. Uno studio di Canto ha rilevato che il 30% degli esperti di marketing trascorre l'equivalente di tre settimane o più alla ricerca di risorse digitali ogni anno. Se un dipendente guadagna £ 25 l'ora, questo potrebbe costare alla tua organizzazione £ 3.000 per dipendente ogni anno.

Moltiplicato per una squadra di cinque, sono £ 15.000. Seguendo le implicazioni della perdita di tempo fino alla sua logica conclusione, si fornisce una cifra di ROI difficile che può rafforzare il tuo business case per una piattaforma DAM.

Caso 2: produttività e qualità migliorate

Le metriche di produttività tradizionali si concentrano sull'output, ma questo non è il modo migliore per valutare il valore apportato dal tuo team. Dopotutto, semplicemente sfornare molto lavoro non significa molto se l'attività non sta creando risultati.

La riduzione dei tempi di ricerca delle risorse, la semplificazione delle approvazioni e il miglioramento della collaborazione consentono al tuo team di produrre contenuti migliori. Uno studio IDC ha rivelato che il 79% delle organizzazioni ha aumentato le proprie entrate del 10% o più grazie agli strumenti DAM, con il 21% di esse che ha registrato guadagni superiori al 40%.

Sebbene il semplice aumento della produzione e del time-to-market abbia un impatto su questi numeri, i miglioramenti nella qualità determinano anche i guadagni in termini di entrate. Collegando la relazione tra produttività, qualità e ricavi, puoi rafforzare notevolmente i vantaggi di una piattaforma DAM.

Caso 3: riduzione dei costi degli asset

La creazione di risorse digitali diventa rapidamente costosa senza un sistema in atto per gestirle in modo efficace. In alcuni casi, un'immagine che potrebbe essere utilizzata in più campagne viene utilizzata una volta e poi dimenticata. A volte i materiali vengono persi e poi ricreati, duplicando il lavoro. Peggio ancora, alcune risorse vengono create e poi mai utilizzate.

Non riuscire a sfruttare al meglio il lavoro di progettazione provoca nel tempo perdite significative. Una piattaforma DAM non solo ha un impatto positivo sulle entrate, ma fa anche molto per ridurre i costi di creazione di risorse digitali. Lo studio di IDC ha anche identificato che la stragrande maggioranza delle organizzazioni vede una riduzione dei costi del 10% dopo l'implementazione, con poco più della metà di esse che riduce i costi di almeno il 25%.

Sebbene alcuni di questi risparmi siano il risultato di un'implementazione più efficace delle risorse, un altro fattore trainante è la capacità di riutilizzare le risorse nelle campagne. Poiché tutto è ricercabile in un unico posto e con le informazioni sui file associate come la data di creazione e l'utilizzo precedente, le risorse possono essere trovate e riproposte con sicurezza.

È importante sottolineare che i nuovi partecipanti e i membri del team remoti possono trovare contenuti precedenti con cui non sono stati coinvolti. Ciò evita la duplicazione degli sforzi, potenziando la produttività del tuo team.

Il modo migliore per massimizzare il ROI è scegliere una piattaforma che ti fa risparmiare tempo, migliora l'efficienza e potenzia la creatività. Canto offre tutto questo e molto altro consentendo ai tuoi team di centralizzare, organizzare e condividere immagini, video e risorse del marchio attraverso un'interfaccia visiva semplificata.

Scopri come comunicare in modo efficace il valore soft e hard di una piattaforma di gestione delle risorse digitali e ottieni altri esempi e suggerimenti scaricando la guida di Canto: Il ROI di DAM: come creare un caso aziendale per la gestione delle risorse digitali .