วิธีสร้างกรณีศึกษาทางธุรกิจสำหรับการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล

หากคุณต้องการเปิดตัวเครื่องมือการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) แต่จำเป็นต้องโน้มน้าวให้ผู้ถืองบประมาณก่อน คุณต้องเตรียมข้อเท็จจริงให้พร้อม ในงานชิ้นนี้ เราจะพิจารณาประโยชน์เชิงพาณิชย์ที่น่าสนใจสามประการของเครื่องมือ DAM และสรุปวิธีง่ายๆ ในการแสดงออกอย่างชาญฉลาด

คุณเผชิญกับความท้าทายมากมายในการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล คุณต้องสามารถค้นหา เข้าถึง แก้ไข และแชร์ไฟล์ได้อย่างรวดเร็วสำหรับแคมเปญการตลาด การเปิดใช้งานการขาย และการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ ทรัพย์สินเหล่านั้นอาจกระจัดกระจายไปตามแพลตฟอร์มคลาวด์และฮาร์ดไดรฟ์ นอกจากนี้ยังมีความท้าทายในการจัดการการเข้าถึงภายในและภายนอก

คุณไม่สามารถปรับขนาดการสร้างเนื้อหาภายในสภาพแวดล้อมที่กระจัดกระจาย นั่นคือเหตุผลที่ซอฟต์แวร์ DAM ได้รับการพัฒนา เพื่อทำให้สิ่งต่าง ๆ มีระเบียบ คล่องตัว และทำงานร่วมกันมากขึ้น

สามารถรวมรายการต่างๆ ไว้ในที่เดียว ทำให้ง่ายต่อการควบคุมวิธีการใช้สินทรัพย์ เพิ่มเครื่องมือขององค์กร เช่น การแท็กข้อมูลเมตา ความสามารถในการค้นหา และคุณสมบัติการควบคุมเวอร์ชัน และซอฟต์แวร์ DAM ทำให้การทำงานกับเนื้อหาง่ายขึ้นมาก

เทคโนโลยี DAM เปลี่ยนแปลงวิธีการสร้าง จัดการ และใช้ทรัพย์สินของคุณ ด้วยการสร้างแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวสำหรับสินทรัพย์ดิจิทัลทั้งหมด คุณสามารถค้นหา แชร์ และแก้ไขไฟล์ได้อย่างง่ายดาย ในขณะที่คุณพยายามขยายการผลิตเนื้อหาของคุณ การมีแพลตฟอร์ม DAM สามารถเพิ่มพลังให้ทีมสร้างสรรค์ของคุณและเสริมสร้างการจัดการแบรนด์ได้

แต่การแสดงให้เห็นคุณค่านั้นอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย ในขณะที่คุณทำงานกับสินทรัพย์ดิจิทัลทุกวันและเห็นคุณค่าของคุณสมบัติ DAM หัวหน้าทีมของคุณที่จัดการงบประมาณจะต้องเห็นประโยชน์เหล่านั้นในแง่การค้า ดังนั้นเมื่อถึงเวลาสร้างกรณีศึกษาทางธุรกิจของคุณสำหรับแพลตฟอร์ม DAM คุณจำเป็นต้องรู้วิธีถ่ายทอด ROI ที่เป็นตัวแทน

ทำความเข้าใจ “Hard ROI” และ “Soft ROI”

หากคุณกำลังจะประหยัดเงินได้หลายพันปอนด์ ดอลลาร์ หรือยูโรต่อเดือนโดยการเปลี่ยนจากแพลตฟอร์มหนึ่งไปยังอีกแพลตฟอร์มหนึ่ง การออมเหล่านั้นจะแปลงเป็นผลประโยชน์อื่นๆ มุมมองของ ROI นี้เรียกว่า “ฮาร์ด ROI” เพราะสามารถวัดได้

แม้ว่า ROI ที่แท้จริงจะเน้นที่ต้นทุน แต่ก็สามารถวัดเมตริกที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพอื่นๆ ที่ส่งผลต่อต้นทุนเหล่านั้นได้ เมื่อกล่าวถึงผู้มีอำนาจตัดสินใจ ตัวเลขเหล่านี้มักจะมีความสำคัญมากที่สุดเนื่องจากแสดงให้เห็นถึงผลกระทบเชิงพาณิชย์ของซอฟต์แวร์

แต่หลายแพลตฟอร์มให้ประโยชน์ที่จับต้องได้น้อยกว่าซึ่งมีค่าเท่ากัน คุณค่าทางธุรกิจที่ชัดเจนในการปรับปรุงการจัดการกระบวนการ ความสมบูรณ์ของแบรนด์ และการทำงานร่วมกัน เป็นต้น แต่แทบจะไม่มีการวางแผนอย่างถี่ถ้วนกับต้นทุนเนื่องจากความสัมพันธ์ไม่ได้โดยตรง “Soft ROI” เป็นการวัดเชิงคุณภาพของต้นทุนทางอ้อมเหล่านี้

หากระบบที่มีอยู่ทำให้คนไม่สามารถทำงานได้ พวกเขาอาจทำงานช้าลง ใช้ความพยายามน้อยลง จนถึงจุดที่พวกเขาอาจตัดสินใจลาออกจากงานโดยสิ้นเชิง

โดยทำให้งานของพวกเขาน่าหงุดหงิดน้อยลง คุณสามารถเพิ่มผลผลิต ซึ่งนำไปสู่คุณภาพที่ดีขึ้นและการทำงานที่สนุกสนานยิ่งขึ้น พนักงานคนนั้นไม่เพียงให้คุณค่าที่ดีกว่าเท่านั้น แต่องค์กรยังประหยัดค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนพวกเขาอีกด้วย ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นว่าค่าซอฟต์ที่ให้โดยซอฟต์แวร์สามารถแปลเป็นค่าฮาร์ดได้อย่างไร

เมื่อคุณต้องการนำเสนอแพลตฟอร์ม DAM คุณจะต้องชักชวนใครสักคนที่ต้องการเห็นคุณค่าที่วัดได้ ในการสร้างกรณีที่ดีที่สุด คุณจะต้องแปลประโยชน์ของ soft ROI ของ DAM เป็นคำ ROI แบบตายตัว ซึ่งเราได้สรุปไว้โดยใช้สามสถานการณ์ด้านล่าง:

กรณีที่ 1: ใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาทรัพย์สิน

การบอกว่าทีมของคุณเสียเวลามากเกินไปในการค้นหาไฟล์นั้นเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การแสดงให้เห็นว่าเสียเวลาไปมากเพียงใดนั้นเป็นการสนทนาที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง ผลการศึกษาของ Canto พบว่า 30% ของนักการตลาดใช้เวลาเทียบเท่ากับ 3 สัปดาห์ขึ้นไปในการค้นหาสินทรัพย์ดิจิทัลในแต่ละปี หากพนักงานทำเงินได้ 25 ปอนด์ต่อชั่วโมง องค์กรของคุณอาจต้องเสียเงิน 3,000 ปอนด์ต่อพนักงานต่อปี

คูณในทีมที่มีทั้งหมด 5 คน นั่นคือ 15,000 ปอนด์ การติดตามผลของเวลาที่สูญเปล่าไปจนถึงข้อสรุปเชิงตรรกะจะให้ตัวเลข ROI ที่ชัดเจนซึ่งสามารถสนับสนุนกรณีธุรกิจของคุณสำหรับแพลตฟอร์ม DAM

กรณีที่ 2: ผลผลิตและคุณภาพที่ดีขึ้น

ตัวชี้วัดประสิทธิภาพการทำงานแบบดั้งเดิมมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ แต่นี่ไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการประเมินคุณค่าที่ทีมของคุณนำมา ท้ายที่สุด การทำงานจำนวนมากไม่ได้หมายความว่าอะไรมากหากกิจกรรมนั้นไม่ได้สร้างผลลัพธ์

การลดเวลาในการค้นหาเนื้อหา เพิ่มความคล่องตัวในการอนุมัติ และปรับปรุงการทำงานร่วมกันช่วยให้ทีมของคุณผลิตเนื้อหาได้ดียิ่งขึ้น ผลการศึกษาของ IDC เปิดเผยว่า 79% ขององค์กรมีรายได้เพิ่มขึ้น 10% หรือมากกว่าด้วยเครื่องมือ DAM โดย 21% ขององค์กรได้รับผลกำไรมากกว่า 40%

แม้ว่าการเพิ่มผลผลิตและเวลาในการออกสู่ตลาดจะส่งผลต่อตัวเลขเหล่านี้ การปรับปรุงคุณภาพยังส่งผลต่อรายได้อีกด้วย ด้วยการเชื่อมโยงความสัมพันธ์ระหว่างประสิทธิภาพการทำงาน คุณภาพ และรายได้ คุณสามารถสร้างเคสที่แข็งแกร่งขึ้นมากสำหรับประโยชน์ของแพลตฟอร์ม DAM

กรณีที่ 3: ลดต้นทุนสินทรัพย์

การสร้างสินทรัพย์ดิจิทัลมีราคาแพงอย่างรวดเร็วหากไม่มีระบบในการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ในบางกรณี รูปภาพที่สามารถนำไปใช้ในหลายแคมเปญได้ถูกใช้ครั้งเดียวแล้วลืมไป บางครั้งวัสดุสูญหายและสร้างใหม่ซ้ำซ้อน ที่แย่ไปกว่านั้นคือ สินทรัพย์บางส่วนถูกสร้างขึ้นแล้วไม่เคยใช้เลย

การไม่ใช้ประโยชน์สูงสุดจากงานออกแบบทำให้เกิดความสูญเสียครั้งสำคัญเมื่อเวลาผ่านไป แพลตฟอร์ม DAM ไม่เพียงแต่ส่งผลดีต่อรายได้เท่านั้น แต่ยังช่วยลดต้นทุนในการสร้างสินทรัพย์ดิจิทัลได้อีกด้วย การศึกษาของ IDC ยังระบุด้วยว่าองค์กรส่วนใหญ่เห็นว่าต้นทุนลดลง 10% หลังการใช้งาน โดยที่มากกว่าครึ่งหนึ่งลดต้นทุนได้อย่างน้อย 25%

แม้ว่าการประหยัดบางส่วนเหล่านี้เป็นผลมาจากการนำสินทรัพย์ไปใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น อีกปัจจัยหนึ่งคือความสามารถในการนำสินทรัพย์มาใช้ซ้ำในแคมเปญต่างๆ เนื่องจากทุกสิ่งสามารถค้นหาได้ในที่เดียว และข้อมูลไฟล์ที่เกี่ยวข้อง เช่น วันที่สร้างและการใช้งานครั้งก่อน ทรัพย์สินจึงสามารถค้นพบและนำไปใช้ใหม่ได้อย่างมั่นใจ

ที่สำคัญ ผู้เข้าร่วมใหม่และสมาชิกในทีมระยะไกลสามารถค้นหาเนื้อหาก่อนหน้านี้ที่พวกเขาไม่ได้เกี่ยวข้องด้วย วิธีนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงความซ้ำซากจำเจ เพิ่มพูนประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณ

วิธีที่ดีที่สุดในการเพิ่ม ROI สูงสุดคือการเลือกแพลตฟอร์มที่ช่วยคุณประหยัดเวลา ปรับปรุงประสิทธิภาพ และเสริมพลังความคิดสร้างสรรค์ Canto มอบทั้งหมดนี้และอื่น ๆ โดยให้ทีมของคุณสามารถรวมศูนย์ จัดระเบียบ และแบ่งปันรูปภาพ วิดีโอ และทรัพย์สินของแบรนด์ผ่านอินเทอร์เฟซที่มองเห็นได้ชัดเจน

เรียนรู้วิธีสื่อสารค่า soft และ hard value ของแพลตฟอร์มการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลอย่างมีประสิทธิภาพ และรับตัวอย่างและคำแนะนำเพิ่มเติมโดยดาวน์โหลดคู่มือ Canto: ROI of DAM: How to Build a Business Case for Digital Asset Management