Cómo construir un caso de negocios para la gestión de activos digitales

Si está interesado en implementar una herramienta de gestión de activos digitales (DAM), pero primero necesita convencer a un responsable del presupuesto, debe estar armado con los hechos. En este artículo, echamos un vistazo a tres atractivos beneficios comerciales de las herramientas DAM y describimos formas simples e inteligentes de expresarlos.

Usted enfrenta muchos desafíos cuando se trata de administrar activos digitales. Debe poder ubicar, acceder, editar y compartir archivos rápidamente para campañas de marketing, habilitación de ventas y lanzamientos de productos. Esos activos pueden estar dispersos en plataformas en la nube y discos duros. Además, existe el desafío de administrar el acceso interna y externamente.

No puede escalar la creación de contenido dentro de un entorno disperso. Por eso se desarrolló el software DAM; para hacer las cosas más organizadas, simplificadas y colaborativas.

Los elementos se pueden consolidar en un solo lugar, lo que facilita el control de cómo se utilizan los activos. Agregue herramientas organizacionales como etiquetado de metadatos, capacidades de búsqueda y funciones de control de versiones, y el software DAM hace que trabajar con contenido sea mucho más fácil.

La tecnología DAM cambia la forma en que crea, administra y utiliza activos. Al crear una única fuente de verdad para todos los activos digitales, puede ubicar, compartir y editar archivos fácilmente. Mientras busca escalar su producción de contenido, tener una plataforma DAM puede empoderar a su equipo creativo y fortalecer la gestión de la marca.

Pero demostrar ese valor puede ser un desafío. Mientras trabaja con activos digitales todos los días y ve el valor de las características de DAM, el líder de su equipo que maneja los presupuestos necesitará ver esos beneficios en términos comerciales. Entonces, cuando llegue el momento de presentar su caso de negocios para una plataforma DAM, necesita saber cómo transmitir el ROI que representa.

Comprender el "ROI duro" y el "ROI suave"

Si vas a ahorrar miles de libras, dólares o euros al mes cambiando de una plataforma a otra, esos ahorros se traducirán en otros beneficios. Esta vista del ROI se llama "ROI duro", porque es medible.

Aunque el ROI duro generalmente se enfoca en los costos, también puede medir otras métricas relacionadas con el desempeño que contribuyen a esos costos. Al presentar un caso ante los responsables de la toma de decisiones, estos números suelen ser los más importantes, ya que demuestran el impacto comercial de un software.

Pero muchas plataformas brindan beneficios menos tangibles que son igualmente valiosos. Claramente, existe un valor comercial en mejorar la gestión de procesos, la integridad de la marca y la colaboración, por ejemplo, pero rara vez se asignan claramente a los costos porque las relaciones no son tan directas. El “ROI suave” es una medida cualitativa de estos costos indirectos.

Si un sistema existente hace que sea frustrante para las personas hacer su trabajo, es posible que produzcan el trabajo más lentamente, poniendo menos esfuerzo, hasta el punto de que eventualmente decidan dejar su trabajo por completo.

Al hacer que su trabajo sea menos frustrante, puede aumentar la productividad, lo que conduce a una mejor calidad y un trabajo más agradable. Ese empleado no solo proporciona un mejor valor, sino que la organización también ahorra los costos de reemplazarlo. Este ejemplo demuestra cómo el valor suave proporcionado por el software puede eventualmente traducirse en un valor duro.

Cuando necesite lanzar una plataforma DAM, deberá persuadir a alguien que quiera ver un valor medible. Para presentar el caso más sólido, deberá traducir los beneficios de ROI suave de DAM en términos de ROI duros, que hemos descrito usando tres escenarios a continuación:

Caso 1: Menos tiempo dedicado a la búsqueda de activos

Decir que su equipo pierde demasiado tiempo buscando archivos es una cosa, pero demostrar cuánto tiempo se pierde es una conversación completamente diferente. Un estudio de Canto encontró que el 30% de los especialistas en marketing pasan el equivalente a tres semanas o más buscando activos digitales cada año. Si un empleado gana £ 25 por hora, esto podría costarle a su organización £ 3,000 por empleado cada año.

Multiplicado a través de un equipo de cinco, eso es £15,000. Seguir las implicaciones del tiempo perdido hasta su conclusión lógica proporciona una cifra sólida de ROI que puede reforzar su caso de negocios para una plataforma DAM.

Caso 2: Productividad y calidad mejoradas

Las métricas de productividad tradicionales se centran en el resultado, pero esta no es la mejor manera de evaluar el valor que aporta su equipo. Después de todo, simplemente producir mucho trabajo no significa mucho si la actividad no genera resultados.

Reducir el tiempo de búsqueda de activos, agilizar las aprobaciones y mejorar la colaboración le permite a su equipo producir mejor contenido. Un estudio de IDC reveló que el 79 % de las organizaciones aumentaron sus ingresos en un 10 % o más gracias a las herramientas DAM, y el 21 % de ellas obtuvo ganancias de más del 40 %.

Si bien el simple aumento de la producción y el tiempo de comercialización tiene un impacto en estos números, las mejoras en la calidad también dan forma a las ganancias de ingresos. Al conectar la relación entre productividad, calidad e ingresos, puede presentar un caso mucho más sólido para los beneficios de una plataforma DAM.

Caso 3: Costos de Activos Reducidos

La creación de activos digitales se vuelve costosa rápidamente sin un sistema implementado para administrarlos de manera efectiva. En algunos casos, una imagen que podría usarse en varias campañas se usa una vez y luego se olvida. A veces los materiales se pierden y luego se recrean, duplicando el trabajo. Peor aún, algunos activos se crean y nunca se usan.

No aprovechar al máximo el trabajo de diseño provoca pérdidas significativas con el tiempo. Una plataforma DAM no solo tiene un impacto positivo en los ingresos, sino que también contribuye en gran medida a reducir los costos de creación de activos digitales. El estudio de IDC también identificó que la gran mayoría de las organizaciones ven una reducción del 10 % en los costos después de la implementación, y un poco más de la mitad de ellas reducen los costos en al menos un 25 %.

Si bien algunos de estos ahorros son el resultado de implementar activos de manera más efectiva, otro impulsor es la capacidad de reutilizar activos en todas las campañas. Como todo se puede buscar en un solo lugar y con la información del archivo asociado, como la fecha de creación y el uso anterior, los activos se pueden encontrar y reutilizar con confianza.

Es importante destacar que los nuevos miembros y los miembros remotos del equipo pueden encontrar contenido anterior con el que no han estado involucrados. Esto evita la duplicación de esfuerzos y aumenta la productividad de su equipo.

La mejor manera de maximizar el ROI es elegir una plataforma que le ahorre tiempo, mejore la eficiencia y potencie la creatividad. Canto ofrece todo esto y más al permitir que sus equipos centralicen, organicen y compartan sus imágenes, videos y activos de marca a través de una interfaz visual optimizada.

Aprenda a comunicar de manera eficaz el valor tangible e intangible de una plataforma de gestión de activos digitales y obtenga más ejemplos y consejos descargando la guía de Canto: El ROI de DAM: Cómo construir un caso de negocios para la gestión de activos digitales .