Como criar um caso de negócios para gerenciamento de ativos digitais

Se você deseja implantar uma ferramenta de gerenciamento de ativos digitais (DAM), mas precisa convencer um detentor de orçamento primeiro, precisa estar armado com os fatos. Neste artigo, damos uma olhada em três benefícios comerciais atraentes das ferramentas DAM e descrevemos maneiras inteligentes e simples de expressá-los.

Você enfrenta muitos desafios quando se trata de gerenciar ativos digitais. Você precisa localizar, acessar, editar e compartilhar arquivos rapidamente para campanhas de marketing, capacitação de vendas e lançamentos de produtos. Esses ativos podem estar espalhados por plataformas de nuvem e discos rígidos. Além disso, há o desafio de gerenciar o acesso interna e externamente.

Você não pode dimensionar a criação de conteúdo em um ambiente disperso. É por isso que o software DAM foi desenvolvido; para tornar as coisas mais organizadas, simplificadas e colaborativas.

Os itens podem ser consolidados em um só lugar, facilitando o controle de como os ativos são usados. Adicione ferramentas organizacionais como marcação de metadados, recursos de pesquisa e recursos de controle de versão, e o software DAM facilita muito o trabalho com conteúdo.

A tecnologia DAM muda a maneira como você cria, gerencia e utiliza ativos. Ao criar uma única fonte de verdade para todos os ativos digitais, você pode localizar, compartilhar e editar arquivos com facilidade. À medida que você busca escalar sua produção de conteúdo, ter uma plataforma DAM pode capacitar sua equipe criativa e fortalecer a gestão da marca.

Mas demonstrar esse valor pode ser um desafio. Enquanto você trabalha com ativos digitais todos os dias e vê o valor dos recursos do DAM, seu líder de equipe que lida com os orçamentos precisará ver esses benefícios em termos comerciais. Então, quando chegar a hora de fazer seu caso de negócios para uma plataforma DAM, você precisa saber como transmitir o ROI que ela representa.

Entendendo o “RoI rígido” e o “ROI suave”

Se você vai economizar milhares de libras, dólares ou euros por mês fazendo a transição de uma plataforma para outra, essa economia se traduzirá em outros benefícios. Essa visão do ROI é chamada de “hard ROI”, porque é mensurável.

Embora o ROI rígido normalmente se concentre nos custos, ele também pode medir outras métricas relacionadas ao desempenho que contribuem para esses custos. Ao fazer um caso para os tomadores de decisão, esses números geralmente são os mais importantes, pois demonstram o impacto comercial de um software.

Mas muitas plataformas oferecem benefícios menos tangíveis que são igualmente valiosos. Há claramente valor comercial na melhoria do gerenciamento de processos, integridade da marca e colaboração, por exemplo, mas eles raramente mapeiam claramente os custos porque os relacionamentos não são tão diretos. “Soft ROI” é uma medida qualitativa desses custos indiretos.

Se um sistema existente torna frustrante para as pessoas fazerem seus trabalhos, elas podem produzir o trabalho mais lentamente, colocando menos esforço, a ponto de eventualmente decidirem largar completamente o trabalho.

Ao tornar seu trabalho menos frustrante, você pode aumentar a produtividade, o que leva a um trabalho de melhor qualidade e mais agradável. Não só esse funcionário está fornecendo melhor valor, mas a organização também está economizando os custos de substituí-lo. Este exemplo demonstra como o soft value fornecido pelo software pode eventualmente se traduzir em um hard value.

Quando você precisar lançar uma plataforma DAM, precisará persuadir alguém que queira ver um valor mensurável. Para fazer o caso mais forte, você precisará traduzir os benefícios soft ROI do DAM em termos hard ROI, que descrevemos usando três cenários abaixo:

Caso 1: Menos tempo gasto procurando ativos

Dizer que sua equipe perde muito tempo procurando arquivos é uma coisa, mas demonstrar quanto tempo é desperdiçado é uma conversa totalmente diferente. Um estudo da Canto descobriu que 30% dos profissionais de marketing gastam o equivalente a três semanas ou mais pesquisando ativos digitais a cada ano. Se um funcionário ganha £ 25 por hora, isso pode custar à sua organização £ 3.000 por funcionário a cada ano.

Multiplicado por uma equipe de cinco, isso dá £ 15.000. Acompanhar as implicações do tempo perdido até sua conclusão lógica fornece um valor de ROI rígido que pode reforçar seu caso de negócios para uma plataforma DAM.

Caso 2: Produtividade e Qualidade Melhoradas

As métricas de produtividade tradicionais se concentram na produção, mas essa não é a melhor maneira de avaliar o valor que sua equipe agrega. Afinal, simplesmente produzir muito trabalho não significa muito se a atividade não estiver gerando resultados.

Reduzir o tempo de pesquisa de ativos, simplificar as aprovações e melhorar a colaboração permite que sua equipe produza um conteúdo melhor. Um estudo da IDC revelou que 79% das organizações aumentaram sua receita em 10% ou mais graças às ferramentas DAM, com 21% delas obtendo ganhos de mais de 40%.

Embora o simples aumento da produção e do tempo de colocação no mercado tenha impacto nesses números, as melhorias na qualidade também moldam os ganhos de receita. Ao conectar a relação entre produtividade, qualidade e receita, você pode criar um argumento muito mais forte para os benefícios de uma plataforma DAM.

Caso 3: Custos de Ativos Reduzidos

A criação de ativos digitais se torna cara rapidamente sem um sistema para gerenciá-los de forma eficaz. Em alguns casos, uma imagem que poderia ser usada em várias campanhas é usada uma vez e depois esquecida. Às vezes, os materiais são perdidos e depois recriados, duplicando o trabalho. Pior ainda, alguns ativos são criados e nunca usados.

Deixar de aproveitar ao máximo o trabalho de design causa perdas significativas ao longo do tempo. Uma plataforma DAM não só tem um impacto positivo na receita, mas também faz muito para reduzir os custos de criação de ativos digitais. O estudo da IDC também identificou que a grande maioria das organizações vê uma redução de 10% nos custos após a implementação, com pouco mais da metade delas reduzindo os custos em pelo menos 25%.

Embora algumas dessas economias sejam resultado da implantação de ativos com mais eficiência, outro fator é a capacidade de reutilizar ativos em campanhas. Como tudo é pesquisável em um só lugar e com informações de arquivo associadas, como data de criação e uso anterior, os ativos podem ser encontrados e reaproveitados com confiança.

É importante ressaltar que novos participantes e membros remotos da equipe podem encontrar conteúdo anterior com o qual não estiveram envolvidos. Isso evita a duplicação de esforços, sobrecarregando a produtividade de sua equipe.

A melhor maneira de maximizar o ROI é escolher uma plataforma que economize tempo, melhore a eficiência e capacite a criatividade. O Canto oferece tudo isso e muito mais, permitindo que suas equipes centralizem, organizem e compartilhem suas imagens, vídeos e ativos de marca por meio de uma interface visual simplificada.

Aprenda a comunicar efetivamente o valor soft e hard de uma plataforma de gerenciamento de ativos digitais e obtenha mais exemplos e dicas, baixando o guia do Canto: The ROI of DAM: How to Build a Business Case for Digital Asset Management .