如何使用 Google Suite for business

在 Be Media，我們使用範圍廣泛的 SaaS 產品，旨在保持一切順利運行，同時提高團隊的整體生產力。 G Suite 絕對是我們離不開的產品之一。 我們可以立即說，它是目前市場上適合任何企業的最佳電子郵件解決方案。

在本博客中，我們將了解使用 G Suite 來滿足您的需求時可以獲得的驚人功能和優勢。

什麼是 G Suite？

G Suite 以前稱為 Google Apps，是來自搜索引擎巨頭的一套智能應用程序，主要為企業提供電子郵件託管。 除此之外，它還提供了其他非常有用的功能和應用程序。 您過去可能已經使用過其中的一些。 我們每天都在 Google 和 Google 平台上工作，自然而然的進展是將 Google 工具包整合到我們的業務中，這是一個非常受歡迎的變化。

Gmail

Gmail 是當今最受歡迎的電子郵件平台之一，擁有超過 25% 的市場份額。 這並不奇怪，因為該客戶端自 2004 年以來一直存在，現在擁有超過 12 億用戶。 您現在可能正在使用 Gmail 或在那裡擁有一個帳戶。 使用 G Suite 時，您還會獲得一個沒有廣告的改進版本。

G Suite 基本上會讓您的員工擁有自己的電子郵件帳戶，其電子郵件地址包含您的企業域名。 一個例子可能是[email protected] 。 對於那些只有幾個用戶的小型企業來說，在 Gmail 中使用免費帳戶可能沒問題。 但是，當您僱用了 10 名以上的員工時，您將需要多個也必須單獨管理的帳戶。

谷歌日曆

這是許多企業可以在 G Suite 中利用的最重要的應用程序之一。 許多人依靠它來安排會議、電話和其他議程，同時為關鍵時間表設置提醒和截止日期。 使用 Google 日曆，您可以輕鬆方便地組織整個日程。

將 Google 日曆與 G Suite 結合使用時，您可以獲得的一項很酷的功能是，它可以讓您創建多個可供所有員工訪問的日曆。 例如，您可以有一個日曆來顯示您的團隊即將舉行的所有活動和會議。 如果您希望所有員工都更加重視您的工作 組織，那麼借助 G Suite 可以更輕鬆地完成此類任務。

我們絕對依賴 谷歌用於安排辦公室和部門之間會議的日曆。

谷歌云端硬盤

這是 Google 必須提供的主要存儲解決方案，可讓您在安全的位置保存、訪問和共享所有文件。 一旦您設置了自己的驅動器，您就可以通過任何設備訪問它。 G Suite Basic 計劃將為每位員工提供 30GB 的標準最大存儲空間。 Business、Enterprise 和 Teams 計劃將提供無限存儲空間，因此人們將始終擁有存放文檔所需的空間。 請記住，如果小團隊的用戶總數少於五個，則每個用戶只能獲得 1TB。

Google Drive 提供的搜索功能可能是許多人喜歡它的最佳功能之一。 此功能非常方便，因為它不僅可以讓您按名稱或日期搜索文檔，還可以根據其中的內容進行搜索。 這意味著，無論 Google 雲端硬盤的組織方式如何，人們都可以快速找到所需的內容。

Google 表格和 Google 文檔

這兩個是非常簡單的工具，我們 Be Media 每天都在使用它們。 Google Docs 可讓您創建和修改文本文檔，而 Google Sheets 可讓您直接在瀏覽器上使用電子表格。 您可以在此處直接導入文檔，以便您可以立即編輯它們，包括帶有擴展名的文件 文檔, .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx 、.csv、.html、.ods。 還可以對 Microsoft Office 文檔進行評論和協作，而無需先將其轉換為 Google 格式。

此外，可以導出為常見的第三方格式。 這將允許用戶非常輕鬆地與他人協作，並且無需下載或安裝其他軟件即可來回發送文件。 如果您與我們的 SEO 團隊交談，他們會發誓 Google 表格的共享功能可用於在大型項目上協同工作。 在 Microsft Excel 中，您只是沒有獲得協作功能。

Google Sheets 和 Docs 提供的最佳功能之一是無限存儲版本和可以實時發表的評論。 舊版本可以無限期保留，不會計入總存儲量。 這將使跟踪對文檔所做的更改或撤消錯誤變得非常容易。 通過這種方式與同事和其他人共享文檔也將非常容易。

谷歌保留

很多人都不知道這個應用程序，但我們的數字銷售團隊很好地利用了 Google Keep。 對於那些尋找 Evernote 替代品的人來說，谷歌的這款是一個不錯的選擇。 無論您是打算個人使用還是與 G Suite 一起使用，它都是一個漂亮的小工具。 由於它是谷歌的產品，它將在自己的生態系統中無縫運行。

使用它的一個很好的例子是，它可以讓您將不斷從客戶那裡得到的所有常見問題保存在一個位置。 您可以創建筆記、待辦事項列表和提醒以保持更新。 更棒的是，它可以在各種設備之間完美同步，因此您需要的重要東西始終觸手可及。 您可以快速與同事共享項目並在完成後將其存檔，並使用 Google 搜索查找您的所有筆記。

G Suite 管理控制台

G Suite 管理控制台讓用戶可以在一個地方輕鬆管理所有內容。 它最近進行了大修，事實證明，它比以前使用 Google Apps 時要好得多。 有了它，您可以執行諸如添加新用戶和組、配置安全設置、輸入新的自定義業務域、管理設備等操作。 大多數這些功能必須由 G Suite 管理員啟用才能使用。 您可能還會在更高的計劃中找到其中的一些。 當用戶嘗試打開該功能時，如果該功能尚未啟用，則會顯示“不可用”消息。

附加功能

Google Hangouts Chat –如果您之前聽說過 Slack，那麼 Google 的此功能基本上是等效的。 該應用程序具有專用的群組工作區，可讓您與群組或每個人聊天。 對話可以使通過交互直，^第三方應用程序和谷歌機器人更高效。 您可以通過任何 G Suite 方案免費使用環聊。 社交媒體營銷團隊需要關於直播、提要和更新的持續信息，而聊天則為他們提供了開放式溝通，讓他們能夠以極快的速度工作。

Google Hangouts Meet –借助此應用，可以更輕鬆地進行視頻通話和會議。 它與 G Suite 完全連接，因此人們可以通過日曆活動或電子郵件邀請直接加入任何會議。 對於使用 G Suite 企業版的用戶，可以為以下用戶使用撥入號碼 旅行或無法訪問 Internet。

Google 幻燈片 –對於那些正在尋找 Microsoft Powerpoint 的不錯替代品的人，這是適合您的應用程序。 與其他產品類似，用戶可以在這裡實時交互和協作，並利用無限的版本歷史。

移動管理 –如果您想確保公司數據在被盜時不會洩露，那麼您需要使用移動管理。 用戶可以隨時使用此功能從連接的設備遠程刪除任何 G Suite 數據。

G Suite 商務版和企業版用戶

Cloud Search –如果您希望將搜索功能提升到更高的水平，Business 和 Enterprise 計劃中的 Cloud Search 功能可讓您使用 G Suite 搜索公司的內容。 無論您需要訪問云端硬盤、文檔、Gmail、表格、日曆還是幻燈片，您都可以使用此云搜索功能來實現。

Vault –此應用程序可讓您監督、搜索、導出和保留 Google Drive 中的任何電子郵件、文件內容或您的聊天記錄 組織. 可以存檔數據，然後在此處設置保留策略。

G Suite 的深層優勢

閱讀了有關 G Suite 的所有內容後，讓我們來看看該平台必須為當今的企業主提供的更深層次的好處。

電子郵件託管

為您的電子郵件選擇主機不是我們向使用同一家公司進行 WordPress 託管的人推薦的事情。 看看下面的摘要，了解為什麼：

1. 當您使用您的主機時，您將受限於您的主機為您配置的發送郵件的 IP 地址。 如果出現問題，例如垃圾郵件客戶端，則使用的 IP 地址可能會因垃圾郵件而被列入黑名單。 在這種情況下，您無法控制情況。
2. 當您依賴 WordPress 主機的電子郵件時，可交付性問題可能是主要問題之一。 通過使用 G Suite，您可以使用 SPF 和 DKIM 記錄對任何出站郵件進行身份驗證，這會對任何垃圾郵件評級產生積極影響。
3. 當您選擇通過 WordPress 主機發送電子郵件時，您可能會遇到服務器資源問題。 通過將它們卸載到可靠的第三方（例如 G Suite），您不必擔心這一點。
4. 通過多個提供商傳播您的服務總是一件好事。 專家建議將 DNS、電子郵件和 WordPress 託管分開給不同的機構。 這樣，如果發生任何事情，您仍然可以保持其他服務正常運行。

易用性、兼容性 和熟悉度

為您的公司選擇 G Suite 的另一個驚人好處是，您的大多數員工已經熟悉在他們的流程中使用 Google 文檔和 Gmail 等產品。 這將使過渡更加容易，並且還將確保不會浪費任何時間向新僱用的人員解釋如何使用您公司的工具。

G Suite 在移動設備上使用時也是一個非常兼容的平台。 您可以立即試用並使用它！ 對於已經擁有個人 Gmail 帳戶的用戶，Google 可以通過一鍵切換讓您在需要時切換到不同的帳戶，從而使事情變得更加輕鬆。

可靠性

Google 以其 G Suite 99.9% 的服務級別協議 (SLA) 的可靠性而聞名，並且在過去幾年中甚至超過了這一評級。 由於電子郵件在許多公司中是一個非常重要的方面，因此 G Suite 沒有相關的定期維護或停機時間。 他們使用的所有數據中心都是用冗餘的基礎設施構建的。

儘管它們不能像任何其他服務一樣始終 100% 可用。 這就是為什麼您可以密切關注 G Suite 狀態信息中心以獲取其所有服務的更新。

經濟實惠且靈活的解決方案

今天有一些提供商可以提供比 G Suite 便宜得多的替代方案。 但是，您公司的商務電子郵件不是您應該花錢購買的東西。 擁有一個可靠的電子郵件主機可以幫助您前進，實際上可以在未來為您節省更多。

也可以通過按年訂閱來選擇折扣率。 與每月訂閱相比，每年訂閱最多可節省 20%。 這樣做的好處是，如果您願意的話，您仍然可以按月收取年度訂閱費用。

相當安全的平台

由於 G Suite 基於 Google Cloud Platform 構建，因此可為用戶提供當今市場上所能獲得的最高安全性。 現在有許多大公司都依賴它，例如 Verizon、HP、Whirlpool 甚至 Salesforce。 谷歌甚至告訴公眾，他們以安全至上的心態處於領先地位。 他們擁有支持其所有產品（包括 G Suite）的行業專業知識和知識。

查看一些示例，了解 G Suite 如何保護您：

G Suite 管理員 –為管理員提供控制數據保護方式、檢查報告甚至遠程管理移動設備的權力。 G Suite 的管理員將禁止員工打開它認為不太安全的應用程序。

TLS 加密 –為傳入和傳出郵件提供電子郵件加密。

評估、審計 和證書 –定期對 G Suite 進行多項第三方審核。

數據保留 –您可以利用 G Suite 的功能在不同的存儲位置歸檔、保留、導出和搜索數據。

隱私 – Google 不會出於廣告目的掃描、收集或使用您在 G Suite 服務中的數據。 您也不會在 G Suite 產品上看到任何廣告。 如果這是您的數據，那麼它將仍然是您的。

透明度 –您可以獲得由 Google 提供的透明度報告，這些報告旨在讓您隨時了解情況。

如何切換到 G Suite

我們強烈建議使用 G Suite，尤其是在涉及電子郵件託管和它提供的其他工具時，這也是我們向客戶推薦的。 G Suite 提供 14 天免費試用，因此如果您不滿意，您無需做出任何承諾。 該平台的入職也非常容易。

您需要執行以下操作才能進行切換：

第 1 步 –註冊 G Suite 14 天免費試用版。

第 2 步 –通過進入 Google 管理控制台激活您的帳戶。 確保您使用用於 G Suite 的電子郵件和密碼登錄。

步驟 3 –單擊管理控制台中的“開始設置”，然後啟動設置嚮導。 要讓您的團隊成員開始使用這些應用程序，您首先必須為他們提供他們自己的域的電子郵件地址。 您可以隨時添加用戶。

第 4 步– 按照提供的步驟通過管理控制台驗證您自己的域。 有一個驗證碼可以讓您添加到您的域設置或網站。 您可以期待 Guiste 為幾乎所有 DNS 提供商或註冊商提供有關如何完成此操作的明確說明。

第 5 步– 最後，您可以查看 G Suite 快速入門指南，這些指南將幫助您設置您可能需要的任何其他應用，例如 Google 日曆、Google 雲端硬盤等。

概括

如上所述，G Suite 是一個非常了不起的解決方案，任何企業在需要電子郵件託管時都應該利用它，並且基本上是所有文檔的多合一位置。 對於企業來說，它也非常易於使用、靈活且負擔得起。 許多員工也熟悉 Gmail，因此所需的學習時間很少。

當我們第一次進行轉換時，代理團隊處理每個平台內部工作的速度是無縫的，我們實際上看到了生產力和協作的提高。 現在，如果沒有 G Suite 提供的功能，我們就無法完成如此規模的工作。

對於剛開始使用 G Suite 的用戶，我們強烈建議您訂閱他們的博客，以獲取有關他們發布的任何新功能和版本的新聞。 了解谷歌平台的下一個變化即將到來。