كيفية استخدام برنامج Google Suite للأعمال
نشرت: 2018-08-29في Be Media ، نستخدم مجموعة واسعة من منتجات SaaS التي تهدف إلى الحفاظ على كل شيء يعمل بسلاسة مع تحسين الإنتاجية الإجمالية للفريق. G Suite هو بالتأكيد أحد المنتجات التي لا يمكننا العيش بدونها. يمكننا القول على الفور أنه أفضل حل بريد إلكتروني متوفر الآن في السوق لأي عمل تجاري.
بالنسبة لهذه المدونة ، سنلقي نظرة على الميزات والفوائد المذهلة التي يمكنك الحصول عليها عند استخدام G Suite لتلبية احتياجاتك.
ما هو G Suite؟
يُعرف G Suite سابقًا باسم Google Apps ، وهو عبارة عن مجموعة من التطبيقات الذكية من محرك البحث العملاق الذي يوفر استضافة البريد الإلكتروني للشركات بشكل أساسي. بصرف النظر عن ذلك ، فإنه يوفر أيضًا ميزات وتطبيقات أخرى يمكن أن تكون مفيدة للغاية. من المحتمل أنك قد استخدمت بالفعل عددًا قليلاً منها في الماضي. نحن نعمل كل يوم في Google وعلى منصات Google ، وكان التقدم الطبيعي هو دمج مجموعة أدوات Google في أعمالنا وكان هذا تغييرًا مرحبًا به.
بريد جوجل
تعد Gmail واحدة من أكثر منصات البريد الإلكتروني شيوعًا اليوم حيث تمتلك أكثر من 25٪ من حصة السوق. لم يكن هذا مفاجئًا لأن العميل كان موجودًا منذ عام 2004 ولديه الآن أكثر من 1.2 مليار مستخدم. ربما كنت تستخدم Gmail أو لديك حساب هناك الآن. عند استخدام G Suite ، تحصل على نسخة محسنة خالية من الإعلانات أيضًا.
سيسمح G Suite بشكل أساسي لموظفيك بامتلاك حسابات بريد إلكتروني خاصة بهم مع عناوين بريد إلكتروني تتضمن اسم نطاق عملك. مثال يمكن أن يكون [البريد الإلكتروني المحمي] . بالنسبة لأولئك الذين لديهم أعمال صغيرة بالفعل لديها عدد قليل من المستخدمين ، قد يكون استخدام حساب مجاني في Gmail أمرًا جيدًا. ولكن عندما توظف أكثر من عشرة موظفين ، ستحتاج إلى حسابات متعددة يجب إدارتها بشكل منفصل أيضًا.
تقويم جوجل
يعد هذا أحد أهم التطبيقات التي يمكن للعديد من الشركات الاستفادة منها في G Suite. يعتمد الكثير من الأشخاص على هذا لجدولة الاجتماعات والمكالمات وجداول الأعمال الأخرى أثناء تعيين التذكيرات وتواريخ الاستحقاق للجداول الزمنية الحاسمة. باستخدام تقويم Google ، يمكنك تنظيم جدولك بالكامل بسهولة ويسر.
من بين الميزات الرائعة التي يمكنك الحصول عليها عند استخدام تقويم Google مع G Suite هو أنه سيتيح لك إنشاء العديد من التقاويم التي يمكن لجميع موظفيك الوصول إليها. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لديك تقويم يعرض جميع الأحداث والاجتماعات القادمة مع فريقك. إذا كنت تريد أن يكون جميع موظفيك أكثر ارتباطًا بك
نحن نعتمد عليه تمامًا
جوجل درايف
هذا هو حل التخزين الأساسي الذي تقدمه Google وسيتيح لك الاحتفاظ بالملفات والوصول إليها ومشاركتها في مكان آمن. بمجرد إعداد محرك الأقراص الخاص بك ، يمكنك الوصول إليه من خلال أي جهاز. ستأتي خطط G Suite Basic بسعة تخزين قياسية تبلغ 30 غيغابايت كحد أقصى لكل موظف. ستوفر خطط Business و Enterprise و Teams مساحة تخزين غير محدودة حتى يحصل الأشخاص دائمًا على المساحة التي يحتاجونها لمستنداتهم. ضع في اعتبارك أن الفرق الأصغر ستحصل على 1 تيرابايت فقط لكل مستخدم إذا كان لديها أقل من خمسة مستخدمين في المجموع.
ربما تكون وظيفة البحث التي يوفرها Google Drive واحدة من أفضل الأشياء التي يحبها كثير من الناس. هذه الميزة مفيدة للغاية لأنها لن تسمح لك فقط بالبحث عن المستندات بالأسماء أو التواريخ ، بل ستجري أيضًا بحثًا بناءً على المحتوى الموجود بداخلها. هذا يعني أنه يمكن للأشخاص العثور بسرعة على ما يحتاجون إليه بغض النظر عن كيفية تنظيم Google Drive.
جداول بيانات Google ومحرّر مستندات Google
هاتان الأداتان بسيطتان جدًا ونحن في Be Media نستخدمهما يوميًا. سيتيح لك محرر مستندات Google إنشاء مستندات نصية وتعديلها بينما تتيح لك جداول بيانات Google الحصول على جداول بيانات مباشرة على متصفحك. يمكنك استيراد المستندات هنا مباشرةً حتى تتمكن من تعديلها على الفور بما في ذلك الملفات ذات الامتدادات
علاوة على ذلك ، من الممكن التصدير إلى تنسيقات الطرف الثالث الشائعة. سيسمح ذلك للمستخدمين بالتعاون مع الآخرين بسهولة تامة وإرسال الملفات ذهابًا وإيابًا دون الحاجة إلى تنزيل أو تثبيت برامج إضافية. إذا تحدثت إلى فريق تحسين محركات البحث لدينا ، فإنهم أقسموا بوظيفة المشاركة في أوراق Google للعمل معًا في المشاريع الكبيرة. في Microsft Excel ، لا تحصل على الميزات التعاونية.
من بين أفضل الميزات التي تقدمها Google Sheets and Docs هي إصدارات التخزين غير المحدودة والتعليقات التي يمكن إجراؤها في الوقت الفعلي. يمكن الاحتفاظ بالإصدارات القديمة إلى أجل غير مسمى ولن يتم احتسابها ضمن إجمالي مساحة التخزين. سيؤدي ذلك إلى تسهيل تعقب التغييرات التي تم إجراؤها على المستند أو التراجع عن خطأ. سيكون أيضًا من السهل جدًا مشاركة المستندات مع الزملاء والأشخاص الآخرين بهذه الطريقة.
جوجل لحفظ المعلومات
كثير من الناس ليسوا على علم بهذا التطبيق ، ولكن فريق المبيعات الرقمية لدينا يستخدم Google Keep بشكل جيد. لأولئك الذين يبحثون عن بديل لـ Evernote ، يعد هذا البديل من Google خيارًا رائعًا. إنها أداة صغيرة أنيقة سواء كنت تخطط لاستخدامها شخصيًا أو مع G Suite. نظرًا لأنه منتج من Google ، فإنه سيعمل بسلاسة ضمن نظامه البيئي.
وخير مثال على استخدامه هو أنه سيتيح لك الاحتفاظ بجميع الأسئلة الشائعة التي تطرحها باستمرار من عملائك في مكان واحد. يمكنك إنشاء ملاحظات وقوائم مهام وتذكيرات لتبقى على اطلاع دائم. والأفضل من ذلك أنها ستتم مزامنتها بشكل مثالي عبر مختلف الأجهزة ، لذا فإن الأشياء المهمة التي تحتاجها تكون دائمًا في متناول يدك. يمكنك مشاركة العناصر بسرعة مع زملائك وأرشفتها عند الانتهاء واستخدام بحث Google للعثور على جميع ملاحظاتك.
وحدة تحكم مشرف G Suite
تتيح وحدة تحكم المشرف في G Suite للمستخدمين إدارة كل شيء في مكان واحد بسهولة. لقد تم إصلاحه مؤخرًا وأثبت أنه أفضل كثيرًا مما كان عليه مع Google Apps سابقًا. باستخدام هذا ، يمكنك القيام بأشياء مثل إضافة مستخدمين ومجموعات جديدة ، وتهيئة إعدادات الأمان ، وإدخال مجالات أعمال مخصصة جديدة ، وإدارة الأجهزة ، وغير ذلك الكثير. سيتعين على المسؤول في G Suite تمكين غالبية هذه الميزات حتى يتم استخدامها. قد تجد أيضًا بعضًا منها في الخطط الأعلى فقط. ستظهر رسالة "غير متوفر" إذا لم يتم تمكين الميزة عندما يحاول المستخدم فتحها.
ميزات إضافية
Google Hangouts Chat - إذا كنت قد سمعت عن Slack من قبل ، فإن هذه الميزة من Google تعادلها بشكل أساسي. يتميز التطبيق بمساحة عمل جماعية مخصصة تتيح لك الدردشة مع المجموعات أو مع كل فرد. يمكن جعل المحادثات أكثر فاعلية من خلال التفاعل المباشر مع تطبيقات الطرف الثالث وروبوتات Google. يمكنك الاستفادة من Hangouts مجانًا مع أي خطة G Suite. يحتاج فريق التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي إلى معلومات ثابتة حول البث المباشر والموجزات والتحديثات وتوفر الدردشة التواصل المفتوح لهم للعمل بسرعات كبيرة.
Google Hangouts Meet - يمكن تسهيل مكالمات الفيديو والمؤتمرات بفضل هذا التطبيق. إنه متصل تمامًا بـ G Suite ، بحيث يمكن للأشخاص الانضمام إلى أي اجتماع على الفور من حدث التقويم أو دعوة عبر البريد الإلكتروني. بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون إصدار G Suite للمؤسسات ، من الممكن استخدام أرقام الاتصال للمستخدمين الموجودين
العروض التقديمية من Google - لأولئك الذين يبحثون عن بديل لطيف لبرنامج Microsoft Powerpoint ، فهذا هو التطبيق المناسب لك. على غرار المنتجات الأخرى ، سيكون من الممكن للمستخدمين التفاعل والتعاون في الوقت الفعلي هنا والاستفادة من سجل إصدار غير محدود.
إدارة الهاتف المحمول - إذا كنت تريد التأكد من عدم تسريب بيانات الشركة عند السرقة ، فإن استخدام إدارة الهاتف المحمول هو ما تحتاجه. سيتمكن المستخدمون من التخلص عن بُعد من أي بيانات G Suite من الأجهزة المتصلة متى رغبوا في استخدام هذه الميزة.
لمستخدمي G Suite Business و Enterprise
Cloud Search - إذا كنت تتطلع إلى الارتقاء بإمكانيات البحث إلى مستوى أعلى ، فإن ميزة Cloud Search من خطط Business و Enterprise ستتيح لك البحث في محتوى شركتك باستخدام G Suite. سواء كنت تريد الوصول إلى Drive أو Docs أو Gmail أو Sheets أو Calendar أو Slides ، يمكنك القيام بذلك باستخدام إمكانية Cloud Search هذه.
Vault - سيتيح لك هذا التطبيق الإشراف على أي بريد إلكتروني أو محتوى ملف في Google Drive أو سجلات الدردشة والبحث فيهما وتصديرهما والاحتفاظ بهما.
أعمق فوائد G Suite
بعد قراءة كل شيء عن G Suite ، دعنا نلقي نظرة على الفوائد الأعمق التي يجب على النظام الأساسي تقديمها لأصحاب الأعمال اليوم.
استضافة البريد الإلكتروني
اختيار مضيف لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ليس شيئًا نوصي به للأشخاص الذين يستخدمون نفس الشركة لاستضافة WordPress الخاصة بهم. ألق نظرة على الملخص للسبب أدناه:
- عند استخدام مضيفك ، سيتم تقييدك بعناوين IP التي تم تكوينها لك من قبل مضيفك من حيث البريد الصادر. في حالة وجود مشكلة ، مثل عميل البريد العشوائي ، فمن الممكن أن يكون عنوان IP المستخدم مدرجًا في القائمة السوداء لكونه غير مرغوب فيه. لقد تركت في الهواء دون أي سيطرة على الموقف لمثل هذه الحالات.
- ربما تكون المشكلات المتعلقة بإمكانية التسليم إحدى المشكلات الرئيسية عندما تعتمد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مع مضيف WordPress الخاص بك. باستخدام G Suite ، سيتيح لك مصادقة أي بريد صادر باستخدام سجلات نظام التعرف على هوية المرسل (SPF) و DKIM والتي يمكن أن تؤثر على أي تصنيف للبريد العشوائي بشكل إيجابي.
- قد تواجه مشكلات في موارد الخادم عندما تختار إرسال رسائل بريد إلكتروني من خلال مضيف WordPress الخاص بك. من خلال الاضطرار إلى تفريغها إلى جهة خارجية موثوقة مثل G Suite ، لا داعي للقلق بشأن هذا الأمر.
- من الجيد دائمًا نشر خدماتك من خلال مزودين متعددين. يوصي الخبراء بفصل DNS والبريد الإلكتروني واستضافة WordPress إلى وكالات مختلفة. بهذه الطريقة إذا حدث أي شيء ، فستظل تعمل بخدماتك الأخرى.
سهولة التوافق و معرفة
ميزة أخرى مذهلة في اختيار G Suite لشركتك هي أن غالبية موظفيك على دراية بالفعل باستخدام منتجات مثل محرر مستندات Google و Gmail لعملياتهم. سيجعل هذا الانتقال أسهل كثيرًا وسيضمن أيضًا عدم إضاعة أي وقت في الشرح للأفراد المعينين حديثًا حول كيفية استخدام أدوات شركتك.
يُعرف G Suite أيضًا بأنه نظام أساسي متوافق للغاية عند استخدامه على الأجهزة المحمولة. يمكنك تجربتها واستخدامها الآن! بالنسبة لأولئك الذين لديهم بالفعل حساب Gmail شخصي ، فإن Google تسهل الأمور من خلال مفتاح نقرة واحدة يتيح لك الانتقال إلى حسابات مختلفة عند الحاجة.
الموثوقية
تشتهر Google بموثوقيتها حيث تمتلك اتفاقية مستوى الخدمة (SLA) بنسبة 99.9٪ لخدمة G Suite الخاصة بها ، بل إنها قد تجاوزت هذا التصنيف في السنوات الماضية. نظرًا لأن البريد الإلكتروني يعد جانبًا مهمًا للغاية في العديد من الشركات ، فلا توجد صيانة مجدولة أو فترات توقف مرتبطة بـ G Suite. جميع مراكز البيانات التي يستخدمونها مبنية ببنية تحتية زائدة عن الحاجة.
على الرغم من أنها لا يمكن أن تكون متاحة بنسبة 100٪ في جميع الأوقات تمامًا مثل أي خدمة أخرى متوفرة. لهذا السبب يمكنك مراقبة لوحة بيانات حالة G Suite للحصول على تحديثات لجميع خدماتهم.
حل ميسور التكلفة ومرن
يوجد اليوم بعض مقدمي الخدمة الذين يمكنهم تقديم بديل أرخص بكثير من G Suite. ومع ذلك ، فإن البريد الإلكتروني للنشاط التجاري لشركتك ليس شيئًا يجب أن تدخره. إن امتلاك مضيف بريد إلكتروني موثوق به يمكنه مساعدتك في المضي قدمًا يمكن أن يوفر لك المزيد من المدخرات في المستقبل.
من الممكن أيضًا اختيار سعر مخفض من خلال الذهاب للاشتراك السنوي. يمكنك الحصول على توفير يصل إلى 20٪ من خلال الاشتراك السنوي مقارنة بالاشتراكات الشهرية. الشيء العظيم في هذا هو أنه لا يزال بإمكانك الحصول على فاتورة كل شهر مقابل اشتراكك السنوي إذا كان هذا هو ما تفضله.
منصة آمنة تمامًا
نظرًا لأنه مبني على Google Cloud Platform ، يوفر G Suite لمستخدميه أعلى درجات الأمان التي يمكنهم الحصول عليها في السوق اليوم. هناك العديد من الشركات الكبرى التي تعتمد عليها الآن مثل Verizon و HP و Whirlpool وحتى Salesforce. حتى أن Google تخبر الجمهور بأنهم يتقدمون بعقلية تركز على الأمن أولاً. يمتلكون الخبرة والمعرفة الصناعية التي تدعم جميع منتجاتهم بما في ذلك G Suite.
ألق نظرة على بعض الأمثلة حول كيفية قيام G Suite بحمايتك:
G Suite Admin - يزود المسؤول بالقدرة على التحكم في كيفية حماية البيانات والتحقق من التقارير وحتى إدارة الأجهزة المحمولة عن بُعد. لن يسمح المسؤولون في G Suite للموظفين بالقدرة على تشغيل التطبيقات التي يعتبرونها أقل أمانًا.
تشفير TLS - يتوفر تشفير للبريد الإلكتروني للبريد الوارد والصادر.
التقييمات والمراجعات
الاحتفاظ بالبيانات - يمكنك الاستفادة من قدرة G Suite على أرشفة البيانات والاحتفاظ بها وتصديرها والبحث فيها عبر مواقع التخزين المختلفة.
الخصوصية - لن تفحص Google بياناتك أو تجمعها أو تستخدمها في خدمات G Suite بغرض الإعلان. لن ترى أي إعلانات على منتجات G Suite أيضًا. إذا كانت بياناتك ، فستظل ملكك.
الشفافية - يمكنك الحصول على تقارير الشفافية المقدمة من Google والتي يتم إجراؤها لإبقائك على اطلاع.
كيفية التبديل إلى G Suite
نوصي بشدة باستخدام G Suite خاصة عندما يتعلق الأمر باستضافة البريد الإلكتروني والأدوات الأخرى التي يوفرها ، وهذا أيضًا ما نوصي به لعملائنا. يأتي G Suite مع إصدار تجريبي مجاني لمدة 14 يومًا ، لذا لن تضطر إلى الالتزام بأي شيء إذا لم تكن راضيًا. يعد الالتحاق بالمنصة أمرًا سهلاً للغاية أيضًا.
إليك ما عليك القيام به لإجراء التبديل:
الخطوة 1 - اشترك في الإصدار التجريبي المجاني من G Suite لمدة 14 يومًا.
الخطوة 2 - قم بتنشيط حسابك عن طريق التسجيل في وحدة تحكم المشرف في Google. تأكد من تسجيل الدخول بالبريد الإلكتروني وكلمة المرور اللذين استخدمتهما في G Suite.
الخطوة 3 - انقر فوق "بدء الإعداد" في وحدة تحكم المشرف ثم قم بتشغيل معالج الإعداد. لكي يبدأ أعضاء فريقك في استخدام التطبيقات ، سيتعين عليك أولاً منحهم عنوان بريدهم الإلكتروني الخاص بنطاقك. يمكنك إضافة المستخدمين متى احتجت إلى ذلك.
الخطوة 4 - تحقق من نطاقك عبر وحدة تحكم المشرف باتباع الخطوات المقدمة. هناك رمز تحقق سيتيح لك الإضافة إلى إعدادات المجال أو موقع الويب الخاص بك. يمكنك أن تتوقع تعليمات واضحة مع Guiste لأي مزود DNS أو مسجل تقريبًا حول كيفية إنجاز ذلك.
الخطوة 5 - أخيرًا ، يمكنك الاطلاع على أدلة البدء السريع لـ G Suite والتي ستساعدك في إعداد أي تطبيقات إضافية قد تحتاجها مثل تقويم Google و Google Drive والمزيد.
ملخص
كما رأينا أعلاه ، يعد G Suite حلاً رائعًا حقًا يجب على أي شركة الاستفادة منه عندما يحتاجون إلى استضافة البريد الإلكتروني وموقع الكل في واحد لجميع مستنداتهم. إنه سهل الاستخدام للغاية ومرن وبأسعار معقولة للشركات أيضًا. العديد من الموظفين على دراية أيضًا بـ Gmail ، لذا سيكون وقت التعلم المطلوب ضئيلاً.
عندما أجرينا التبديل لأول مرة ، كانت سرعة فريق الوكالة في اختيار الأعمال الداخلية لكل منصة سلسة وشاهدنا بالفعل زيادة في الإنتاجية والتعاون. الآن لا يمكننا فعل ما نفعله بهذا المقياس بدون الميزات التي يوفرها G Suite.
بالنسبة لأولئك الذين بدأوا للتو استخدام G Suite ، نوصي بشدة بالاشتراك في مدونتهم للحصول على أخبار عن أي ميزات وإصدارات جديدة يقومون بها. إن معرفة Google بالتغيير التالي في النظام الأساسي يلوح في الأفق.