Como usar o Google Suite para negócios
Publicados: 2018-08-29Na Be Media, usamos uma ampla gama de produtos SaaS que se destinam a manter tudo funcionando perfeitamente enquanto aumentamos a produtividade geral da equipe. O G Suite é definitivamente um dos produtos sem os quais não podemos viver. Podemos afirmar de imediato que é a melhor solução de e-mail do mercado para qualquer negócio.
Neste blog, daremos uma olhada nos incríveis recursos e benefícios que você pode obter ao usar o G Suite para suas necessidades.
O que é o G Suite?
Anteriormente conhecido como Google Apps, o G Suite é um pacote de aplicativos inteligentes do gigante dos mecanismos de pesquisa que fornece hospedagem de e-mail principalmente para empresas. Além disso, ele também oferece outros recursos e aplicativos que podem ser bastante úteis. É possível que você já tenha usado alguns deles no passado. Trabalhamos todos os dias no Google e nas plataformas do Google, a progressão natural foi incorporar o kit de ferramentas do Google ao nosso negócio e tem sido uma mudança muito bem-vinda.
Gmail
O Gmail é uma das plataformas de e-mail mais populares da atualidade, com mais de 25% de participação no mercado. Isso não é surpresa, já que o cliente existe desde 2004 e agora tem mais de 1,2 bilhão de usuários. Você pode estar usando o Gmail ou ter uma conta lá agora. Ao usar o G Suite, você obtém uma versão aprimorada, também sem anúncios.
O G Suite basicamente permitirá que seus funcionários tenham suas próprias contas de e-mail com endereços de e-mail que tenham o nome de domínio da sua empresa incluído. Um exemplo poderia ser [e-mail protegido] . Para aqueles com negócios realmente pequenos que têm apenas alguns usuários, usar uma conta gratuita no Gmail pode ser bom. Mas quando você contratou mais de dez funcionários, precisará de várias contas que também devem ser gerenciadas separadamente.
calendário do Google
Este é um dos aplicativos mais importantes que muitas empresas podem aproveitar no G Suite. Muitas pessoas contam com isso para agendar reuniões, ligações e outras agendas enquanto definem lembretes e datas de vencimento para cronogramas cruciais. Com o Google Agenda, você pode manter toda a sua programação organizada de maneira fácil e conveniente.
Um dos recursos interessantes que você pode obter ao usar o Google Agenda com o G Suite é que ele permite criar várias agendas que podem ser acessadas por todos os seus funcionários. Por exemplo, você pode ter um calendário que mostre todos os próximos eventos e reuniões com sua equipe. Se você quiser que todos os seus funcionários sejam mais ligados ao seu
Nós absolutamente dependemos de
Google Drive
Esta é a solução de armazenamento principal que o Google tem a oferecer e permite que você mantenha, acesse e compartilhe arquivos em um local seguro. Depois de configurar sua própria unidade, você pode ter acesso a ela por meio de qualquer dispositivo. Os planos do G Suite Basic virão com um padrão de 30 GB de armazenamento máximo para cada funcionário. Os planos Business, Enterprise e Teams proporcionarão armazenamento ilimitado para que as pessoas sempre tenham o espaço de que precisam para seus documentos. Lembre-se de que equipes menores receberão apenas 1 TB por usuário se tiverem menos de cinco usuários no total.
A funcionalidade de pesquisa que o Google Drive oferece é talvez uma das melhores coisas que muitas pessoas gostam nele. Esse recurso é muito útil, pois não só permitirá que você pesquise documentos por nomes ou datas, mas também fará uma pesquisa com base no conteúdo dentro deles. Isso significa que as pessoas podem encontrar rapidamente o que precisam, independentemente de como o Google Drive está organizado.
Planilhas Google e Documentos Google
Essas duas são ferramentas bastante diretas e nós da Be Media as usamos diariamente. O Google Docs permite que você crie e modifique documentos de texto, enquanto o Google Sheets permite que você tenha planilhas diretamente no seu navegador. Você pode importar documentos diretamente aqui para que possa editá-los imediatamente, incluindo arquivos com extensões
Além disso, é possível exportar para formatos comuns de terceiros. Isso permitirá que os usuários colaborem com outras pessoas com bastante facilidade e que os arquivos sejam enviados e recebidos sem ter que baixar ou instalar software adicional. Se você falar com nossa equipe de SEO, eles juram pela função de compartilhamento das planilhas do Google para trabalhar juntos em grandes projetos. No Microsft Excel você simplesmente não obtém os recursos de colaboração.
Entre os melhores recursos que o Planilhas e Documentos Google oferecem estão as versões de armazenamento ilimitado e comentários que podem ser feitos em tempo real. As versões mais antigas podem ser mantidas indefinidamente e não contam para o armazenamento total. Isso tornará muito fácil acompanhar as alterações feitas em um documento ou desfazer um erro. Também será muito fácil compartilhar documentos com colegas e outras pessoas dessa forma.
Google Keep
Muitas pessoas não conhecem este aplicativo, mas nossa equipe de vendas digitais faz bom uso do Google Keep. Para quem procura uma alternativa ao Evernote, este do Google é uma ótima escolha. É uma ferramenta bacana, quer você pretenda usá-la pessoalmente ou com o G Suite envolvido. Por ser um produto do Google, ele funcionará perfeitamente em seu próprio ecossistema.
Um bom exemplo de seu uso é que ele permitirá que você mantenha todas as perguntas frequentes que recebe de seus clientes em um único local. Você pode criar notas, listas de tarefas e lembretes para se manter atualizado. O que é ainda melhor é que ele sincronizará perfeitamente em vários dispositivos, de modo que as coisas importantes de que você precisa estão sempre ao seu alcance. Você pode compartilhar itens rapidamente com seus colegas e arquivá-los quando terminar e usar a pesquisa do Google para encontrar todas as suas anotações.
Admin Console do G Suite
O Admin Console do G Suite permite que os usuários gerenciem tudo em um só lugar com facilidade. Ele passou por uma reforma recente e provou ser muito melhor do que era com o Google Apps anteriormente. Com isso, você pode fazer coisas como adicionar novos usuários e grupos, definir configurações de segurança, inserir novos domínios de negócios personalizados, gerenciar dispositivos e muito mais. A maioria desses recursos precisará ser ativada por um administrador no G Suite para que possam ser usados. Você também pode encontrar alguns desses apenas em planos superiores. Uma mensagem “não disponível” será exibida se o recurso não tiver sido habilitado quando um usuário tentar abri-lo.
Características adicionais
Google Hangouts Chat - Se você já ouviu falar do Slack antes, esse recurso do Google é basicamente o equivalente. O aplicativo possui um espaço de trabalho de grupo dedicado que permitirá que você converse com grupos ou com cada indivíduo. As conversas podem ser mais eficientes, interagindo diretamente com os aplicativos do partido 3º e bots do Google. Você pode aproveitar o Hangouts gratuitamente com qualquer plano do G Suite. A equipe de marketing de mídia social precisa de informações constantes sobre streams ao vivo, feeds e atualizações, e o chat fornece uma comunicação aberta para que trabalhem em alta velocidade.
Google Hangouts Meet - Videochamadas e conferências tornam-se mais fáceis graças a este aplicativo. Ele está totalmente conectado ao G Suite, então as pessoas podem entrar em qualquer reunião imediatamente por meio do evento do Agenda ou de um convite por e-mail. Para quem usa a versão G Suite Enterprise, é possível usar números de discagem para usuários
Apresentações Google - Para quem procura uma boa alternativa ao Microsoft Powerpoint, este é o aplicativo para você. Semelhante a outros produtos, será possível para os usuários interagir e colaborar em tempo real aqui e tirar proveito de um histórico de versões ilimitado.
Gerenciamento móvel - se você deseja ter certeza de que os dados da empresa não vazem quando roubados, usar o gerenciamento móvel é o que você precisa. Os usuários poderão se livrar remotamente de quaisquer dados do G Suite de dispositivos conectados sempre que desejarem usando este recurso.
Para usuários do G Suite Business e Enterprise
Cloud Search - se você quiser levar seus recursos de pesquisa a um nível mais alto, o recurso Cloud Search dos planos Business e Enterprise permitirá que você pesquise o conteúdo da sua empresa usando o G Suite. Se você precisa acessar o Drive, Documentos, Gmail, Planilhas, Agenda ou Apresentações, você pode fazer isso com este recurso do Cloud Search.
Vault - Este aplicativo permite que você supervisione, pesquise, exporte e retenha qualquer e-mail, conteúdo de arquivo no Google Drive ou registros de bate-papo em seu
Os benefícios mais profundos do G Suite
Depois de ler tudo sobre o G Suite, vamos dar uma olhada nos benefícios mais profundos que a plataforma tem a oferecer aos proprietários de empresas atualmente.
Hospedagem de Email
Escolher um host para seus e-mails não é algo que recomendamos para pessoas que usam a mesma empresa para hospedagem em WordPress. Dê uma olhada no resumo do motivo abaixo:
- Ao usar seu host, você será vinculado aos endereços IP que foram configurados para você por seu host em termos de e-mail de saída. No caso de um problema, como um cliente de spam, é possível que o endereço IP usado esteja na lista negra por ser spam. Você fica sem saber o que fazer, sem qualquer controle da situação nesses casos.
- Os problemas com capacidade de entrega são talvez um dos maiores problemas quando você confia em seus e-mails com seu host WordPress. Ao usar o G Suite, ele permitirá que você autentique qualquer e-mail enviado usando registros SPF e DKIM, que podem impactar positivamente qualquer classificação de spam.
- Você pode encontrar problemas de recursos do servidor ao optar por enviar e-mails por meio de seu host WordPress. Por ter que transferi-los para um terceiro confiável, como o G Suite, você não precisa se preocupar com isso.
- É sempre bom divulgar seus serviços por meio de vários provedores. Os especialistas recomendam separar a hospedagem de DNS, e-mail e WordPress para agências diferentes. Dessa forma, se algo acontecer, você ainda manterá seus outros serviços funcionando.
Facilidade, compatibilidade e Familiaridade
Outro benefício incrível de escolher o G Suite para sua empresa é que a maioria dos seus funcionários já está familiarizada com o uso de produtos como Google Docs e Gmail para seus processos. Isso tornará a transição muito mais fácil e também garantirá que não haja perda de tempo em explicar aos funcionários recém-contratados como usar as ferramentas da sua empresa.
O G Suite também é conhecido por ser uma plataforma muito compatível quando usado em dispositivos móveis. Você pode experimentar e usar agora mesmo! Para aqueles que já têm uma conta pessoal do Gmail, as coisas são ainda mais fáceis pelo Google com um botão de um clique que permitirá que você mude para contas diferentes quando necessário.
Confiabilidade
O Google é conhecido por sua confiabilidade, tendo um contrato de nível de serviço (SLA) de 99,9% para seu G Suite e até ultrapassou essa classificação nos últimos anos. Como o e-mail é um aspecto muito importante em muitas empresas, não há manutenção programada ou tempo de inatividade associado ao G Suite. Todos os data centers que estão usando são construídos com infraestrutura redundante.
Embora eles não possam estar 100% disponíveis o tempo todo, como qualquer outro serviço lá fora. É por isso que você pode ficar de olho no painel de status do G Suite para obter atualizações para todos os seus serviços.
Uma solução acessível e flexível
Existem alguns provedores hoje que podem oferecer uma alternativa muito mais barata do que o G Suite. No entanto, o e-mail comercial da sua empresa não é algo para o qual você deva gastar dinheiro. Ter um host de e-mail confiável que pode ajudá-lo a seguir em frente pode, na verdade, proporcionar mais economia no futuro.
Também é possível escolher uma taxa de desconto ao fazer uma assinatura anual. Você pode obter uma economia de até 20% com uma assinatura anual em comparação com as mensais. O melhor de tudo isso é que você ainda pode ser cobrado todos os meses por sua assinatura anual, se preferir.
Uma plataforma bastante segura
Por ser baseado no Google Cloud Platform, o G Suite oferece a seus usuários a melhor segurança que eles podem encontrar no mercado hoje. Existem muitas empresas importantes que contam com ele agora, como Verizon, HP, Whirlpool e até mesmo Salesforce. O Google ainda informa ao público que eles estão liderando com uma mentalidade focada em segurança em primeiro lugar. Eles possuem experiência e conhecimento do setor que sustentam todos os seus produtos, incluindo o G Suite.
Dê uma olhada em alguns exemplos de como o G Suite pode proteger você:
G Suite Admin - fornece ao administrador o poder de controlar como os dados estão sendo protegidos, verificar relatórios e até mesmo gerenciar dispositivos móveis remotamente. Os administradores do G Suite não permitirão que os funcionários ativem aplicativos que considerem menos seguros.
Criptografia TLS - Há criptografia de e-mail fornecida para e-mails recebidos e enviados.
Avaliações, Auditorias
Retenção de dados - você pode aproveitar a capacidade do G Suite de arquivar, reter, exportar e pesquisar dados em vários locais de armazenamento.
Privacidade - o Google não verificará, coletará ou usará seus dados nos serviços do G Suite para fins de publicidade. Você também não verá anúncios nos seus produtos do G Suite. Se forem seus dados, eles permanecerão seus.
Transparência - você pode obter relatórios de transparência fornecidos pelo Google, feitos para mantê-lo informado.
Como mudar para o G Suite
É altamente recomendável usar o G Suite, especialmente quando se trata de hospedagem de e-mail e outras ferramentas que ele oferece, e isso também é o que recomendamos aos nossos clientes. O G Suite vem com uma avaliação gratuita de 14 dias para que você não precise se comprometer com nada se não estiver satisfeito. A integração com a plataforma também é muito fácil.
Aqui está o que você precisa fazer para fazer a mudança:
Etapa 1 - inscreva-se para uma avaliação gratuita de 14 dias do G Suite.
Etapa 2 - Obtenha sua conta ativada cantando no Google Admin Console. Certifique-se de fazer login com o e-mail e a senha usados para o G Suite.
Etapa 3 - Clique em “Iniciar configuração” no console de administração e inicie o assistente de configuração. Para que os membros da sua equipe comecem a usar os aplicativos, primeiro você terá que fornecer seus próprios endereços de e-mail para o seu domínio. Você pode adicionar usuários sempre que precisar.
Etapa 4 - Verifique seu próprio domínio por meio do console de administração seguindo as etapas fornecidas. Existe um código de verificação que permitirá que você adicione as configurações do seu domínio ou site. Você pode esperar instruções claras com Guiste para quase qualquer provedor de DNS ou registrador sobre como fazer isso.
Etapa 5 - Por último, você pode conferir os guias de início rápido do G Suite que o ajudarão a configurar qualquer aplicativo adicional de que você possa precisar, como Google Agenda, Google Drive e muito mais.
Resumo
Como vimos acima, o G Suite é uma solução realmente incrível que qualquer empresa deve aproveitar quando precisa de hospedagem de e-mail e basicamente um local tudo-em-um para todos os seus documentos. É muito fácil de usar, flexível e acessível também para empresas. Muitos funcionários também estão familiarizados com o Gmail, então o tempo de aprendizado necessário seria mínimo.
Quando fizemos a troca pela primeira vez, a velocidade da equipe da agência para pegar o funcionamento interno de cada plataforma era perfeita e realmente vimos um aumento na produtividade e na colaboração. Agora não poderíamos fazer o que fazemos nessa escala sem os recursos que o G Suite oferece.
Para quem está começando a usar o G Suite, é altamente recomendável que você se inscreva no blog deles para obter notícias sobre os novos recursos e lançamentos que eles fizerem. Conhecendo o Google, a próxima mudança na plataforma está no horizonte.