如何使用 Google Suite for business

在 Be Media，我们使用范围广泛的 SaaS 产品，旨在保持一切顺利运行，同时提高团队的整体生产力。 G Suite 绝对是我们离不开的产品之一。 我们可以立即说，它是目前市场上适合任何企业的最佳电子邮件解决方案。

在本博客中，我们将了解使用 G Suite 来满足您的需求时可以获得的惊人功能和优势。

什么是 G Suite？

G Suite 以前称为 Google Apps，是来自搜索引擎巨头的一套智能应用程序，主要为企业提供电子邮件托管。 除此之外，它还提供了其他非常有用的功能和应用程序。 您过去可能已经使用过其中的一些。 我们每天都在 Google 和 Google 平台上工作，自然而然的进展是将 Google 工具包整合到我们的业务中，这是一个非常受欢迎的变化。

Gmail

Gmail 是当今最受欢迎的电子邮件平台之一，拥有超过 25% 的市场份额。 这并不奇怪，因为该客户端自 2004 年以来一直存在，现在拥有超过 12 亿用户。 您现在可能正在使用 Gmail 或在那里拥有一个帐户。 使用 G Suite 时，您还会获得一个没有广告的改进版本。

G Suite 基本上会让您的员工拥有自己的电子邮件帐户，其电子邮件地址包含您的企业域名。 一个例子可能是[email protected] 。 对于那些只有几个用户的小型企业来说，在 Gmail 中使用免费帐户可能没问题。 但是，当您雇用了 10 名以上的员工时，您将需要多个也必须单独管理的帐户。

谷歌日历

这是许多企业可以在 G Suite 中利用的最重要的应用程序之一。 许多人依靠它来安排会议、电话和其他议程，同时为关键时间表设置提醒和截止日期。 使用 Google 日历，您可以轻松方便地组织整个日程。

将 Google 日历与 G Suite 结合使用时，您可以获得的一项很酷的功能是，它可以让您创建多个可供所有员工访问的日历。 例如，您可以有一个日历来显示您的团队即将举行的所有活动和会议。 如果您希望所有员工都更加重视您的工作 组织，那么借助 G Suite 可以更轻松地完成此类任务。

我们绝对依赖 谷歌用于安排办公室和部门之间会议的日历。

谷歌云端硬盘

这是 Google 必须提供的主要存储解决方案，可让您在安全的位置保存、访问和共享所有文件。 一旦您设置了自己的驱动器，您就可以通过任何设备访问它。 G Suite Basic 计划将为每位员工提供 30GB 的标准最大存储空间。 Business、Enterprise 和 Teams 计划将提供无限存储空间，因此人们将始终拥有存放文档所需的空间。 请记住，如果小团队的用户总数少于五个，则每个用户只能获得 1TB。

Google Drive 提供的搜索功能可能是许多人喜欢它的最佳功能之一。 此功能非常方便，因为它不仅可以让您按名称或日期搜索文档，还可以根据其中的内容进行搜索。 这意味着，无论 Google 云端硬盘的组织方式如何，人们都可以快速找到所需的内容。

Google 表格和 Google 文档

这两个是非常简单的工具，我们 Be Media 每天都在使用它们。 Google Docs 可让您创建和修改文本文档，而 Google Sheets 可让您直接在浏览器上使用电子表格。 您可以在此处直接导入文档，以便您可以立即编辑它们，包括带有扩展名的文件 文档, .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx 、.csv、.html、.ods。 还可以对 Microsoft Office 文档进行评论和协作，而无需先将其转换为 Google 格式。

此外，可以导出为常见的第三方格式。 这将允许用户非常轻松地与他人协作，并且无需下载或安装其他软件即可来回发送文件。 如果您与我们的 SEO 团队交谈，他们会发誓 Google 表格的共享功能可用于在大型项目上协同工作。 在 Microsft Excel 中，您只是没有获得协作功能。

Google Sheets 和 Docs 提供的最佳功能之一是无限存储版本和可以实时发表的评论。 旧版本可以无限期保留，不会计入总存储量。 这将使跟踪对文档所做的更改或撤消错误变得非常容易。 通过这种方式与同事和其他人共享文档也将非常容易。

谷歌保留

很多人都不知道这个应用程序，但我们的数字销售团队很好地利用了 Google Keep。 对于那些寻找 Evernote 替代品的人来说，谷歌的这款是一个不错的选择。 无论您是打算个人使用还是与 G Suite 一起使用，它都是一个漂亮的小工具。 由于它是谷歌的产品，它将在自己的生态系统中无缝运行。

使用它的一个很好的例子是，它可以让您将不断从客户那里得到的所有常见问题保存在一个位置。 您可以创建笔记、待办事项列表和提醒以保持更新。 更棒的是，它可以在各种设备之间完美同步，因此您需要的重要东西始终触手可及。 您可以快速与同事共享项目并在完成后将其存档，并使用 Google 搜索查找您的所有笔记。

G Suite 管理控制台

G Suite 管理控制台让用户可以在一个地方轻松管理所有内容。 它最近进行了大修，事实证明，它比以前使用 Google Apps 时要好得多。 有了它，您可以执行诸如添加新用户和组、配置安全设置、输入新的自定义业务域、管理设备等操作。 大多数这些功能必须由 G Suite 管理员启用才能使用。 您可能还会在更高的计划中找到其中的一些。 当用户尝试打开该功能时，如果该功能尚未启用，则会显示“不可用”消息。

附加功能

Google Hangouts Chat –如果您之前听说过 Slack，那么 Google 的此功能基本上是等效的。 该应用程序具有专用的群组工作区，可让您与群组或每个人聊天。 对话可以使通过交互直，^第三方应用程序和谷歌机器人更高效。 您可以通过任何 G Suite 方案免费使用环聊。 社交媒体营销团队需要关于直播、提要和更新的持续信息，而聊天则为他们提供了开放式沟通，让他们能够以极快的速度工作。

Google Hangouts Meet –借助此应用，可以更轻松地进行视频通话和会议。 它与 G Suite 完全连接，因此人们可以通过日历活动或电子邮件邀请直接加入任何会议。 对于使用 G Suite 企业版的用户，可以为以下用户使用拨入号码 旅行或无法访问 Internet。

Google 幻灯片 –对于那些正在寻找 Microsoft Powerpoint 的不错替代品的人，这是适合您的应用程序。 与其他产品类似，用户可以在这里实时交互和协作，并利用无限的版本历史。

移动管理 –如果您想确保公司数据在被盗时不会泄露，那么您需要使用移动管理。 用户可以随时使用此功能从连接的设备远程删除任何 G Suite 数据。

G Suite 商务版和企业版用户

Cloud Search –如果您希望将搜索功能提升到更高的水平，Business 和 Enterprise 计划中的 Cloud Search 功能可让您使用 G Suite 搜索公司的内容。 无论您需要访问云端硬盘、文档、Gmail、表格、日历还是幻灯片，您都可以使用此云搜索功能来实现。

Vault –此应用程序可让您监督、搜索、导出和保留 Google Drive 中的任何电子邮件、文件内容或您的聊天记录 组织. 可以存档数据，然后在此处设置保留策略。

G Suite 的深层优势

阅读了有关 G Suite 的所有内容后，让我们来看看该平台必须为当今的企业主提供的更深层次的好处。

电子邮件托管

为您的电子邮件选择主机不是我们向使用同一家公司进行 WordPress 托管的人推荐的事情。 看看下面的摘要，了解为什么：

1. 当您使用您的主机时，您将受限于您的主机为您配置的发送邮件的 IP 地址。 如果出现问题，例如垃圾邮件客户端，则使用的 IP 地址可能会因垃圾邮件而被列入黑名单。 在这种情况下，您无法控制情况。
2. 当您依赖 WordPress 主机的电子邮件时，可交付性问题可能是主要问题之一。 通过使用 G Suite，您可以使用 SPF 和 DKIM 记录对任何出站邮件进行身份验证，这会对任何垃圾邮件评级产生积极影响。
3. 当您选择通过 WordPress 主机发送电子邮件时，您可能会遇到服务器资源问题。 通过将它们卸载到可靠的第三方（例如 G Suite），您不必担心这一点。
4. 通过多个提供商传播您的服务总是一件好事。 专家建议将 DNS、电子邮件和 WordPress 托管分开给不同的机构。 这样，如果发生任何事情，您仍然可以保持其他服务正常运行。

易用性、兼容性 和熟悉度

为您的公司选择 G Suite 的另一个惊人好处是，您的大多数员工已经熟悉在他们的流程中使用 Google 文档和 Gmail 等产品。 这将使过渡更加容易，并且还将确保不会浪费任何时间向新雇用的人员解释如何使用您公司的工具。

G Suite 在移动设备上使用时也是一个非常兼容的平台。 您可以立即试用并使用它！ 对于已经拥有个人 Gmail 帐户的用户，Google 可以通过一键切换让您在需要时切换到不同的帐户，从而使事情变得更加轻松。

可靠性

Google 以其 G Suite 99.9% 的服务级别协议 (SLA) 的可靠性而闻名，并且在过去几年中甚至超过了这一评级。 由于电子邮件在许多公司中是一个非常重要的方面，因此 G Suite 没有相关的定期维护或停机时间。 他们使用的所有数据中心都是用冗余的基础设施构建的。

尽管它们不能像任何其他服务一样始终 100% 可用。 这就是为什么您可以密切关注 G Suite 状态信息中心以获取其所有服务的更新。

经济实惠且灵活的解决方案

今天有一些提供商可以提供比 G Suite 便宜得多的替代方案。 但是，您公司的商务电子邮件不是您应该花钱购买的东西。 拥有一个可靠的电子邮件主机可以帮助您前进，实际上可以在未来为您节省更多。

也可以通过按年订阅来选择折扣率。 与每月订阅相比，每年订阅最多可节省 20%。 这样做的好处是，如果您愿意的话，您仍然可以按月收取年度订阅费用。

相当安全的平台

由于 G Suite 基于 Google Cloud Platform 构建，因此可为用户提供当今市场上所能获得的最高安全性。 现在有许多大公司都依赖它，例如 Verizon、HP、Whirlpool 甚至 Salesforce。 谷歌甚至告诉公众，他们以安全至上的心态处于领先地位。 他们拥有支持其所有产品（包括 G Suite）的行业专业知识和知识。

查看一些示例，了解 G Suite 如何保护您：

G Suite 管理员 –为管理员提供控制数据保护方式、检查报告甚至远程管理移动设备的权力。 G Suite 的管理员将禁止员工打开它认为不太安全的应用程序。

TLS 加密 –为传入和传出邮件提供电子邮件加密。

评估、审计 和证书 –定期对 G Suite 进行多项第三方审核。

数据保留 –您可以利用 G Suite 的功能在不同的存储位置归档、保留、导出和搜索数据。

隐私 – Google 不会出于广告目的扫描、收集或使用您在 G Suite 服务中的数据。 您也不会在 G Suite 产品上看到任何广告。 如果这是您的数据，那么它将仍然是您的。

透明度 –您可以获得由 Google 提供的透明度报告，这些报告旨在让您随时了解情况。

如何切换到 G Suite

我们强烈建议使用 G Suite，尤其是在涉及电子邮件托管和它提供的其他工具时，这也是我们向客户推荐的。 G Suite 提供 14 天免费试用，因此如果您不满意，您无需做出任何承诺。 该平台的入职也非常容易。

您需要执行以下操作才能进行切换：

第 1 步 –注册 G Suite 14 天免费试用版。

第 2 步 –通过进入 Google 管理控制台激活您的帐户。 确保您使用用于 G Suite 的电子邮件和密码登录。

步骤 3 –单击管理控制台中的“开始设置”，然后启动设置向导。 要让您的团队成员开始使用这些应用程序，您首先必须为他们提供他们自己的域的电子邮件地址。 您可以随时添加用户。

第 4 步– 按照提供的步骤通过管理控制台验证您自己的域。 有一个验证码可以让您添加到您的域设置或网站。 您可以期待 Guiste 为几乎所有 DNS 提供商或注册商提供有关如何完成此操作的明确说明。

第 5 步– 最后，您可以查看 G Suite 快速入门指南，这些指南将帮助您设置您可能需要的任何其他应用，例如 Google 日历、Google 云端硬盘等。

概括

如上所述，G Suite 是一个非常了不起的解决方案，任何企业在需要电子邮件托管时都应该利用它，并且基本上是所有文档的多合一位置。 对于企业来说，它也非常易于使用、灵活且负担得起。 许多员工也熟悉 Gmail，因此所需的学习时间很少。

当我们第一次进行转换时，代理团队处理每个平台内部工作的速度是无缝的，我们实际上看到了生产力和协作的提高。 现在，如果没有 G Suite 提供的功能，我们就无法完成如此规模的工作。

对于刚开始使用 G Suite 的用户，我们强烈建议您订阅他们的博客，以获取有关他们发布的任何新功能和版本的新闻。 了解谷歌平台的下一个变化即将到来。