Cum să utilizați Google Suite pentru afaceri

La Be Media, folosim o gamă largă de produse SaaS care au scopul de a menține totul să funcționeze fără probleme, îmbunătățind în același timp productivitatea generală a echipei. G Suite este cu siguranță unul dintre produsele fără de care nu putem trăi. Putem spune imediat că este cea mai bună soluție de e-mail în prezent de pe piață pentru orice afacere.

Pentru acest blog, vom arunca o privire asupra caracteristicilor și beneficiilor uimitoare pe care le puteți obține atunci când utilizați G Suite pentru nevoile dvs.

Ce este G Suite?

Cunoscută anterior sub numele de Google Apps, G Suite este o suită de aplicații inteligente de la gigantul motoarelor de căutare care oferă în primul rând găzduirea e-mailurilor pentru companii. În afară de asta, oferă și alte funcții și aplicații care pot fi destul de utile. Este posibil să fi folosit deja câteva dintre ele în trecut. Lucrăm în fiecare zi în Google și pe platformele Google, progresul natural a fost să încorporăm setul de instrumente Google în afacerea noastră și a fost o schimbare atât de binevenită.

Gmail

Gmail este una dintre cele mai populare platforme de e-mail astăzi, deținând peste 25% din cota de piață. Acest lucru nu este o surpriză, deoarece clientul există din 2004 și acum are peste 1,2 miliarde de utilizatori. Este posibil să utilizați Gmail sau să aveți un cont acolo chiar acum. Când utilizați G Suite, obțineți o versiune îmbunătățită, care nu conține și reclame.

G Suite le va permite angajaților să aibă propriile conturi de e-mail cu adrese de e-mail care au inclus numele domeniului dvs. de afaceri. Un exemplu ar putea fi [email protected] . Pentru cei cu afaceri cu adevărat mici, care au doar câțiva utilizatori, utilizarea unui cont gratuit în Gmail ar putea fi în regulă. Dar când ați angajat mai mult de zece angajați, veți avea nevoie de mai multe conturi care trebuie să fie, de asemenea, gestionate separat.

Google Calendar

Aceasta este una dintre cele mai importante aplicații de care multe companii pot profita în G Suite. Mulți oameni se bazează pe acest lucru pentru a programa întâlniri, apeluri și alte agende, în timp ce stabilesc mementouri și date limită pentru termene cruciale. Cu Google Calendar, vă puteți organiza întregul program destul de ușor și convenabil.

Printre caracteristicile interesante pe care le puteți obține atunci când utilizați Google Calendar cu G Suite este că vă va permite să creați mai multe calendare care pot fi accesate de toți angajații dvs. De exemplu, puteți avea un calendar care va afișa toate evenimentele și întâlnirile viitoare cu echipa dvs. Dacă doriți ca toți angajații dvs. să fie mai atașați de dvs organizare , atunci realizarea unor astfel de sarcini va fi mai ușoară datorită G Suite.

Depindem absolut de Google calendar pentru programarea întâlnirilor între birouri și departamente.

Google Drive

Aceasta este soluția principală de stocare pe care Google o are de oferit și vă va permite să păstrați, să accesați și să partajați fișiere într-o locație sigură. După ce v-ați configurat propria unitate, puteți avea acces la ea prin orice dispozitiv. Planurile G Suite Basic vor veni cu un spațiu de stocare maxim standard de 30 GB pentru fiecare angajat. Planurile Business, Enterprise și Teams vor oferi spațiu de stocare nelimitat, astfel încât oamenii să aibă întotdeauna spațiul de care au nevoie pentru documentele lor. Rețineți că echipele mai mici vor primi doar 1TB per utilizator dacă au mai puțin de cinci utilizatori în total.

Funcționalitatea de căutare pe care o oferă Google Drive este poate unul dintre cele mai bune lucruri pe care multor oameni le plac la ea. Această caracteristică este destul de utilă, deoarece nu vă va permite doar să căutați documente după nume sau date, ci va face chiar și o căutare bazată pe conținutul din interiorul acesteia. Aceasta înseamnă că oamenii pot găsi rapid ceea ce au nevoie, indiferent de modul în care este organizat Google Drive.

Foi de calcul Google și Documente Google

Aceste două sunt instrumente destul de simple și noi, cei de la Be Media, le folosim zilnic. Google Docs vă va permite să creați și să modificați documente text, în timp ce Google Sheets vă va permite să aveți foi de calcul direct în browser. Puteți importa documente direct aici, astfel încât să le puteți edita imediat, inclusiv fișiere cu extensii docx , .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx , .csv, .html, .ods. De asemenea, este posibil să comentați și să colaborați la documente Microsoft Office fără a fi nevoie să le convertiți mai întâi în formatul Google.

În plus, este posibilă exportarea în formate obișnuite de la terți. Acest lucru va permite utilizatorilor să colaboreze cu ceilalți destul de ușor și să primească fișiere trimise înainte și înapoi, fără a fi nevoie să descarce sau să instaleze software suplimentar. Dacă vorbiți cu echipa noastră SEO, ei jură pe funcția de partajare a foilor Google pentru a lucra împreună la proiecte mari. În Microsft Excel pur și simplu nu obțineți funcțiile de colaborare.

Printre cele mai bune funcții pe care le oferă Google Sheets și Docs se numără versiunile de stocare nelimitată și comentariile care pot fi făcute în timp real. Versiunile mai vechi pot fi păstrate pe termen nelimitat și nu vor lua în considerare stocarea totală. Acest lucru va face destul de ușor să urmăriți modificările aduse unui document sau să anulați o eroare. De asemenea, va fi foarte ușor să partajați documente cu colegii și alte persoane în acest fel.

Google Keep

Mulți oameni nu cunosc această aplicație, dar echipa noastră de vânzări digitale folosește Google Keep. Pentru cei care caută o alternativă la Evernote, aceasta de la Google este o alegere excelentă. Este un instrument mic și ingenios, indiferent dacă intenționați să îl utilizați personal sau cu G Suite implicat. Deoarece este un produs Google, va funcționa perfect în propriul ecosistem.

Un bun exemplu al utilizării sale este că vă va permite să păstrați într-o singură locație toate acele întrebări frecvente pe care le primiți în continuare de la clienți. Puteți crea note, liste de activități și mementouri pentru a fi la curent. Ceea ce este și mai bun este că se va sincroniza perfect pe diferite dispozitive, astfel încât lucrurile importante de care aveți nevoie sunt întotdeauna la îndemâna dumneavoastră. Puteți partaja rapid articole cu colegii dvs. și le puteți arhiva când ați terminat și puteți utiliza căutarea Google pentru a găsi toate notele dvs.

Consola de administrare G Suite

Consola de administrare G Suite le permite utilizatorilor să gestioneze totul într-un singur loc cu ușurință. A avut o revizuire recentă și s-a dovedit a fi mult mai bun decât a fost cu Google Apps anterior. Cu aceasta, puteți face lucruri precum adăugarea de noi utilizatori și grupuri, configurarea setărilor pentru securitate, introducerea de noi domenii personalizate de afaceri, gestionarea dispozitivelor și multe altele. Majoritatea acestor funcții vor trebui să fie activate de un administrator în G Suite pentru ca acestea să fie utilizate. De asemenea, s-ar putea să găsiți unele dintre acestea numai în planuri superioare. Un mesaj „nu este disponibil” va afișa dacă caracteristica nu a fost activată atunci când un utilizator încearcă să o deschidă.

Caracteristici suplimentare

Google Hangouts Chat - Dacă ați mai auzit de Slack, această funcție de la Google este practic echivalentul ei. Aplicația are un spațiu de lucru dedicat pentru grup, care vă va permite să discutați cu grupuri sau cu fiecare individ. Conversațiile pot fi realizate mai eficient prin interacțiunea direct cu aplicațiile de partid 3 - ^a și roboții Google. Puteți profita de Hangouts gratuit cu orice plan G Suite. Echipa de Social Media Marketing are nevoie de informații constante despre fluxurile live, fluxurile și actualizările, iar chatul oferă comunicarea deschisă pentru ca aceștia să lucreze la viteze mari.

Google Hangouts Meet – Apelurile video și conferințele pot fi simplificate datorită acestei aplicații. Este complet conectat la G Suite, astfel încât oamenii se pot alătura oricărei întâlniri imediat de la evenimentul lor din Calendar sau de la o invitație prin e-mail. Pentru cei care folosesc versiunea G Suite Enterprise, este posibil să folosească numere de apelare pentru utilizatorii care sunt călător sau nu au acces la internet.

Google Slides - Pentru cei care caută o alternativă frumoasă la Microsoft Powerpoint, aceasta este aplicația pentru tine. Similar altor produse, utilizatorii vor putea interacționa și colabora în timp real aici și să profite de un istoric nelimitat de versiuni.

Gestionare mobilă – Dacă doriți să vă asigurați că datele companiei nu se scurg atunci când sunt furate, atunci folosirea managementului mobil este ceea ce aveți nevoie. Utilizatorii vor putea scăpa de la distanță de orice date G Suite de pe dispozitivele conectate oricând doresc folosind această funcție.

Pentru utilizatorii G Suite Business și Enterprise

Cloud Search – Dacă doriți să vă duceți capabilitățile de căutare la un nivel superior, funcția Cloud Search din planurile Business și Enterprise vă va permite să căutați conținutul companiei dvs. folosind G Suite. Indiferent dacă trebuie să accesați Drive, Docs, Gmail, Sheets, Calendar sau Slides, puteți face acest lucru cu această capacitate Cloud Search.

Vault – Această aplicație vă va permite să supravegheați, să căutați, să exportați și să păstrați orice e-mail, conținut de fișiere din Google Drive sau înregistrări de chat din interiorul dvs. organizare . Este posibil să arhivați datele și apoi să setați politicile de păstrare aici.

Beneficiile mai profunde ale G Suite

După ce am citit totul despre G Suite, să aruncăm o privire asupra beneficiilor mai profunde pe care platforma le are de oferit proprietarilor de afaceri de astăzi.

Gazduire e-mail

Alegerea unei gazde pentru e-mailurile tale nu este ceva pe care le-am recomanda persoanelor care folosesc aceeași companie pentru găzduirea lor WordPress. Aruncă o privire la rezumatul de mai jos:

1. Când vă folosiți gazda, veți fi legat de adresele IP care au fost configurate pentru dvs. de gazda în ceea ce privește e-mailurile trimise. În cazul unei probleme, cum ar fi un client de spam, este posibil ca adresa IP utilizată să fie inclusă pe lista neagră pentru a fi spam. Ești lăsat în aer fără niciun control asupra situației pentru astfel de cazuri.
2. Problemele legate de livrabilitate sunt poate una dintre problemele majore atunci când vă bazați pe e-mailurile dvs. cu gazda WordPress. Folosind G Suite, vă va permite să autentificați orice e-mail de ieșire folosind înregistrări SPF și DKIM, care pot avea un impact pozitiv asupra oricărei evaluări de spam.
3. Este posibil să întâmpinați probleme legate de resursele serverului atunci când alegeți să trimiteți e-mailuri prin gazda dvs. WordPress. Dacă trebuie să le descărcați către o terță parte de încredere, cum ar fi G Suite, nu trebuie să vă faceți griji pentru acest lucru.
4. Este întotdeauna un lucru bun să vă răspândiți serviciile prin mai mulți furnizori. Experții recomandă separarea găzduirii DNS, e-mail și WordPress de diferite agenții. În acest fel, dacă se întâmplă ceva, veți păstra în continuare celelalte servicii în funcțiune.

Ușurință, compatibilitate și Familiaritate

Un alt avantaj uimitor în alegerea G Suite pentru compania dvs. este că majoritatea angajaților dvs. sunt deja familiarizați cu utilizarea produselor precum Google Docs și Gmail pentru procesele lor. Acest lucru va face tranziția mult mai ușoară și, de asemenea, se va asigura că nu există timp pierdut în a explica noilor persoane angajate cum să folosească instrumentele companiei dvs.

G Suite este, de asemenea, cunoscută a fi o platformă foarte compatibilă atunci când este utilizată pe dispozitive mobile. Poți să-l încerci și să-l folosești chiar acum! Pentru cei care au deja un cont personal de Gmail, lucrurile sunt și mai ușoare de Google cu un comutator cu un singur clic care vă va permite să treceți la conturi diferite atunci când este necesar.

Fiabilitate

Google este cunoscut pentru fiabilitatea sa, având un acord de nivel de servicii (SLA) de 99,9% pentru G Suite și chiar a depășit această evaluare în ultimii ani. Deoarece e-mailul este un aspect foarte important în multe companii, nu există întreținere programată sau perioade de nefuncționare asociate cu G Suite. Toate centrele de date pe care le folosesc sunt construite cu o infrastructură care este redundantă.

Deși nu pot fi 100% disponibile în orice moment, la fel ca orice alt serviciu de acolo. De aceea, puteți fi cu ochii pe tabloul de bord privind starea G Suite pentru a obține actualizări pentru toate serviciile lor.

O soluție accesibilă și flexibilă

Există unii furnizori astăzi care pot oferi o alternativă mult mai ieftină decât G Suite. Cu toate acestea, e-mailul de afaceri al companiei dvs. nu este ceva pentru care ar trebui să economisiți bani. Având o gazdă de e-mail de încredere, care vă poate ajuta să mergeți mai departe, vă poate oferi de fapt mai multe economii în viitor.

De asemenea, este posibil să alegeți o rată redusă mergând pentru un abonament anual. Puteți obține economii de până la 20% cu un abonament anual în comparație cu cele lunare. Lucrul grozav este că puteți primi facturat în fiecare lună pentru abonamentul anual, dacă acest lucru este ceea ce preferați.

O platformă destul de sigură

Deoarece este construit pe platforma Google Cloud, G Suite oferă utilizatorilor săi cea mai bună securitate pe care o pot obține pe piață astăzi. Există multe companii importante care se bazează pe el chiar acum, cum ar fi Verizon, HP, Whirlpool și chiar Salesforce. Google chiar informează publicul că conduc cu o mentalitate concentrată mai întâi pe securitate. Ei posedă experiență în domeniu și cunoștințe care susțin toate produsele lor, inclusiv G Suite.

Aruncă o privire la câteva exemple despre cum te poate proteja G Suite:

Administrator G Suite – Oferă administratorului puterea de a prelua controlul asupra modului în care datele sunt protejate, de a verifica rapoartele și chiar de a gestiona dispozitivele mobile de la distanță. Administratorii G Suite vor interzice angajaților posibilitatea de a activa aplicații pe care le consideră mai puțin sigure.

Criptare TLS – Există criptare e-mail furnizată pentru e-mailurile primite și trimise.

Evaluări, Audituri și Certări – Există mai multe audituri terță parte care sunt efectuate în mod regulat pe G Suite.

Păstrarea datelor – Puteți profita de capacitatea G Suite de a arhiva, păstra, exporta și căuta date în diferite locații de stocare.

Confidențialitate – Google nu va scana, nu va colecta sau nu va folosi datele dumneavoastră în serviciile G Suite în scopul publicității. Nici pe produsele dvs. G Suite nu veți vedea reclame. Dacă sunt datele tale, atunci acestea vor rămâne ale tale.

Transparență – Puteți obține rapoarte de transparență furnizate de Google, care sunt făcute pentru a vă ține informat.

Cum să comuți la G Suite

Vă recomandăm cu căldură să utilizați G Suite mai ales când vine vorba de găzduirea e-mailurilor și a celorlalte instrumente pe care le oferă, iar acest lucru este și ceea ce le recomandăm clienților noștri. G Suite vine cu o perioadă de încercare gratuită de 14 zile, așa că nu va trebui să te angajezi la nimic dacă nu ești mulțumit. Integrarea cu platforma este, de asemenea, foarte ușoară.

Iată ce trebuie să faceți pentru a face schimbarea:

Pasul 1 – Înscrieți - vă pentru perioada de încercare gratuită de 14 zile pentru G Suite.

Pasul 2 – Activați-vă contul cântând în Consola de administrare Google. Asigurați-vă că vă conectați cu e-mailul și parola pe care le-ați folosit pentru G Suite.

Pasul 3 – Faceți clic pe „Start Setup” din consola de administrare și apoi lansați expertul de configurare. Pentru ca membrii echipei să înceapă să folosească aplicațiile, mai întâi va trebui să le oferiți propria lor adresă de e-mail pentru domeniul dvs. Puteți adăuga utilizatori oricând aveți nevoie.

Pasul 4 – Verificați-vă propriul domeniu prin consola de administrare urmând pașii furnizați. Există un cod de verificare care vă va permite să adăugați la setările domeniului sau site-ul dvs. Vă puteți aștepta la instrucțiuni clare cu Guiste pentru aproape orice furnizor de DNS sau registrator despre cum să realizați acest lucru.

Pasul 5 – În cele din urmă, puteți consulta ghidurile de pornire rapidă pentru G Suite, care vă vor ajuta să configurați orice aplicații suplimentare de care ați putea avea nevoie, cum ar fi Google Calendar, Google Drive și multe altele.

rezumat

După cum sa văzut mai sus, G Suite este o soluție cu adevărat uimitoare de care orice companie ar trebui să profite atunci când are nevoie de găzduire de e-mail și, practic, de o locație all-in-one pentru toate documentele sale. Este foarte ușor de utilizat, flexibil și accesibil și pentru companii. Mulți angajați sunt, de asemenea, familiarizați cu Gmail, așa că timpul de învățare necesar ar fi minim.

Când am făcut prima schimbare, viteza echipei agenției care preia funcționarea interioară a fiecărei platforme a fost perfectă și am observat, de fapt, o creștere a productivității și a colaborării. Acum nu am putea face ceea ce facem la această scară fără funcțiile oferite de G Suite.

Pentru cei care abia au început să folosească G Suite, vă recomandăm să vă abonați la blogul lor pentru a primi știri despre orice funcții și versiuni noi pe care le fac. Cunoscând Google, următoarea schimbare a platformei este la orizont.