Jak korzystać z Google Suite dla firm
Opublikowany: 2018-08-29W Be Media korzystamy z szerokiej gamy produktów SaaS, które mają na celu zapewnienie płynnego działania, jednocześnie poprawiając ogólną produktywność zespołu. G Suite to zdecydowanie jeden z produktów, bez którego nie możemy żyć. Od razu możemy powiedzieć, że jest to obecnie najlepsze rozwiązanie do obsługi poczty e-mail na rynku dla każdej firmy.
Na tym blogu przyjrzymy się niesamowitym funkcjom i korzyściom, jakie możesz uzyskać, korzystając z G Suite do swoich potrzeb.
Co to jest G Suite?
Wcześniej znany jako Google Apps, G Suite to pakiet inteligentnych aplikacji od giganta wyszukiwarek, który zapewnia hosting poczty e-mail przede wszystkim dla firm. Poza tym zapewnia również inne funkcje i aplikacje, które mogą być bardzo przydatne. Możliwe, że w przeszłości korzystałeś już z kilku z nich. Na co dzień pracujemy w Google i na platformach Google, naturalnym postępem było włączenie zestawu narzędzi Google do naszej działalności i była to tak mile widziana zmiana.
Gmail
Gmail to obecnie jedna z najpopularniejszych platform pocztowych, która ma ponad 25% udziału w rynku. Nie jest to zaskoczeniem, ponieważ klient istnieje od 2004 roku, a teraz ma ponad 1,2 miliarda użytkowników. Być może używasz teraz Gmaila lub masz tam konto. Korzystając z G Suite, otrzymujesz ulepszoną wersję, która również jest wolna od reklam.
G Suite zasadniczo pozwoli Twoim pracownikom mieć własne konta e-mail z adresami e-mail, które zawierają nazwę domeny Twojej firmy. Przykładem może być [email protected] . Dla tych, którzy mają naprawdę małe firmy, które mają tylko kilku użytkowników, korzystanie z bezpłatnego konta w Gmailu może być w porządku. Ale gdy zatrudnisz więcej niż dziesięciu pracowników, będziesz potrzebować wielu kont, które również będą musiały być oddzielnie zarządzane.
kalendarz Google
To jedna z najważniejszych aplikacji, z których wiele firm może korzystać w G Suite. Wiele osób polega na tym, aby planować spotkania, rozmowy telefoniczne i inne agendy, jednocześnie ustawiając przypomnienia i terminy dla kluczowych terminów. Dzięki Kalendarzowi Google możesz łatwo i wygodnie zorganizować cały harmonogram.
Wśród fajnych funkcji, które można uzyskać podczas korzystania z Kalendarza Google z G Suite, jest to, że umożliwia utworzenie kilku kalendarzy, do których mają dostęp wszyscy Twoi pracownicy. Na przykład możesz mieć kalendarz, który pokaże wszystkie nadchodzące wydarzenia i spotkania z zespołem. Jeśli chcesz, aby wszyscy Twoi pracownicy byli bardziej przywiązani do Twojego
Jesteśmy absolutnie zależni od
dysk Google
Jest to podstawowe rozwiązanie do przechowywania danych oferowane przez Google, które umożliwia przechowywanie, dostęp i udostępnianie plików w bezpiecznej lokalizacji. Po skonfigurowaniu własnego dysku możesz mieć do niego dostęp za pośrednictwem dowolnego urządzenia. Plany G Suite Basic obejmują standardowe 30 GB maksymalnej przestrzeni dyskowej dla każdego pracownika. Plany Business, Enterprise i Teams zapewnią nieograniczoną przestrzeń dyskową, dzięki czemu ludzie zawsze będą mieli miejsce na swoje dokumenty. Pamiętaj, że mniejsze zespoły otrzymają tylko 1 TB na użytkownika, jeśli mają łącznie mniej niż pięciu użytkowników.
Funkcja wyszukiwania zapewniana przez Dysk Google jest prawdopodobnie jedną z najlepszych rzeczy, które wielu ludzi lubi. Ta funkcja jest bardzo przydatna, ponieważ pozwala nie tylko wyszukiwać dokumenty według nazw lub dat, ale nawet przeprowadza wyszukiwanie na podstawie zawartej w nich treści. Oznacza to, że ludzie mogą szybko znaleźć to, czego potrzebują, niezależnie od organizacji Dysku Google.
Arkusze Google i Dokumenty Google
Te dwa narzędzia są dość proste i my w Be Media używamy ich na co dzień. Dokumenty Google pozwolą Ci tworzyć i modyfikować dokumenty tekstowe, a Arkusze Google pozwolą Ci mieć arkusze kalkulacyjne bezpośrednio w przeglądarce. Możesz importować dokumenty bezpośrednio tutaj, dzięki czemu możesz je od razu edytować, w tym pliki z rozszerzeniami
Ponadto możliwy jest eksport do popularnych formatów innych firm. Umożliwi to użytkownikom łatwą współpracę z innymi i wysyłanie plików tam iz powrotem bez konieczności pobierania lub instalowania dodatkowego oprogramowania. Jeśli porozmawiasz z naszym zespołem SEO, przysięgają, że korzystają z funkcji udostępniania arkuszy Google do wspólnej pracy przy dużych projektach. W Microsft Excel po prostu nie masz funkcji współpracy.
Wśród najlepszych funkcji oferowanych przez Arkusze i Dokumenty Google są wersje z nieograniczoną ilością miejsca na dane i komentarze, które można wprowadzać w czasie rzeczywistym. Starsze wersje mogą być przechowywane przez czas nieokreślony i nie będą wliczane do całkowitej pamięci. Ułatwi to śledzenie zmian wprowadzonych w dokumencie lub cofnięcie błędu. W ten sposób bardzo łatwo będzie też udostępniać dokumenty współpracownikom i innym osobom.
Google Keep
Wiele osób nie wie o tej aplikacji, ale nasz zespół ds. sprzedaży cyfrowej dobrze wykorzystuje Google Keep. Dla tych, którzy szukają alternatywy dla Evernote, ten od Google to świetny wybór. Jest to sprytne małe narzędzie, niezależnie od tego, czy planujesz używać go osobiście, czy z udziałem G Suite. Ponieważ jest to produkt Google, będzie działał bezproblemowo we własnym ekosystemie.
Dobrym przykładem jego zastosowania jest to, że pozwoli Ci przechowywać w jednym miejscu wszystkie często zadawane pytania, które otrzymujesz od swoich klientów. Możesz tworzyć notatki, listy rzeczy do zrobienia i przypomnienia, aby być na bieżąco. Co jeszcze lepsze, będzie idealnie synchronizować się z różnymi urządzeniami, dzięki czemu ważne rzeczy, których potrzebujesz, są zawsze w zasięgu ręki. Możesz szybko udostępniać elementy swoim współpracownikom i archiwizować je po zakończeniu oraz korzystać z wyszukiwarki Google, aby znaleźć wszystkie swoje notatki.
Konsola administracyjna G Suite
Konsola administracyjna G Suite umożliwia użytkownikom łatwe zarządzanie wszystkim w jednym miejscu. Przeszedł niedawno remont i okazał się znacznie lepszy niż poprzednio w przypadku Google Apps. Dzięki temu możesz robić takie rzeczy, jak dodawanie nowych użytkowników i grup, konfigurowanie ustawień bezpieczeństwa, wprowadzanie nowych niestandardowych domen biznesowych, zarządzanie urządzeniami i wiele więcej. Większość z tych funkcji będzie musiała zostać włączona przez administratora w G Suite, aby można było z nich korzystać. Niektóre z nich możesz również znaleźć tylko w wyższych planach. Komunikat „niedostępny” pojawi się, jeśli funkcja nie została włączona, gdy użytkownik spróbuje ją otworzyć.
Dodatkowe funkcje
Google Hangouts Chat – Jeśli słyszałeś wcześniej o Slacku, ta funkcja Google jest w zasadzie jej odpowiednikiem. Aplikacja posiada dedykowaną przestrzeń roboczą dla grup, która pozwoli Ci rozmawiać z grupami lub z każdą osobą. Rozmowy mogą być bardziej efektywne poprzez interakcję prosto z aplikacji firm 3 rd i botów Google. Możesz bezpłatnie korzystać z Hangoutów w dowolnym planie G Suite. Zespół marketingu mediów społecznościowych potrzebuje ciągłych informacji o transmisjach na żywo, kanałach i aktualizacjach, a czat zapewnia otwartą komunikację, aby mogli pracować z dużą prędkością.
Google Hangouts Meet – dzięki tej aplikacji możesz ułatwić rozmowy wideo i konferencje. Jest w pełni połączony z G Suite, więc użytkownicy mogą dołączać do dowolnego spotkania bezpośrednio z wydarzenia w Kalendarzu lub zaproszenia e-mailem. W przypadku użytkowników wersji G Suite Enterprise możliwe jest używanie numerów telefonicznych dla użytkowników, którzy:
Prezentacje Google – dla tych, którzy szukają fajnej alternatywy dla Microsoft Powerpoint, jest to aplikacja dla Ciebie. Podobnie jak w przypadku innych produktów, użytkownicy będą mogli wchodzić w interakcje i współpracować w czasie rzeczywistym oraz korzystać z nieograniczonej historii wersji.
Zarządzanie urządzeniami mobilnymi — jeśli chcesz mieć pewność, że dane firmy nie wyciekną w przypadku kradzieży, skorzystaj z zarządzania urządzeniami mobilnymi. Korzystając z tej funkcji, użytkownicy będą mogli w dowolnym momencie zdalnie usunąć wszelkie dane G Suite z podłączonych urządzeń.
Dla użytkowników G Suite Business i Enterprise
Cloud Search – jeśli chcesz przenieść swoje możliwości wyszukiwania na wyższy poziom, funkcja Cloud Search z planów Business i Enterprise pozwoli Ci przeszukiwać zawartość Twojej firmy za pomocą G Suite. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz dostępu do Dysku, Dokumentów, Gmaila, Arkuszy, Kalendarza czy Prezentacji, możesz to zrobić dzięki tej funkcji Cloud Search.
Vault – ta aplikacja umożliwia nadzorowanie, wyszukiwanie, eksportowanie i przechowywanie dowolnej poczty e-mail, zawartości plików na Dysku Google lub zapisów czatu w Twoim
Większe zalety G Suite
Po przeczytaniu wszystkiego o G Suite przyjrzyjmy się głębszym korzyściom, jakie ta platforma oferuje dziś właścicielom firm.
Hosting poczty e-mail
Wybór hosta dla swoich e-maili nie jest czymś, co zalecamy osobom, które korzystają z tej samej firmy do hostingu WordPress. Spójrz na podsumowanie, dlaczego poniżej:
- Kiedy korzystasz z hosta, będziesz związany z adresami IP, które zostały skonfigurowane dla ciebie przez hosta w zakresie poczty wychodzącej. W przypadku problemu, takiego jak klient spamujący, może się zdarzyć, że użyty adres IP zostanie umieszczony na czarnej liście jako spamer. W takich przypadkach pozostajesz w powietrzu bez żadnej kontroli nad sytuacją.
- Problemy z dostarczalnością są prawdopodobnie jednym z głównych problemów, gdy polegasz na swoich e-mailach z hostem WordPress. Korzystając z G Suite, możesz uwierzytelnić każdą pocztę wychodzącą za pomocą rekordów SPF i DKIM, które mogą pozytywnie wpłynąć na ocenę spamu.
- Możesz napotkać problemy z zasobami serwera, gdy zdecydujesz się wysyłać wiadomości e-mail za pośrednictwem hosta WordPress. Przenosząc je do niezawodnej firmy zewnętrznej, takiej jak G Suite, nie musisz się o to martwić.
- Zawsze dobrze jest rozpowszechniać swoje usługi przez wielu dostawców. Eksperci zalecają rozdzielenie hostingu DNS, poczty e-mail i WordPress na różne agencje. W ten sposób, jeśli coś się stanie, nadal będziesz działać.
Łatwość, kompatybilność oraz Znajomość
Kolejną niesamowitą korzyścią przy wyborze G Suite dla Twojej firmy jest to, że większość Twoich pracowników jest już zaznajomiona z używaniem w swoich procesach produktów takich jak Dokumenty Google i Gmail. Ułatwi to przejście, a także zapewni, że nie będziesz tracić czasu na wyjaśnianie nowo zatrudnionym osobom, jak korzystać z narzędzi Twojej firmy.
Wiadomo również, że G Suite jest bardzo kompatybilną platformą, gdy jest używany na urządzeniach mobilnych. Możesz go wypróbować i używać już teraz! Dla tych, którzy mają już osobiste konto Gmail, Google jeszcze bardziej ułatwia pracę dzięki przełącznikowi jednym kliknięciem, który w razie potrzeby pozwoli Ci przejść na inne konta.
Niezawodność
Google jest znany ze swojej niezawodności, mając 99,9% umowy dotyczącej poziomu usług (SLA) dla swojego G Suite, a nawet przekroczył tę ocenę w ostatnich latach. Ponieważ poczta e-mail jest bardzo ważnym aspektem w wielu firmach, nie ma zaplanowanych prac konserwacyjnych ani przestojów związanych z G Suite. Wszystkie centra danych, z których korzystają, są zbudowane z nadmiarową infrastrukturą.
Chociaż nie mogą być w 100% dostępne przez cały czas, tak jak każda inna usługa. Dlatego możesz obserwować panel stanu G Suite, aby otrzymywać aktualizacje dotyczące wszystkich ich usług.
Niedrogie i elastyczne rozwiązanie
Obecnie jest kilku dostawców, którzy mogą zaoferować znacznie tańszą alternatywę niż G Suite. Jednak biznesowy e-mail Twojej firmy nie jest czymś, na co powinieneś oszczędzać. Posiadanie niezawodnego hosta poczty e-mail, który może pomóc Ci iść naprzód, może w rzeczywistości zapewnić więcej oszczędności w przyszłości.
Możliwe jest również wybranie obniżonej stawki, wybierając roczną subskrypcję. Możesz uzyskać nawet 20% oszczędności przy rocznym abonamencie w porównaniu do miesięcznych. Wspaniałą rzeczą jest to, że nadal możesz otrzymywać comiesięczne rachunki za roczną subskrypcję, jeśli wolisz.
Całkiem bezpieczna platforma
Ponieważ jest oparty na Google Cloud Platform, G Suite zapewnia swoim użytkownikom najwyższe bezpieczeństwo, jakie mogą uzyskać obecnie na rynku. Istnieje wiele dużych firm, które obecnie na nim polegają, takich jak Verizon, HP, Whirlpool, a nawet Salesforce. Google informuje nawet opinię publiczną, że są liderami z nastawieniem skoncentrowanym przede wszystkim na bezpieczeństwie. Posiadają wiedzę branżową i wiedzę, która wspiera wszystkie ich produkty, w tym G Suite.
Zobacz kilka przykładów tego, jak G Suite może Cię chronić:
Administrator G Suite — zapewnia administratorowi możliwość kontrolowania sposobu ochrony danych, sprawdzania raportów, a nawet zdalnego zarządzania urządzeniami mobilnymi. Administratorzy G Suite uniemożliwią pracownikom włączanie aplikacji, które uznają za mniej bezpieczne.
Szyfrowanie TLS — zapewnia szyfrowanie wiadomości e-mail dla poczty przychodzącej i wychodzącej.
Oceny, audyty
Przechowywanie danych — możesz skorzystać z możliwości G Suite do archiwizowania, przechowywania, eksportowania i wyszukiwania danych w różnych lokalizacjach przechowywania.
Prywatność – Google nie będzie skanować, gromadzić ani wykorzystywać Twoich danych w usługach G Suite do celów reklamowych. Nie zobaczysz też żadnych reklam w swoich usługach G Suite. Jeśli to Twoje dane, pozostaną Twoje.
Przejrzystość – możesz otrzymywać raporty przejrzystości dostarczane przez Google, które mają na celu informowanie Cię na bieżąco.
Jak przejść na G Suite
Gorąco polecamy korzystanie z G Suite, zwłaszcza jeśli chodzi o hosting poczty e-mail i inne narzędzia, które zapewnia, i to również zalecamy naszym klientom. G Suite jest dostępny z 14-dniowym bezpłatnym okresem próbnym, więc nie musisz niczego robić, jeśli nie będziesz zadowolony. Onboarding za pomocą platformy jest również bardzo łatwy.
Oto, co musisz zrobić, aby dokonać zmiany:
Krok 1 – Zarejestruj się, aby skorzystać z bezpłatnego 14-dniowego okresu próbnego G Suite.
Krok 2 – Aktywuj swoje konto, logując się do konsoli administracyjnej Google. Upewnij się, że logujesz się przy użyciu adresu e-mail i hasła użytego w G Suite.
Krok 3 – Kliknij „Rozpocznij konfigurację” w konsoli administracyjnej, a następnie uruchom kreatora konfiguracji. Aby członkowie Twojego zespołu mogli zacząć korzystać z aplikacji, musisz najpierw nadać im własny adres e-mail dla Twojej domeny. Możesz dodawać użytkowników w dowolnym momencie.
Krok 4 — zweryfikuj swoją domenę w konsoli administracyjnej, wykonując podane czynności. Istnieje kod weryfikacyjny, który umożliwi dodanie do ustawień domeny lub witryny internetowej. Możesz spodziewać się jasnych instrukcji od Guiste dla prawie każdego dostawcy DNS lub rejestratora, jak to zrobić.
Krok 5 – Na koniec możesz zapoznać się z przewodnikami szybkiego startu dla G Suite, które pomogą Ci skonfigurować dodatkowe aplikacje, których możesz potrzebować, takie jak Kalendarz Google, Dysk Google i inne.
Streszczenie
Jak widać powyżej, G Suite to naprawdę niesamowite rozwiązanie, z którego każda firma powinna skorzystać, gdy potrzebuje hostingu poczty e-mail i zasadniczo kompleksowej lokalizacji dla wszystkich swoich dokumentów. Jest bardzo łatwy w użyciu, elastyczny i przystępny cenowo również dla firm. Wielu pracowników zna również Gmaila, więc wymagany czas nauki byłby minimalny.
Kiedy po raz pierwszy dokonaliśmy zmiany, szybkość, z jaką zespół agencji zbierał informacje o działaniu każdej platformy, była bezproblemowa i faktycznie zaobserwowaliśmy wzrost wydajności i współpracy. Teraz nie moglibyśmy robić tego, co robimy na taką skalę, bez funkcji zapewnianych przez G Suite.
Osobom, które dopiero zaczynają korzystać z G Suite, zdecydowanie zalecamy zasubskrybowanie ich bloga, aby otrzymywać informacje o wszelkich nowych funkcjach i wydaniach, które wprowadzają. Znając Google, kolejna zmiana platformy jest na horyzoncie.