İşletmeler için Google Suite Nasıl Kullanılır?
Yayınlanan: 2018-08-29Be Media'da, ekibin genel verimliliğini artırırken her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlamayı amaçlayan çok çeşitli SaaS ürünleri kullanıyoruz. G Suite kesinlikle vazgeçemeyeceğimiz ürünlerden biri. Herhangi bir işletme için şu anda piyasadaki en iyi e-posta çözümü olduğunu hemen söyleyebiliriz.
Bu blog için, ihtiyaçlarınız için G Suite'i kullanırken elde edebileceğiniz harika özelliklere ve avantajlara göz atacağız.
G Suite nedir?
Eskiden Google Apps olarak bilinen G Suite, öncelikle işletmeler için e-posta barındırma hizmeti sağlayan arama motoru devinin akıllı uygulamaları paketidir. Bunun yanı sıra, oldukça faydalı olabilecek başka özellikler ve uygulamalar da sağlar. Geçmişte bunlardan birkaçını kullanmış olabilirsiniz. Google'da ve Google platformlarında her gün çalışıyoruz, doğal ilerleme Google araç setini işimize dahil etmekti ve bu çok hoş bir değişiklik oldu.
Gmail
Gmail, bugün pazar payının %25'inden fazlasını elinde tutan en popüler e-posta platformlarından biridir. Müşterinin 2004'ten beri piyasada olması ve şu anda 1,2 milyardan fazla kullanıcısı olması nedeniyle bu şaşırtıcı değil. Şu anda Gmail kullanıyor veya orada bir hesabınız olabilir. G Suite'i kullanırken, reklam içermeyen, geliştirilmiş bir sürüm elde edersiniz.
G Suite, temel olarak, çalışanlarınızın işletme alan adınızı içeren e-posta adresleriyle kendi e-posta hesaplarına sahip olmasına izin verir. Bir örnek [e-posta korumalı] olabilir . Yalnızca birkaç kullanıcısı olan gerçekten küçük işletmeleri olanlar için Gmail'de ücretsiz bir hesap kullanmak uygun olabilir. Ancak ondan fazla çalışanı işe aldığınızda, ayrı ayrı yönetilmesi gereken birden fazla hesaba ihtiyacınız olacaktır.
Google Takvim
Bu, birçok işletmenin G Suite'te yararlanabileceği en önemli uygulamalardan biridir. Birçok kişi, önemli zaman çizelgeleri için hatırlatıcılar ve son tarihler belirlerken toplantıları, çağrıları ve diğer gündemleri planlamak için buna güvenir. Google Takvim ile tüm programınızı oldukça kolay ve rahat bir şekilde organize edebilirsiniz.
Google Takvim'i G Suite ile kullanırken elde edebileceğiniz harika özelliklerden biri, tüm çalışanlarınızın erişebileceği birkaç takvim oluşturmanıza izin vermesidir. Örneğin, yaklaşan tüm etkinlikleri ve ekibinizle toplantıları gösterecek bir takviminiz olabilir. Tüm çalışanlarınızın size daha fazla bağlı olmasını istiyorsanız
kesinlikle bağımlıyız
Google sürücü
Bu, Google'ın sunduğu birincil depolama çözümüdür ve dosyaların tümünü güvenli bir konumda tutmanıza, erişmenize ve paylaşmanıza olanak tanır. Kendi sürücünüzü kurduktan sonra, herhangi bir cihazdan ona erişebilirsiniz. G Suite Basic planları, her çalışan için standart 30 GB maksimum depolama alanıyla birlikte gelir. Business, Enterprise ve Teams planları sınırsız depolama alanı sunacak, böylece insanlar her zaman belgeleri için ihtiyaç duydukları alana sahip olacak. Toplamda beşten az kullanıcısı varsa, daha küçük ekiplerin kullanıcı başına yalnızca 1 TB alacağını unutmayın.
Google Drive'ın sağladığı arama işlevi, belki de birçok kişinin bu konuda sevdiği en iyi şeylerden biridir. Bu özellik oldukça kullanışlıdır, çünkü belgeleri yalnızca adlara veya tarihe göre aramanıza izin vermez, hatta içindeki içeriğe göre arama bile yapar. Bu, Google Drive'ları nasıl düzenlenirse düzenlensin, insanların ihtiyaç duyduklarını hızla bulabilecekleri anlamına gelir.
Google E-Tablolar ve Google Dokümanlar
Bu ikisi oldukça basit araçlar ve Be Media'da bunları günlük olarak kullanıyoruz. Google Dokümanlar, metin belgeleri oluşturmanıza ve değiştirmenize izin verirken, Google E-Tablolar, doğrudan tarayıcınızda e-tablolara sahip olmanıza izin verir. Belgeleri doğrudan buradan içe aktarabilir, böylece uzantılı dosyalar da dahil olmak üzere hemen düzenleyebilirsiniz.
Ayrıca, yaygın üçüncü taraf biçimlerine dışa aktarma mümkündür. Bu, kullanıcıların başkalarıyla oldukça kolay bir şekilde işbirliği yapmasına ve ek yazılım indirmeye veya yüklemeye gerek kalmadan dosyaların ileri geri gönderilmesine olanak tanır. SEO ekibimizle konuşursanız, büyük projelerde birlikte çalıştıkları için Google sayfalarının paylaşım işlevine yemin ederler. Microsft Excel'de ortak çalışma özelliklerini alamazsınız.
Google E-Tablolar ve Dokümanlar'ın sunduğu en iyi özellikler arasında, gerçek zamanlı olarak yapılabilecek sınırsız depolama sürümleri ve yorumlar yer alır. Eski sürümler süresiz olarak saklanabilir ve toplam depolamaya dahil edilmez. Bu, bir belgede yapılan değişiklikleri takip etmeyi veya bir hatayı geri almayı oldukça kolaylaştıracaktır. Bu şekilde iş arkadaşları ve diğer kişilerle belge paylaşmak da çok kolay olacaktır.
Google Keep
Birçok kişi bu uygulamanın farkında değil, ancak dijital satış ekibimiz Google Keep'ten iyi bir şekilde yararlanıyor. Evernote'a alternatif arayanlar için Google'dan bu harika bir seçim. İster kişisel olarak ister G Suite ile birlikte kullanmayı planlıyor olun, bu küçük, şık bir araçtır. Google'ın bir ürünü olduğu için kendi ekosistemi içinde sorunsuz çalışacaktır.
Kullanımına iyi bir örnek, müşterilerinizden sürekli olarak aldığınız tüm bu sık sorulan soruları tek bir yerde tutmanıza izin vermesidir. Güncel kalmak için notlar, yapılacaklar listeleri ve hatırlatıcılar oluşturabilirsiniz. Daha da iyisi, çeşitli cihazlar arasında mükemmel bir şekilde senkronize edilmesidir, böylece ihtiyacınız olan önemli şeyler her zaman elinizin altında olur. Öğeleri iş arkadaşlarınızla hızlı bir şekilde paylaşabilir ve bittiğinde arşivlenmesini sağlayabilir ve tüm notlarınızı bulmak için Google'ın aramasını kullanabilirsiniz.
G Suite Yönetici Konsolu
G Suite Yönetici Konsolu, kullanıcıların her şeyi tek bir yerden kolayca yönetmesine olanak tanır. Yakın zamanda elden geçirildi ve daha önce Google Apps ile olduğundan çok daha iyi olduğu kanıtlandı. Bununla, yeni kullanıcılar ve gruplar eklemek, güvenlik ayarlarını yapılandırmak, yeni özel iş alanları girmek, cihazları yönetmek ve çok daha fazlasını yapmak gibi şeyler yapabilirsiniz. Bu özelliklerin çoğunun kullanılabilmesi için G Suite'teki bir yönetici tarafından etkinleştirilmesi gerekir. Bunlardan bazılarını yalnızca daha yüksek planlarda da bulabilirsiniz. Bir kullanıcı açmaya çalıştığında özellik etkinleştirilmemişse, "mevcut değil" mesajı gösterilir.
Ek özellikler
Google Hangouts Sohbeti - Daha önce Slack'i duyduysanız, Google'ın bu özelliği temelde eşdeğerdir. Uygulama, gruplarla veya her bir kişiyle sohbet etmenize olanak tanıyan özel bir grup çalışma alanına sahiptir. Doğrudan 3. taraf uygulamalar ve Google botları ile etkileşim kurarak görüşmeler daha verimli hale getirilebilir. Herhangi bir G Suite planıyla Hangouts'tan ücretsiz olarak yararlanabilirsiniz. Sosyal Medya Pazarlama ekibi, canlı yayınlar, beslemeler ve güncellemeler hakkında sürekli bilgiye ihtiyaç duyar ve sohbet, onlara yüksek hızlarda çalışabilmeleri için açık iletişim sağlar.
Google Hangouts Meet – Bu uygulama sayesinde görüntülü aramalar ve konferanslar daha kolay hale getirilebilir. G Suite'e tamamen bağlı olduğundan, kullanıcılar herhangi bir toplantıya Takvim etkinliklerinden veya bir e-posta davetinden hemen katılabilir. G Suite kurumsal sürümünü kullananlar için, arama yapan kullanıcılar için de çevirmeli numaralar kullanmak mümkündür.
Google Slaytlar – Microsoft Powerpoint'e güzel bir alternatif arayanlar için bu uygulama tam size göre. Diğer ürünlerde olduğu gibi burada da kullanıcıların gerçek zamanlı olarak etkileşime girmesi ve işbirliği yapması ve sınırsız sürüm geçmişinden faydalanması mümkün olacak.
Mobil Yönetim – Çalındığında şirket verilerinin sızdırılmadığından emin olmak istiyorsanız, ihtiyacınız olan şey mobil yönetimi kullanmaktır. Kullanıcılar, bu özelliği kullanarak diledikleri zaman bağlı cihazlardan herhangi bir G Suite verisinden uzaktan kurtulabilecekler.
G Suite Business ve Enterprise Kullanıcıları için
Bulut Arama – Arama yeteneklerinizi daha yüksek bir düzeye çıkarmak istiyorsanız, Business ve Enterprise planlarındaki Bulut Arama özelliği, şirketinizin içeriğini G Suite kullanarak aramanıza olanak tanır. Drive, Dokümanlar, Gmail, E-Tablolar, Takvim veya Slaytlar'a erişmeniz gerekip gerekmediğini bu Bulut Arama özelliğiyle yapabilirsiniz.
Apps Kasası – Bu uygulama, Google Drive'daki herhangi bir e-postayı, dosya içeriğini veya sohbet kayıtlarını denetlemenize, aramanıza, dışa aktarmanıza ve saklamanıza olanak tanır.
G Suite'in Daha Derin Avantajları
G Suite hakkında her şeyi okuduktan sonra, platformun günümüzde işletme sahiplerine sunduğu daha derin avantajlara bir göz atalım.
E-posta Barındırma
E-postalarınız için bir ana bilgisayar seçmek, WordPress barındırma için aynı şirketi kullanan kişilere önereceğimiz bir şey değildir. Aşağıdaki neden ile ilgili özete bir göz atın:
- Hostunuzu kullandığınızda, giden posta açısından hostunuz tarafından sizin için yapılandırılan IP adreslerine bağlı kalacaksınız. İstenmeyen posta istemcisi gibi bir sorun olması durumunda, kullanılan IP adresinin istenmeyen posta olduğu için kara listeye alınması mümkündür. Bu tür durumlarda durum üzerinde herhangi bir kontrolünüz olmadan havada kalırsınız.
- Teslim edilebilirlikle ilgili sorunlar, WordPress sunucunuzla e-postalarınıza güvendiğinizde belki de en büyük sorunlardan biridir. G Suite'i kullanarak, herhangi bir spam derecelendirmesini olumlu yönde etkileyebilecek SPF ve DKIM kayıtlarını kullanarak giden postaların kimliğini doğrulamanıza olanak tanır.
- WordPress sunucunuz aracılığıyla e-posta göndermeyi seçtiğinizde sunucu kaynağı sorunlarıyla karşılaşabilirsiniz. Bunları G Suite gibi güvenilir bir üçüncü tarafa yüklemek zorunda kaldığınızda, bunun için endişelenmenize gerek kalmaz.
- Hizmetlerinizi birden fazla sağlayıcı aracılığıyla yaymak her zaman iyi bir şeydir. Uzmanlar, DNS, e-posta ve WordPress barındırma hizmetini farklı ajanslara ayırmanızı önerir. Bu şekilde herhangi bir şey olursa, diğer hizmetlerinizi çalışmaya devam edeceksiniz.
Kolaylık, Uyumluluk ve Aşinalık
Şirketiniz için G Suite'i seçmenin bir başka şaşırtıcı avantajı da, çalışanlarınızın çoğunluğunun süreçleri için Google Dokümanlar ve Gmail gibi ürünleri kullanmaya zaten aşina olmasıdır. Bu, geçişi çok daha kolay hale getirecek ve ayrıca yeni işe alınan kişilere şirketinizin araçlarını nasıl kullanacaklarını açıklamak için zaman kaybetmemesini sağlayacaktır.
G Suite'in mobil cihazlarda kullanıldığında oldukça uyumlu bir platform olduğu da biliniyor. Hemen deneyebilir ve kullanabilirsiniz! Halihazırda kişisel bir Gmail hesabına sahip olanlar için, gerektiğinde farklı hesaplara geçmenizi sağlayan tek tıklamalı bir anahtarla işler Google tarafından daha da kolay hale getirildi.
Güvenilirlik
Google, G Suite için %99,9 Hizmet Düzeyi Sözleşmesine (SLA) sahip güvenilirliğiyle bilinir ve geçtiğimiz yıllarda bu puanı bile aştı. E-posta birçok şirkette çok önemli bir unsur olduğundan, G Suite ile ilgili planlanmış bir bakım veya kesinti süresi yoktur. Kullandıkları tüm veri merkezleri yedekli bir altyapı ile inşa edilmiştir.
Her ne kadar oradaki diğer hizmetler gibi her zaman %100 kullanılabilir olamasalar da. Bu nedenle, tüm hizmetleriyle ilgili güncellemeleri almak için G Suite durum panosuna göz atabilirsiniz.
Uygun Fiyatlı ve Esnek Bir Çözüm
Bugün G Suite'ten çok daha ucuz bir alternatif sunabilecek bazı sağlayıcılar var. Ancak, şirketinizin iş e-postası, bir kuruş ayırmanız gereken bir şey değildir. İlerlemenize yardımcı olabilecek güvenilir bir e-posta barındırıcısına sahip olmak, gelecekte size daha fazla tasarruf sağlayabilir.
Yıllık abonelik için giderek indirimli bir fiyat seçmek de mümkündür. Aylık aboneliklere kıyasla yıllık abonelik ile %20'ye varan tasarruf elde edebilirsiniz. Bununla ilgili harika olan şey, tercih ettiğiniz buysa, yıllık aboneliğiniz için her ay faturalandırılabilmenizdir.
Oldukça Güvenli Bir Platform
Google Cloud Platform üzerine kurulduğu için G Suite, kullanıcılarına bugün piyasada alabilecekleri en yüksek güvenliği sağlar. Şu anda Verizon, HP, Whirlpool ve hatta Salesforce gibi ona güvenen birçok büyük şirket var. Google, önce güvenlik odaklı bir zihniyetle lider olduklarını kamuoyuna bile bildiriyor. G Suite dahil tüm ürünlerini destekleyen sektör uzmanlığına ve bilgisine sahiptirler.
G Suite'in sizi nasıl koruyabileceğine ilişkin bazı örneklere göz atın:
G Suite Yöneticisi – Yöneticiye verilerin nasıl korunduğunu kontrol etme, raporları kontrol etme ve hatta mobil cihazları uzaktan yönetme gücü sağlar. G Suite'teki yöneticiler, çalışanların daha az güvenli olduğunu düşündükleri uygulamaları açmalarına izin vermeyecektir.
TLS Şifreleme – Gelen ve giden postalar için sağlanan e-posta şifrelemesi vardır.
Değerlendirmeler, Denetimler
Verilerin Saklanması – G Suite'in çeşitli depolama konumlarında verileri arşivleme, saklama, dışa aktarma ve arama yeteneğinden yararlanabilirsiniz.
Gizlilik – Google, G Suite hizmetlerindeki verilerinizi reklam amacıyla taramayacak, toplamayacak veya kullanmayacaktır. G Suite ürünlerinizde de reklam görmeyeceksiniz. Bu sizin verilerinizse, o zaman size ait kalacaktır.
Şeffaflık – Google tarafından sağlanan ve sizi bilgilendirmek için hazırlanmış şeffaflık raporları alabilirsiniz.
G Suite'e Nasıl Geçilir?
Özellikle e-posta barındırma ve sağladığı diğer araçlar söz konusu olduğunda G Suite'i kullanmanızı şiddetle tavsiye ediyoruz ve müşterilerimize de bunu öneriyoruz. G Suite, 14 günlük ücretsiz deneme süresiyle birlikte gelir, bu nedenle memnun kalmazsanız hiçbir şey taahhüt etmek zorunda kalmazsınız. Platforma dahil olmak da çok kolaydır.
Geçiş yapmak için yapmanız gerekenler:
1. Adım – G Suite için 14 günlük ücretsiz deneme için kaydolun.
Adım 2 – Google Yönetici Konsolunda şarkı söyleyerek hesabınızı etkinleştirin. G Suite için kullandığınız e-posta ve şifreyle oturum açtığınızdan emin olun.
Adım 3 – Yönetici konsolundaki “Kurulumu Başlat”a tıklayın ve ardından kurulum sihirbazını başlatın. Ekip üyelerinizin uygulamaları kullanmaya başlaması için öncelikle onlara alan adınız için kendi e-posta adreslerini vermeniz gerekir. İstediğiniz zaman kullanıcı ekleyebilirsiniz.
Adım 4 – Sağlanan adımları izleyerek Yönetici konsolu aracılığıyla kendi alanınızı doğrulayın. Etki alanı ayarlarınıza veya web sitenize eklemenize izin verecek bir doğrulama kodu vardır. Hemen hemen tüm DNS sağlayıcıları veya kayıt şirketleri için bunun nasıl gerçekleştirileceği konusunda Guiste'den net talimatlar bekleyebilirsiniz.
Adım 5 – Son olarak, ihtiyaç duyabileceğiniz Google Takvim, Google Drive ve daha fazlası gibi ek uygulamaları kurmanıza yardımcı olacak G Suite için hızlı başlangıç kılavuzlarına göz atabilirsiniz.
Özet
Yukarıda görüldüğü gibi, G Suite, herhangi bir işletmenin e-posta barındırmaya ve temel olarak tüm belgeleri için hepsi bir arada bir konuma ihtiyaç duyduğunda faydalanması gereken gerçekten harika bir çözümdür. İşletmeler için de kullanımı çok kolay, esnek ve uygun fiyatlı. Birçok çalışan Gmail'e de aşinadır, bu nedenle gereken öğrenme süresi minimum olacaktır.
Geçişi ilk yaptığımızda, her platformun iç işleyişini toplayan ajans ekibinin hızı sorunsuzdu ve aslında üretkenlik ve işbirliğinde bir artış gördük. Artık G Suite'in sağladığı özellikler olmadan bu ölçekte yaptıklarımızı yapamazdık.
G Suite'i yeni kullanmaya başlayanlar için, yaptıkları tüm yeni özellikler ve yayınlar hakkında haber almak için bloglarına abone olmalarını önemle tavsiye ederiz. Google'ın platformdaki bir sonraki değişikliğin ufukta olduğunu bilmek.