Как использовать Google Suite для бизнеса

Опубликовано: 2018-08-29

В Be Media мы используем широкий спектр продуктов SaaS, которые предназначены для обеспечения бесперебойной работы и повышения общей производительности команды. G Suite - определенно один из продуктов, без которого мы не можем жить. Сразу можно сказать, что на данный момент это лучшее решение для электронной почты на рынке для любого бизнеса.

В этом блоге мы рассмотрим удивительные функции и преимущества, которые вы можете получить, используя G Suite для своих нужд.

Что такое G Suite?

G Suite, ранее известный как Google Apps, представляет собой набор интеллектуальных приложений от гиганта поисковых систем, который предоставляет хостинг электронной почты в первую очередь для предприятий. Помимо этого, он также предоставляет другие функции и приложения, которые могут быть весьма полезными. Возможно, вы уже использовали некоторые из них в прошлом. Мы работаем каждый день в Google и на платформах Google, естественным прогрессом было включение инструментария Google в наш бизнес, и это было таким долгожданным изменением.

Gmail

Gmail - одна из самых популярных почтовых платформ на сегодняшний день, занимающая более 25% рынка. Это неудивительно, поскольку клиент существует с 2004 года и сейчас насчитывает более 1,2 миллиарда пользователей. Возможно, вы пользуетесь Gmail или имеете там учетную запись прямо сейчас. При использовании G Suite вы получаете улучшенную версию, в которой также нет рекламы.

G Suite в основном позволяет вашим сотрудникам иметь собственные учетные записи электронной почты с адресами электронной почты, в которые включено имя домена вашей компании. Примером может быть [электронная почта защищена] . Для тех, у кого действительно небольшой бизнес, у которого всего пара пользователей, может подойти бесплатная учетная запись в Gmail. Но если вы наняли более десяти сотрудников, вам понадобится несколько учетных записей, которыми также нужно будет управлять отдельно.

Календарь Google

Это одно из важнейших приложений, которым многие компании могут воспользоваться в G Suite. Многие люди полагаются на это, чтобы планировать встречи, звонки и другие повестки дня, устанавливая напоминания и сроки выполнения для важных сроков. С помощью Календаря Google вы можете легко и удобно организовать весь свой график.

Среди интересных функций, которые вы можете получить при использовании Календаря Google с G Suite, является то, что он позволяет вам создавать несколько календарей, к которым будут иметь доступ все ваши сотрудники. Например, у вас может быть календарь, в котором будут отображаться все предстоящие события и встречи с вашей командой. Если вы хотите, чтобы все ваши сотрудники были более привязаны к вашему организация , то выполнение таких задач станет проще благодаря G Suite.

Мы абсолютно зависим от Google календарь для планирования встреч между офисами и отделами.

Гугл драйв

Это основное решение для хранения, которое Google может предложить, и оно позволит вам хранить, получать доступ и обмениваться файлами в безопасном месте. После того, как вы настроили свой собственный диск, вы можете получить к нему доступ с любого устройства. В тарифных планах G Suite Basic каждому сотруднику будет предоставлено стандартное максимальное пространство для хранения 30 ГБ. Планы Business, Enterprise и Teams предоставят неограниченное хранилище, чтобы у людей всегда было место, необходимое для их документов. Имейте в виду, что небольшие команды получат только 1 ТБ на пользователя, если у них всего менее пяти пользователей.

Функция поиска, которую предоставляет Google Диск, - это, пожалуй, одна из лучших вещей, которые нравятся многим людям. Эта функция очень удобна, поскольку она не только позволяет искать документы по именам или датам, но и даже выполнять поиск по содержимому внутри них. Это означает, что люди могут быстро найти то, что им нужно, независимо от того, как организован их Google Диск.

Google Таблицы и Google Документы

Эти два довольно простых инструмента, и мы в Be Media используем их ежедневно. Документы Google позволяют создавать и изменять текстовые документы, а Таблицы Google позволяют создавать таблицы прямо в браузере. Вы можете импортировать документы прямо сюда, чтобы сразу же редактировать их, включая файлы с расширениями. docx , .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx , .csv, .html, .ods. Также можно комментировать и совместно работать над документами Microsoft Office, не конвертируя их предварительно в формат Google.

Кроме того, возможен экспорт в распространенные сторонние форматы. Это позволит пользователям довольно легко сотрудничать с другими и отправлять файлы туда и обратно без необходимости загрузки или установки дополнительного программного обеспечения. Если вы поговорите с нашей командой SEO, они признают, что функция совместного использования таблиц Google позволяет совместно работать над крупными проектами. В Microsft Excel вы просто не получаете функций совместной работы.

Среди лучших функций, которые предлагают Google Таблицы и Документы, - неограниченное хранилище версий и комментарии, которые можно делать в режиме реального времени. Старые версии могут храниться неограниченное время и не учитываются в общем хранилище. Это упростит отслеживание изменений, внесенных в документ, или устранение ошибки. Таким образом также будет очень легко обмениваться документами с коллегами и другими людьми.

Google Keep

Многие люди не знают об этом приложении, но наша команда цифровых продаж хорошо использует Google Keep. Для тех, кто ищет альтернативу Evernote, этот от Google - отличный выбор. Это отличный маленький инструмент, независимо от того, планируете ли вы использовать его лично или с G Suite. Поскольку это продукт Google, он будет без проблем работать в собственной экосистеме.

Хорошим примером его использования является то, что он позволит вам хранить все часто задаваемые вопросы, которые вы постоянно получаете от своих клиентов, в одном месте. Вы можете создавать заметки, списки дел и напоминания, чтобы оставаться в курсе. Что еще лучше, так это то, что он отлично синхронизируется на разных устройствах, поэтому важные вещи, которые вам нужны, всегда под рукой. Вы можете быстро поделиться записями с коллегами и архивировать их, когда закончите, и использовать поиск Google, чтобы найти все свои заметки.

Консоль администратора G Suite

Консоль администратора G Suite позволяет пользователям легко управлять всем в одном месте. Он был недавно отремонтирован и оказался намного лучше, чем это было с Google Apps ранее. С его помощью вы можете делать такие вещи, как добавлять новых пользователей и группы, настраивать параметры безопасности, вводить новые пользовательские бизнес-домены, управлять устройствами и многое другое. Для использования большинства этих функций администратор G Suite должен включить их. Вы также можете найти некоторые из них только на более высоких планах. Сообщение «недоступно» будет отображаться, если функция не была включена, когда пользователь пытается ее открыть.

Дополнительные возможности

Google Hangouts Chat - Если вы слышали о Slack раньше, эта функция от Google в основном эквивалентна. В приложении есть специальное групповое рабочее пространство, которое позволит вам общаться с группами или с каждым человеком. Диалоги могут быть более эффективными, взаимодействуя непосредственно с сторонними приложениями 3 - ^я и Google ботами. Вы можете бесплатно пользоваться Hangouts с любым тарифным планом G Suite. Команде по маркетингу в социальных сетях требуется постоянная информация о прямых трансляциях, лентах и обновлениях, а чат обеспечивает им открытую коммуникацию для работы на большой скорости.

Google Hangouts Meet - с помощью этого приложения можно упростить видеозвонки и конференции. Он полностью подключен к G Suite, поэтому люди могут присоединиться к любой встрече сразу после мероприятия в Календаре или приглашения по электронной почте. Те, кто использует корпоративную версию G Suite, могут использовать телефонные номера для пользователей, которые путешествие или нет доступа в Интернет.

Google Slides - это приложение для тех, кто ищет хорошую альтернативу Microsoft Powerpoint. Подобно другим продуктам, здесь пользователи смогут взаимодействовать и сотрудничать в режиме реального времени и пользоваться неограниченной историей версий.

Управление мобильными устройствами. Если вы хотите, чтобы данные компании не попали в утечку в случае кражи, вам нужно использовать управление мобильными устройствами. Пользователи смогут удаленно удалить любые данные G Suite с подключенных устройств, когда захотят, используя эту функцию.

Для пользователей G Suite Business и Enterprise

Cloud Search - если вы хотите поднять свои возможности поиска на более высокий уровень, функция Cloud Search из планов Business и Enterprise позволит вам искать контент вашей компании с помощью G Suite. Если вам нужен доступ к Диску, Документам, Gmail, Таблицам, Календарю или Презентациям, вы можете сделать это с помощью этой возможности облачного поиска.

Сейф - это приложение позволит вам контролировать, искать, экспортировать и сохранять любую электронную почту, содержимое файлов на Google Диске или записи чатов в вашем организация . Здесь можно заархивировать данные, а затем установить политики хранения.

Более глубокие преимущества G Suite

Прочитав все о G Suite, давайте взглянем на более глубокие преимущества, которые платформа может предложить владельцам бизнеса сегодня.

Электронный хостинг

Мы не рекомендуем выбирать хостинг для своих электронных писем людям, которые используют одну и ту же компанию для своего хостинга WordPress. Взгляните на краткое изложение причин ниже:

Когда вы используете свой хост, вы будете привязаны к IP-адресам, которые были настроены для вас вашим хостом с точки зрения исходящей почты. В случае возникновения проблемы, такой как клиент, рассылающий спам, возможно, что используемый IP-адрес может быть занесен в черный список как спам. В таких случаях вы остаетесь в воздухе, не контролируя ситуацию.
Проблемы с доставляемостью, возможно, являются одной из основных проблем, когда вы полагаетесь на свои электронные письма с хостом WordPress. Используя G Suite, вы сможете аутентифицировать любую исходящую почту с помощью записей SPF и DKIM, которые могут положительно повлиять на рейтинг спама.
Вы можете столкнуться с проблемами ресурсов сервера, если решите отправлять электронные письма через хост WordPress. Вам не нужно беспокоиться об этом, если вам придется передать их надежному стороннему поставщику, например G Suite.
Распространять свои услуги через нескольких поставщиков - это всегда хорошо. Эксперты рекомендуют разделить хостинг DNS, электронной почты и WordPress по разным агентствам. Таким образом, если что-то случится, вы все равно продолжите работу других ваших сервисов.

Легкость, Совместимость и Знакомство

Еще одно удивительное преимущество выбора G Suite для вашей компании заключается в том, что большинство ваших сотрудников уже знакомы с использованием таких продуктов, как Google Docs и Gmail, для своих процессов. Это значительно упростит переход, а также позволит не тратить время на то, чтобы объяснять новым сотрудникам, как использовать инструменты вашей компании.

G Suite также известен как очень совместимая платформа при использовании на мобильных устройствах. Вы можете попробовать и использовать прямо сейчас! Для тех, у кого уже есть личная учетная запись Gmail, Google упрощает работу с помощью переключателя в один щелчок, который позволяет при необходимости переходить к другим учетным записям.

Надежность

Google известен своей надежностью, заключив соглашение об уровне обслуживания (SLA) на 99,9% для своего G Suite, и в последние годы даже превышал этот рейтинг. Поскольку электронная почта является очень важным аспектом для многих компаний, G Suite не требует планового обслуживания или простоев. Все центры обработки данных, которые они используют, построены с избыточной инфраструктурой.

Хотя они не могут быть всегда доступны на 100%, как и любой другой сервис. Вот почему вы можете следить за панелью состояния G Suite, чтобы получать обновления для всех их сервисов.

Доступное и гибкое решение

Сегодня есть несколько поставщиков, которые могут предложить гораздо более дешевую альтернативу, чем G Suite. Тем не менее, деловая электронная почта вашей компании - это не то, на что вам стоит жалеть деньги. Наличие надежного почтового хоста, который поможет вам двигаться вперед, на самом деле может дать вам больше экономии в будущем.

Также можно выбрать тариф со скидкой, выбрав годовую подписку. Вы можете сэкономить до 20% с годовой подпиской по сравнению с ежемесячной. Самое замечательное в этом то, что вы все равно можете получать ежемесячный счет за годовую подписку, если это то, что вы предпочитаете.

Довольно безопасная платформа

Поскольку он построен на платформе Google Cloud Platform, G Suite предоставляет своим пользователям максимальную безопасность, которую они могут получить сегодня на рынке. Сейчас на него полагаются многие крупные компании, такие как Verizon, HP, Whirlpool и даже Salesforce. Google даже сообщает общественности, что они являются лидерами, ориентируясь прежде всего на безопасность. Они обладают отраслевым опытом и знаниями, которые используются во всех их продуктах, включая G Suite.

Взгляните на несколько примеров того, как G Suite может вас защитить:

Администратор G Suite - дает администратору возможность контролировать, как защищаются данные, проверять отчеты и даже управлять мобильными устройствами удаленно. Администраторы G Suite запрещают сотрудникам включать приложения, которые они считают менее безопасными.

Шифрование TLS - для входящей и исходящей почты предусмотрено шифрование электронной почты.

Оценки, Аудиты и Сертификаты. В G Suite регулярно проводится несколько сторонних аудитов.

Хранение данных - вы можете воспользоваться возможностью G Suite архивировать, хранить, экспортировать и искать данные в различных местах хранения.

Конфиденциальность - Google не будет сканировать, собирать или использовать ваши данные в сервисах G Suite в рекламных целях. Вы также не увидите рекламы в своих продуктах G Suite. Если это ваши данные, то они останутся вашими.

Прозрачность - вы можете получать отчеты о прозрачности, предоставляемые Google, чтобы держать вас в курсе.

Как перейти на G Suite

Мы настоятельно рекомендуем использовать G Suite, особенно когда речь идет о хостинге электронной почты и других предоставляемых им инструментах, и это также то, что мы рекомендуем нашим клиентам. G Suite поставляется с 14-дневной бесплатной пробной версией, поэтому вам не придется ничего брать, если вы не удовлетворены. Адаптация к платформе также очень проста.

Вот что вам нужно сделать, чтобы переключиться:

Шаг 1. Подпишитесь на бесплатную 14-дневную пробную версию G Suite.

Шаг 2. Активируйте свою учетную запись, войдя в консоль администратора Google. Убедитесь, что вы входите в систему, используя адрес электронной почты и пароль, которые вы использовали для G Suite.

Шаг 3. Нажмите «Начать настройку» в консоли администратора и запустите мастер настройки. Чтобы члены вашей команды начали использовать приложения, вам сначала нужно предоставить им собственный адрес электронной почты для вашего домена. Вы можете добавлять пользователей в любое время.

Шаг 4. Подтвердите свой домен через консоль администратора, выполнив указанные ниже действия. Существует код подтверждения, который позволит вам добавить в настройки вашего домена или веб-сайт. Практически для любого DNS-провайдера или регистратора вы можете рассчитывать на четкие инструкции Guiste о том, как это сделать.

Шаг 5. Наконец, вы можете ознакомиться с руководствами по быстрому запуску G Suite, которые помогут вам настроить любые дополнительные приложения, которые могут вам понадобиться, такие как Календарь Google, Google Диск и другие.

Резюме

Как видно выше, G Suite - это действительно удивительное решение, которым должен воспользоваться любой бизнес, когда им нужен хостинг электронной почты и, по сути, единое хранилище для всех своих документов. Он очень прост в использовании, гибок и доступен для бизнеса. Многие сотрудники также знакомы с Gmail, поэтому время на обучение будет минимальным.

Когда мы впервые сделали это переключение, команда агентства быстро перехватила внутреннюю работу каждой платформы, и мы фактически увидели рост продуктивности и сотрудничества. Теперь мы не смогли бы делать то, что делаем в таком масштабе, без функций, которые предоставляет G Suite.

Тем, кто только начинает работать с G Suite, мы настоятельно рекомендуем подписаться на их блог, чтобы получать новости о любых новых функциях и выпусках, которые они выпускают. Зная, что Google, следующее изменение платформы не за горами.