Cara Menggunakan Google Suite untuk bisnis

Di Be Media, kami menggunakan berbagai macam produk SaaS yang dimaksudkan untuk menjaga semuanya berjalan lancar sekaligus meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan. G Suite jelas merupakan salah satu produk yang kita tidak bisa hidup tanpanya. Kami dapat segera mengatakan bahwa ini adalah solusi email terbaik saat ini di pasar untuk bisnis apa pun.

Untuk blog ini, kita akan melihat fitur dan manfaat luar biasa yang bisa Anda dapatkan saat menggunakan G Suite untuk kebutuhan Anda.

Apa itu G Suite?

Sebelumnya dikenal sebagai Google Apps, G Suite adalah rangkaian aplikasi pintar dari raksasa mesin telusur yang terutama menyediakan hosting email untuk bisnis. Selain itu, ia juga menyediakan fitur dan aplikasi lain yang bisa sangat berguna. Mungkin Anda sudah pernah menggunakan beberapa di antaranya sebelumnya. Kami bekerja setiap hari di Google dan di platform Google, perkembangan alaminya adalah memasukkan perangkat Google ke dalam bisnis kami dan ini merupakan perubahan yang disambut baik.

Gmail

Gmail adalah salah satu platform email paling populer saat ini yang memegang lebih dari 25% pangsa pasar. Ini tidak mengherankan karena klien telah ada sejak 2004 dan sekarang memiliki lebih dari 1,2 miliar pengguna. Anda mungkin menggunakan Gmail atau memiliki akun di sana sekarang. Saat menggunakan G Suite, Anda mendapatkan versi yang disempurnakan yang juga bebas iklan.

G Suite pada dasarnya akan memungkinkan karyawan Anda memiliki akun email sendiri dengan alamat email yang menyertakan nama domain bisnis Anda. Contohnya adalah [dilindungi email] . Bagi mereka yang memiliki bisnis sangat kecil yang hanya memiliki beberapa pengguna, menggunakan akun gratis di Gmail mungkin tidak masalah. Tetapi ketika Anda telah mempekerjakan lebih dari sepuluh karyawan, Anda akan memerlukan banyak akun yang juga harus dikelola secara terpisah.

Google Kalender

Ini adalah salah satu aplikasi terpenting yang dapat dimanfaatkan banyak bisnis di G Suite. Banyak orang mengandalkan ini untuk menjadwalkan rapat, panggilan telepon, dan agenda lainnya sambil mengatur pengingat dan tanggal jatuh tempo untuk jadwal penting. Dengan Google Kalender, Anda dapat mengatur seluruh jadwal dengan mudah dan nyaman.

Di antara fitur keren yang bisa Anda dapatkan saat menggunakan Google Kalender dengan G Suite adalah Anda dapat membuat beberapa kalender yang dapat diakses oleh semua karyawan Anda. Misalnya, Anda dapat memiliki kalender yang akan menampilkan semua acara dan rapat mendatang dengan tim Anda. Jika Anda ingin semua karyawan Anda lebih terikat dengan Anda organisasi , maka menyelesaikan tugas tersebut akan menjadi lebih mudah berkat G Suite.

Kami benar-benar bergantung pada Google kalender untuk menjadwalkan pertemuan antar kantor dan departemen.

google Drive

Ini adalah solusi penyimpanan utama yang ditawarkan Google dan memungkinkan Anda menyimpan, mengakses, dan berbagi file di lokasi yang aman. Setelah menyiapkan drive sendiri, Anda dapat mengaksesnya melalui perangkat apa pun. Paket G Suite Basic akan hadir dengan penyimpanan maksimum standar 30 GB untuk setiap karyawan. Paket Bisnis, Perusahaan, dan Tim akan memberikan penyimpanan tak terbatas sehingga orang akan selalu memiliki ruang yang mereka butuhkan untuk dokumen mereka. Perlu diingat bahwa tim yang lebih kecil hanya akan mendapatkan 1 TB per pengguna jika mereka memiliki total kurang dari lima pengguna.

Fungsi pencarian yang disediakan Google Drive mungkin adalah salah satu hal terbaik yang disukai banyak orang. Fitur ini cukup berguna karena tidak hanya memungkinkan Anda mencari dokumen berdasarkan nama atau tanggal, bahkan akan melakukan pencarian berdasarkan konten di dalamnya. Artinya, orang dapat dengan cepat menemukan apa yang mereka butuhkan, tidak peduli bagaimana Google Drive mereka diatur.

Google Spreadsheet dan Google Documents

Kedua alat ini cukup sederhana dan kami di Be Media menggunakannya setiap hari. Google Documents akan memungkinkan Anda membuat dan memodifikasi dokumen teks sementara Google Spreadsheet memungkinkan Anda memiliki spreadsheet langsung di browser Anda. Anda dapat mengimpor dokumen langsung di sini sehingga Anda dapat langsung mengeditnya termasuk file dengan ekstensi dok , .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx , .csv, .html, .ods. Dimungkinkan juga untuk berkomentar dan berkolaborasi pada dokumen Microsoft Office tanpa harus mengonversinya ke format Google terlebih dahulu.

Selain itu, mengekspor ke format pihak ketiga yang umum dimungkinkan. Ini akan memungkinkan pengguna untuk berkolaborasi dengan orang lain dengan cukup mudah dan mengirim file bolak-balik tanpa harus mengunduh atau menginstal perangkat lunak tambahan. Jika Anda berbicara dengan tim SEO kami, mereka bersumpah dengan fungsi berbagi lembar Google untuk bekerja sama dalam proyek besar. Di Microsft Excel Anda tidak mendapatkan fitur kolaboratif.

Di antara fitur terbaik yang ditawarkan Google Spreadsheet dan Documents adalah versi penyimpanan tak terbatas dan komentar yang dapat dibuat secara real-time. Versi yang lebih lama dapat disimpan tanpa batas waktu dan tidak akan diperhitungkan dalam penyimpanan total. Ini akan membuatnya cukup mudah untuk melacak perubahan yang dibuat pada dokumen atau untuk membatalkan kesalahan. Juga akan sangat mudah untuk berbagi dokumen dengan kolega dan orang lain dengan cara ini.

Google Keep

Banyak orang tidak mengetahui aplikasi ini, tetapi tim penjualan digital kami memanfaatkan Google Keep dengan baik. Bagi mereka yang mencari alternatif untuk Evernote, yang satu ini dari Google adalah pilihan yang bagus. Ini adalah alat kecil yang bagus apakah Anda berencana untuk menggunakannya secara pribadi atau dengan G Suite yang terlibat. Karena ini adalah produk Google, ia akan bekerja dengan mulus di dalam ekosistemnya sendiri.

Contoh yang baik dari penggunaannya adalah Anda dapat menyimpan semua pertanyaan umum yang terus Anda dapatkan dari pelanggan di satu lokasi. Anda dapat membuat catatan, daftar tugas, dan pengingat agar tetap diperbarui. Apa yang lebih baik adalah bahwa itu akan disinkronkan dengan sempurna di berbagai perangkat, sehingga hal-hal penting yang Anda butuhkan selalu dalam jangkauan Anda. Anda dapat dengan cepat berbagi item dengan kolega Anda dan mengarsipkannya setelah selesai dan menggunakan pencarian Google untuk menemukan semua catatan Anda.

Konsol Admin G Suite

Konsol Admin G Suite memungkinkan pengguna mengelola semuanya di satu tempat dengan mudah. Itu mengalami perbaikan baru-baru ini dan telah terbukti jauh lebih baik daripada sebelumnya dengan Google Apps. Dengan ini, Anda dapat melakukan hal-hal seperti menambahkan pengguna dan grup baru, mengonfigurasi pengaturan untuk keamanan, memasukkan domain bisnis kustom baru, mengelola perangkat, dan banyak lagi. Sebagian besar fitur ini harus diaktifkan oleh administrator di G Suite agar dapat digunakan. Anda mungkin juga menemukan beberapa di antaranya hanya dalam paket yang lebih tinggi. Pesan “tidak tersedia” akan muncul jika fitur tersebut belum diaktifkan saat pengguna mencoba membukanya.

Fitur tambahan

Obrolan Google Hangouts – Jika Anda pernah mendengar tentang Slack sebelumnya, fitur dari Google ini pada dasarnya setara. Aplikasi ini memiliki ruang kerja grup khusus yang memungkinkan Anda mengobrol dengan grup atau dengan setiap individu. Percakapan dapat dibuat lebih efisien dengan berinteraksi langsung dengan aplikasi pihak 3 ^dan Google bot. Anda dapat memanfaatkan Hangouts secara gratis dengan paket G Suite apa pun. Tim Pemasaran Media Sosial membutuhkan informasi terus-menerus tentang streaming langsung, umpan, dan pembaruan, dan obrolan menyediakan komunikasi terbuka bagi mereka untuk bekerja dengan kecepatan tinggi.

Google Hangouts Meet – Panggilan video dan konferensi menjadi lebih mudah berkat aplikasi ini. Terhubung sepenuhnya ke G Suite, sehingga orang dapat bergabung ke rapat apa pun langsung dari acara Kalender atau undangan email mereka. Bagi mereka yang menggunakan versi perusahaan G Suite, dimungkinkan untuk menggunakan nomor telepon untuk pengguna yang bepergian atau tidak memiliki akses Internet.

Google Slides – Bagi mereka yang mencari alternatif yang bagus untuk Microsoft Powerpoint, ini adalah aplikasi untuk Anda. Mirip dengan produk lain, pengguna dapat berinteraksi dan berkolaborasi secara real-time di sini dan memanfaatkan riwayat versi tanpa batas.

Manajemen Seluler – Jika Anda ingin memastikan data perusahaan tidak bocor saat dicuri, maka Anda perlu menggunakan manajemen seluler. Pengguna akan dapat menghapus data G Suite dari perangkat yang terhubung dari jarak jauh kapan pun mereka mau menggunakan fitur ini.

Untuk Pengguna G Suite Business dan Enterprise

Cloud Search – Jika Anda ingin meningkatkan kemampuan penelusuran Anda, fitur Cloud Search dari paket Bisnis dan Perusahaan akan memungkinkan Anda menelusuri konten perusahaan Anda menggunakan G Suite. Baik Anda perlu mengakses Drive, Dokumen, Gmail, Spreadsheet, Kalender, atau Slide, Anda dapat melakukannya dengan kemampuan Cloud Search ini.

Vault – Aplikasi ini akan memungkinkan Anda mengawasi, mencari, mengekspor, dan menyimpan email apa pun, konten file di Google Drive, atau catatan obrolan di dalam organisasi . Dimungkinkan untuk mengarsipkan data dan kemudian menetapkan kebijakan penyimpanan di sini.

Manfaat Lebih Dalam dari G Suite

Setelah membaca semua tentang G Suite, mari kita lihat manfaat lebih dalam yang ditawarkan platform untuk pemilik bisnis saat ini.

Hosting Email

Memilih host untuk email Anda bukanlah sesuatu yang kami sarankan kepada orang-orang yang menggunakan perusahaan yang sama untuk hosting WordPress mereka. Simak rangkuman alasannya di bawah ini:

1. Ketika Anda menggunakan host Anda, Anda akan terikat ke alamat IP yang telah dikonfigurasi untuk Anda oleh host Anda dalam hal surat keluar. Jika ada masalah, seperti klien spam, kemungkinan alamat IP yang digunakan akan masuk daftar hitam karena berisi spam. Anda dibiarkan di udara tanpa kendali atas situasi untuk kasus-kasus seperti itu.
2. Masalah dengan kemampuan pengiriman mungkin merupakan salah satu masalah utama ketika Anda mengandalkan email Anda dengan host WordPress Anda. Dengan menggunakan G Suite, Anda dapat mengautentikasi semua email keluar dengan menggunakan data SPF dan DKIM yang dapat memengaruhi peringkat spam secara positif.
3. Anda mungkin mengalami masalah sumber daya server saat Anda memilih untuk mengirim email melalui host WordPress Anda. Dengan harus menurunkannya ke pihak ketiga yang andal seperti G Suite, Anda tidak perlu khawatir tentang hal ini.
4. Itu selalu merupakan hal yang baik untuk menyebarkan layanan Anda melalui beberapa penyedia. Para ahli merekomendasikan untuk memisahkan DNS, email, dan hosting WordPress ke agensi yang berbeda. Dengan begitu jika terjadi sesuatu, Anda akan tetap membuat layanan Anda yang lain tetap berfungsi.

Kemudahan, Kompatibilitas dan Keakraban

Manfaat luar biasa lainnya dalam memilih G Suite untuk perusahaan Anda adalah sebagian besar karyawan Anda sudah terbiasa menggunakan produk seperti Google Documents dan Gmail untuk proses mereka. Ini akan membuat transisi jauh lebih mudah dan juga akan memastikan bahwa tidak ada waktu yang terbuang untuk menjelaskan kepada individu yang baru direkrut tentang cara menggunakan alat perusahaan Anda.

G Suite juga dikenal sebagai platform yang sangat kompatibel saat digunakan di perangkat seluler. Anda dapat mencobanya dan menggunakannya sekarang! Bagi mereka yang sudah memiliki akun Gmail pribadi, segalanya menjadi lebih mudah oleh Google dengan tombol sekali klik yang memungkinkan Anda berpindah ke akun lain saat dibutuhkan.

Keandalan

Google dikenal dengan keandalannya yang memiliki 99,9% Service Level Agreement (SLA) untuk G Suite-nya dan bahkan telah melampaui peringkat ini dalam beberapa tahun terakhir. Karena email adalah aspek yang sangat penting di banyak perusahaan, tidak ada pemeliharaan terjadwal atau waktu henti yang terkait dengan G Suite. Semua pusat data yang mereka gunakan dibangun dengan infrastruktur yang berlebihan.

Meskipun mereka tidak dapat 100% tersedia setiap saat seperti layanan lain di luar sana. Itulah sebabnya Anda dapat mengawasi dasbor status G Suite untuk mendapatkan pembaruan untuk semua layanan mereka.

Solusi yang Terjangkau dan Fleksibel

Ada beberapa penyedia saat ini yang dapat memberikan alternatif yang jauh lebih murah daripada G Suite. Namun, email bisnis perusahaan Anda bukanlah sesuatu yang harus Anda hemat. Memiliki host email andal yang dapat membantu Anda bergerak maju sebenarnya dapat memberi Anda lebih banyak penghematan di masa depan.

Dimungkinkan juga untuk memilih tarif diskon dengan berlangganan tahunan. Anda bisa mendapatkan penghematan sebanyak 20% dengan berlangganan tahunan dibandingkan dengan yang bulanan. Hal yang hebat tentang ini adalah Anda masih bisa ditagih setiap bulan untuk langganan tahunan Anda jika ini yang Anda inginkan.

Platform yang Cukup Aman

Karena dibuat di Google Cloud Platform, G Suite memberi penggunanya keamanan terbaik yang bisa mereka dapatkan di pasaran saat ini. Ada banyak perusahaan besar yang mengandalkannya saat ini seperti Verizon, HP, Whirlpool, dan bahkan Salesforce. Google bahkan menginformasikan kepada publik bahwa mereka memimpin dengan pola pikir yang berfokus pada keamanan terlebih dahulu. Mereka memiliki keahlian dan pengetahuan industri yang mendukung semua produk mereka termasuk G Suite.

Lihat beberapa contoh bagaimana G Suite dapat melindungi Anda:

Admin G Suite – Memberi administrator kekuatan untuk mengontrol cara data dilindungi, memeriksa laporan, dan bahkan mengelola perangkat seluler dari jarak jauh. Administrator di G Suite tidak akan mengizinkan karyawan mengaktifkan aplikasi yang dianggap kurang aman.

Enkripsi TLS – Ada enkripsi email yang disediakan untuk surat masuk dan surat keluar.

Penilaian, Audit dan Sertifikat – Ada beberapa audit pihak ketiga yang dilakukan di G Suite secara berkala.

Retensi Data – Anda dapat memanfaatkan kemampuan G Suite untuk mengarsipkan, menyimpan, mengekspor, dan menelusuri data di berbagai lokasi penyimpanan.

Privasi – Google tidak akan memindai, mengumpulkan, atau menggunakan data Anda di layanan G Suite untuk tujuan periklanan. Anda juga tidak akan melihat iklan apa pun di produk G Suite. Jika itu data Anda, maka itu akan tetap menjadi milik Anda.

Transparansi – Anda bisa mendapatkan laporan transparansi yang disediakan oleh Google yang dilakukan untuk memberi Anda informasi.

Cara Beralih ke G Suite

Kami sangat merekomendasikan penggunaan G Suite terutama dalam hal hosting email dan alat lain yang disediakannya, dan ini juga yang kami rekomendasikan kepada pelanggan kami. G Suite hadir dengan uji coba gratis selama 14 hari sehingga Anda tidak perlu melakukan apa pun jika tidak puas. Orientasi dengan platform juga sangat mudah.

Inilah yang perlu Anda lakukan untuk beralih:

Langkah 1 – Mendaftar untuk uji coba 14 hari gratis untuk G Suite.

Langkah 2 – Aktifkan akun Anda dengan bernyanyi di Konsol Google Admin. Pastikan Anda login dengan email dan sandi yang digunakan untuk G Suite.

Langkah 3 – Klik “Mulai Penyiapan” di konsol Admin, lalu luncurkan wizard penyiapan. Agar anggota tim Anda mulai menggunakan aplikasi, pertama-tama Anda harus memberi mereka alamat email mereka sendiri untuk domain Anda. Anda dapat menambahkan pengguna kapan pun Anda mau.

Langkah 4 – Verifikasi domain Anda sendiri melalui konsol Admin dengan mengikuti langkah-langkah yang disediakan. Ada kode verifikasi yang memungkinkan Anda menambahkan ke pengaturan domain atau situs web Anda. Anda dapat mengharapkan instruksi yang jelas dengan Guiste untuk hampir semua penyedia DNS atau registrar tentang cara melakukannya.

Langkah 5 – Terakhir, Anda dapat melihat panduan memulai cepat untuk G Suite yang akan membantu Anda menyiapkan aplikasi tambahan yang mungkin Anda perlukan seperti Google Kalender, Google Drive, dan lainnya.

Ringkasan

Seperti yang terlihat di atas, G Suite adalah solusi luar biasa yang harus dimanfaatkan oleh bisnis mana pun saat mereka membutuhkan hosting email dan pada dasarnya merupakan lokasi lengkap untuk semua dokumen mereka. Ini sangat mudah digunakan, fleksibel dan terjangkau untuk bisnis juga. Banyak karyawan yang juga familiar dengan Gmail sehingga waktu belajar yang dibutuhkan akan minimal.

Saat kami pertama kali melakukan peralihan, kecepatan tim agensi mengambil pekerjaan bagian dalam setiap platform berjalan mulus dan kami benar-benar melihat peningkatan produktivitas dan kolaborasi. Sekarang kami tidak dapat melakukan apa yang kami lakukan pada skala ini tanpa fitur yang disediakan G Suite.

Bagi mereka yang baru memulai G Suite, kami sangat menyarankan Anda untuk berlangganan blog mereka untuk mendapatkan berita tentang fitur dan rilis baru yang mereka buat. Mengetahui Google, perubahan platform berikutnya sudah di depan mata.