Come utilizzare Google Suite per le aziende
Pubblicato: 2018-08-29In Be Media, utilizziamo un'ampia gamma di prodotti SaaS che hanno lo scopo di mantenere tutto senza intoppi migliorando la produttività complessiva del team. G Suite è sicuramente uno dei prodotti di cui non possiamo fare a meno. Possiamo subito affermare che è la migliore soluzione di posta elettronica in questo momento sul mercato per qualsiasi attività commerciale.
Per questo blog, daremo un'occhiata alle straordinarie funzionalità e ai vantaggi che puoi ottenere utilizzando G Suite per le tue esigenze.
Che cos'è G Suite?
Precedentemente noto come Google Apps, G Suite è una suite di app intelligenti del gigante dei motori di ricerca che fornisce hosting di posta elettronica principalmente per le aziende. Oltre a ciò, fornisce anche altre funzionalità e app che possono essere molto utili. È possibile che tu ne abbia già usati alcuni in passato. Lavoriamo ogni giorno su Google e sulle piattaforme Google, la progressione naturale è stata quella di incorporare il toolkit di Google nella nostra attività ed è stato un cambiamento così gradito.
Gmail
Gmail è una delle piattaforme di posta elettronica più popolari oggi con oltre il 25% della quota di mercato. Ciò non sorprende poiché il client è in circolazione dal 2004 e ora ha più di 1,2 miliardi di utenti. Potresti utilizzare Gmail o avere un account lì in questo momento. Quando utilizzi G Suite, ottieni anche una versione migliorata priva di pubblicità.
G Suite consentirà sostanzialmente ai tuoi dipendenti di avere i propri account e-mail con indirizzi e-mail che includono il nome di dominio aziendale. Un esempio potrebbe essere [email protected] . Per quelli con attività molto piccole che hanno solo un paio di utenti, l'utilizzo di un account gratuito in Gmail potrebbe andare bene. Ma quando hai assunto più di dieci dipendenti, avrai bisogno di più account che devono essere gestiti separatamente.
Google Calendar
Questa è una delle app più importanti di cui molte aziende possono trarre vantaggio in G Suite. Molte persone si affidano a questo per pianificare riunioni, chiamate e altri programmi mentre impostano promemoria e scadenze per scadenze cruciali. Con Google Calendar, puoi organizzare l'intera pianificazione in modo abbastanza semplice e conveniente.
Tra le fantastiche funzionalità che puoi ottenere quando utilizzi Google Calendar con G Suite è che ti consentirà di creare diversi calendari a cui tutti i tuoi dipendenti possono accedere. Ad esempio, potresti avere un calendario che mostrerà tutti i prossimi eventi e riunioni con il tuo team. Se vuoi che tutti i tuoi dipendenti siano più attaccati al tuo
Dipendiamo assolutamente da
Google Drive
Questa è la soluzione di archiviazione principale che Google ha da offrire e ti consentirà di conservare, accedere e condividere file in un luogo sicuro. Dopo aver configurato la tua unità, puoi accedervi tramite qualsiasi dispositivo. I piani G Suite Basic includeranno 30 GB di spazio di archiviazione massimo standard per ogni dipendente. I piani Business, Enterprise e Teams offriranno spazio di archiviazione illimitato in modo che le persone abbiano sempre lo spazio di cui hanno bisogno per i propri documenti. Tieni presente che i team più piccoli riceveranno solo 1 TB per utente se hanno meno di cinque utenti in totale.
La funzionalità di ricerca fornita da Google Drive è forse una delle cose migliori che piace a molte persone. Questa funzione è abbastanza utile poiché non solo ti consentirà di cercare documenti per nome o data, ma eseguirà anche una ricerca basata sul contenuto al suo interno. Ciò significa che le persone possono trovare rapidamente ciò di cui hanno bisogno, indipendentemente da come è organizzato il loro Google Drive.
Fogli Google e Documenti Google
Questi due sono strumenti piuttosto semplici e noi di Be Media li usiamo quotidianamente. Google Docs ti consentirà di creare e modificare documenti di testo mentre Google Sheets ti consentirà di avere fogli di calcolo direttamente sul tuo browser. Puoi importare i documenti direttamente qui in modo da poterli modificare subito, inclusi i file con estensioni
Inoltre, è possibile esportare in formati comuni di terze parti. Ciò consentirà agli utenti di collaborare con gli altri abbastanza facilmente e di inviare file avanti e indietro senza dover scaricare o installare software aggiuntivo. Se parli con il nostro team SEO, giurano sulla funzione di condivisione dei fogli di Google per lavorare insieme su progetti di grandi dimensioni. In Microsft Excel semplicemente non ottieni le funzionalità collaborative.
Tra le migliori funzionalità offerte da Fogli e Documenti Google ci sono le versioni di archiviazione illimitate e i commenti che possono essere fatti in tempo reale. Le versioni precedenti possono essere conservate a tempo indeterminato e non verranno conteggiate per lo spazio di archiviazione totale. Ciò renderà abbastanza facile tenere traccia delle modifiche apportate a un documento o annullare un errore. Sarà anche molto facile condividere documenti con colleghi e altre persone in questo modo.
Google Keep
Molte persone non sono a conoscenza di questa app, ma il nostro team di vendita digitale fa buon uso di Google Keep. Per chi cerca un'alternativa a Evernote, questa di Google è un'ottima scelta. È un piccolo strumento elegante se prevedi di utilizzarlo personalmente o con G Suite coinvolto. Poiché è un prodotto di Google, funzionerà perfettamente all'interno del proprio ecosistema.
Un buon esempio del suo utilizzo è che ti consentirà di conservare tutte quelle domande frequenti che continui a ricevere dai tuoi clienti in un'unica posizione. Puoi creare note, elenchi di cose da fare e promemoria per rimanere aggiornato. La cosa ancora migliore è che si sincronizzerà perfettamente su vari dispositivi, quindi le cose importanti di cui hai bisogno sono sempre a portata di mano. Puoi condividere rapidamente gli elementi con i tuoi colleghi e archiviarli al termine e utilizzare la ricerca di Google per trovare tutte le tue note.
Console di amministrazione di G Suite
La Console di amministrazione di G Suite consente agli utenti di gestire facilmente tutto da un'unica posizione. Ha avuto una revisione recente e ha dimostrato di essere molto meglio di come lo era in precedenza con Google Apps. Con questo, puoi fare cose come aggiungere nuovi utenti e gruppi, configurare le impostazioni per la sicurezza, inserire nuovi domini aziendali personalizzati, gestire i dispositivi e molto altro. La maggior parte di queste funzionalità dovrà essere abilitata da un amministratore in G Suite per poter essere utilizzata. Potresti anche trovarne alcuni solo nei piani superiori. Un messaggio "non disponibile" mostrerà se la funzione non è stata abilitata quando un utente tenta di aprirla.
Caratteristiche aggiuntive
Chat di Google Hangouts: se hai già sentito parlare di Slack, questa funzione di Google è sostanzialmente il suo equivalente. L'app dispone di uno spazio di lavoro di gruppo dedicato che ti consentirà di chattare con i gruppi o con ogni individuo. Le conversazioni possono essere resi più efficienti, interagendo direttamente con le applicazioni di partito 3 ° e bot di Google. Puoi usufruire gratuitamente di Hangouts con qualsiasi piano G Suite. Il team di Social Media Marketing ha bisogno di informazioni costanti su live streaming, feed e aggiornamenti e la chat fornisce la comunicazione aperta per lavorare a grande velocità.
Google Hangouts Meet: le videochiamate e le conferenze possono essere semplificate grazie a questa app. È completamente connesso a G Suite, quindi le persone possono partecipare a qualsiasi riunione direttamente dal loro evento di Calendar o da un invito via email. Per coloro che utilizzano la versione aziendale di G Suite, è possibile utilizzare i numeri di accesso per gli utenti che sono
Presentazioni Google – Per chi cerca una bella alternativa a Microsoft Powerpoint, questa è l'app che fa per te. Analogamente ad altri prodotti, qui sarà possibile per gli utenti interagire e collaborare in tempo reale e sfruttare una cronologia delle versioni illimitata.
Gestione mobile: se vuoi assicurarti che i dati aziendali non vengano divulgati in caso di furto, l'utilizzo della gestione mobile è ciò di cui hai bisogno. Gli utenti saranno in grado di eliminare da remoto tutti i dati di G Suite dai dispositivi connessi ogni volta che lo desiderano utilizzando questa funzione.
Per gli utenti G Suite Business ed Enterprise
Cloud Search: se stai cercando di portare le tue capacità di ricerca a un livello superiore, la funzione Cloud Search dei piani Business ed Enterprise ti consentirà di cercare i contenuti della tua azienda utilizzando G Suite. Se hai bisogno di accedere a Drive, Documenti, Gmail, Fogli, Calendario o Presentazioni, puoi farlo con questa funzionalità di Cloud Search.
Vault: questa app ti consentirà di supervisionare, cercare, esportare e conservare qualsiasi email, contenuto di file in Google Drive o record di chat all'interno del tuo
I vantaggi più profondi di G Suite
Dopo aver letto tutto su G Suite, diamo un'occhiata ai vantaggi più profondi che la piattaforma ha da offrire oggi agli imprenditori.
Hosting di posta elettronica
La scelta di un host per le tue e-mail non è qualcosa che consigliamo alle persone che utilizzano la stessa azienda per il loro hosting WordPress. Dai un'occhiata al riepilogo del perché di seguito:
- Quando utilizzi il tuo host, sarai legato agli indirizzi IP che sono stati configurati per te dal tuo host in termini di posta in uscita. In caso di problemi, come un client di spamming, è possibile che l'indirizzo IP utilizzato venga inserito nella lista nera come spam. Sei lasciato in aria senza alcun controllo sulla situazione per questi casi.
- I problemi con la consegna sono forse uno dei problemi principali quando fai affidamento sulle tue e-mail con il tuo host WordPress. Utilizzando G Suite, ti consentirà di autenticare qualsiasi posta in uscita utilizzando i record SPF e DKIM che possono influire positivamente su qualsiasi valutazione dello spam.
- Potresti riscontrare problemi con le risorse del server quando scegli di inviare e-mail tramite il tuo host WordPress. Dovendo scaricarli su una terza parte affidabile come G Suite, non devi preoccuparti di questo.
- È sempre una buona cosa diffondere i tuoi servizi attraverso più fornitori. Gli esperti raccomandano di separare DNS, e-mail e hosting WordPress in diverse agenzie. In questo modo, se succede qualcosa, continuerai a mantenere attivi gli altri servizi.
Facilità, compatibilità e Familiarità
Un altro straordinario vantaggio nella scelta di G Suite per la tua azienda è che la maggior parte dei tuoi dipendenti ha già familiarità con l'utilizzo di prodotti come Google Docs e Gmail per i propri processi. Ciò renderà la transizione molto più semplice e farà in modo che non si perda tempo a spiegare ai neoassunti come utilizzare gli strumenti della tua azienda.
G Suite è anche nota per essere una piattaforma molto compatibile se utilizzata su dispositivi mobili. Puoi provarlo e usarlo subito! Per coloro che hanno già un account Gmail personale, le cose sono rese ancora più semplici da Google con un interruttore con un clic che ti consentirà di passare a diversi account quando necessario.
Affidabilità
Google è noto per la sua affidabilità con un contratto sul livello di servizio (SLA) del 99,9% per la sua G Suite e ha persino superato questa valutazione negli ultimi anni. Poiché la posta elettronica è un aspetto molto importante in molte aziende, non ci sono manutenzioni programmate o tempi di inattività associati a G Suite. Tutti i data center che stanno utilizzando sono costruiti con un'infrastruttura ridondante.
Anche se non possono essere sempre disponibili al 100% come qualsiasi altro servizio disponibile. Ecco perché puoi tenere d'occhio la dashboard di stato di G Suite per ottenere aggiornamenti per tutti i loro servizi.
Una soluzione conveniente e flessibile
Ci sono alcuni provider oggi che possono offrire un'alternativa molto più economica rispetto a G Suite. Tuttavia, l'e-mail aziendale della tua azienda non è qualcosa per cui dovresti risparmiare un dollaro. Avere un host di posta elettronica affidabile che può aiutarti ad andare avanti può effettivamente darti maggiori risparmi in futuro.
È anche possibile scegliere una tariffa scontata passando per un abbonamento annuale. Puoi ottenere un risparmio fino al 20% con un abbonamento annuale rispetto a quelli mensili. La cosa grandiosa di questo è che puoi ancora essere addebitato ogni mese per il tuo abbonamento annuale se questo è ciò che preferisci.
Una piattaforma abbastanza sicura
Poiché è basato su Google Cloud Platform, G Suite offre ai suoi utenti la massima sicurezza che possono ottenere oggi sul mercato. Ci sono molte grandi aziende che fanno affidamento su di esso in questo momento come Verizon, HP, Whirlpool e persino Salesforce. Google informa persino il pubblico che stanno guidando con una mentalità incentrata prima sulla sicurezza. Possiedono competenze e conoscenze del settore che supportano tutti i loro prodotti, inclusa G Suite.
Dai un'occhiata ad alcuni esempi di come G Suite può proteggerti:
Amministratore di G Suite: offre all'amministratore il potere di assumere il controllo della protezione dei dati, controllare i rapporti e persino gestire i dispositivi mobili in remoto. Gli amministratori di G Suite non consentiranno ai dipendenti di attivare app che considerano meno sicure.
Crittografia TLS: è disponibile la crittografia e-mail per la posta in entrata e in uscita.
Valutazioni, Audit
Conservazione dei dati: puoi sfruttare la capacità di G Suite di archiviare, conservare, esportare e cercare dati in varie posizioni di archiviazione.
Privacy: Google non effettuerà la scansione, la raccolta o l'utilizzo dei tuoi dati nei servizi G Suite a scopo pubblicitario. Non vedrai annunci pubblicitari anche sui tuoi prodotti G Suite. Se sono i tuoi dati, allora rimarranno tuoi.
Trasparenza: puoi ottenere rapporti sulla trasparenza forniti da Google che sono fatti per tenerti informato.
Come passare a G Suite
Consigliamo vivamente di utilizzare G Suite soprattutto quando si tratta di hosting di posta elettronica e degli altri strumenti che fornisce, ed è anche ciò che consigliamo ai nostri clienti. G Suite viene fornito con una prova gratuita di 14 giorni, quindi non dovrai impegnarti in nulla se non sei soddisfatto. Anche l'onboarding con la piattaforma è molto semplice.
Ecco cosa devi fare per effettuare il passaggio:
Passaggio 1: registrati per la prova gratuita di 14 giorni per G Suite.
Passaggio 2: attiva il tuo account cantando nella Console di amministrazione di Google. Assicurati di accedere con l'email e la password che hai utilizzato per G Suite.
Passaggio 3: fare clic su "Avvia configurazione" nella Console di amministrazione, quindi avviare la procedura guidata di configurazione. Affinché i membri del tuo team inizino a utilizzare le app, dovrai prima fornire loro il proprio indirizzo email per il tuo dominio. Puoi aggiungere utenti ogni volta che ne hai bisogno.
Passaggio 4 : verifica il tuo dominio tramite la Console di amministrazione seguendo i passaggi forniti. C'è un codice di verifica che ti permetterà di aggiungere alle impostazioni del tuo dominio o al tuo sito web. Puoi aspettarti istruzioni chiare con Guiste per quasi tutti i provider DNS o registrar su come eseguire questa operazione.
Passaggio 5 – Infine, puoi consultare le guide di avvio rapido per G Suite che ti aiuteranno a configurare eventuali app aggiuntive di cui potresti aver bisogno come Google Calendar, Google Drive e altro.
Riepilogo
Come visto sopra, G Suite è una soluzione davvero straordinaria di cui qualsiasi azienda dovrebbe trarre vantaggio quando ha bisogno di hosting di posta elettronica e fondamentalmente una posizione all-in-one per tutti i propri documenti. È molto facile da usare, flessibile e conveniente anche per le aziende. Molti dipendenti hanno anche familiarità con Gmail, quindi il tempo di apprendimento richiesto sarebbe minimo.
Quando abbiamo effettuato il passaggio per la prima volta, la velocità con cui il team dell'agenzia ha rilevato il funzionamento interno di ciascuna piattaforma è stata fluida e abbiamo effettivamente riscontrato un aumento della produttività e della collaborazione. Ora non potremmo fare ciò che facciamo su questa scala senza le funzionalità fornite da G Suite.
Per coloro che hanno appena iniziato a utilizzare G Suite, consigliamo vivamente di iscriversi al loro blog per ricevere notizie su eventuali nuove funzionalità e versioni rilasciate. Conoscendo Google, il prossimo cambiamento nella piattaforma è all'orizzonte.