So verwenden Sie die Google Suite für Unternehmen
Veröffentlicht: 2018-08-29Bei Be Media verwenden wir eine breite Palette von SaaS-Produkten, die dafür sorgen sollen, dass alles reibungslos läuft und gleichzeitig die Gesamtproduktivität des Teams verbessert wird. Die G Suite ist definitiv eines der Produkte, ohne die wir nicht leben können. Wir können sofort sagen, dass es für jedes Unternehmen die derzeit beste E-Mail-Lösung auf dem Markt ist.
In diesem Blog werfen wir einen Blick auf die erstaunlichen Funktionen und Vorteile, die Sie erhalten, wenn Sie die G Suite für Ihre Bedürfnisse verwenden.
Was ist G-Suite?
G Suite, früher bekannt als Google Apps, ist eine Suite intelligenter Apps des Suchmaschinengiganten, die hauptsächlich E-Mail-Hosting für Unternehmen bereitstellt. Abgesehen davon bietet es auch andere Funktionen und Apps, die sehr nützlich sein können. Es ist möglich, dass Sie in der Vergangenheit bereits einige davon verwendet haben. Wir arbeiten jeden Tag in Google und auf Google-Plattformen. Die natürliche Weiterentwicklung bestand darin, das Google-Toolkit in unser Geschäft zu integrieren, und es war eine so willkommene Abwechslung.
Google Mail
Gmail ist heute eine der beliebtesten E-Mail-Plattformen und hält mehr als 25 % des Marktanteils. Kein Wunder, gibt es den Kunden doch seit 2004 und hat mittlerweile mehr als 1,2 Milliarden Nutzer. Möglicherweise verwenden Sie Gmail oder haben dort gerade ein Konto. Wenn Sie die G Suite verwenden, erhalten Sie eine verbesserte Version, die ebenfalls werbefrei ist.
Mit der G Suite können Ihre Mitarbeiter grundsätzlich über eigene E-Mail-Konten mit E-Mail-Adressen verfügen, die Ihren geschäftlichen Domainnamen enthalten. Ein Beispiel könnte [email protected] sein . Für diejenigen mit sehr kleinen Unternehmen, die nur ein paar Benutzer haben, kann die Verwendung eines kostenlosen Kontos in Gmail in Ordnung sein. Wenn Sie jedoch mehr als zehn Mitarbeiter eingestellt haben, benötigen Sie mehrere Konten, die ebenfalls separat verwaltet werden müssen.
Google Kalender
Dies ist eine der wichtigsten Apps, die viele Unternehmen in der G Suite nutzen können. Viele Menschen verlassen sich darauf, um Besprechungen, Anrufe und andere Tagesordnungen zu planen und gleichzeitig Erinnerungen und Fälligkeitsdaten für wichtige Zeitpläne festzulegen. Mit Google Kalender können Sie Ihren gesamten Terminkalender ganz einfach und bequem organisieren.
Zu den coolen Funktionen, die Sie bei der Verwendung von Google Kalender mit G Suite erhalten, gehört, dass Sie mehrere Kalender erstellen können, auf die alle Ihre Mitarbeiter zugreifen können. Sie können beispielsweise einen Kalender erstellen, der alle anstehenden Ereignisse und Besprechungen mit Ihrem Team anzeigt. Wenn Sie möchten, dass alle Ihre Mitarbeiter mehr mit Ihnen verbunden sind
Wir sind absolut abhängig von
Google Drive
Dies ist die primäre Speicherlösung von Google, mit der Sie Dateien an einem sicheren Ort aufbewahren, darauf zugreifen und freigeben können. Sobald Sie Ihr eigenes Laufwerk eingerichtet haben, können Sie über jedes Gerät darauf zugreifen. Die G Suite Basic-Pläne enthalten standardmäßig 30 GB maximalen Speicherplatz für jeden Mitarbeiter. Die Business-, Enterprise- und Teams-Pläne bieten unbegrenzten Speicherplatz, sodass die Benutzer immer den Platz haben, den sie für ihre Dokumente benötigen. Beachten Sie, dass kleinere Teams nur 1 TB pro Benutzer erhalten, wenn sie insgesamt weniger als fünf Benutzer haben.
Die Suchfunktion, die Google Drive bietet, ist vielleicht eines der besten Dinge, die viele Leute daran mögen. Diese Funktion ist sehr praktisch, da Sie nicht nur nach Dokumenten nach Namen oder Datum suchen können, sondern sogar auf der Grundlage des darin enthaltenen Inhalts. Das bedeutet, dass Benutzer schnell finden können, was sie brauchen, egal wie ihr Google Drive organisiert ist.
Google Tabellen und Google Docs
Diese beiden Tools sind ziemlich unkompliziert und wir bei Be Media verwenden sie täglich. Mit Google Docs können Sie Textdokumente erstellen und ändern, während Sie mit Google Sheets Tabellen direkt in Ihrem Browser haben. Hier können Sie Dokumente direkt importieren und sofort bearbeiten, einschließlich Dateien mit Erweiterungen
Darüber hinaus ist ein Export in gängige Drittformate möglich. Auf diese Weise können Benutzer ganz einfach mit anderen zusammenarbeiten und Dateien hin und her senden lassen, ohne zusätzliche Software herunterladen oder installieren zu müssen. Wenn Sie mit unserem SEO-Team sprechen, schwören sie auf die Sharing-Funktion von Google Sheets für die Zusammenarbeit an großen Projekten. In Microsft Excel erhalten Sie einfach nicht die kollaborativen Funktionen.
Zu den besten Funktionen von Google Sheets und Docs gehören die unbegrenzten Speicherversionen und Kommentare, die in Echtzeit gemacht werden können. Die älteren Versionen können auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden und werden nicht auf den Gesamtspeicher angerechnet. Auf diese Weise können Sie Änderungen, die an einem Dokument vorgenommen wurden, ganz einfach nachverfolgen oder einen Fehler rückgängig machen. Es wird auch sehr einfach sein, auf diese Weise Dokumente mit Kollegen und anderen Personen zu teilen.
Google Notizen
Viele Leute kennen diese App nicht, aber unser digitales Verkaufsteam nutzt Google Keep gut. Für diejenigen, die eine Alternative zu Evernote suchen, ist diese von Google eine gute Wahl. Es ist ein raffiniertes kleines Tool, egal ob Sie es persönlich oder mit G Suite verwenden möchten. Da es sich um ein Produkt von Google handelt, funktioniert es nahtlos in seinem eigenen Ökosystem.
Ein gutes Beispiel für seine Verwendung ist, dass Sie alle häufig gestellten Fragen, die Sie von Ihren Kunden erhalten, an einem Ort aufbewahren können. Sie können Notizen, To-Do-Listen und Erinnerungen erstellen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Was noch besser ist, ist, dass es auf verschiedenen Geräten perfekt synchronisiert wird, sodass die wichtigen Dinge, die Sie brauchen, immer in Ihrer Reichweite sind. Sie können Elemente schnell mit Ihren Kollegen teilen und sie anschließend archivieren lassen und die Google-Suche verwenden, um alle Ihre Notizen zu finden.
G Suite-Admin-Konsole
Mit der G Suite Admin Console können Nutzer alles ganz einfach an einem Ort verwalten. Es wurde kürzlich überarbeitet und hat sich als viel besser erwiesen als zuvor bei Google Apps. Damit können Sie beispielsweise neue Benutzer und Gruppen hinzufügen, Sicherheitseinstellungen konfigurieren, neue benutzerdefinierte Geschäftsdomänen eingeben, Geräte verwalten und vieles mehr. Die meisten dieser Funktionen müssen von einem Administrator in der G Suite aktiviert werden, damit sie verwendet werden können. Möglicherweise finden Sie einige davon auch nur in höheren Plänen. Eine „nicht verfügbar“-Meldung wird angezeigt, wenn die Funktion nicht aktiviert wurde, wenn ein Benutzer versucht, sie zu öffnen.
Zusatzfunktionen
Google Hangouts Chat – Wenn Sie schon einmal von Slack gehört haben, ist diese Funktion von Google im Grunde das Äquivalent. Die App verfügt über einen dedizierten Gruppenarbeitsbereich, in dem Sie mit Gruppen oder mit jedem Einzelnen chatten können. Gespräche können durch die Interaktion gerade mit 3 rd Party - Anwendungen und Google Bots effizienter gemacht werden. Sie können Hangouts mit jedem G Suite-Plan kostenlos nutzen. Das Social-Media-Marketing-Team benötigt ständige Informationen über Livestreams, Feeds und Updates und der Chat bietet die offene Kommunikation, damit sie mit hoher Geschwindigkeit arbeiten können.
Google Hangouts Meet – Videoanrufe und Konferenzen können dank dieser App einfacher werden. Es ist vollständig mit der G Suite verbunden, sodass Personen direkt von ihrem Kalendertermin oder einer E-Mail-Einladung an jeder Besprechung teilnehmen können. Benutzer der G Suite Enterprise-Version können Einwahlnummern für Benutzer verwenden, die
Google Slides – Für diejenigen, die eine schöne Alternative zu Microsoft Powerpoint suchen, ist dies die richtige App für Sie. Ähnlich wie bei anderen Produkten wird es den Nutzern hier möglich sein, in Echtzeit zu interagieren und zusammenzuarbeiten und von einer unbegrenzten Versionshistorie zu profitieren.
Mobile Management – Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Unternehmensdaten bei Diebstahl nicht durchsickern, ist die Verwendung von Mobile Management genau das Richtige für Sie. Mit dieser Funktion können Benutzer jederzeit alle G Suite-Daten von verbundenen Geräten aus der Ferne löschen.
Für G Suite Business- und Enterprise-Nutzer
Cloud Search – Wenn Sie Ihre Suchfunktionen auf ein höheres Niveau bringen möchten, können Sie mit der Cloud Search-Funktion der Business- und Enterprise-Pläne die Inhalte Ihres Unternehmens mit der G Suite durchsuchen. Unabhängig davon, ob Sie auf Drive, Docs, Gmail, Tabellen, Kalender oder Präsentationen zugreifen müssen, können Sie dies mit dieser Cloud-Suchfunktion tun.
Vault – Mit dieser App können Sie alle E-Mails, Dateiinhalte in Google Drive oder Chat-Datensätze in Ihrem . überwachen, durchsuchen, exportieren und aufbewahren
Die tieferen Vorteile der G Suite
Nachdem wir alles über die G Suite gelesen haben, werfen wir einen Blick auf die tieferen Vorteile, die die Plattform heute für Geschäftsinhaber bietet.
E-Mail-Hosting
Die Wahl eines Hosts für Ihre E-Mails ist nichts, was wir Leuten empfehlen würden, die dasselbe Unternehmen für ihr WordPress-Hosting verwenden. Sehen Sie sich die folgende Zusammenfassung an, um zu erfahren, warum:
- Wenn Sie Ihren Hoster verwenden, sind Sie in Bezug auf ausgehende E-Mails an die von Ihrem Hoster für Sie konfigurierten IP-Adressen gebunden. Im Falle eines Problems, z. B. eines Spamming-Clients, ist es möglich, dass die verwendete IP-Adresse als Spam auf die schwarze Liste gesetzt wird. In solchen Fällen bleibt man in der Luft ohne Kontrolle über die Situation.
- Die Probleme mit der Zustellbarkeit sind vielleicht eines der Hauptprobleme, wenn Sie sich auf Ihre E-Mails mit Ihrem WordPress-Host verlassen. Wenn Sie die G Suite verwenden, können Sie ausgehende E-Mails mithilfe von SPF- und DKIM-Einträgen authentifizieren, was sich positiv auf die Spam-Bewertung auswirken kann.
- Sie können auf Serverressourcenprobleme stoßen, wenn Sie E-Mails über Ihren WordPress-Host senden. Da Sie sie an einen zuverlässigen Drittanbieter wie die G Suite auslagern müssen, müssen Sie sich darüber keine Sorgen machen.
- Es ist immer eine gute Sache, Ihre Dienste über mehrere Anbieter zu verteilen. Experten empfehlen, das DNS-, E-Mail- und WordPress-Hosting auf verschiedene Agenturen zu verteilen. Auf diese Weise können Ihre anderen Dienste, falls etwas passiert, weiterhin funktionieren.
Leichtigkeit, Kompatibilität und Vertrautheit
Ein weiterer erstaunlicher Vorteil bei der Wahl der G Suite für Ihr Unternehmen besteht darin, dass die Mehrheit Ihrer Mitarbeiter bereits mit der Verwendung von Produkten wie Google Docs und Gmail für ihre Prozesse vertraut ist. Dies erleichtert den Übergang erheblich und stellt außerdem sicher, dass keine Zeit damit verschwendet wird, den neu eingestellten Mitarbeitern die Verwendung der Tools Ihres Unternehmens zu erklären.
G Suite ist auch als sehr kompatible Plattform bekannt, wenn sie auf mobilen Geräten verwendet wird. Sie können es jetzt ausprobieren und verwenden! Für diejenigen, die bereits ein persönliches Gmail-Konto haben, wird die Sache von Google mit einem Ein-Klick-Schalter noch einfacher, mit dem Sie bei Bedarf zu anderen Konten wechseln können.
Zuverlässigkeit
Google ist bekannt für seine Zuverlässigkeit mit einem 99,9 % Service Level Agreement (SLA) für seine G Suite und hat diese Bewertung in den letzten Jahren sogar übertroffen. Da E-Mail in vielen Unternehmen ein sehr wichtiger Aspekt ist, sind mit der G Suite keine planmäßigen Wartungsarbeiten oder Ausfallzeiten verbunden. Alle von ihnen verwendeten Rechenzentren sind mit einer redundanten Infrastruktur ausgestattet.
Obwohl sie nicht wie jeder andere Dienst auf dem Markt jederzeit zu 100% verfügbar sein können. Aus diesem Grund können Sie das G Suite-Status-Dashboard im Auge behalten, um Updates für alle ihre Dienste zu erhalten.
Eine erschwingliche und flexible Lösung
Es gibt heute einige Anbieter, die eine viel günstigere Alternative als G Suite anbieten können. Für die geschäftliche E-Mail Ihres Unternehmens sollten Sie jedoch kein Geld sparen. Wenn Sie einen zuverlässigen E-Mail-Host haben, der Ihnen hilft, voranzukommen, können Sie in Zukunft tatsächlich mehr Einsparungen erzielen.
Es ist auch möglich, einen ermäßigten Tarif zu wählen, indem Sie ein Jahresabonnement abschließen. Mit einem Jahresabonnement können Sie im Vergleich zu einem monatlichen Abonnement bis zu 20 % sparen. Das Tolle daran ist, dass Sie Ihr Jahresabonnement weiterhin jeden Monat in Rechnung stellen können, wenn Sie dies bevorzugen.
Eine ziemlich sichere Plattform
Da sie auf der Google Cloud Platform basiert, bietet die G Suite ihren Nutzern die höchste Sicherheit, die sie heute auf dem Markt bekommen können. Es gibt viele große Unternehmen, die sich derzeit darauf verlassen, wie Verizon, HP, Whirlpool und sogar Salesforce. Google informiert die Öffentlichkeit sogar darüber, dass sie mit einer auf Sicherheit ausgerichteten Denkweise führen. Sie verfügen über Branchenkenntnisse und -kenntnisse, die allen ihren Produkten, einschließlich der G Suite, zugrunde liegen.
Sehen Sie sich einige Beispiele dafür an, wie die G Suite Sie schützen kann:
G Suite Admin – Bietet dem Administrator die Möglichkeit, die Kontrolle über den Schutz von Daten zu übernehmen, Berichte zu überprüfen und sogar Mobilgeräte aus der Ferne zu verwalten. Administratoren der G Suite werden Mitarbeitern die Möglichkeit verweigern, Apps zu aktivieren, die sie als weniger sicher erachtet.
TLS-Verschlüsselung – Es gibt eine E-Mail-Verschlüsselung für ein- und ausgehende E-Mails.
Bewertungen, Audits
Aufbewahrung von Daten – Sie können die Möglichkeit der G Suite nutzen, Daten an verschiedenen Speicherorten zu archivieren, aufzubewahren, zu exportieren und zu durchsuchen.
Datenschutz – Google wird Ihre Daten in G Suite-Diensten nicht zu Werbezwecken scannen, sammeln oder verwenden. Sie werden auch keine Anzeigen in Ihren G Suite-Produkten sehen. Wenn es Ihre Daten sind, bleiben sie bei Ihnen.
Transparenz – Sie können von Google bereitgestellte Transparenzberichte abrufen, die Sie auf dem Laufenden halten.
So wechseln Sie zur G Suite
Wir empfehlen dringend die Verwendung der G Suite, insbesondere wenn es um E-Mail-Hosting und die anderen bereitgestellten Tools geht, und dies empfehlen wir auch unseren Kunden. G Suite wird mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion geliefert, sodass Sie sich zu nichts verpflichten müssen, wenn Sie nicht zufrieden sind. Das Onboarding mit der Plattform ist ebenfalls sehr einfach.
Hier ist, was Sie tun müssen, um den Wechsel vorzunehmen:
Schritt 1 – Melden Sie sich für die kostenlose 14-tägige Testversion der G Suite an.
Schritt 2 – Aktivieren Sie Ihr Konto, indem Sie in die Google Admin-Konsole einloggen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort anmelden, die Sie für die G Suite verwendet haben.
Schritt 3 – Klicken Sie in der Admin-Konsole auf „Setup starten“ und starten Sie dann den Einrichtungsassistenten. Damit Ihre Teammitglieder die Apps nutzen können, müssen Sie ihnen zunächst eine eigene E-Mail-Adresse für Ihre Domain geben. Sie können jederzeit Benutzer hinzufügen.
Schritt 4 – Bestätigen Sie Ihre eigene Domain über die Admin-Konsole, indem Sie die angegebenen Schritte ausführen. Es gibt einen Bestätigungscode, mit dem Sie Ihre Domaineinstellungen oder Website hinzufügen können. Sie können von Guiste für fast jeden DNS-Anbieter oder Registrar klare Anweisungen erwarten, wie dies erreicht wird.
Schritt 5 – Schließlich können Sie sich die Schnellstartanleitungen für die G Suite ansehen, die Ihnen beim Einrichten zusätzlicher Apps helfen, die Sie möglicherweise benötigen, wie z. B. Google Kalender, Google Drive und mehr.
Zusammenfassung
Wie oben gesehen, ist die G Suite eine wirklich erstaunliche Lösung, die jedes Unternehmen nutzen sollte, wenn es E-Mail-Hosting und im Grunde einen All-in-One-Speicherort für alle seine Dokumente benötigt. Es ist sehr einfach zu bedienen, flexibel und auch für Unternehmen erschwinglich. Viele Mitarbeiter sind auch mit Gmail vertraut, sodass die erforderliche Einarbeitungszeit minimal wäre.
Als wir den Wechsel vollzogen, war die Geschwindigkeit des Agenturteams, das Innenleben jeder Plattform zu erfassen, reibungslos und wir konnten tatsächlich eine Steigerung der Produktivität und Zusammenarbeit feststellen. Jetzt könnten wir das, was wir in dieser Größenordnung tun, ohne die Funktionen der G Suite nicht tun.
Allen, die gerade erst mit der G Suite beginnen, empfehlen wir dringend, ihren Blog zu abonnieren, um Neuigkeiten zu neuen Funktionen und Versionen zu erhalten. Wenn man Google kennt, ist die nächste Änderung der Plattform am Horizont.