Cómo utilizar Google Suite para empresas
Publicado: 2018-08-29En Be Media, utilizamos una amplia gama de productos SaaS que están destinados a mantener todo funcionando sin problemas al tiempo que mejoran la productividad general del equipo. G Suite es definitivamente uno de los productos sin los que no podemos vivir. Podemos decir de inmediato que es la mejor solución de correo electrónico del mercado para cualquier empresa en este momento.
Para este blog, veremos las increíbles funciones y beneficios que puede obtener al usar G Suite para sus necesidades.
¿Qué es G Suite?
Anteriormente conocido como Google Apps, G Suite es un conjunto de aplicaciones inteligentes del gigante de los motores de búsqueda que proporciona alojamiento de correo electrónico para empresas principalmente. Aparte de eso, también proporciona otras funciones y aplicaciones que pueden ser bastante útiles. Es posible que ya haya usado algunos de ellos en el pasado. Trabajamos todos los días en Google y en las plataformas de Google, la progresión natural fue incorporar el kit de herramientas de Google en nuestro negocio y ha sido un cambio tan bienvenido.
Gmail
Gmail es una de las plataformas de correo electrónico más populares en la actualidad con más del 25% de la participación de mercado. Esto no es ninguna sorpresa, ya que el cliente existe desde 2004 y ahora tiene más de 1.200 millones de usuarios. Es posible que esté usando Gmail o tenga una cuenta allí en este momento. Cuando usa G Suite, obtiene una versión mejorada que también está libre de anuncios.
Básicamente, G Suite permitirá que sus empleados tengan sus propias cuentas de correo electrónico con direcciones de correo electrónico que incluyan el nombre de dominio de su empresa. Un ejemplo podría ser [protegido por correo electrónico] . Para aquellos con empresas realmente pequeñas que solo tienen un par de usuarios, usar una cuenta gratuita en Gmail podría estar bien. Pero cuando haya contratado a más de diez empleados, necesitará varias cuentas que también deben administrarse por separado.
calendario de Google
Esta es una de las aplicaciones más importantes que muchas empresas pueden aprovechar en G Suite. Muchas personas confían en esto para programar reuniones, llamadas y otras agendas mientras establecen recordatorios y fechas de vencimiento para los cronogramas cruciales. Con Google Calendar, puede mantener todo su horario organizado de manera fácil y conveniente.
Entre las características interesantes que puede obtener al usar Google Calendar con G Suite es que le permitirá crear varios calendarios a los que pueden acceder todos sus empleados. Por ejemplo, podría tener un calendario que muestre todos los próximos eventos y reuniones con su equipo. Si desea que todos sus empleados estén más apegados a su
Dependemos absolutamente de
Google Drive
Esta es la solución de almacenamiento principal que Google tiene para ofrecer y le permitirá mantener, acceder y compartir archivos, todo en una ubicación segura. Una vez que haya configurado su propia unidad, podrá acceder a ella a través de cualquier dispositivo. Los planes de G Suite Basic vendrán con 30 GB de almacenamiento máximo estándar para cada empleado. Los planes Business, Enterprise y Teams brindarán almacenamiento ilimitado para que las personas siempre tengan el espacio que necesitan para sus documentos. Tenga en cuenta que los equipos más pequeños solo obtendrán 1 TB por usuario si tienen menos de cinco usuarios en total.
La función de búsqueda que ofrece Google Drive es quizás una de las mejores cosas que le gustan a muchas personas. Esta función es bastante útil, ya que no solo le permitirá buscar documentos por nombres o fechas, sino que incluso hará una búsqueda basada en el contenido que contiene. Esto significa que las personas pueden encontrar rápidamente lo que necesitan sin importar cómo esté organizado su Google Drive.
Hojas de cálculo de Google y Documentos de Google
Estas dos son herramientas bastante sencillas y en Be Media las usamos a diario. Google Docs le permitirá crear y modificar documentos de texto, mientras que Google Sheets le permitirá tener hojas de cálculo directamente en su navegador. Puede importar documentos directamente aquí para poder editarlos de inmediato, incluidos archivos con extensiones
Además, es posible exportar a formatos comunes de terceros. Esto permitirá a los usuarios colaborar con otros con bastante facilidad y enviar archivos de un lado a otro sin tener que descargar o instalar software adicional. Si habla con nuestro equipo de SEO, confían en la función de compartir hojas de Google para trabajar juntos en grandes proyectos. En Microsft Excel simplemente no obtiene las funciones colaborativas.
Entre las mejores características que ofrecen Google Sheets and Docs se encuentran las versiones de almacenamiento ilimitado y los comentarios que se pueden realizar en tiempo real. Las versiones anteriores se pueden conservar indefinidamente y no contarán para el almacenamiento total. Esto hará que sea bastante fácil realizar un seguimiento de los cambios que se realizan en un documento o deshacer un error. También será muy fácil compartir documentos con colegas y otras personas de esta manera.
Google Keep
Mucha gente no conoce esta aplicación, pero nuestro equipo de ventas digitales hace un buen uso de Google Keep. Para aquellos que buscan una alternativa a Evernote, esta de Google es una gran opción. Es una pequeña herramienta ingeniosa ya sea que planee usarla personalmente o con G Suite involucrado. Dado que es un producto de Google, funcionará a la perfección dentro de su propio ecosistema.
Un buen ejemplo de su uso es que le permitirá mantener todas las preguntas frecuentes que sigue recibiendo de sus clientes en un solo lugar. Puede crear notas, listas de tareas pendientes y recordatorios para mantenerse actualizado. Lo que es aún mejor es que se sincronizará perfectamente en varios dispositivos, por lo que las cosas importantes que necesita siempre están a su alcance. Puede compartir elementos rápidamente con sus colegas y archivarlos cuando haya terminado y utilizar la búsqueda de Google para encontrar todas sus notas.
Consola de administración de G Suite
La Consola de administración de G Suite permite a los usuarios administrar todo en un solo lugar fácilmente. Tuvo una revisión reciente y ha demostrado ser mucho mejor que antes con Google Apps. Con esto, puede hacer cosas como agregar nuevos usuarios y grupos, configurar ajustes de seguridad, ingresar nuevos dominios comerciales personalizados, administrar dispositivos y mucho más. La mayoría de estas funciones deberán estar habilitadas por un administrador en G Suite para que se puedan utilizar. También puede encontrar algunos de estos solo en planes superiores. Aparecerá un mensaje de "no disponible" si la función no se ha habilitado cuando un usuario intenta abrirla.
Características adicionales
Google Hangouts Chat: si ha oído hablar de Slack antes, esta función de Google es básicamente su equivalente. La aplicación cuenta con un espacio de trabajo grupal dedicado que le permitirá chatear con grupos o con cada individuo. Las conversaciones pueden ser más eficientes mediante la interacción directa con las aplicaciones de 3ª parte y robots de Google. Puede aprovechar Hangouts de forma gratuita con cualquier plan de G Suite. El equipo de Social Media Marketing necesita información constante sobre transmisiones en vivo, feeds y actualizaciones, y el chat les brinda una comunicación abierta para que funcionen a gran velocidad.
Google Hangouts Meet: las videollamadas y las conferencias se pueden hacer más fáciles gracias a esta aplicación. Está completamente conectado a G Suite, por lo que las personas pueden unirse a cualquier reunión directamente desde su evento de Calendario o una invitación por correo electrónico. Para aquellos que usan la versión empresarial de G Suite, es posible usar números de acceso telefónico para los usuarios que están
Presentaciones de Google: para aquellos que buscan una buena alternativa al Microsoft Powerpoint, esta es la aplicación para usted. Al igual que con otros productos, los usuarios podrán interactuar y colaborar en tiempo real aquí y aprovechar un historial de versiones ilimitado.
Gestión de dispositivos móviles: si desea asegurarse de que los datos de la empresa no se filtren cuando los roben, lo que necesita es utilizar la gestión de dispositivos móviles. Los usuarios podrán deshacerse de forma remota de cualquier dato de G Suite de los dispositivos conectados cuando lo deseen utilizando esta función.
Para usuarios de G Suite Business y Enterprise
Búsqueda en la nube: si desea llevar sus capacidades de búsqueda a un nivel superior, la función de búsqueda en la nube de los planes Business y Enterprise le permitirá buscar el contenido de su empresa con G Suite. Ya sea que necesite acceder a Drive, Documentos, Gmail, Hojas de cálculo, Calendario o Presentaciones, puede hacerlo con esta función de búsqueda en la nube.
Vault: esta aplicación le permitirá supervisar, buscar, exportar y retener cualquier correo electrónico, contenido de archivo en Google Drive o registros de chat dentro de su
Los beneficios más profundos de G Suite
Después de haber leído todo sobre G Suite, echemos un vistazo a los beneficios más profundos que la plataforma tiene para ofrecer a los propietarios de empresas hoy en día.
Alojamiento de correo electrónico
Elegir un host para sus correos electrónicos no es algo que recomendaríamos a las personas que utilizan la misma empresa para su hosting de WordPress. Eche un vistazo al resumen de por qué a continuación:
- Cuando utilice su host, estará vinculado a las direcciones IP que su host ha configurado para usted en términos de correo saliente. En caso de un problema, como un cliente de correo no deseado, es posible que la dirección IP utilizada esté incluida en la lista negra por ser correo no deseado. Se queda en el aire sin ningún control sobre la situación en tales casos.
- Los problemas con la capacidad de entrega son quizás uno de los principales problemas cuando confía en sus correos electrónicos con su host de WordPress. Al usar G Suite, le permitirá autenticar cualquier correo saliente mediante el uso de registros SPF y DKIM que pueden afectar positivamente cualquier calificación de spam.
- Puede encontrar problemas con los recursos del servidor cuando elige enviar correos electrónicos a través de su host de WordPress. Al tener que descargarlos a un tercero confiable como G Suite, no tiene que preocuparse por esto.
- Siempre es bueno difundir sus servicios a través de múltiples proveedores. Los expertos recomiendan separar el alojamiento de DNS, correo electrónico y WordPress en diferentes agencias. De esa forma, si algo sucede, seguirá funcionando el resto de sus servicios.
Facilidad, Compatibilidad y Familiaridad
Otro beneficio sorprendente de elegir G Suite para su empresa es que la mayoría de sus empleados ya están familiarizados con el uso de productos como Google Docs y Gmail para sus procesos. Esto facilitará mucho la transición y también garantizará que no se pierda tiempo explicando a las personas recién contratadas cómo utilizar las herramientas de su empresa.
También se sabe que G Suite es una plataforma muy compatible cuando se usa en dispositivos móviles. ¡Puedes probarlo y usarlo ahora mismo! Para aquellos que ya tienen una cuenta personal de Gmail, Google facilita aún más las cosas con un interruptor de un clic que les permitirá moverse a diferentes cuentas cuando sea necesario.
Fiabilidad
Google es conocido por su confiabilidad al tener un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) del 99.9% para su G Suite e incluso ha superado esta calificación en los últimos años. Dado que el correo electrónico es un aspecto muy importante en muchas empresas, no hay mantenimiento programado ni tiempos de inactividad asociados con G Suite. Todos los centros de datos que utilizan están construidos con una infraestructura redundante.
Aunque no pueden estar 100% disponibles en todo momento como cualquier otro servicio que existe. Es por eso que puede estar atento al panel de estado de G Suite para obtener actualizaciones de todos sus servicios.
Una solución asequible y flexible
En la actualidad, hay algunos proveedores que pueden ofrecer una alternativa mucho más barata que G Suite. Sin embargo, el correo electrónico comercial de su empresa no es algo por lo que deba gastar un dinero. Tener un servidor de correo electrónico confiable que pueda ayudarlo a avanzar en realidad puede brindarle más ahorros en el futuro.
También es posible elegir una tarifa con descuento mediante una suscripción anual. Puede obtener hasta un 20% de ahorro con una suscripción anual en comparación con las mensuales. Lo mejor de esto es que aún se le puede facturar cada mes por su suscripción anual si esto es lo que prefiere.
Una plataforma bastante segura
Dado que se basa en Google Cloud Platform, G Suite ofrece a sus usuarios la máxima seguridad que pueden obtener en el mercado hoy en día. Hay muchas empresas importantes que confían en él en este momento, como Verizon, HP, Whirlpool e incluso Salesforce. Google incluso informa al público que lidera con una mentalidad centrada en la seguridad primero. Poseen experiencia y conocimientos de la industria que respaldan todos sus productos, incluido G Suite.
Eche un vistazo a algunos ejemplos de cómo G Suite puede protegerlo:
Administrador de G Suite: brinda al administrador el poder de tomar el control de cómo se protegen los datos, verificar informes e incluso administrar dispositivos móviles de forma remota. Los administradores de G Suite no permitirán a los empleados activar aplicaciones que consideren menos seguras.
Cifrado TLS: se proporciona un cifrado de correo electrónico para el correo entrante y saliente.
Evaluaciones, auditorías
Retención de datos: puede aprovechar la capacidad de G Suite para archivar, retener, exportar y buscar datos en varias ubicaciones de almacenamiento.
Privacidad: Google no escaneará, recopilará ni utilizará sus datos en los servicios de G Suite con fines publicitarios. Tampoco verá ningún anuncio en sus productos de G Suite. Si son tus datos, seguirán siendo tuyos.
Transparencia: puede obtener informes de transparencia proporcionados por Google que se realizan para mantenerlo informado.
Cómo cambiarse a G Suite
Recomendamos encarecidamente el uso de G Suite, especialmente cuando se trata de alojamiento de correo electrónico y las otras herramientas que proporciona, y esto también es lo que recomendamos a nuestros clientes. G Suite viene con una prueba gratuita de 14 días, por lo que no tendrá que comprometerse con nada si no está satisfecho. La incorporación a la plataforma también es muy fácil.
Esto es lo que debe hacer para realizar el cambio:
Paso 1: Regístrese para la prueba gratuita de 14 días de G Suite.
Paso 2: active su cuenta cantando en la Consola de administración de Google. Asegúrese de iniciar sesión con el correo electrónico y la contraseña que utilizó para G Suite.
Paso 3: haga clic en "Iniciar configuración" en la consola de administración y luego inicie el asistente de configuración. Para que los miembros de su equipo comiencen a usar las aplicaciones, primero deberá darles su propia dirección de correo electrónico para su dominio. Puede agregar usuarios cuando lo necesite.
Paso 4 : verifique su propio dominio a través de la Consola de administración siguiendo los pasos que se proporcionan. Hay un código de verificación que le permitirá agregar a la configuración de su dominio o sitio web. Puede esperar instrucciones claras con Guiste para casi cualquier proveedor de DNS o registrador sobre cómo lograr esto.
Paso 5 : por último, puede consultar las guías de inicio rápido para G Suite que lo ayudarán a configurar las aplicaciones adicionales que pueda necesitar, como Google Calendar, Google Drive y más.
Resumen
Como se vio anteriormente, G Suite es una solución realmente sorprendente que cualquier empresa debería aprovechar cuando necesita alojamiento de correo electrónico y, básicamente, una ubicación todo en uno para todos sus documentos. Es muy fácil de usar, flexible y asequible también para las empresas. Muchos empleados también están familiarizados con Gmail, por lo que el tiempo de aprendizaje requerido sería mínimo.
Cuando hicimos el cambio por primera vez, la velocidad con la que el equipo de la agencia recogió el funcionamiento interno de cada plataforma fue perfecta y, de hecho, vimos un aumento en la productividad y la colaboración. Ahora no podríamos hacer lo que hacemos a esta escala sin las funciones que ofrece G Suite.
Para aquellos que recién están comenzando con G Suite, les recomendamos que se suscriban a su blog para recibir noticias sobre las nuevas funciones y lanzamientos que hagan. Conociendo a Google, el próximo cambio en la plataforma está en el horizonte.