기업용 Google Suite 사용 방법
게시 됨: 2018-08-29Be Media에서 우리는 팀의 전반적인 생산성을 향상시키면서 모든 것이 원활하게 실행되도록 하기 위한 광범위한 SaaS 제품을 사용합니다. G Suite는 확실히 우리가 없이는 살 수 없는 제품 중 하나입니다. 현재 시장에서 모든 비즈니스를 위한 최고의 이메일 솔루션이라고 즉시 말할 수 있습니다.
이 블로그에서는 필요에 따라 G Suite를 사용할 때 얻을 수 있는 놀라운 기능과 이점을 살펴보겠습니다.
G Suite 란 무엇입니까?
이전에 Google Apps로 알려졌던 G Suite는 주로 기업에 이메일 호스팅을 제공하는 거대 검색 엔진의 스마트 앱 제품군입니다. 그 외에도 꽤 유용할 수 있는 다른 기능과 앱도 제공합니다. 과거에 이미 몇 가지를 사용했을 수도 있습니다. 우리는 매일 Google과 Google 플랫폼에서 일하고 있습니다. 자연스럽게 Google 툴킷을 비즈니스에 통합하는 것이 진행되었으며 이는 매우 반가운 변화였습니다.
지메일
Gmail은 오늘날 시장 점유율의 25% 이상을 차지하는 가장 인기 있는 이메일 플랫폼 중 하나입니다. 클라이언트가 2004년부터 사용되어 현재 12억 명 이상의 사용자를 보유하고 있기 때문에 이는 놀라운 일이 아닙니다. Gmail을 사용 중이거나 지금 계정이 있을 수 있습니다. G Suite를 사용하면 광고가 없는 개선된 버전도 얻을 수 있습니다.
G Suite는 기본적으로 직원들이 귀하의 비즈니스 도메인 이름이 포함된 이메일 주소를 사용하여 자신의 이메일 계정을 가질 수 있도록 합니다. [email protected] 을 예로 들 수 있습니다. 사용자가 몇 명뿐인 소규모 비즈니스의 경우 Gmail에서 무료 계정을 사용하는 것이 좋습니다. 그러나 10명 이상의 직원을 고용한 경우에는 별도로 관리해야 하는 여러 계정도 필요합니다.
구글 캘린더
이것은 많은 기업이 G Suite에서 활용할 수 있는 가장 중요한 앱 중 하나입니다. 많은 사람들이 중요한 일정에 대한 알림 및 마감 날짜를 설정하면서 회의, 통화 및 기타 의제를 예약하기 위해 이것을 사용합니다. Google 캘린더를 사용하면 전체 일정을 아주 쉽고 편리하게 정리할 수 있습니다.
G Suite와 함께 Google 캘린더를 사용할 때 얻을 수 있는 멋진 기능 중 하나는 모든 직원이 액세스할 수 있는 여러 캘린더를 만들 수 있다는 것입니다. 예를 들어, 예정된 모든 이벤트와 팀 회의를 표시하는 캘린더가 있을 수 있습니다. 모든 직원이 회사에 더 애착을 갖기를 원하신다면
우리는 절대적으로 의존
구글 드라이브
이것은 Google이 제공해야 하는 기본 스토리지 솔루션이며 파일을 모두 안전한 위치에 보관, 액세스 및 공유할 수 있도록 합니다. 자신의 드라이브를 설정하면 모든 장치를 통해 드라이브에 액세스할 수 있습니다. G Suite Basic 요금제는 직원 1인당 최대 30GB의 표준 스토리지와 함께 제공됩니다. Business, Enterprise 및 Teams 요금제는 무제한 저장 공간을 제공하므로 사람들은 항상 문서에 필요한 공간을 확보할 수 있습니다. 소규모 팀은 총 사용자가 5명 미만인 경우 사용자당 1TB만 사용할 수 있습니다.
Google 드라이브가 제공하는 검색 기능은 아마도 많은 사람들이 좋아하는 최고의 기능 중 하나일 것입니다. 이 기능은 이름이나 날짜로 문서를 검색할 수 있을 뿐만 아니라 그 안의 내용을 기반으로 검색도 수행하기 때문에 매우 편리합니다. 즉, 사람들은 Google 드라이브가 어떻게 구성되어 있든 필요한 것을 빠르게 찾을 수 있습니다.
Google 스프레드시트 및 Google 문서도구
이 두 가지 도구는 매우 간단하며 Be Media에서 매일 사용합니다. Google 문서를 사용하면 텍스트 문서를 만들고 수정할 수 있으며 Google 스프레드시트를 사용하면 브라우저에서 직접 스프레드시트를 사용할 수 있습니다. 여기에서 직접 문서를 가져올 수 있으므로 확장자가 있는 파일을 포함하여 즉시 편집할 수 있습니다.
또한 일반적인 타사 형식으로 내보낼 수 있습니다. 이를 통해 사용자는 다른 사람과 매우 쉽게 협업할 수 있으며 추가 소프트웨어를 다운로드하거나 설치할 필요 없이 파일을 주고받을 수 있습니다. SEO 팀과 이야기하면 대규모 프로젝트에서 함께 작업하기 위해 Google 시트의 공유 기능을 사용합니다. Microsft Excel에서는 협업 기능을 사용할 수 없습니다.
Google 스프레드시트와 문서도구가 제공하는 최고의 기능 중 하나는 무제한 저장 버전과 실시간으로 작성할 수 있는 댓글입니다. 이전 버전은 무기한 보관할 수 있으며 총 저장용량에 포함되지 않습니다. 이렇게 하면 문서의 변경 사항을 추적하거나 오류를 취소하기가 매우 쉽습니다. 이 방법으로 동료 및 다른 사람들과 문서를 공유하는 것도 매우 쉬울 것입니다.
구글 킵
많은 사람들이 이 앱을 모르고 있지만 디지털 영업팀은 Google Keep을 잘 활용하고 있습니다. Evernote의 대안을 찾는 사람들에게 Google의 이 제품은 훌륭한 선택입니다. 개인적으로 사용할 계획이든 G Suite와 함께 사용할 계획이든 상관없이 멋진 작은 도구입니다. Google의 제품이므로 자체 생태계 내에서 원활하게 작동합니다.
사용의 좋은 예는 고객으로부터 계속 받는 모든 일반적으로 묻는 질문을 한 위치에 보관할 수 있다는 것입니다. 메모, 할 일 목록 및 알림을 만들어 최신 상태로 유지할 수 있습니다. 더 좋은 점은 다양한 장치에서 완벽하게 동기화되므로 필요한 중요한 것을 항상 손이 닿는 곳에 둘 수 있다는 것입니다. 동료와 항목을 빠르게 공유하고 완료되면 보관처리하고 Google 검색을 사용하여 모든 메모를 찾을 수 있습니다.
G Suite 관리 콘솔
G Suite 관리 콘솔을 사용하면 사용자가 모든 것을 한 곳에서 쉽게 관리할 수 있습니다. 최근에 정밀 검사를 받았으며 이전에 Google Apps를 사용했을 때보다 훨씬 더 나은 것으로 입증되었습니다. 이를 통해 새 사용자 및 그룹 추가, 보안 설정 구성, 새 사용자 지정 비즈니스 도메인 입력, 장치 관리 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 이러한 기능의 대부분은 사용하려면 G Suite의 관리자가 활성화해야 합니다. 상위 플랜에서만 이들 중 일부를 찾을 수도 있습니다. 사용자가 기능을 열려고 할 때 기능이 활성화되지 않은 경우 "사용할 수 없음" 메시지가 표시됩니다.
추가 기능
Google 행아웃 채팅 – 이전에 Slack에 대해 들어본 적이 있다면 Google의 이 기능은 기본적으로 이에 해당합니다. 이 앱에는 그룹 또는 각 개인과 채팅할 수 있는 전용 그룹 작업 공간이 있습니다. 대화는 제 3의 파티 애플리케이션과 구글 봇과 직선의 상호 작용에 의해보다 효율적으로 만들 수 있습니다. 모든 G Suite 요금제에서 행아웃을 무료로 이용할 수 있습니다. 소셜 미디어 마케팅 팀은 라이브 스트림, 피드 및 업데이트에 대한 지속적인 정보가 필요하며 채팅은 빠른 속도로 작업할 수 있도록 열린 커뮤니케이션을 제공합니다.
Google 행아웃 미팅 – 이 앱을 사용하면 화상 통화와 회의를 더 쉽게 할 수 있습니다. G Suite와 완벽하게 연결되어 캘린더 일정이나 이메일 초대에서 바로 회의에 참여할 수 있습니다. G Suite Enterprise 버전을 사용하는 사용자의 경우
Google Slides – Microsoft Powerpoint에 대한 훌륭한 대안을 찾는 사람들을 위한 앱입니다. 다른 제품과 마찬가지로 여기에서 사용자가 실시간으로 상호 작용하고 협업하고 무제한 버전 기록을 활용할 수 있습니다.
모바일 관리 – 도난 시 회사 데이터가 유출되지 않도록 하려면 모바일 관리를 사용해야 합니다. 사용자는 이 기능을 사용하여 원할 때마다 연결된 장치에서 G Suite 데이터를 원격으로 제거할 수 있습니다.
G Suite Business 및 Enterprise 사용자용
Cloud Search – 검색 기능을 더 높은 수준으로 끌어올리려는 경우 Business 및 Enterprise 요금제의 Cloud Search 기능을 사용하면 G Suite를 사용하여 회사 콘텐츠를 검색할 수 있습니다. 드라이브, 문서, Gmail, 스프레드시트, 캘린더 또는 프레젠테이션에 액세스해야 하는 경우 이 Cloud Search 기능을 사용하면 액세스할 수 있습니다.
Vault – 이 앱을 사용하면 이메일, Google 드라이브의 파일 콘텐츠 또는 채팅 기록을 감독, 검색, 내보내기 및 보관할 수 있습니다.
G Suite의 더 깊은 이점
G Suite에 대한 모든 내용을 읽은 후 플랫폼이 오늘날 비즈니스 소유자에게 제공해야 하는 더 깊은 이점을 살펴보겠습니다.
이메일 호스팅
이메일 호스트를 선택하는 것은 WordPress 호스팅에 같은 회사를 사용하는 사람들에게 권장하지 않습니다. 그 이유에 대한 요약을 아래에서 살펴보십시오.
- 호스트를 사용할 때 보내는 메일과 관련하여 호스트가 구성한 IP 주소에 묶여 있게 됩니다. 스팸 클라이언트와 같은 문제의 경우 사용된 IP 주소가 스팸으로 블랙리스트에 포함될 수 있습니다. 당신은 그러한 경우에 대한 상황에 대한 통제 없이 공중에 떠 있습니다.
- 배달 가능성 문제는 아마도 WordPress 호스트에서 이메일에 의존할 때 주요 문제 중 하나일 것입니다. G Suite를 사용하면 스팸 등급에 긍정적인 영향을 줄 수 있는 SPF 및 DKIM 레코드를 사용하여 아웃바운드 메일을 인증할 수 있습니다.
- WordPress 호스트를 통해 이메일을 보내도록 선택할 때 서버 리소스 문제가 발생할 수 있습니다. G Suite와 같은 신뢰할 수 있는 타사에 데이터를 오프로드해야 하므로 이에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
- 여러 제공자를 통해 서비스를 퍼뜨리는 것은 항상 좋은 일입니다. 전문가들은 DNS, 이메일 및 WordPress 호스팅을 다른 기관으로 분리할 것을 권장합니다. 그렇게 하면 어떤 일이 발생하더라도 다른 서비스는 계속 작동하게 됩니다.
용이함, 호환성 그리고 정통
회사에서 G Suite를 선택할 때 얻을 수 있는 또 다른 놀라운 이점은 대부분의 직원이 이미 업무 프로세스에 Google 문서도구 및 Gmail과 같은 제품을 사용하는 데 익숙하다는 것입니다. 이렇게 하면 전환이 훨씬 쉬워지고 새로 고용된 직원에게 회사 도구 사용 방법을 설명하는 데 시간을 낭비하지 않아도 됩니다.
G Suite는 모바일 장치에서 사용할 때 매우 호환되는 플랫폼으로도 알려져 있습니다. 지금 바로 사용해보고 사용하실 수 있습니다! 이미 개인 Gmail 계정이 있는 사용자의 경우 필요할 때 다른 계정으로 이동할 수 있는 원클릭 스위치를 사용하여 Google에서 작업을 훨씬 더 쉽게 만듭니다.
신뢰할 수 있음
Google은 G Suite에 대해 99.9% SLA(서비스 수준 계약)를 체결한 안정성으로 유명하며 지난 몇 년 동안 이 등급을 초과했습니다. 이메일은 많은 회사에서 매우 중요한 부분이므로 G Suite와 관련된 예정된 유지 관리 또는 다운타임이 없습니다. 그들이 사용하는 모든 데이터 센터는 중복 인프라로 구축됩니다.
다른 서비스와 마찬가지로 항상 100% 사용할 수 있는 것은 아닙니다. 그렇기 때문에 G Suite 상태 대시보드에서 모든 서비스에 대한 업데이트를 확인할 수 있습니다.
저렴하고 유연한 솔루션
오늘날 G Suite보다 훨씬 저렴한 대안을 제공할 수 있는 일부 제공업체가 있습니다. 그러나 회사의 비즈니스 이메일은 돈을 아끼지 말아야 할 대상이 아닙니다. 앞으로 나아가는 데 도움이 될 수 있는 안정적인 이메일 호스트가 있으면 실제로 미래에 더 많은 비용을 절감할 수 있습니다.
연간 구독으로 이동하여 할인된 요금을 선택하는 것도 가능합니다. 월간 구독에 비해 연간 구독으로 최대 20%의 비용을 절감할 수 있습니다. 이것의 좋은 점은 원하는 경우 연간 구독에 대해 매월 청구될 수 있다는 것입니다.
상당히 안전한 플랫폼
Google Cloud Platform을 기반으로 구축되었기 때문에 G Suite는 사용자에게 오늘날 시장에서 얻을 수 있는 최고의 보안을 제공합니다. Verizon, HP, Whirlpool 및 Salesforce와 같이 현재 의존하는 많은 주요 회사가 있습니다. 구글은 보안을 최우선으로 하는 마인드로 앞장서고 있음을 대중들에게 알리기도 합니다. 그들은 G Suite를 포함한 모든 제품을 뒷받침하는 업계 전문 지식과 지식을 보유하고 있습니다.
G Suite가 사용자를 보호하는 방법에 대한 몇 가지 예를 살펴보세요.
G Suite 관리자 – 관리자에게 데이터 보호 방식을 제어하고 보고서를 확인하며 원격으로 휴대기기를 관리할 수 있는 권한을 제공합니다. G Suite의 관리자는 직원이 덜 안전하다고 생각하는 앱을 켜는 것을 허용하지 않습니다.
TLS 암호화 – 수신 및 발신 메일에 대해 제공되는 이메일 암호화가 있습니다.
평가, 감사
데이터 보관 – 다양한 저장 위치에서 데이터를 보관, 보관, 내보내기 및 검색하는 G Suite의 기능을 활용할 수 있습니다.
개인정보 보호 – Google은 광고 목적으로 G Suite 서비스에서 귀하의 데이터를 스캔, 수집 또는 사용하지 않습니다. G Suite 제품에도 광고가 표시되지 않습니다. 귀하의 데이터라면 귀하의 데이터로 남습니다.
투명성 – 정보를 제공하기 위해 Google에서 제공하는 투명성 보고서를 받을 수 있습니다.
G Suite로 전환하는 방법
특히 이메일 호스팅 및 제공하는 기타 도구와 관련하여 G Suite를 사용하는 것이 좋습니다. 이는 또한 고객에게 권장하는 것이기도 합니다. G Suite는 14일 무료 평가판과 함께 제공되므로 만족하지 않더라도 약정할 필요가 없습니다. 플랫폼 온보딩도 매우 쉽습니다.
전환하려면 다음을 수행해야 합니다.
1단계 – G Suite 14일 무료 평가판에 등록합니다.
2단계 – Google 관리 콘솔에 노래를 불러 계정을 활성화합니다. G Suite에 사용한 이메일과 비밀번호로 로그인했는지 확인하세요.
3단계 – 관리 콘솔에서 "설정 시작"을 클릭한 다음 설정 마법사를 시작합니다. 팀 구성원이 앱 사용을 시작하려면 먼저 팀 구성원에게 도메인의 고유한 이메일 주소를 제공해야 합니다. 필요할 때마다 사용자를 추가할 수 있습니다.
4단계 – 제공된 단계에 따라 관리 콘솔을 통해 자신의 도메인을 확인합니다. 도메인 설정이나 웹사이트에 추가할 수 있는 인증 코드가 있습니다. 거의 모든 DNS 공급자 또는 등록 기관에 대해 Guist에게 이를 수행하는 방법에 대한 명확한 지침을 기대할 수 있습니다.
5단계 – 마지막으로 Google 캘린더, Google 드라이브 등과 같이 필요할 수 있는 추가 앱을 설정하는 데 도움이 되는 G Suite용 빠른 시작 가이드를 확인할 수 있습니다.
요약
위에서 보았듯이 G Suite는 이메일 호스팅과 기본적으로 모든 문서를 위한 올인원 위치가 필요할 때 모든 비즈니스가 활용해야 하는 정말 놀라운 솔루션입니다. 매우 사용하기 쉽고 유연하며 기업에서도 저렴합니다. 많은 직원들도 Gmail에 익숙하므로 학습 시간이 최소화됩니다.
처음 전환했을 때 에이전시 팀이 각 플랫폼의 내부 작업을 파악하는 속도가 매끄럽고 실제로 생산성과 협업이 증가하는 것을 보았습니다. 이제 우리는 G Suite가 제공하는 기능 없이 이 규모에서 우리가 하는 일을 할 수 없습니다.
G Suite를 이제 막 시작하는 사용자의 경우 블로그를 구독하여 그들이 만드는 새로운 기능과 릴리스에 대한 뉴스를 받아보는 것이 좋습니다. Google을 알게 되면 플랫폼의 다음 변화가 눈앞에 있습니다.