Google Suite forBusinessの使用方法

公開: 2018-08-29

Be Mediaでは、チームの全体的な生産性を向上させながら、すべてをスムーズに実行し続けることを目的とした幅広いSaaS製品を使用しています。 G Suiteは、間違いなく私たちがなくてはならない製品の1つです。これは、現在市場に出回っているあらゆるビジネスにとって最高の電子メールソリューションであるとすぐに言えます。

このブログでは、GSuiteをニーズに合わせて使用するときに得られるすばらしい機能と利点について説明します。

G Suiteとは何ですか？

以前はGoogleAppsとして知られていたGSuiteは、検索エンジンの巨人が提供するスマートアプリのスイートで、主に企業にメールホスティングを提供します。それとは別に、非常に便利な他の機能やアプリも提供します。過去にそれらのいくつかをすでに使用した可能性があります。私たちは毎日GoogleとGoogleプラットフォームで働いていますが、自然な進歩はGoogleツールキットを私たちのビジネスに組み込むことであり、それはとても歓迎すべき変化でした。

Gmail

Gmailは、今日最も人気のあるメールプラットフォームの1つであり、市場シェアの25％以上を占めています。クライアントは2004年から存在し、現在12億人を超えるユーザーがいるため、これは当然のことです。 Gmailを使用しているか、現在アカウントを持っている可能性があります。 G Suiteを使用すると、広告のない改良版も入手できます。

G Suiteを使用すると、基本的に、従業員はビジネスドメイン名が含まれているメールアドレスを持つ独自のメールアカウントを持つことができます。例としては、 [メール保護]があります。ユーザー数が数人しかない中小企業の場合は、Gmailで無料のアカウントを使用しても問題ないかもしれません。ただし、10人以上の従業員を雇用した場合は、複数のアカウントが必要になり、それらも個別に管理する必要があります。

Googleカレンダー

これは、多くの企業がGSuiteで利用できる最も重要なアプリの1つです。多くの人々は、重要なタイムラインのリマインダーと期日を設定しながら、会議、電話、その他の議題をスケジュールするためにこれに依存しています。 Googleカレンダーを使用すると、スケジュール全体を非常に簡単かつ便利に整理できます。

G SuiteでGoogleカレンダーを使用すると、すべての従業員がアクセスできる複数のカレンダーを作成できるという優れた機能があります。たとえば、今後のすべてのイベントとチームとの会議を表示するカレンダーを作成できます。すべての従業員をあなたの組織、G Suiteのおかげで、このようなタスクの実行が簡単になります。

私たちは絶対に依存していますグーグルオフィスや部門間の会議をスケジュールするためのカレンダー。

グーグルドライブ

これは、Googleが提供する主要なストレージソリューションであり、ファイルをすべて安全な場所に保存、アクセス、共有できるようにします。独自のドライブを設定すると、どのデバイスからでもドライブにアクセスできるようになります。 G Suite Basicプランには、従業員ごとに標準の30GBの最大ストレージが付属します。 Business、Enterprise、Teamsのプランでは無制限のストレージが提供されるため、ドキュメントに必要なスペースを常に確保できます。小規模なチームは、合計で5人未満のユーザーがいる場合、ユーザーあたり1TBしか取得できないことに注意してください。

Googleドライブが提供する検索機能は、おそらく多くの人がそれについて気に入っている最高のものの1つです。この機能は、名前や日付でドキュメントを検索できるだけでなく、その中のコンテンツに基づいて検索することもできるため、非常に便利です。つまり、Googleドライブがどのように構成されていても、必要なものをすばやく見つけることができます。

GoogleスプレッドシートとGoogleドキュメント

これら2つは非常に単純なツールであり、BeMediaでは日常的に使用しています。 Googleドキュメントではテキストドキュメントを作成および変更できますが、Googleスプレッドシートではブラウザに直接スプレッドシートを表示できます。ここから直接ドキュメントをインポートできるので、拡張子の付いたファイルを含めてすぐに編集できます docx 、.doc、.pdf、.rtf、.txt、 xlsx 、.csv、.html、.ods。最初にGoogle形式に変換しなくても、MicrosoftOfficeドキュメントにコメントしたり共同編集したりすることもできます。

さらに、一般的なサードパーティ形式へのエクスポートも可能です。これにより、ユーザーは他のユーザーと非常に簡単に共同作業を行うことができ、追加のソフトウェアをダウンロードまたはインストールしなくてもファイルをやり取りできます。私たちのSEOチームと話すと、彼らは大規模なプロジェクトで一緒に作業するためのGoogleスプレッドシートの共有機能を誓います。 Microsft Excelでは、コラボレーション機能を利用できません。

Googleスプレッドシートとドキュメントが提供する最高の機能の中には、リアルタイムで作成できる無制限のストレージバージョンとコメントがあります。古いバージョンは無期限に保持でき、合計ストレージにはカウントされません。これにより、ドキュメントに加えられた変更を追跡したり、エラーを元に戻したりすることが非常に簡単になります。この方法で、同僚や他の人とドキュメントを共有することも非常に簡単になります。

Google Keep

多くの人がこのアプリに気づいていませんが、私たちのデジタルセールスチームはGoogleKeepをうまく利用しています。 Evernoteの代替品をお探しの方には、Googleのこれが最適です。個人的に使用する場合でも、G Suiteを使用する場合でも、これは気の利いた小さなツールです。 Googleの製品であるため、独自のエコシステム内でシームレスに機能します。

その使用の良い例は、顧客からのよくある質問をすべて1か所にまとめることができることです。メモ、やることリスト、リマインダーを作成して、最新の状態に保つことができます。さらに優れているのは、さまざまなデバイス間で完全に同期されるため、必要な重要なものが常に手の届くところにあることです。アイテムを同僚とすばやく共有し、完了したらアーカイブして、Googleの検索を使用してすべてのメモを見つけることができます。

GSuite管理コンソール

G Suite管理コンソールを使用すると、ユーザーはすべてを1か所で簡単に管理できます。最近オーバーホールが行われ、以前のGoogleアプリよりもはるかに優れていることが証明されています。これにより、新しいユーザーやグループの追加、セキュリティの設定の構成、新しいカスタムビジネスドメインの入力、デバイスの管理などを行うことができます。これらの機能の大部分を使用するには、GSuiteの管理者がこれらの機能を有効にする必要があります。また、これらのいくつかは、より高い計画でのみ見つかる可能性があります。「利用できません」というメッセージは、ユーザーが機能を開こうとしたときに機能が有効になっていないかどうかを示します。

追加機能

Googleハングアウトチャット– Slackについて聞いたことがある場合、Googleのこの機能は基本的に同等です。このアプリは、グループまたは各個人とチャットできる専用のグループワークスペースを備えています。 ^サードパーティのアプリやGoogleボットと直接やり取りすることで、会話をより効率的にすることができます。どのGSuiteプランでも、ハングアウトを無料で利用できます。ソーシャルメディアマーケティングチームは、ライブストリーム、フィード、更新に関する絶え間ない情報を必要としています。チャットは、彼らが高速で作業するためのオープンなコミュニケーションを提供します。

Google Hangouts Meet –このアプリのおかげで、ビデオ通話や会議が簡単になります。 G Suiteに完全に接続されているため、カレンダーのイベントや招待メールからすぐに会議に参加できます。 G Suite Enterpriseバージョンを使用している場合は、次のユーザーのダイヤルイン番号を使用できます。旅行またはインターネットにアクセスできません。

Googleスライド– Microsoft Powerpointの優れた代替品をお探しの方には、これが最適なアプリです。他の製品と同様に、ユーザーはここでリアルタイムで対話およびコラボレーションし、無制限のバージョン履歴を利用することが可能になります。

モバイル管理–盗まれたときに会社のデータが漏洩しないようにしたい場合は、モバイル管理を使用する必要があります。ユーザーは、この機能を使用したいときにいつでも、接続されたデバイスからGSuiteデータをリモートで削除できます。

GSuiteビジネスおよびエンタープライズユーザー向け

クラウド検索–検索機能をより高いレベルに引き上げたい場合は、ビジネスプランとエンタープライズプランのクラウド検索機能を使用すると、GSuiteを使用して会社のコンテンツを検索できます。ドライブ、ドキュメント、Gmail、スプレッドシート、カレンダー、スライドのいずれにアクセスする必要がある場合でも、このクラウド検索機能を使用してアクセスできます。

Vault –このアプリを使用すると、メール、Googleドライブのファイルコンテンツ、またはチャットレコードを監視、検索、エクスポート、および保持できます。組織。データをアーカイブしてから、ここで保持ポリシーを設定することができます。

GSuiteのより深いメリット

G Suiteについてすべて読んだら、プラットフォームが今日のビジネスオーナーに提供しなければならないより深いメリットを見てみましょう。

メールホスティング

メールのホストを選択することは、WordPressのホスティングに同じ会社を使用している人にはお勧めしません。以下の理由についての要約を見てください。

ホストを使用すると、送信メールに関してホストによって構成されたIPアドレスに拘束されます。スパムクライアントなどの問題が発生した場合、使用されているIPアドレスがスパムであるとしてブラックリストに登録されている可能性があります。あなたはそのような場合の状況を制御することなく空中に置き去りにされます。
配信可能性の問題は、WordPressホストでの電子メールに依存している場合の主要な問題の1つである可能性があります。 G Suiteを使用すると、スパム評価にプラスの影響を与える可能性のあるSPFおよびDKIMレコードを使用して送信メールを認証できます。
WordPressホストを介してメールを送信することを選択すると、サーバーリソースの問題が発生する可能性があります。それらをGSuiteなどの信頼できるサードパーティにオフロードする必要があるため、これについて心配する必要はありません。
複数のプロバイダーにサービスを広めることは常に良いことです。専門家は、DNS、電子メール、およびWordPressホスティングを異なる機関に分離することを推奨しています。そうすれば、何かが起こったとしても、他のサービスを引き続き機能させることができます。

使いやすさ、互換性と親しみやすさ

会社にGSuiteを選択することのもう一つの驚くべき利点は、従業員の大多数がすでにGoogleDocsやGmailなどの製品をプロセスに使用することに慣れていることです。これにより、移行が非常に簡単になり、会社のツールの使用方法について新入社員に説明するのに時間を無駄にすることがなくなります。

G Suiteは、モバイルデバイスで使用すると非常に互換性のあるプラットフォームとしても知られています。今すぐ試して使用できます！すでに個人のGmailアカウントをお持ちの場合は、必要に応じて別のアカウントに移動できるワンクリックスイッチを使用して、Googleによって作業がさらに簡単になります。

信頼性

Googleは、G Suiteの99.9％のサービスレベルアグリーメント（SLA）を備えた信頼性で知られており、過去数年間でこの評価を超えています。多くの企業ではメールが非常に重要な側面であるため、GSuiteに関連する定期的なメンテナンスやダウンタイムはありません。彼らが使用しているすべてのデータセンターは、冗長なインフラストラクチャで構築されています。

他のサービスと同じように、常に100％利用できるわけではありませんが。そのため、G Suiteステータスダッシュボードを監視して、すべてのサービスの更新を取得できます。

手頃な価格で柔軟なソリューション

今日、GSuiteよりもはるかに安価な代替手段を提供できるプロバイダーがいくつかあります。ただし、あなたの会社のビジネス用メールは、お金を惜しまないものではありません。あなたが前進するのを助けることができる信頼できる電子メールホストを持つことは実際にあなたに将来より多くの節約を与えることができます。

年間契約で割引料金を選択することも可能です。毎月のサブスクリプションと比較して、年間サブスクリプションで最大20％の節約を得ることができます。これの素晴らしいところは、これがあなたが望むものであるならば、あなたはまだあなたの年間サブスクリプションのために毎月請求されることができるということです。

非常に安全なプラットフォーム

G SuiteはGoogleCloud Platform上に構築されているため、ユーザーが現在市場に出回っている最高のセキュリティを提供します。 Verizon、HP、Whirlpool、さらにはSalesforceなど、現在これに依存している主要企業はたくさんあります。グーグルは、彼らが最初にセキュリティに焦点を合わせた考え方でリードしていることを一般に知らせさえします。彼らは、GSuiteを含むすべての製品を支える業界の専門知識と知識を持っています。

GSuiteで保護する方法の例をいくつか見てみましょう。

G Suite Admin –管理者は、データの保護方法を制御したり、レポートを確認したり、モバイルデバイスをリモートで管理したりすることができます。 G Suiteの管理者は、安全性が低いと見なされるアプリを従業員がオンにすることを禁止します。

TLS暗号化–受信メールと送信メールに提供される電子メール暗号化があります。

評価、監査 と証明書– GSuiteで定期的に行われているサードパーティの監査がいくつかあります。

データの保持–さまざまな保存場所でデータをアーカイブ、保持、エクスポート、検索するGSuiteの機能を利用できます。

プライバシー– Googleは、広告の目的でG Suiteサービスのデータをスキャン、収集、または利用することはありません。 GSuite製品にも広告は表示されません。それがあなたのデータである場合、それはあなたのもののままになります。

透明性–Googleが提供する透明性レポートを入手できます。これは常に情報を提供するために行われます。

GSuiteに切り替える方法

特にメールホスティングやGSuiteが提供するその他のツールに関しては、G Suiteを使用することを強くお勧めします。これは、お客様にもお勧めします。 G Suiteには14日間の無料試用版が付属しているため、満足できない場合は何もする必要はありません。プラットフォームでのオンボーディングも非常に簡単です。

切り替えを行うために必要なことは次のとおりです。

ステップ1- GSuiteの14日間の無料トライアルにサインアップします。

ステップ2– Google管理コンソールに向かって歌って、アカウントをアクティブにします。 GSuiteで使用したメールアドレスとパスワードを使用してログインしていることを確認してください。

ステップ3–管理コンソールで[セットアップの開始]をクリックしてから、セットアップウィザードを起動します。チームメンバーがアプリの使用を開始するには、まず、ドメインの独自のメールアドレスをチームメンバーに提供する必要があります。必要なときにいつでもユーザーを追加できます。

ステップ4–提供されたステップに従って、管理コンソールから自分のドメインを確認します。ドメイン設定またはウェブサイトに追加できる確認コードがあります。これを実現する方法については、ほとんどすべてのDNSプロバイダーまたはレジストラに対してGuisteで明確な指示を期待できます。

ステップ5–最後に、G Suiteのクイックスタートガイドを確認して、Googleカレンダー、Googleドライブなどの追加のアプリをセットアップするのに役立ててください。

概要

上記のように、G Suiteは非常に優れたソリューションであり、メールホスティングが必要な場合や、基本的にすべてのドキュメントを1か所にまとめる必要がある場合に利用できます。非常に使いやすく、柔軟性があり、ビジネスにも手頃な価格です。多くの従業員もGmailに精通しているため、必要な学習時間は最小限に抑えられます。

私たちが最初に切り替えを行ったとき、各プラットフォームの内部動作をピックアップするエージェンシーチームの速度はシームレスであり、実際に生産性とコラボレーションの向上が見られました。今では、G Suiteが提供する機能がなければ、この規模で行うことはできません。

G Suiteを使い始めたばかりの方は、ブログを購読して、新しい機能やリリースに関するニュースを入手することを強くお勧めします。 Googleを知ることで、プラットフォームの次の変化が間近に迫っています。