المزايا العديدة لاستخدام Microsoft Outlook

على الرغم من أن Microsoft Outlook كان لسنوات عديدة خدمة البريد الإلكتروني الأكثر شيوعًا ، فقد رأينا مجموعة من مزودي خدمة البريد الإلكتروني الجدد الذين ظهروا في الآونة الأخيرة. إنه أمر مؤسف ولكن الكثير من الناس لا يدركون الفوائد والمزايا العديدة لاستخدام بريد Microsoft Outlook الذي يعد جزءًا لا يتجزأ من Microsoft Office (أو يمكنك تنزيله مجانًا باعتباره مستقلًا من Microsoft).

قبل سرد المزايا العديدة لاستخدام Microsoft Outlook ، سنعرض لك كيفية إعداد بريد إلكتروني للمجال في Outlook. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن Microsoft Outlook ليس مجرد خدمة بريد إلكتروني!

كيفية تكوين Outlook 2016

هناك العديد من الأشخاص الذين نقروا على Microsoft Outlook ثم قرروا البحث في مكان آخر. قد تكون إحدى المشكلات هي الانطباع الأول ، هناك نقص في المساعدة ولكن هناك سبب بسيط لذلك. يعد إعداد حساب بريد إلكتروني في Outlook أسهل مما تتخيله.

• افتح برنامج Outlook
• حدد علامة التبويب ملف
• بعد ذلك ، حدد إعدادات الحساب في القائمة المنسدلة لفئة المعلومات
• سترى علامة تبويب البريد الإلكتروني ، حدد جديد

هذا هو المكان الذي يفشل فيه الكثير من الناس في تقدير بساطة إعداد حساب بريد إلكتروني في Outlook. إنه تلقائي!

• أدخل اسم البريد الإلكتروني ، مثل John Doe
• بعد ذلك أدخل عنوان البريد الإلكتروني الكامل
• ثم أدخل كلمة مرور حساب البريد الإلكتروني
• أعد كتابة كلمة المرور للتأكيد

بعد ذلك ، سترى Microsoft Outlook يحاول الاتصال بحساب بريدك الإلكتروني على حساب خادم الاستضافة الخاص. قد تستغرق هذه العملية التلقائية بعض الوقت لأنها تسحب معلومات الخادم الأكثر تقنية من حساب بريدك الإلكتروني.

هذا آمن تمامًا لأن Microsoft Outlook لديه حق الوصول إلى الحساب عبر عنوان البريد الإلكتروني الكامل والأهم من ذلك كلمة المرور. بعد انتهاء العملية ، سترى أنه قد تمت إضافة حساب البريد الإلكتروني إلى قائمتك وهو متاح الآن من خلال Outlook. تجدر الإشارة إلى أنه يمكنك إضافة العديد من عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بأسماء المجال إلى حساب Outlook الخاص بك.

الإدخال اليدوي

قد تكون هناك مناسبات تحتاج فيها إلى إضافة إعدادات البريد الإلكتروني لاسم المجال يدويًا ولكن جميع المعلومات مثل إعدادات IMAP متاحة بسهولة في لوحة التحكم الخاصة بحساب استضافة الويب. ما عليك سوى تسجيل الدخول إلى قسم البريد الإلكتروني بلوحة التحكم ، واختيار البريد الإلكتروني الذي تريد إضافته إلى Microsoft Outlook وسترى قسم المعلومات الذي يمنحك جميع التفاصيل التي ستحتاج إلى إضافتها يدويًا. قد تجد الفيديو الإرشادي التالي من قناتنا على YouTube ، والذي يوضح لك كيفية إعداد حسابات البريد الإلكتروني في Microsoft Outlook ، التي تهمك.

ننتقل الآن إلى مزايا استخدام Microsoft Outlook.

المزايا العديدة لبرنامج Microsoft Outlook

كما تطرقنا أعلاه ، هناك اعتقاد خاطئ عام بأن Microsoft Outlook هو مجرد خدمة بريد إلكتروني أخرى. عند إنشاء موقع ويب ، هناك الكثير مما يجب التفكير فيه مثل أسماء النطاقات وتصميم الويب والاستضافة الخاصة والنطاق الترددي. لذا ، فإن نظام البريد الإلكتروني الذي يعمل تلقائيًا كما تأمل في أي وقت هو ذو كفاءة عالية وأقل شيء تقلق بشأنه - يمكن أن يكون الاحتفاظ بجميع حسابات البريد الإلكتروني في مكان واحد أمرًا لا يقدر بثمن.

هل تعلم أنه بالإضافة إلى كون حزمة Microsoft Outlook جزءًا لا يتجزأ من Microsoft Office ، فإن حزمة Microsoft Outlook نفسها تتضمن: -

• دليل العناوين
• دفتر
• المستعرض
• التقويم

متفاجئ؟

مرفق البحث

في حين أنه من المتوقع أن يحتوي أي نظام بريد إلكتروني على وسيلة بحث ، فإن نظام Outlook يسمح لك بالبحث ليس فقط في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ولكن في التقويم ومدير المهام ومدير جهات الاتصال. في الواقع ، هذا متجر شامل يسمح لك بالبحث مباشرة عبر مجموعة كاملة من الخدمات المتاحة كجزء من Microsoft Outlook.

تنظيم سهل

في الماضي ، لا شك أنك تلقيت رسائل بريد إلكتروني تحتوي على تفاصيل حول اجتماع مستقبلي مع زملائك. يسمح لك Outlook بمزامنة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مع التقويم / قائمة جهات الاتصال الخاصة بك وإضافة معلومات الاجتماع مباشرة إلى جدولك الزمني. بنقرة زر واحدة يمكنك رؤية ما خططت له خلال الأسابيع القليلة القادمة. يمكن أن تمتلئ بسرعة إلى حد ما لذلك تحتاج إلى السيطرة!

ميزات الأمان

نعلم جميعًا أن هناك خطرًا متزايدًا دائمًا من رسائل البريد الإلكتروني الاحتيالية والاحتيالية. بينما في أذهاننا نعرف بالضبط ما الذي يجب البحث عنه وما لا يجب النقر عليه ، في بعض الأحيان في صخب الحياة اليومية من السهل نسيانها. لحسن الحظ ، يوفر Microsoft Outlook حماية كبيرة باستخدام ماسح ضوئي للبريد الإلكتروني يحمل في ثناياه عوامل ينبهك إلى مشاكل الاتصالات المحتملة. يتم أيضًا فحص أداة تنزيل Microsoft Outlook وتأمينها لمزيد من الثقة. في أي وقت ، يمكنك أيضًا اختيار تعطيل الروابط المباشرة وحظر المرسلين الفرديين من خلال إعداد النظام.

شارك التقويم الخاص بك

تعد القدرة على مشاركة التقويم الخاص بك مع الآخرين جزءًا لا يتجزأ من نجاح Microsoft Outlook. بدلاً من النسخ واللصق والكتابة وارتكاب الأخطاء ، يمكنك ببساطة فتح مناطق مختلفة من التقويم لأطراف موثوقة. يتيح لك ذلك مزامنة الوقت معًا وإجراء تعديلات وإدارة أفضل للوقت الفردي والتراكمي. كثير من الناس لا يدركون مدى بساطة استخدام وظيفة التقويم هذه ومدى قدرتها على تحسين كفاءتك.

إمكانية التنقل

نحن نعيش في عالم يكون فيه الاتصال أثناء التنقل أمرًا حيويًا في أعمالنا وحياتنا الخاصة. لذلك من المطمئن أن تعرف أن مزامنة الهواتف الذكية والأجهزة المحمولة الأخرى مع حساب Microsoft Outlook الخاص بك أمر سهل للغاية. لحسن الحظ ، تم تحسين مستوى الأمان حول اتصال الهاتف المحمول بشكل كبير ، مما أدى إلى جانب الطبيعة الآمنة لبرنامج Microsoft Outlook إلى خلق مستوى عالٍ من الثقة.

الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني دون اتصال بالإنترنت

أصبح الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني دون اتصال بالإنترنت أكثر أهمية خاصة عند السفر بطرق لا تدمج اتصال الهاتف المحمول بشكل طبيعي. على سبيل المثال ، إذا كنت مسافرًا على متن طائرة ، فمن المحتمل ألا يكون لديك وصول عبر الإنترنت ، فأين يتركك هذا؟ حسنًا ، يتيح لك Microsoft Outlook الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في وضع عدم الاتصال وتخزين رسائل البريد الإلكتروني المرسلة والتي يتم إرسالها تلقائيًا عند توفر اتصال. تسمح بعض خدمات البريد الإلكتروني الأخرى فقط بالوصول المقيد إلى رسائل البريد الإلكتروني التاريخية عندما تكون غير متصل بالإنترنت ولكن لا توجد قيود على Microsoft Outlook.

تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

لا يوجد شيء أسوأ من الاضطرار إلى البحث في رسائل البريد الإلكتروني قبل أن تعرف الدليل الذي تريد نقلها إليه. يستغرق هذا وقتًا وأحيانًا تشارك في قراءة رسائل البريد الإلكتروني التي ليست بالضرورة ذات أهمية حيوية. لذلك ، سيجد العديد من الأشخاص أن التصنيف التلقائي لرسائل البريد الإلكتروني في Microsoft Outlook مفيد للغاية. يمكنك ضبط الشروط وإضافة أدلة مرئية مثل رموز الألوان والبحث أيضًا عن الكلمات المحفزة. بسيطة ولكنها فعالة للغاية!

إشارة متعددة المرسلين

خلال حياتنا ، سترسل الغالبية العظمى منا رسائل بريد إلكتروني فردية إلى الأشخاص الخطأ وأحيانًا إلى قائمة الأشخاص الخطأ! لحسن الحظ ، يحتوي Microsoft Outlook على منشأة ستنشئ علامة مرئية لإعلامك بأن هذا البريد الإلكتروني سينتقل إلى قائمة توزيع كبيرة نسبيًا. قد تكون موجهة بشكل صحيح لقائمة توزيع كبيرة ولكن في حالة ارتكابك لخطأ ، فسوف تجعلك تفكر مرة أخرى.

جدولة الموارد

عند البحث عن جدولة اجتماع ، فإن الغالبية العظمى من الأشخاص ستضيف أفرادًا وتجعلهم على دراية بالتاريخ والوقت - ببساطة وفعالية. يتيح لك Microsoft Outlook إضافة مجموعة من الموارد ضمن "قائمة الحضور" والتي تطالبك بشكل فعال بضمان توفر جميع الموارد ذات الصلة قبل الاجتماع وأثناءه. حتى تجرب هذا ، لن تعرف مدى فائدته.

ملخص

قد يكون برنامج Microsoft Outlook موجودًا منذ سنوات عديدة ولكنه تم تحسينه وتوسيعه باستمرار. لسوء الحظ ، كثير من الناس لا يقدرون تمامًا بساطة الخدمة ناهيك عن المرافق الإضافية الإضافية. لا ينبغي التغاضي عن القدرة على إدارة وقتك بكفاءة أكبر ، والعمل دون اتصال بالإنترنت ، وكذلك دمج جميع الخدمات معًا. قد يكون بريد Microsoft Outlook هو العنوان الرئيسي ولكن هناك الكثير وراء حزمة البرامج هذه أكثر من مجرد إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني!