Les nombreux avantages de l'utilisation de Microsoft Outlook

Alors que Microsoft Outlook a été pendant de nombreuses années le service de messagerie le plus populaire, nous avons récemment vu émerger un éventail de nouveaux fournisseurs de services de messagerie. C'est malheureux, mais beaucoup de gens ne sont pas conscients des nombreux avantages et avantages de l'utilisation de la messagerie Microsoft Outlook, qui fait partie intégrante de Microsoft Office (ou vous pouvez la télécharger gratuitement en tant que version autonome de Microsoft).

Avant d'énumérer les nombreux avantages de l'utilisation de Microsoft Outlook, nous allons vous montrer comment configurer la messagerie de domaine dans Outlook. Cependant, il convient de noter que Microsoft Outlook n'est pas seulement un service de messagerie !

Comment configurer Outlook 2016

De nombreuses personnes ont cliqué sur Microsoft Outlook et décident ensuite de chercher ailleurs. L'un des problèmes peut être la première impression, il y a un manque d'aide mais il y a une raison simple à cela. La configuration d'un compte de messagerie dans Outlook est plus simple que vous ne pourriez l'imaginer.

• Ouvrir Outlook
• Sélectionnez l'onglet Fichier
• Ensuite, sélectionnez Paramètres du compte dans la liste déroulante de la catégorie Info
• Vous verrez un onglet E-mail, sélectionnez Nouveau

C'est là que beaucoup de gens ne parviennent pas à apprécier la simplicité de la configuration d'un compte de messagerie Outlook. C'est automatique !

• Entrez le nom de l'e-mail, par exemple John Doe
• Ensuite, entrez l'adresse e-mail complète
• Saisissez ensuite le mot de passe du compte de messagerie
• Retapez le mot de passe pour confirmation

Ensuite, vous verrez Microsoft Outlook tenter de se connecter avec votre compte de messagerie sur votre compte de serveur d'hébergement privé. Ce processus automatique peut prendre un peu de temps car il extrait les informations de serveur les plus techniques de votre compte de messagerie.

Ceci est parfaitement sûr car Microsoft Outlook a accès au compte via l'adresse e-mail complète et surtout le mot de passe. Une fois le processus terminé, vous verrez que le compte de messagerie a été ajouté à votre liste et est désormais disponible via Outlook. Il est à noter que vous pouvez ajouter de nombreuses adresses e-mail de nom de domaine à votre compte Outlook.

Saisie manuelle

Il peut arriver que vous deviez ajouter manuellement les paramètres de messagerie du nom de domaine, mais toutes les informations telles que les paramètres IMAP sont facilement disponibles dans le panneau de configuration de votre compte d'hébergement Web. Connectez-vous simplement à la section e-mail du panneau de configuration, choisissez l'e-mail que vous souhaitez ajouter à Microsoft Outlook et vous verrez une section d'informations qui vous donnera tous les détails que vous devrez ajouter manuellement. Vous pouvez trouver la vidéo d'instructions suivante sur notre chaîne YouTube, vous montrant comment configurer des comptes de messagerie Microsoft Outlook, d'intérêt.

Nous allons maintenant passer aux avantages d'utiliser Microsoft Outlook.

Les nombreux avantages de Microsoft Outlook

Comme nous l'avons évoqué ci-dessus, il existe une idée fausse générale selon laquelle Microsoft Outlook n'est qu'un autre service de messagerie électronique. Lors de la mise en place d'un site Web, il y a beaucoup à penser comme les noms de domaine, la conception Web, l'hébergement privé et la bande passante. Ainsi, un système de messagerie aussi automatique que vous pouvez l'espérer est à la fois très efficace et une chose de moins à vous soucier - garder tous vos comptes de messagerie au même endroit peut être inestimable.

Saviez-vous qu'en plus de faire partie intégrante de Microsoft Office, le package Microsoft Outlook lui-même comprend : -

• Carnet d'adresses
• Carnet
• Navigateur
• Calendrier

Surpris?

Facilité de recherche

Alors que tout système de messagerie devrait avoir une fonction de recherche, le système Outlook vous permet de rechercher non seulement vos e-mails, mais également le calendrier, le gestionnaire de tâches et le gestionnaire de contacts. En effet, il s'agit d'un guichet unique qui vous permet de rechercher dans toute la gamme de services disponibles dans le cadre de Microsoft Outlook.

Organisation facile

Dans le passé, vous avez sans doute reçu des courriels contenant des détails sur une future réunion avec vos collègues. Outlook vous permet de synchroniser vos e-mails avec votre calendrier/liste de contacts et d'ajouter des informations de réunion directement dans votre agenda. En un clic, vous pouvez voir ce que vous avez prévu pour les prochaines semaines. Il peut se remplir assez rapidement, il faut donc garder le contrôle !

Fonctions de sécurité

Nous savons tous que les e-mails frauduleux et de phishing sont de plus en plus dangereux. Alors que dans notre esprit, nous savons exactement ce qu'il faut rechercher et sur quoi ne pas cliquer, parfois dans l'agitation de la vie quotidienne, il est facile d'oublier. Heureusement, Microsoft Outlook offre une protection importante avec un scanner de courrier électronique intégré qui vous avertira des problèmes de communication possibles. La fonction de téléchargement de Microsoft Outlook est également analysée et sécurisée pour plus de confiance. À tout moment, vous pouvez également choisir de désactiver les liens en direct et de bloquer des expéditeurs individuels via la configuration du système.

Partagez votre calendrier

La possibilité de partager votre calendrier avec d'autres fait partie intégrante du succès de Microsoft Outlook. Plutôt que de copier et coller, de taper et de faire des erreurs, vous pouvez simplement ouvrir diverses zones de votre calendrier à des personnes de confiance. Cela vous permet de synchroniser le temps ensemble, de faire des ajustements et de mieux gérer votre temps individuel et cumulatif. Beaucoup de gens ne réalisent pas à quel point cette fonction de calendrier est simple à utiliser et à quel point elle peut améliorer votre efficacité.

Mobilité

Nous vivons dans un monde où la connectivité mobile est vitale tant dans notre vie professionnelle que privée. Par conséquent, il est rassurant de savoir que la synchronisation des téléphones intelligents et autres appareils mobiles avec votre compte Microsoft Outlook est extrêmement simple. Heureusement, le niveau de sécurité autour de la connectivité mobile a été considérablement amélioré, ce qui, associé à la nature sécurisée de Microsoft Outlook, crée un niveau de confiance élevé.

Accès hors ligne aux e-mails

L'accès hors ligne aux e-mails devient de plus en plus important, surtout lorsque l'on voyage par des méthodes qui n'intègrent pas naturellement la connectivité mobile. Par exemple, si vous voyagez en avion, il est probable que vous n'ayez pas d'accès en ligne, alors où cela vous mène-t-il ? Eh bien, Microsoft Outlook vous permet d'accéder à vos e-mails hors ligne et de stocker les e-mails envoyés qui sont automatiquement envoyés lorsqu'une connexion est disponible. Certains autres services de messagerie n'autorisent un accès restreint aux e-mails historiques qu'en mode hors connexion, mais Microsoft Outlook n'a pas de telles restrictions.

Organisation de vos e-mails

Il n'y a rien de pire que de devoir parcourir les e-mails avant de savoir dans quel répertoire les déplacer. Cela prend du temps et parfois vous vous impliquez dans la lecture d'e-mails qui ne sont pas nécessairement d'une importance vitale. Par conséquent, de nombreuses personnes trouveront la catégorisation automatique des e-mails dans Microsoft Outlook extrêmement utile. Vous pouvez définir les conditions, ajouter des indices visuels tels que des codes de couleur et également rechercher des mots déclencheurs. Simple, mais extrêmement efficace !

Indicateur d'expéditeur multiple

Au cours de notre vie, la grande majorité d'entre nous enverra des e-mails individuels aux mauvaises personnes et parfois à la mauvaise liste de personnes ! Heureusement, Microsoft Outlook dispose d'une fonction qui créera un indicateur visuel pour vous faire savoir que cet e-mail sera envoyé à une liste de distribution relativement importante. Il peut correctement être destiné à une grande liste de diffusion mais dans le cas où vous vous êtes trompé, cela vous fera réfléchir à nouveau.

Planification des ressources

Lorsqu'ils cherchent à planifier une réunion, la grande majorité des gens ajouteront simplement des personnes et les informeront de la date et de l'heure - simple et efficace. Microsoft Outlook vous permet d'ajouter un éventail de ressources sous la « liste des participants » qui vous invite efficacement à vous assurer que toutes les ressources pertinentes sont disponibles avant et pendant la réunion. Tant que vous n'aurez pas essayé celui-ci, vous ne saurez pas à quel point il est utile.

Sommaire

Microsoft Outlook existe peut-être depuis de nombreuses années, mais il a été continuellement amélioré et étendu. Malheureusement, de nombreuses personnes n'apprécient pas pleinement la simplicité du service et encore moins les fonctionnalités supplémentaires. La capacité à gérer votre temps plus efficacement, à travailler hors ligne et à intégrer tous les services ensemble ne doit pas être négligée. Le courrier Microsoft Outlook est peut-être à la une, mais il y a bien plus derrière ce progiciel que l'envoi et la réception d'e-mails !