ข้อดีมากมายของการใช้ Microsoft Outlook

แม้ว่า Microsoft Outlook เป็นบริการอีเมลที่ได้รับความนิยมสูงสุดมาหลายปีแล้ว แต่เราได้เห็นผู้ให้บริการอีเมลรายใหม่ๆ เกิดขึ้นมากมายในช่วงไม่กี่ครั้งที่ผ่านมา เป็นเรื่องที่น่าเสียดาย แต่หลายคนไม่ทราบถึงประโยชน์และข้อดีมากมายของการใช้อีเมล Microsoft Outlook ซึ่งเป็นส่วนสำคัญของ Microsoft Office (หรือคุณสามารถดาวน์โหลดได้ฟรีจาก Microsoft แบบสแตนด์อโลน)

ก่อนแสดงรายการข้อดีมากมายของการใช้ Microsoft Outlook เราจะแสดงวิธีตั้งค่าอีเมลโดเมนใน Outlook อย่างไรก็ตาม เป็นที่น่าสังเกตว่า Microsoft Outlook ไม่ได้เป็นเพียงบริการอีเมลเท่านั้น!

วิธีกำหนดค่า Outlook 2016

มีหลายคนที่คลิกบน Microsoft Outlook แล้วตัดสินใจมองหาที่อื่น ปัญหาหนึ่งอาจเป็นความประทับใจแรกพบ ขาดความช่วยเหลือ แต่มีเหตุผลง่ายๆ ว่าทำไม การตั้งค่าบัญชีอีเมลใน Outlook ทำได้ง่ายกว่าที่คุณคิด

• เปิด Outlook
• เลือกแท็บไฟล์
• จากนั้นเลือกการตั้งค่าบัญชีในเมนูแบบเลื่อนลงหมวดข้อมูล
• คุณจะเห็นแท็บอีเมล เลือกใหม่

นี่คือจุดที่หลายคนมองข้ามความง่ายในการตั้งค่าบัญชีอีเมล Outlook มันเป็นไปโดยอัตโนมัติ!

• ป้อนชื่ออีเมล เช่น John Doe
• ถัดไปป้อนที่อยู่อีเมลแบบเต็ม
• จากนั้นป้อนรหัสผ่านบัญชีอีเมล
• พิมพ์รหัสผ่านเพื่อยืนยันอีกครั้ง

ถัดไป คุณจะเห็น Microsoft Outlook พยายามเชื่อมต่อกับบัญชีอีเมลของคุณในบัญชีเซิร์ฟเวอร์โฮสติ้งส่วนตัวของคุณ กระบวนการอัตโนมัตินี้อาจใช้เวลาสักครู่เนื่องจากกำลังดึงข้อมูลเซิร์ฟเวอร์ทางเทคนิคเพิ่มเติมจากบัญชีอีเมลของคุณ

สิ่งนี้ปลอดภัยอย่างสมบูรณ์เพราะ Microsoft Outlook สามารถเข้าถึงบัญชีผ่านที่อยู่อีเมลแบบเต็มและที่สำคัญกว่านั้นคือรหัสผ่าน หลังจากกระบวนการเสร็จสิ้น คุณจะเห็นว่าบัญชีอีเมลถูกเพิ่มลงในรายการของคุณแล้ว และขณะนี้พร้อมใช้งานผ่าน Outlook เป็นที่น่าสังเกตว่าคุณสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลชื่อโดเมนจำนวนมากในบัญชี Outlook ของคุณได้

รายการด้วยตนเอง

อาจมีบางครั้งที่คุณต้องเพิ่มการตั้งค่าอีเมลชื่อโดเมนด้วยตนเอง แต่ข้อมูลทั้งหมด เช่น การตั้งค่า IMAP จะพร้อมใช้งานในแผงควบคุมบัญชีเว็บโฮสติ้งของคุณ เพียงเข้าสู่ระบบในส่วนอีเมลของแผงควบคุม เลือกอีเมลที่คุณต้องการเพิ่มลงใน Microsoft Outlook แล้วคุณจะเห็นส่วนข้อมูลซึ่งให้รายละเอียดทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องเพิ่มด้วยตนเอง คุณอาจพบวิดีโอแนะนำต่อไปนี้จากช่อง YouTube ของเรา ซึ่งแสดงวิธีตั้งค่าบัญชีอีเมล Microsoft Outlook ที่น่าสนใจ

ตอนนี้เราจะไปยังข้อดีของการใช้ Microsoft Outlook

ข้อดีมากมายของ Microsoft Outlook

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วข้างต้น มีความเข้าใจผิดทั่วไปว่า Microsoft Outlook เป็นเพียงบริการอีเมลอื่น เมื่อตั้งค่าเว็บไซต์ มีหลายสิ่งที่ต้องคำนึงถึง เช่น ชื่อโดเมน การออกแบบเว็บ โฮสติ้งส่วนตัว และแบนด์วิดท์ ดังนั้น ระบบอีเมลที่เป็นไปโดยอัตโนมัติอย่างที่คุณคาดหวังได้นั้นมีทั้งประสิทธิภาพสูงและสิ่งที่คุณต้องกังวลน้อยลง – การรักษาบัญชีอีเมลทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวอาจประเมินค่าไม่ได้

คุณทราบหรือไม่ว่านอกจากจะเป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office แล้ว แพ็คเกจ Microsoft Outlook ยังรวม:-

• สมุดที่อยู่
• สมุดบันทึก
• เบราว์เซอร์
• ปฏิทิน

น่าประหลาดใจ?

ค้นหาสิ่งอำนวยความสะดวก

แม้ว่าระบบอีเมลใด ๆ ที่คาดว่าจะมีสิ่งอำนวยความสะดวกในการค้นหา แต่ระบบ Outlook ช่วยให้คุณค้นหาไม่เฉพาะอีเมลของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงปฏิทิน ตัวจัดการงาน และตัวจัดการผู้ติดต่อ ที่จริงแล้วนี่คือร้านค้าแบบครบวงจรที่ช่วยให้คุณสามารถค้นหาบริการทั้งหมดที่มีให้เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Outlook

จัดระเบียบง่าย

ในอดีต ไม่ต้องสงสัยเลยว่าคุณได้รับอีเมลที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับการประชุมในอนาคตกับเพื่อนร่วมงานของคุณ Outlook ช่วยให้คุณสามารถซิงค์อีเมลของคุณกับปฏิทิน/รายชื่อผู้ติดต่อ และเพิ่มข้อมูลการประชุมลงในกำหนดการของคุณได้โดยตรง เพียงคลิกปุ่ม คุณจะเห็นสิ่งที่คุณวางแผนไว้ในอีกไม่กี่สัปดาห์ข้างหน้า มันสามารถเติมได้ค่อนข้างเร็วดังนั้นคุณต้องควบคุม!

คุณสมบัติด้านความปลอดภัย

เราทุกคนทราบดีว่ามีอันตรายเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ จากอีเมลหลอกลวงและฟิชชิง ในขณะที่อยู่ในความคิดของเรา เรารู้ดีว่าอะไรควรระวัง และอะไรไม่ควรคลิก บางครั้งในชีวิตประจำวันที่เร่งรีบและวุ่นวายก็ง่ายที่จะลืม โชคดีที่ Microsoft Outlook เสนอการป้องกันที่สำคัญด้วยเครื่องสแกนอีเมลในตัวซึ่งจะแจ้งเตือนคุณถึงปัญหาในการสื่อสารที่อาจเกิดขึ้น สิ่งอำนวยความสะดวกในการดาวน์โหลด Microsoft Outlook ยังได้รับการสแกนและปลอดภัยเพื่อเพิ่มความมั่นใจ คุณยังสามารถเลือกที่จะปิดใช้งานลิงก์สดและบล็อกผู้ส่งแต่ละรายผ่านการตั้งค่าระบบได้ตลอดเวลา

แบ่งปันปฏิทินของคุณ

ความสามารถในการแบ่งปันปฏิทินของคุณกับผู้อื่นเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จของ Microsoft Outlook แทนที่จะคัดลอกและวาง พิมพ์และทำผิดพลาด คุณสามารถเปิดส่วนต่างๆ ของปฏิทินให้กับบุคคลที่น่าเชื่อถือได้ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถซิงค์เวลาร่วมกัน ทำการปรับเปลี่ยน และจัดการเวลาส่วนตัวและเวลาสะสมของคุณได้ดียิ่งขึ้น หลายคนไม่ทราบว่าฟังก์ชันปฏิทินนี้ใช้งานง่ายเพียงใด และฟังก์ชันนี้จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณได้มากเพียงใด

ความคล่องตัว

เราอาศัยอยู่ในโลกที่การเชื่อมต่อระหว่างเดินทางมีความสำคัญทั้งในธุรกิจและชีวิตส่วนตัวของเรา ดังนั้นจึงทำให้มั่นใจได้ว่าการซิงค์สมาร์ทโฟนและอุปกรณ์มือถืออื่นๆ กับบัญชี Microsoft Outlook ของคุณนั้นง่ายมาก โชคดีที่ระดับความปลอดภัยเกี่ยวกับการเชื่อมต่อมือถือได้รับการปรับปรุงอย่างมาก ประกอบกับลักษณะความปลอดภัยของ Microsoft Outlook ที่สร้างความมั่นใจในระดับสูง

การเข้าถึงอีเมลแบบออฟไลน์

การเข้าถึงอีเมลแบบออฟไลน์มีความสำคัญมากขึ้นเรื่อย ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเดินทางด้วยวิธีการที่ไม่ได้รวมการเชื่อมต่อมือถือตามธรรมชาติ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเดินทางบนเครื่องบิน มีโอกาสที่คุณจะไม่มีการเข้าถึงออนไลน์ แล้วสิ่งนี้จะทิ้งคุณไว้ที่ไหน Microsoft Outlook ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงอีเมลของคุณแบบออฟไลน์และจัดเก็บอีเมลที่ส่งซึ่งจะถูกส่งโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเชื่อมต่อ บริการอีเมลอื่นๆ บางบริการอนุญาตเฉพาะการเข้าถึงอีเมลในอดีตเมื่อออฟไลน์เท่านั้น แต่ Microsoft Outlook ไม่มีข้อจำกัดดังกล่าว

การจัดระเบียบอีเมลของคุณ

ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการต้องดูอีเมลก่อนที่คุณจะรู้ว่าจะย้ายไปยังไดเร็กทอรีใด ต้องใช้เวลาและบางครั้งคุณมีส่วนร่วมในการอ่านอีเมลที่ไม่จำเป็นอย่างยิ่ง ดังนั้น หลายคนจะพบว่าการจัดหมวดหมู่อีเมลอัตโนมัติใน Microsoft Outlook มีประโยชน์อย่างยิ่ง คุณสามารถกำหนดเงื่อนไข เพิ่มคำใบ้ที่มองเห็นได้ เช่น รหัสสี และค้นหาคำที่เรียก เรียบง่าย แต่ได้ผลมาก!

แฟล็กผู้ส่งหลายคน

ในช่วงชีวิตของเรา คนส่วนใหญ่จะส่งอีเมลถึงคนผิดคนและบางครั้งก็ส่งผิดรายชื่อ! โชคดีที่ Microsoft Outlook มีสิ่งอำนวยความสะดวกซึ่งจะสร้างแฟล็กภาพเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าอีเมลนี้จะส่งไปยังรายชื่อการแจกจ่ายที่ค่อนข้างใหญ่ มันอาจจะถูกกำหนดไว้อย่างถูกต้องสำหรับรายชื่อการแจกจ่ายขนาดใหญ่ แต่ในกรณีที่คุณทำผิดพลาดจะทำให้คุณคิดอีกครั้ง

ทรัพยากรการจัดตารางเวลา

เมื่อต้องการกำหนดเวลาการประชุม คนส่วนใหญ่จะเพิ่มบุคคลและทำให้พวกเขาทราบวันที่และเวลา ซึ่งง่ายและมีประสิทธิภาพ Microsoft Outlook ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มอาร์เรย์ของทรัพยากรภายใต้ "รายชื่อผู้เข้าร่วม" ซึ่งจะแจ้งให้คุณทราบอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าทรัพยากรที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะพร้อมใช้งานก่อนและระหว่างการประชุม จนกว่าคุณจะได้ลองตัวนี้ คุณจะไม่รู้ว่ามันมีประโยชน์ขนาดไหน

สรุป

Microsoft Outlook อาจมีมาหลายปีแล้ว แต่ได้รับการปรับปรุงและขยายอย่างต่อเนื่อง น่าเสียดายที่หลายคนไม่ชอบความเรียบง่ายของบริการอย่างเต็มที่ นับประสาสิ่งอำนวยความสะดวกเพิ่มเติมเพิ่มเติม ไม่ควรมองข้ามความสามารถในการจัดการเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ทำงานแบบออฟไลน์ และรวมบริการทั้งหมดเข้าด้วยกัน เมล Microsoft Outlook อาจเป็นพาดหัวข่าว แต่มีแพ็คเกจซอฟต์แวร์นี้มากกว่าแค่การส่งและรับอีเมล!