5 تقنيات لإدارة الوقت يجب على كل موظف الموارد البشرية استخدامها

سواء كنت ممثلًا للموارد البشرية بدوام كامل أو مسؤول مكتب يتولى مهام الموارد البشرية بدوام جزئي ، فإن وظيفة المجند تتطلب منك الحصول على مجموعة مهارات محددة. بصرف النظر عن القدرة على تعدد المهام ومهارات الاتصال المتميزة ، فإنه يشمل أيضًا التفكير الاستراتيجي ، والاستباقية ، بالإضافة إلى إدارة الأعمال ، والمهارات التنظيمية. ومع ذلك ، نظرًا لأن كونك المجند يتطلب التوفيق بين الكثير من معلومات المرشح ، وجدولة الاجتماعات ، وموازنة العديد من الاستفسارات في وقت واحد ، فإن مهارات إدارة الوقت القوية ضرورية إذا كنت ترغب في النجاح في التوظيف. على هذا النحو ، من الضروري الاستفادة من تقنيات إدارة الوقت لتحقيق أقصى استفادة من يوم عملك. ستجد أدناه العديد من استراتيجيات إدارة الوقت الأنسب لمسؤولي التوظيف والتي ستساعدك على زيادة إنتاجيتك وفعالية الوقت. إليك ما يمكنك فعله:

تقنيات إدارة الوقت - العمل بذكاء وليس لفترة أطول

من أكثر الأخطاء الشائعة التي يرتكبها الناس قياس إنتاجيتهم من حيث الوقت الذي يقضونه ، وليس النتائج الفعلية. على هذا النحو ، قد تضيع معظم يوم عملك في مهام لا تؤدي إلى أي مكان بالقرب من هدفك الأولي ، ولكنها مع ذلك تجعلك تشعر بالإرهاق بحلول نهاية اليوم. إنه مشابه حقًا لإدارة أموالك ؛ تمامًا كما يمكنك تصفح Coupon Ninja للعثور على أفضل الصفقات وتقليل الإنفاق ، يجب أن تنظم عملك لتقليل مقدار الوقت الذي تقضيه.

لهذا السبب ، من الضروري التخطيط للنتائج التي تريد تحقيقها ، جنبًا إلى جنب مع المهام التي تحتاج إلى إكمالها للوصول إلى هناك. على سبيل المثال ، عند جدولة مكالمة مع عميل أو مرشح ، تحتاج أيضًا إلى تحديد جدول الأعمال وتحديد بعض الأسئلة للحصول على مزيد من المعلومات أو التفاصيل المطلوبة في هذه المرحلة من البحث عن الموظف. سيساعدك التركيز على تحقيق النتائج الفعلية من عملك على إنهاء المهام بشكل أسرع ، وإضاعة وقت أقل ، وتوتر أقل ، والشعور بمزيد من الإنجاز بسبب الشعور بالإنجاز.

دائما خطط للمستقبل

من أجل زيادة إنتاجيتك والقدرة على تنفيذ المزيد من المهام في وقت أقل ، يجب أن تعتاد على التخطيط لوقتك. واحدة من أكثر الطرق فعالية للقيام بذلك هي عمل قوائم المهام لليوم المقبل. بادئ ذي بدء ، يساعد سرد المهام غير المكتملة والأشياء الأخرى التي تحتاج إلى معالجتها على تحرير عقلك والتخلص من القلق الذي قد يسببه. علاوة على ذلك ، فإن قائمة المهام الشاملة ستجعل المهام المعقدة تبدو أكثر قابلية للتحقيق ، مما يسمح لك بإدارة عبء العمل بشكل أكثر فعالية.

ثانيًا ، ستساعدك إضافة مواعيد نهائية واضحة إلى جدولك في تحديد أولويات مهامك وتتبع تقدمك والتعامل مع ساعات عملك بجدية أكبر. ومع ذلك ، تأكد من إبقاء قوائم المهام الخاصة بك موجزة وواقعية لتجنب الانغماس في كل الأشياء التي تنتظر في الطابور لجذب انتباهك. شيء مفيد آخر هو تحديد المكافآت لتحقيق أهداف ومعالم معينة - حتى الملذات الصغيرة مثل العشاء في مطعمك المفضل ليلة الجمعة يمكن أن تساعدك على التركيز على المهمة التي تقوم بها.

تحديد الأولويات

شيء آخر رائع بخصوص قوائم المهام هو أنها تساعدك على تحديد أولويات مهامك ، والأفضل من ذلك - التعامل مع بعضها بالفعل في مرحلة التخطيط. لجعلها تعمل ، ستحتاج إلى استخدام تقنية Eisenhower Box ، التي طورها دوايت أيزنهاور ، المعروف بقدرته المذهلة على الحفاظ على الإنتاجية لأسابيع ، إن لم يكن شهور. لاستخدام هذه الطريقة ، تحتاج إلى كتابة جميع المهام غير المكتملة ، وتقسيمها إلى أربع فئات ، والعمل وفقًا لذلك:

1. عاجل ومهم - افعله على الفور.
2. مهم ولكن ليس عاجلاً - افعله لاحقًا.
3. عاجل لكن غير مهم - مندوب.
4. لا عاجل ولا مهم - القضاء نهائيا.

كما ترى ، يمكن تفويض عدد كبير من المهام أو استبعادها من قائمتك تمامًا ، مما يوفر لك الوقت للتركيز أكثر على الأمور العاجلة والمهمة. وبالمثل ، يمكنك استخدام هذه التقنية لإعادة ترتيب المقابلات مع المرشحين وحتى ترتيبهم للوصول إلى أكثر المطلوبين في الوقت المناسب. عند تحديد أولويات المرشحين ، يجب أن تضع في اعتبارك عوامل مثل توفرهم الحالي ، وما إذا كانوا جددًا في السوق ، ومدى حماسهم للعمل من أجل عملائك.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام تقنية Inbox Zero لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني وتحديد أولوياتها في صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك - وهي إحدى أدوات التواصل التي يستخدمها القائمون على التوظيف بشكل يومي. يمكن أن يصبح إرسال البريد الإلكتروني على نطاق واسع أمرًا مربكًا ، لذا تأكد من تخصيص بعض الوقت كل يوم لإعادة ترتيب رسائل البريد الإلكتروني الجديدة والالتزام بها. هذا الأخير يعني إيقاف تشغيل الإشعارات في المتصفح لتجنب تأثير الدومينو عند الرد على بريد إلكتروني واحد ولا يمكنك ترك صندوق الوارد الخاص بك لساعات. لا تخلط بين كونك متجاوبًا مع كونك استباقيًا ، والتزم بجدولك الزمني.

توظيف تقنيات إدارة الوقت - جدولة فترات الراحة المنتظمة

شيء آخر مهم يجب تذكره عند تجميع جدولك اليومي هو تخصيص وقت للإجازات - والأفضل من ذلك ، بين المهام المتغيرة. على هذا النحو ، يمكنك إما جدولة فترات راحة أطول بين أنواع مختلفة من العمل - على سبيل المثال ، التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني أول شيء في الصباح ، وبعد ذلك ، بعد استراحة لمدة 20 دقيقة ، التبديل إلى المرشحين للاتصال - أو يمكنك الالتزام بتقنية بومودورو الشائعة وخذ استراحة قصيرة مدتها 5 دقائق بعد كل 30 دقيقة من التركيز على المهمة التي بين يديك.

العمل على فترات سيجعل يوم عملك أكثر ديناميكية ويساعدك على تجاوزه دون الشعور بالإرهاق. بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام تطبيقات تتبع الوقت لتحديد المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً وإيجاد طرق لتحسينها.

تعامل مع المهام المعقدة في الصباح

على الرغم من أنه قد يبدو من المستحيل في أيام معينة الخروج من السرير ، ناهيك عن زيادة الإنتاجية ، وفقًا لتقرير Redbooth ، فإن أكثر أوقات اليوم إنتاجية لدينا هي 11 صباحًا ، عندما نكمل معظم المهام (9.7٪ من جميع المهام) ). علاوة على ذلك ، نحن الأكثر إنتاجية في بداية الأسبوع ، بشكل مفاجئ يوم الإثنين (20.4٪) ، مما يجعله وقتًا مثاليًا لبدء التخطيط للأيام المقبلة.

ومع ذلك ، قبل التسرع في معالجة جميع المهام الصغيرة الموجودة في قائمة المهام الخاصة بك ، يجب أن تفكر في البدء بأكثر المهام تعقيدًا بدلاً من ذلك. حتى لو تطلب الأمر عدة ساعات من يوم عملك لإكماله ، فلا يزال لديك وقت كافٍ ، والأهم من ذلك ، هو الطاقة ، للتعامل مع عدة أشياء ثانوية لاحقًا. على العكس من ذلك ، إذا أنهيت مجموعة من المهام في بداية اليوم ، فمن المحتمل أن تشعر بحافز أقل للقيام بشيء أكثر تعقيدًا في وقت لاحق من اليوم.

إدارة وقت التوظيف - الملاحظة النهائية

لا يمكنك التقليل من أهمية الإدارة الجيدة للوقت عندما يتعلق الأمر ببناء أي مهنة ، ولكن من المهم بشكل خاص إذا كنت تعمل كمسؤول توظيف. سيساعدك اتباع النصائح الواردة في هذه المقالة على البقاء أكثر تنظيمًا وإنتاجية وحتى راضيًا عن عملية عملك. ستساعدك الإدارة الفعالة لوقتك أيضًا على تقليل التوتر بشأن عملك والحصول على المزيد من الطاقة لوقت فراغك. وإذا كنت بالفعل على دراية بجميع تقنيات إدارة الوقت المذكورة أعلاه ، فمن الضروري دمجها في روتين عملك ، لأنها لا تكون فعالة إلا إذا التزمت بها فعليًا على أساس يومي. الآن ، عد إلى العمل ، ونتمنى لك التوفيق!