5 приемов тайм-менеджмента при подборе персонала, которые должен использовать каждый HR

Независимо от того, являетесь ли вы штатным представителем отдела кадров или офисным администратором, который занимается HR-задачами неполный рабочий день, вакансия рекрутера требует, чтобы вы приобрели определенный набор навыков. Помимо способности работать в режиме многозадачности и выдающихся коммуникативных навыков, он также включает в себя стратегическое мышление, проактивность, а также умение управлять бизнесом и организаторские способности. Однако, поскольку работа рекрутером требует обработки большого количества информации о кандидатах, планирования встреч и согласования нескольких запросов одновременно, сильные навыки управления временем имеют решающее значение, если вы хотите добиться успеха в рекрутинге. Таким образом, жизненно важно использовать методы тайм-менеджмента, чтобы максимально использовать свой рабочий день. Ниже вы найдете несколько стратегий тайм-менеджмента, наиболее подходящих для рекрутеров, которые помогут вам повысить производительность и эффективность использования времени. Вот что вы можете сделать:

Техники тайм-менеджмента: работайте умнее, а не дольше

Одна из самых распространенных ошибок, которую совершают люди, заключается в том, что они измеряют свою продуктивность с точки зрения затраченного времени, а не фактических результатов. Таким образом, вы можете потратить большую часть своего рабочего дня на задачи, которые не приведут вас к вашей первоначальной цели, но, тем не менее, заставят вас чувствовать себя истощенными к концу дня. Это действительно похоже на то, как вы управляете своими деньгами; точно так же, как вы можете просматривать Coupon Ninja, чтобы найти лучшие предложения и сократить свои расходы, вы должны организовать свою работу, чтобы сократить количество затрачиваемого времени.

По этой причине важно планировать результаты, которых вы хотите достичь, а также задачи, которые необходимо выполнить для их достижения. Например, при планировании звонка с клиентом или кандидатом вам также необходимо изложить повестку дня и задать несколько вопросов, чтобы получить дополнительную информацию или детали, необходимые на данном этапе поиска сотрудника. Сосредоточение внимания на получении реальных результатов от вашей работы поможет вам быстрее выполнять задачи, тратить меньше времени, меньше нервничать и чувствовать себя более удовлетворенным благодаря чувству выполненного долга.

Всегда планируйте заранее

Чтобы повысить свою продуктивность и иметь возможность выполнять больше задач за меньшее время, вам необходимо выработать привычку планировать свое время. Один из самых эффективных способов сделать это — составить список дел на день вперед. Прежде всего, перечисление незавершенных задач и других вещей, которые вам нужно решить, помогает освободить ваш разум и избавиться от беспокойства, которое они могут вызвать. Кроме того, полный список дел сделает сложные задачи более выполнимыми, что позволит вам более эффективно управлять своей рабочей нагрузкой.

Во-вторых, добавление четких сроков в ваше расписание поможет вам расставить приоритеты в задачах, отслеживать прогресс и более серьезно относиться к своему рабочему времени. Тем не менее, следите за тем, чтобы ваши списки дел были краткими и реалистичными, чтобы не перегружаться делами, ожидающими вашего внимания в очереди. Еще одна полезная вещь — это назначение вознаграждений за достижение определенных целей и этапов — даже небольшие удовольствия, такие как ужин в вашем любимом ресторане в пятницу вечером, могут помочь вам сосредоточиться на поставленной задаче.

Расставлять приоритеты

Еще одна замечательная особенность списков дел заключается в том, что они помогают расставлять приоритеты в задачах, а что еще лучше — решать некоторые из них уже на этапе планирования. Чтобы заставить его работать, вам нужно будет использовать технику ящика Эйзенхауэра, разработанную Дуайтом Эйзенхауэром, известным своей невероятной способностью поддерживать продуктивность в течение недель, если не месяцев. Чтобы использовать этот метод, вам нужно записать все свои незавершенные задачи, разделить их на четыре категории и действовать соответственно:

1. Срочно и важно – делайте немедленно.
2. Важное, но не срочное – сделайте позже.
3. Срочно, но не важно – делегируйте.
4. Ни срочные, ни важные – исключите полностью.

Как видите, значительное количество задач можно делегировать или полностью исключить из вашего списка, что сэкономит вам время, чтобы больше сосредоточиться на том, что срочно и важно. Точно так же вы можете использовать эту технику для перепланировки собеседований с кандидатами и даже ранжирования их, чтобы своевременно добраться до наиболее востребованных. При определении приоритетов кандидатов вы должны учитывать такие факторы, как их текущая доступность, то, являются ли они новичками на рынке и насколько они рады работать для ваших клиентов.

Кроме того, вы можете использовать метод Inbox Zero для организации и определения приоритетов электронных писем в вашем почтовом ящике — один из инструментов коммуникации, которые рекрутеры используют ежедневно. Масштабная рассылка писем может стать непосильной задачей, поэтому обязательно выделяйте время каждый день, чтобы переупорядочивать новые электронные письма и придерживаться их. Последнее означает отключение уведомлений в браузере, чтобы избежать эффекта домино, когда вы отвечаете на одно письмо и не можете покинуть свой почтовый ящик в течение нескольких часов. Не путайте отзывчивость с активностью и придерживайтесь своего графика.

Рекрутинговые методы тайм-менеджмента – планируйте регулярные перерывы

Еще одна важная вещь, которую следует помнить при составлении своего ежедневного расписания, — это выделение времени на перерывы — желательно, между сменой задач. Таким образом, вы можете либо запланировать более длительные перерывы между различными видами работы — например, сначала работать с электронной почтой утром, а затем, после 20-минутного перерыва, переключиться на обзвон кандидатов — или вы можете придерживаться популярной техники Помидора. и делайте короткий 5-минутный перерыв после каждых 30 минут концентрации на задаче.

Интервальная работа сделает ваш рабочий день более динамичным и поможет вам пройти его, не чувствуя себя утомленным. Кроме того, вы можете использовать приложения для отслеживания времени, чтобы определить наиболее трудоемкие задачи и найти способы их оптимизации.

Решайте сложные задачи по утрам

Хотя в определенные дни может показаться невозможным встать с постели, не говоря уже о повышении продуктивности, согласно отчету Redbooth, наше самое продуктивное дневное время — 11 часов утра, когда мы выполняем больше всего задач (9,7% всех задач). ). Более того, мы наиболее продуктивны в начале недели, как ни странно, в понедельник (20,4%), что делает это идеальным временем для начала планирования на несколько дней вперед.

Однако, прежде чем броситься решать все маленькие задачи, которые есть в вашем списке дел, вы должны подумать о том, чтобы начать с самой сложной. Даже если на это потребуется несколько часов вашего рабочего дня, у вас все равно будет достаточно времени, а главное, энергии, чтобы потом заняться несколькими мелкими делами. Наоборот, если вы закончите кучу задач в начале дня, у вас, вероятно, будет меньше мотивации делать что-то более сложное позже в тот же день.

Тайм-менеджмент рекрутинга – последнее примечание

Нельзя недооценивать важность хорошего тайм-менеджмента, когда речь идет о построении любой карьеры, но это особенно важно, если вы работаете рекрутером. Следование советам из этой статьи поможет вам оставаться более организованным, продуктивным и даже довольным своим рабочим процессом. Эффективное управление своим временем также поможет вам меньше нервничать из-за работы и иметь больше энергии для отдыха. И если вы уже знакомы со всеми техниками тайм-менеджмента, упомянутыми выше, очень важно включить их в свою рабочую рутину, так как они эффективны только в том случае, если вы действительно придерживаетесь их изо дня в день. Теперь возвращайтесь к работе, и удачи!