5 technik zarządzania czasem rekrutacji, których musi użyć każdy HR

Niezależnie od tego, czy jesteś pełnoetatowym przedstawicielem działu zasobów ludzkich, czy administratorem biura, który zajmuje się zadaniami HR w niepełnym wymiarze godzin, stanowisko rekrutera wymaga zdobycia określonych umiejętności. Oprócz umiejętności wielozadaniowości i wyjątkowych umiejętności komunikacyjnych obejmuje również myślenie strategiczne, proaktywność, a także zarządzanie biznesem i umiejętności organizacyjne. Ponieważ jednak bycie rekruterem wymaga żonglowania wieloma informacjami o kandydatach, planowania spotkań i równoważenia kilku zapytań jednocześnie, silne umiejętności zarządzania czasem są kluczowe, jeśli chcesz odnieść sukces w rekrutacji. W związku z tym ważne jest, aby wykorzystywać techniki zarządzania czasem, aby jak najlepiej wykorzystać swój dzień pracy. Poniżej znajdziesz kilka strategii zarządzania czasem najlepiej dopasowanych do rekruterów, które pomogą Ci zwiększyć produktywność i efektywność czasową. Oto, co możesz zrobić:

Techniki zarządzania czasem – pracuj mądrzej, nie dłużej

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez ludzi jest mierzenie wydajności pod względem czasu, a nie rzeczywistych wyników. W związku z tym możesz zmarnować większość swojego dnia pracy na zadania, które nie prowadzą do osiągnięcia celu, ale mimo wszystko sprawiają, że pod koniec dnia czujesz się wyczerpany. Jest to bardzo podobne do tego, jak zarządzasz swoimi pieniędzmi; tak jak możesz przeglądać Coupon Ninja, aby znaleźć najlepsze oferty i zmniejszyć wydatki, powinieneś organizować swoją pracę, aby zmniejszyć ilość spędzanego czasu.

Z tego powodu konieczne jest zaplanowanie wyników, które chcesz osiągnąć, wraz z zadaniami, które musisz wykonać, aby to osiągnąć. Na przykład, planując rozmowę telefoniczną z klientem lub kandydatem, musisz również ustalić agendę i nakreślić kilka pytań, aby uzyskać więcej informacji lub szczegółów potrzebnych w tym momencie wyszukiwania pracowników. Skupienie się na osiąganiu rzeczywistych wyników w pracy pomoże Ci szybciej kończyć zadania, tracić mniej czasu, mniej się stresować i czuć się bardziej spełnionym dzięki poczuciu spełnienia.

Zawsze planuj z wyprzedzeniem

Aby zwiększyć swoją produktywność i móc wykonywać więcej zadań w krótszym czasie, musisz wyrobić sobie nawyk planowania czasu. Jednym z najskuteczniejszych sposobów na to jest tworzenie list rzeczy do zrobienia na nadchodzący dzień. Przede wszystkim wypisanie niedokończonych zadań i innych rzeczy, z którymi musisz się uporać, pomaga uwolnić umysł i uwolnić niepokój, który mogą one wywołać. Co więcej, obszerna lista rzeczy do zrobienia sprawi, że złożone zadania będą wyglądać na bardziej osiągalne, co pozwoli Ci efektywniej zarządzać obciążeniem pracą.

Po drugie, dodanie jasnych terminów do harmonogramu pomoże Ci określić priorytety zadań, śledzić postępy i poważniej traktować godziny pracy. Pamiętaj jednak, aby listy rzeczy do zrobienia były zwięzłe i realistyczne, aby uniknąć przytłoczenia wszystkimi rzeczami czekającymi w kolejce na Twoją uwagę. Inną pomocną rzeczą jest wyznaczanie nagród za osiągnięcie określonych celów i kamieni milowych – nawet małe przyjemności, takie jak kolacja w ulubionej restauracji w piątek wieczorem, mogą pomóc Ci skoncentrować się na zadaniu.

Priorytet

Kolejną świetną rzeczą w listach rzeczy do zrobienia jest to, że pomagają one ustalać priorytety zadań, a co jeszcze lepsze – radzić sobie z niektórymi z nich już na etapie planowania. Aby to zadziałało, będziesz musiał użyć techniki Skrzynki Eisenhowera, opracowanej przez Dwighta Eisenhowera, znanego ze swojej niesamowitej zdolności do utrzymywania produktywności przez tygodnie, jeśli nie miesiące. Aby skorzystać z tej metody, musisz zapisać wszystkie swoje niedokończone zadania, podzielić je na cztery kategorie i odpowiednio postępować:

1. Pilne i ważne – zrób to natychmiast.
2. Ważne, ale nie pilne – zrób to później.
3. Pilne, ale nie ważne – deleguj.
4. Ani pilne, ani ważne – całkowicie wyeliminować.

Jak widać, znaczną liczbę zadań można delegować lub całkowicie wykluczyć z listy, oszczędzając czas na skupienie się na tym, co pilne i ważne. Podobnie, możesz wykorzystać tę technikę do przestawiania rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami, a nawet oceniania ich, aby dotrzeć do najbardziej poszukiwanych w odpowiednim czasie. Ustalając priorytety kandydatów, należy wziąć pod uwagę takie czynniki, jak ich aktualna dostępność, czy są nowi na rynku i jak bardzo są podekscytowani pracą dla Twoich klientów.

Ponadto możesz wykorzystać technikę Inbox Zero do organizowania i priorytetyzowania wiadomości e-mail w swojej skrzynce e-mail – jednego z narzędzi komunikacji, z których rekruterzy korzystają na co dzień. Wysyłanie e-maili na dużą skalę może być przytłaczające, dlatego każdego dnia przeznacz trochę czasu na zmianę kolejności nowych e-maili i trzymanie się ich. To ostatnie oznacza wyłączenie powiadomień w przeglądarce, aby uniknąć efektu domina, gdy odpowiadasz na jednego e-maila i nie możesz opuścić skrzynki odbiorczej przez wiele godzin. Nie myl responsywności z proaktywnością i trzymaj się swojego harmonogramu.

Techniki zarządzania czasem rekrutacji — zaplanuj regularne przerwy

Kolejną ważną rzeczą, o której należy pamiętać, układając swój plan dnia, jest przydzielanie czasu na przerwy – najlepiej między zmieniającymi się zadaniami. W związku z tym możesz zaplanować dłuższe przerwy między różnymi rodzajami pracy – na przykład poranne radzenie sobie z e-mailami, a następnie, po 20-minutowej przerwie, przejście do dzwonienia do kandydatów – lub możesz trzymać się popularnej techniki Pomodoro i zrób krótką 5-minutową przerwę po każdych 30 minutach skoncentrowania się na zadaniu.

Praca w interwałach sprawi, że Twój dzień pracy będzie bardziej dynamiczny i pomoże Ci przetrwać bez uczucia zmęczenia. Alternatywnie możesz użyć aplikacji do śledzenia czasu, aby określić najbardziej czasochłonne zadania i znaleźć sposoby ich optymalizacji.

Rano zajmij się złożonymi zadaniami

Chociaż wstawanie z łóżka może wydawać się niemożliwe w określone dni, nie wspominając o podniesieniu produktywności, według raportu Redbooth, najbardziej produktywną porą dnia jest godzina 11:00, kiedy wykonujemy najwięcej zadań (9,7% wszystkich zadań). ). Co więcej, najbardziej produktywni jesteśmy na początku tygodnia, zaskakująco w poniedziałek (20,4%), co sprawia, że ​​jest to idealny czas na rozpoczęcie planowania nadchodzących dni.

Jednak zanim zaczniesz spieszyć się z wykonaniem wszystkich małych zadań, które masz na liście rzeczy do zrobienia, powinieneś zamiast tego rozważyć rozpoczęcie od najbardziej złożonego. Nawet jeśli wymaga to kilku godzin pracy, nadal będziesz miał wystarczająco dużo czasu, a co ważniejsze, energii, aby później zająć się kilkoma drobnymi sprawami. Wręcz przeciwnie, jeśli wykonasz kilka zadań na początku dnia, prawdopodobnie poczujesz się mniej zmotywowany do zrobienia czegoś bardziej skomplikowanego w ciągu dnia.

Zarządzanie czasem rekrutacji – uwaga końcowa

Nie można lekceważyć znaczenia dobrego zarządzania czasem, jeśli chodzi o budowanie jakiejkolwiek kariery, ale jest to szczególnie ważne, jeśli pracujesz jako rekruter. Stosowanie się do wskazówek zawartych w tym artykule pomoże Ci zachować lepszą organizację, produktywność, a nawet satysfakcję z procesu pracy. Efektywne zarządzanie czasem pomoże Ci również czuć się mniej zestresowanym pracą i mieć więcej energii na czas wolny. A jeśli znasz już wszystkie wymienione powyżej techniki zarządzania czasem, ważne jest, aby włączyć je do swojej rutyny pracy, ponieważ są one skuteczne tylko wtedy, gdy faktycznie trzymasz się ich na co dzień. A teraz wracaj do pracy i powodzenia!