5 Rekrutierungs-Zeitmanagement-Techniken, die jede Personalabteilung anwenden muss

Ganz gleich, ob Sie ein Vollzeitmitarbeiter in der Personalabteilung oder ein Bürokaufmann sind, der nebenberuflich HR-Aufgaben übernimmt, eine Stelle als Personalvermittler erfordert, dass Sie sich bestimmte Fähigkeiten aneignen. Dazu gehören neben Multitasking-Fähigkeit und herausragenden Kommunikationsfähigkeiten auch strategisches Denken, Eigeninitiative sowie betriebswirtschaftliche und organisatorische Fähigkeiten. Da es als Personalvermittler jedoch erforderlich ist, viele Kandidateninformationen zu jonglieren, Besprechungen zu planen und mehrere Anfragen gleichzeitig abzuwägen, sind starke Zeitmanagementfähigkeiten von entscheidender Bedeutung, wenn Sie bei der Rekrutierung erfolgreich sein wollen. Daher ist es wichtig, Zeitmanagementtechniken einzusetzen, um das Beste aus Ihrem Arbeitstag zu machen. Nachfolgend finden Sie mehrere Zeitmanagementstrategien, die sich am besten für Personalvermittler eignen und Ihnen helfen, Ihre Produktivität und Zeiteffektivität zu steigern. Folgendes können Sie tun:

Zeitmanagementtechniken – Intelligenter arbeiten, nicht länger

Einer der häufigsten Fehler, den Menschen machen, besteht darin, ihre Produktivität anhand der aufgewendeten Zeit und nicht anhand der tatsächlichen Ergebnisse zu messen. Daher verschwenden Sie möglicherweise den größten Teil Ihres Arbeitstages mit Aufgaben, die nicht annähernd zu Ihrem ursprünglichen Ziel führen, aber dennoch dazu führen, dass Sie sich am Ende des Tages ausgelaugt fühlen. Es ist wirklich ähnlich wie Sie Ihr Geld verwalten; So wie Sie Coupon Ninja durchsuchen können, um die besten Angebote zu finden und Ihre Ausgaben zu reduzieren, sollten Sie Ihre Arbeit so organisieren, dass der Zeitaufwand reduziert wird.

Aus diesem Grund ist es wichtig, die Ergebnisse zu planen, die Sie erreichen möchten, zusammen mit den Aufgaben, die Sie erledigen müssen, um dorthin zu gelangen. Wenn Sie beispielsweise einen Anruf mit einem Kunden oder Kandidaten planen, müssen Sie auch die Tagesordnung festlegen und einige Fragen skizzieren, um weitere Informationen oder Details zu erhalten, die an diesem Punkt der Mitarbeitersuche benötigt werden. Wenn Sie sich darauf konzentrieren, tatsächliche Ergebnisse aus Ihrer Arbeit zu erzielen, können Sie Aufgaben schneller erledigen, weniger Zeit verschwenden, weniger Stress haben und sich aufgrund des Erfolgserlebnisses erfüllter fühlen.

Planen Sie immer voraus

Um Ihre Produktivität zu steigern und mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen zu können, müssen Sie sich angewöhnen, Ihre Zeit zu planen. Eine der effektivsten Möglichkeiten, dies zu tun, ist das Erstellen von To-Do-Listen für den kommenden Tag. Zuallererst hilft das Auflisten unerledigter Aufgaben und anderer Dinge, die Sie angehen müssen, Ihren Geist zu befreien und die Angst zu lösen, die sie verursachen könnten. Darüber hinaus lässt eine umfassende To-Do-Liste komplexe Aufgaben leichter erreichbar erscheinen, sodass Sie Ihre Arbeitsbelastung effektiver verwalten können.

Zweitens hilft Ihnen das Hinzufügen klarer Fristen zu Ihrem Zeitplan, Ihre Aufgaben zu priorisieren, Ihren Fortschritt zu verfolgen und Ihre Arbeitszeiten ernster zu nehmen. Achten Sie jedoch darauf, Ihre To-Do-Listen kurz und realistisch zu halten, um nicht von all den Dingen überwältigt zu werden, die auf Ihre Aufmerksamkeit warten. Eine weitere hilfreiche Sache ist das Festlegen von Belohnungen für das Erreichen bestimmter Ziele und Meilensteine ​​– selbst kleine Freuden wie ein Abendessen in Ihrem Lieblingsrestaurant am Freitagabend können Ihnen helfen, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren.

Priorisieren

Eine weitere tolle Sache an To-Do-Listen ist, dass sie Ihnen helfen, Ihre Aufgaben zu priorisieren, und was noch besser ist – einige davon bereits in der Planungsphase zu behandeln. Damit es funktioniert, müssen Sie die Eisenhower-Box-Technik anwenden, die von Dwight Eisenhower entwickelt wurde, der für seine unglaubliche Fähigkeit bekannt ist, die Produktivität über Wochen, wenn nicht Monate aufrechtzuerhalten. Um diese Methode anzuwenden, müssen Sie alle Ihre unerledigten Aufgaben aufschreiben, sie in vier Kategorien einteilen und entsprechend handeln:

1. Dringend und wichtig – sofort erledigen.
2. Wichtig, aber nicht dringend – später erledigen.
3. Dringend, aber nicht wichtig – delegieren.
4. Weder dringend noch wichtig – komplett eliminieren.

Wie Sie sehen, kann eine beträchtliche Anzahl von Aufgaben delegiert oder ganz von Ihrer Liste gestrichen werden, wodurch Sie Zeit sparen und sich mehr auf das Dringende und Wichtige konzentrieren können. In ähnlicher Weise können Sie diese Technik verwenden, um Interviews mit Kandidaten neu zu arrangieren und sie sogar zu ordnen, um rechtzeitig zu den meistgesuchten zu gelangen. Bei der Priorisierung von Kandidaten sollten Sie Faktoren wie ihre aktuelle Verfügbarkeit berücksichtigen, ob sie neu auf dem Markt sind und wie aufgeregt sie sind, für Ihre Kunden zu arbeiten.

Darüber hinaus können Sie die Inbox Zero-Technik verwenden, um E-Mails in Ihrem E-Mail-Postfach zu organisieren und zu priorisieren – eines der Kommunikationstools, die Personalvermittler täglich verwenden. Umfangreiches E-Mail-Versenden kann überwältigend werden. Planen Sie also jeden Tag etwas Zeit ein, um neue E-Mails neu zu ordnen und sich daran zu halten. Letzteres bedeutet, dass Sie Benachrichtigungen im Browser deaktivieren, um den Dominoeffekt zu vermeiden, wenn Sie auf eine E-Mail antworten und Ihren Posteingang stundenlang nicht verlassen können. Verwechseln Sie Reaktionsbereitschaft nicht mit Eigeninitiative und halten Sie sich an Ihren Zeitplan.

Rekrutierungstechniken für das Zeitmanagement – ​​Planen Sie regelmäßige Pausen ein

Eine weitere wichtige Sache, die Sie bei der Zusammenstellung Ihres Tagesplans beachten sollten, ist die Einteilung von Pausen – am besten zwischen wechselnden Aufgaben. So können Sie entweder längere Pausen zwischen verschiedenen Aufgaben einplanen – zum Beispiel morgens als erstes E-Mails bearbeiten und nach einer 20-minütigen Pause dann auf die Telefonate mit Kandidaten umsteigen – oder Sie bleiben bei einer beliebten Pomodoro-Technik und machen Sie alle 30 Minuten eine kurze Pause von 5 Minuten, um sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren.

Das Arbeiten in Intervallen macht Ihren Arbeitstag dynamischer und hilft Ihnen, ihn ohne Erschöpfungsgefühle zu überstehen. Alternativ können Sie Zeiterfassungs-Apps verwenden, um die zeitaufwändigsten Aufgaben zu ermitteln und Möglichkeiten zu finden, diese zu optimieren.

Bewältigen Sie morgens komplexe Aufgaben

Obwohl es an bestimmten Tagen unmöglich erscheinen mag, aus dem Bett zu kommen, ganz zu schweigen von der Steigerung der Produktivität, ist unsere produktivste Tageszeit laut dem Redbooth-Bericht 11 Uhr, wenn wir die meisten Aufgaben erledigen (9,7 % aller Aufgaben). ). Außerdem sind wir am Anfang der Woche am produktivsten, überraschenderweise am Montag (20,4 %), was es zu einem perfekten Zeitpunkt macht, um mit der Planung für die kommenden Tage zu beginnen.

Bevor Sie jedoch all die kleinen Aufgaben, die Sie auf Ihrer To-Do-Liste haben, in Angriff nehmen, sollten Sie stattdessen mit der komplexesten beginnen. Auch wenn es mehrere Stunden Ihres Arbeitstages in Anspruch nimmt, haben Sie später genug Zeit und vor allem Energie, um sich um einige Kleinigkeiten zu kümmern. Im Gegenteil, wenn Sie zu Beginn des Tages eine Reihe von Aufgaben erledigen, werden Sie wahrscheinlich weniger motiviert sein, später am Tag etwas Komplizierteres zu erledigen.

Rekrutierungszeitmanagement – ​​Schlussbemerkung

Sie können die Bedeutung eines guten Zeitmanagements für den Aufbau einer Karriere nicht unterschätzen, aber es ist besonders wichtig, wenn Sie als Personalvermittler arbeiten. Wenn Sie die Tipps aus diesem Artikel befolgen, bleiben Sie organisierter, produktiver und sogar zufriedener mit Ihrem Arbeitsprozess. Ein effektives Zeitmanagement hilft Ihnen auch dabei, sich weniger gestresst bei der Arbeit zu fühlen und mehr Energie für Ihre Freizeit zu haben. Und wenn Sie alle oben genannten Techniken des Zeitmanagements bereits kennen, sollten Sie sie unbedingt in Ihren Arbeitsalltag einbauen, denn sie sind nur effektiv, wenn Sie sich auch im Alltag daran halten. Jetzt zurück an die Arbeit und viel Glück!