5 Tecniche di gestione del tempo di reclutamento che ogni HR deve utilizzare

Che tu sia un rappresentante delle risorse umane a tempo pieno o un amministratore di ufficio che affronta le attività delle risorse umane a tempo parziale, una posizione di lavoro da reclutatore richiede che tu ottenga uno specifico set di competenze. Oltre alla capacità di multitasking e alle eccezionali capacità di comunicazione, include anche pensiero strategico, proattività, gestione aziendale e capacità organizzative. Tuttavia, poiché essere un reclutatore richiede destreggiarsi tra molte informazioni sui candidati, pianificare riunioni e bilanciare diverse domande contemporaneamente, forti capacità di gestione del tempo sono fondamentali se si desidera avere successo nel reclutamento. Pertanto, è fondamentale utilizzare le tecniche di gestione del tempo per ottenere il massimo dalla tua giornata lavorativa. Di seguito, troverai diverse strategie di gestione del tempo più adatte ai reclutatori che ti aiuteranno ad aumentare la tua produttività e l'efficacia del tempo. Ecco cosa puoi fare:

Tecniche di gestione del tempo: lavora in modo più intelligente, non più a lungo

Uno degli errori più comuni che le persone commettono è misurare la propria produttività in termini di tempo speso, non di risultati effettivi. Pertanto, potresti sprecare la maggior parte della tua giornata lavorativa in attività che non portano a nulla vicino al tuo obiettivo iniziale ma che comunque ti fanno sentire esausto entro la fine della giornata. È davvero simile a come gestire i tuoi soldi; proprio come potresti sfogliare Coupon Ninja per trovare le migliori offerte e ridurre le tue spese, dovresti organizzare il tuo lavoro per ridurre la quantità di tempo speso.

Per questo motivo, è fondamentale pianificare i risultati che si vogliono ottenere, insieme alle attività che è necessario completare per arrivarci. Ad esempio, quando si pianifica una chiamata con un cliente o un candidato, è necessario anche definire l'agenda e delineare alcune domande per ottenere maggiori informazioni o dettagli necessari a questo punto della ricerca dei dipendenti. Concentrarti sul portare risultati effettivi dal tuo lavoro ti aiuterà a finire i compiti più velocemente, perdere meno tempo, meno stress e sentirti più realizzato grazie al senso di realizzazione.

Pianifica sempre in anticipo

Per aumentare la tua produttività ed essere in grado di svolgere più compiti in meno tempo, devi prendere l'abitudine di pianificare il tuo tempo. Uno dei modi più efficaci per farlo è creare elenchi di cose da fare per il giorno a venire. Prima di tutto, elencare i compiti incompiuti e altre cose che devi affrontare aiuta a liberare la mente e libera l'ansia che potrebbero causare. Inoltre, un elenco completo di cose da fare renderà più accessibili le attività complesse, consentendoti di gestire il tuo carico di lavoro in modo più efficace.

In secondo luogo, l'aggiunta di scadenze chiare al tuo programma ti aiuterà a dare priorità alle tue attività, tenere traccia dei tuoi progressi e trattare il tuo orario di lavoro in modo più serio. Tuttavia, assicurati di mantenere le tue liste di cose da fare concise e realistiche per evitare di essere sopraffatto da tutte le cose che aspettano la tua attenzione. Un'altra cosa utile è impostare ricompense per il raggiungimento di obiettivi e traguardi particolari: anche piccoli piaceri come una cena nel tuo ristorante preferito il venerdì sera possono aiutarti a concentrarti sul compito da svolgere.

Dare priorità

Un'altra cosa grandiosa delle liste di cose da fare è che ti aiutano a dare priorità alle tue attività e, cosa ancora meglio, a gestirne alcune già nella fase di pianificazione. Per farlo funzionare, dovrai utilizzare la tecnica Eisenhower Box, sviluppata da Dwight Eisenhower, noto per la sua incredibile capacità di sostenere la produttività per settimane, se non mesi. Per utilizzare questo metodo, è necessario annotare tutte le attività incompiute, dividerle in quattro categorie e agire di conseguenza:

1. Urgente e importante: fallo immediatamente.
2. Importante ma non urgente: fallo dopo.
3. Urgente ma non importante – delegato.
4. Né urgente né importante: eliminare completamente.

Come puoi vedere, un numero considerevole di attività può essere delegato o escluso completamente dal tuo elenco, risparmiando tempo per concentrarti maggiormente su ciò che è urgente e importante. Allo stesso modo, puoi utilizzare questa tecnica per riorganizzare i colloqui con i candidati e persino classificarli per arrivare a quelli più ricercati in modo tempestivo. Quando dai priorità ai candidati, dovresti considerare fattori come la loro attuale disponibilità, se sono nuovi sul mercato e quanto sono entusiasti di lavorare per i tuoi clienti.

Inoltre, puoi utilizzare la tecnica Inbox Zero per organizzare e dare priorità alle e-mail nella tua casella di posta elettronica, uno degli strumenti di comunicazione utilizzati quotidianamente dai reclutatori. L'invio di e-mail su larga scala può diventare opprimente, quindi assicurati di dedicare un po' di tempo ogni giorno per riorganizzare le nuove e-mail e attenersi ad esse. Quest'ultimo significa disattivare le notifiche nel browser per evitare l'effetto domino quando rispondi a un'e-mail e non puoi lasciare la tua casella di posta per ore. Non confondere l'essere reattivi con l'essere proattivi e attieniti al tuo programma.

Tecniche di gestione del tempo di reclutamento - Pianifica pause regolari

Un'altra cosa importante da ricordare quando si assembla il proprio programma giornaliero è allocare il tempo per le pause, preferibilmente tra un cambio di attività e l'altro. Pertanto, puoi programmare pause più lunghe tra diversi tipi di lavoro, ad esempio gestire le e-mail come prima cosa al mattino e poi, dopo una pausa di 20 minuti, passare ai candidati chiamanti, oppure puoi attenerti a una tecnica popolare Pomodoro e fai una breve pausa di 5 minuti dopo ogni 30 minuti di concentrazione sul compito da svolgere.

Lavorare a intervalli renderà la tua giornata lavorativa più dinamica e ti aiuterà a superarla senza sentirti esausto. In alternativa, puoi utilizzare le app di monitoraggio del tempo per determinare le attività che richiedono più tempo e trovare modi per ottimizzarle.

Affronta compiti complessi al mattino

Sebbene possa sembrare impossibile in determinati giorni alzarsi dal letto, per non parlare dell'aumento della produttività, secondo il rapporto Redbooth, la nostra ora del giorno più produttiva è alle 11:00, quando completiamo la maggior parte delle attività (9,7% di tutte le attività ). Inoltre, siamo i più produttivi all'inizio della settimana, sorprendentemente lunedì (20,4%), rendendolo un momento perfetto per iniziare a pianificare i giorni a venire.

Tuttavia, prima di affrettarti ad affrontare tutti i piccoli compiti che hai nella tua lista di cose da fare, dovresti invece considerare di iniziare con quello più complesso. Anche se il completamento richiede diverse ore della tua giornata lavorativa, avrai comunque abbastanza tempo e, cosa più importante, energia, per affrontare diverse cose minori in seguito. Al contrario, se finisci una serie di compiti all'inizio della giornata, probabilmente ti sentirai meno motivato a fare qualcosa di più complicato nel corso della giornata.

Gestione del tempo di reclutamento – Nota finale

Non puoi sottovalutare l'importanza di una buona gestione del tempo quando si tratta di costruire qualsiasi carriera, ma è particolarmente importante se lavori come reclutatore. Seguire i suggerimenti di questo articolo ti aiuterà a rimanere più organizzato, produttivo e persino soddisfatto del tuo processo di lavoro. Gestire efficacemente il tuo tempo ti aiuterà anche a sentirti meno stressato per il tuo lavoro e ad avere più energia per il tuo tempo libero. E se hai già familiarità con tutte le tecniche di gestione del tempo sopra menzionate, è essenziale incorporarle nella tua routine lavorativa, poiché sono efficaci solo se ti attieni effettivamente ad esse quotidianamente. Ora torna al lavoro e buona fortuna!