每个 HR 必须使用的 5 种招聘时间管理技术

已发表: 2022-03-15

无论您是全职人力资源代表还是兼职处理人力资源任务的办公室管理员，招聘人员的职位都需要您获得特定的技能。除了能够多任务处理和出色的沟通能力外，它还包括战略思维、主动性，以及业务管理和组织能力。然而，作为一名招聘人员需要同时处理大量候选人信息、安排会议和平衡多个查询，如果你想在招聘中取得成功，强大的时间管理技能至关重要。因此，利用时间管理技术充分利用您的工作日至关重要。下面，您将找到几种最适合招聘人员的时间管理策略，这些策略将帮助您提高工作效率和时间效率。以下是您可以执行的操作：

时间管理技术——更聪明地工作，而不是更长的时间

人们最常犯的错误之一是根据花费的时间而不是实际结果来衡量他们的生产力。因此，您可能会将大部分工作日浪费在无法实现最初目标的任务上，但在一天结束时会让您感到筋疲力尽。这真的很像你管理你的钱；就像您可以浏览 Coupon Ninja 以找到最优惠的价格并减少支出一样，您应该组织工作以减少花费的时间。

出于这个原因，计划您想要实现的结果以及实现目标所需完成的任务非常重要。例如，在安排与客户或候选人的电话时，您还需要设置议程并概述一些问题，以获取更多信息或此时员工搜索所需的详细信息。专注于从工作中获得实际成果将帮助您更快地完成任务，减少浪费时间，减少压力，并因为成就感而感到更加充实。

永远提前计划

为了提高您的工作效率并能够在更短的时间内完成更多任务，您需要养成计划时间的习惯。最有效的方法之一是为未来的一天列出待办事项。首先，列出未完成的任务和其他你需要解决的事情有助于释放你的思想并释放它们可能引起的焦虑。此外，全面的待办事项清单将使复杂的任务看起来更容易完成，让您更有效地管理工作量。

其次，在您的日程安排中添加明确的截止日期将帮助您确定任务的优先级，跟踪您的进度，并更认真地对待您的工作时间。但是，请确保您的待办事项清单简洁且切合实际，以免被排队等待您注意的所有事情压得喘不过气来。另一件有用的事情是为实现特定目标和里程碑设置奖励——即使是周五晚上在您最喜欢的餐厅享用晚餐这样的小乐趣也可以帮助您专注于手头的任务。

优先

待办事项清单的另一个好处是它们可以帮助您确定任务的优先级，甚至更好的是 - 已经在计划阶段处理其中一些。要使其发挥作用，您将需要使用由德怀特·艾森豪威尔开发的艾森豪威尔盒技术，他以惊人的能力将生产力维持数周甚至数月而闻名。要使用这种方法，您需要写下所有未完成的任务，将它们分为四类，并采取相应的行动：

紧急且重要——立即行动。
重要但不紧急——稍后再做。
紧急但不重要——委托。
既不紧急也不重要——完全消除。

如您所见，可以将相当多的任务委派或完全从您的列表中排除，从而节省您更多时间专注于紧急和重要的事情。同样，您可以利用这种技术重新安排与候选人的面试，甚至对他们进行排名，以便及时找到最想要的人。在确定候选人的优先级时，您应该考虑诸如他们当前的可用性、他们是否是市场新手以及他们为您的客户工作的兴奋程度等因素。

此外，您可以利用收件箱零技术来组织和优先处理您的邮箱中的电子邮件——这是招聘人员每天使用的沟通工具之一。大规模发送电子邮件可能会让人不知所措，因此请确保每天分配一些时间来重新排列新电子邮件并坚持使用它们。后者意味着关闭浏览器中的通知以避免当您回复一封电子邮件并且无法离开收件箱数小时时出现多米诺骨牌效应。不要将响应与主动混为一谈，坚持你的日程安排。

招聘时间管理技术 - 安排定期休息

安排每日日程时要记住的另一件重要事情是分配休息时间——最好是在不断变化的任务之间。因此，您可以在不同类型的工作之间安排更长的休息时间——例如，早上首先处理电子邮件，然后在 20 分钟休息后切换到给候选人打电话——或者您可以坚持流行的番茄工作法每 30 分钟专注于手头的任务后，休息 5 分钟。

间歇工作将使您的工作日更有活力，并帮助您度过它而不会感到筋疲力尽。或者，您可以使用时间跟踪应用程序来确定最耗时的任务并找到优化它们的方法。

早上处理复杂的任务

根据 Redbooth 的报告，虽然在特定的日子似乎不可能起床，更不用说提高工作效率了，但我们一天中效率最高的时间是上午 11 点，此时我们完成的任务最多（占所有任务的 9.7%））。更重要的是，我们在一周开始时效率最高，令人惊讶的是周一（20.4%），这使它成为开始计划未来日子的最佳时机。

但是，在急于处理待办事项清单上的所有小任务之前，您应该考虑从最复杂的任务开始。即使它需要你一天的几个小时来完成，你仍然会有足够的时间，更重要的是，精力，来处理以后的一些小事情。相反，如果您在一天开始时完成了一堆任务，您可能会觉得在当天晚些时候做一些更复杂的事情的动力会降低。

招聘时间管理——最后的说明

在建立任何职业时，你不能低估良好的时间管理的重要性，但如果你是一名招聘人员，这一点尤其重要。遵循本文中的提示将帮助您保持更有条理、更有效率，甚至对您的工作过程感到满意。有效地管理您的时间还可以帮助您减轻工作压力，并为您的休闲时间提供更多精力。如果你已经熟悉了上面提到的所有时间管理技巧，那么将它们融入你的日常工作是很重要的，因为它们只有在你每天真正坚持它们的情况下才会有效。现在，回去工作，祝你好运！