5 techniques de gestion du temps de recrutement que chaque RH doit utiliser

Que vous soyez un représentant des ressources humaines à temps plein ou un administrateur de bureau qui s'attaque à des tâches RH à temps partiel, un poste de recruteur nécessite que vous obteniez un ensemble de compétences spécifiques. En plus d'être capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois et d'excellentes compétences en communication, cela inclut également la réflexion stratégique, la proactivité, ainsi que la gestion d'entreprise et les compétences organisationnelles. Cependant, comme être recruteur nécessite de jongler avec de nombreuses informations sur les candidats, de planifier des réunions et d'équilibrer plusieurs requêtes simultanément, de solides compétences en gestion du temps sont essentielles si vous voulez réussir dans le recrutement. En tant que tel, il est essentiel d'utiliser des techniques de gestion du temps pour tirer le meilleur parti de votre journée de travail. Ci-dessous, vous trouverez plusieurs stratégies de gestion du temps les mieux adaptées aux recruteurs qui vous aideront à augmenter votre productivité et votre efficacité. Voici ce que vous pouvez faire :

Techniques de gestion du temps – Travaillez plus intelligemment, pas plus longtemps

L'une des erreurs les plus courantes que les gens commettent est de mesurer leur productivité en termes de temps passé, et non de résultats réels. En tant que tel, vous risquez de perdre la majorité de votre journée de travail sur des tâches qui vous mènent loin de votre objectif initial, mais vous font néanmoins vous sentir épuisé à la fin de la journée. C'est vraiment similaire à la façon dont vous gérez votre argent; tout comme vous pouvez parcourir Coupon Ninja pour trouver les meilleures offres et réduire vos dépenses, vous devez organiser votre travail pour réduire le temps passé.

Pour cette raison, il est essentiel de planifier les résultats que vous souhaitez atteindre, ainsi que les tâches à accomplir pour y arriver. Par exemple, lors de la planification d'un appel avec un client ou un candidat, vous devez également définir l'ordre du jour et définir quelques questions pour obtenir plus d'informations ou de détails nécessaires à ce stade de la recherche d'employés. En vous concentrant sur l'obtention de résultats réels de votre travail, vous pourrez terminer vos tâches plus rapidement, perdre moins de temps, moins stresser et vous sentir plus épanoui grâce au sentiment d'accomplissement.

Planifiez toujours à l'avance

Afin d'augmenter votre productivité et de pouvoir effectuer plus de tâches en moins de temps, vous devez prendre l'habitude de planifier votre temps. L'un des moyens les plus efficaces de le faire est de faire des listes de choses à faire pour la journée à venir. Tout d'abord, dresser la liste des tâches inachevées et d'autres choses que vous devez accomplir aide à libérer votre esprit et libère l'anxiété qu'elles pourraient causer. De plus, une liste de tâches complète rendra les tâches complexes plus réalisables, vous permettant de gérer votre charge de travail plus efficacement.

Deuxièmement, ajouter des délais clairs à votre emploi du temps vous aidera à hiérarchiser vos tâches, à suivre vos progrès et à traiter vos heures de travail plus sérieusement. Cependant, assurez-vous de garder vos listes de tâches concises et réalistes pour éviter d'être submergé par toutes les choses qui attendent votre attention. Une autre chose utile est de fixer des récompenses pour la réalisation d'objectifs et de jalons particuliers - même de petits plaisirs comme un dîner dans votre restaurant préféré le vendredi soir peuvent vous aider à vous concentrer sur la tâche à accomplir.

Prioriser

Une autre grande chose à propos des listes de tâches est qu'elles vous aident à hiérarchiser vos tâches, et ce qui est encore mieux - traitez certaines d'entre elles déjà au stade de la planification. Pour que cela fonctionne, vous devrez utiliser la technique Eisenhower Box, développée par Dwight Eisenhower, connu pour son incroyable capacité à maintenir la productivité pendant des semaines, voire des mois. Pour utiliser cette méthode, vous devez noter toutes vos tâches inachevées, les diviser en quatre catégories et agir en conséquence :

1. Urgent et important – faites-le immédiatement.
2. Important mais pas urgent – ​​à faire plus tard.
3. Urgent mais pas important – délégué.
4. Ni urgent ni important – éliminer complètement.

Comme vous pouvez le constater, un nombre considérable de tâches peuvent être déléguées ou complètement exclues de votre liste, ce qui vous fait gagner du temps pour vous concentrer davantage sur ce qui est urgent et important. De même, vous pouvez utiliser cette technique pour réorganiser les entretiens avec les candidats et même les classer pour accéder rapidement aux candidats les plus recherchés. Lors de la hiérarchisation des candidats, vous devez tenir compte de facteurs tels que leur disponibilité actuelle, s'ils sont nouveaux sur le marché et à quel point ils sont enthousiastes à l'idée de travailler pour vos clients.

De plus, vous pouvez utiliser la technique Inbox Zero pour organiser et hiérarchiser les e-mails dans votre boîte e-mail - l'un des outils de communication que les recruteurs utilisent au quotidien. L'envoi d'e-mails à grande échelle peut devenir écrasant, alors assurez-vous d'allouer du temps chaque jour pour réorganiser les nouveaux e-mails et respectez-les. Ce dernier signifie désactiver les notifications dans le navigateur pour éviter l'effet domino lorsque vous répondez à un e-mail et ne pouvez pas quitter votre boîte de réception pendant des heures. Ne confondez pas être réactif et proactif et respectez votre emploi du temps.

Techniques de gestion du temps de recrutement – ​​Planifiez des pauses régulières

Une autre chose importante à retenir lors de l'élaboration de votre emploi du temps quotidien est d'allouer du temps pour les pauses - de préférence entre les changements de tâches. En tant que tel, vous pouvez soit planifier des pauses plus longues entre différents types de travail – par exemple, traiter les e-mails dès le matin puis, après une pause de 20 minutes, passer à l'appel des candidats – ou vous pouvez vous en tenir à une technique Pomodoro populaire. et faites une courte pause de 5 minutes toutes les 30 minutes de concentration sur la tâche à accomplir.

Travailler par intervalles rendra votre journée de travail plus dynamique et vous aidera à la traverser sans vous sentir épuisé. Alternativement, vous pouvez utiliser des applications de suivi du temps pour déterminer les tâches les plus chronophages et trouver des moyens de les optimiser.

Traitez des tâches complexes le matin

Bien qu'il puisse sembler impossible certains jours de se lever du lit, sans parler d'augmenter la productivité, selon le rapport Redbooth, notre heure de la journée la plus productive est 11 heures, lorsque nous effectuons le plus de tâches (9,7 % de toutes les tâches ). De plus, nous sommes les plus productifs en début de semaine, étonnamment le lundi (20,4%), ce qui en fait un moment idéal pour commencer à planifier les jours à venir.

Cependant, avant de vous précipiter pour vous attaquer à toutes les petites tâches que vous avez sur votre liste de tâches, vous devriez plutôt envisager de commencer par la plus complexe. Même si cela nécessite plusieurs heures de votre journée de travail, vous aurez toujours assez de temps, et ce qui est plus important, d'énergie, pour vous occuper de plusieurs petites choses plus tard. Au contraire, si vous terminez un tas de tâches en début de journée, vous vous sentirez probablement moins motivé pour faire quelque chose de plus compliqué plus tard dans la journée.

Gestion du temps de recrutement - Note finale

Vous ne pouvez pas sous-estimer l'importance d'une bonne gestion du temps lorsqu'il s'agit de construire une carrière, mais c'est particulièrement important si vous travaillez en tant que recruteur. Suivre les conseils de cet article vous aidera à rester plus organisé, productif et même satisfait de votre processus de travail. Une gestion efficace de votre temps vous aidera également à vous sentir moins stressé par votre travail et à avoir plus d'énergie pour vos loisirs. Et si vous connaissez déjà toutes les techniques de gestion du temps mentionnées ci-dessus, il est essentiel que vous les intégriez à votre routine de travail, car elles ne sont efficaces que si vous les respectez réellement au quotidien. Maintenant, remettez-vous au travail et bonne chance !