5 การสรรหาเทคนิคการบริหารเวลาที่ HR ทุกคนต้องใช้

ไม่ว่าคุณจะเป็นตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลแบบเต็มเวลาหรือผู้ดูแลระบบสำนักงานที่จัดการงาน HR แบบพาร์ทไทม์ ตำแหน่งงานนายหน้าต้องการให้คุณได้รับชุดทักษะเฉพาะ นอกเหนือจากความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกันและทักษะในการสื่อสารที่โดดเด่นแล้ว ยังรวมถึงการคิดเชิงกลยุทธ์ การดำเนินการในเชิงรุก ตลอดจนการจัดการธุรกิจ และทักษะในองค์กร อย่างไรก็ตาม เนื่องจากการเป็นผู้สรรหาบุคลากรต้องใช้ข้อมูลผู้สมัครจำนวนมาก การจัดตารางการประชุม และการตั้งคำถามหลาย ๆ อย่างให้สมดุลพร้อมๆ กัน ทักษะการบริหารเวลาที่แข็งแกร่งจึงเป็นสิ่งสำคัญหากคุณต้องการประสบความสำเร็จในการสรรหาบุคลากร ดังนั้น การใช้เทคนิคการบริหารเวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุดกับวันทำงานของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญ ด้านล่างนี้ คุณจะพบกับกลยุทธ์การบริหารเวลาหลายแบบที่เหมาะสมที่สุดสำหรับผู้สรรหาที่จะช่วยคุณเพิ่มผลิตภาพและประสิทธิผลด้านเวลาของคุณ นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้:

เทคนิคการบริหารเวลา – ทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้นไม่นาน

หนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดที่ผู้คนทำคือการวัดประสิทธิภาพการทำงานในแง่ของเวลาที่ใช้ไป ไม่ใช่ผลลัพธ์ที่แท้จริง ดังนั้น คุณอาจเสียวันทำงานส่วนใหญ่ไปกับงานที่ทำไม่ถึงเป้าหมายแรกเริ่ม แต่กลับทำให้คุณรู้สึกเหนื่อยเมื่อสิ้นสุดวัน คล้ายกับที่คุณจัดการเงินของคุณ เช่นเดียวกับที่คุณอาจเรียกดูผ่านคูปองนินจาเพื่อค้นหาข้อเสนอที่ดีที่สุดและลดการใช้จ่ายของคุณ คุณควรจัดระเบียบงานของคุณเพื่อลดระยะเวลาที่ใช้ไป

ด้วยเหตุผลนี้ คุณจึงต้องวางแผนผลลัพธ์ที่คุณต้องการควบคู่ไปกับงานที่คุณต้องทำให้เสร็จเพื่อไปที่นั่น ตัวอย่างเช่น เมื่อจัดกำหนดการการโทรกับลูกค้าหรือผู้สมัคร คุณต้องกำหนดวาระและร่างคำถามสองสามข้อเพื่อรับข้อมูลหรือรายละเอียดเพิ่มเติมที่จำเป็น ณ จุดค้นหาพนักงานนี้ การมุ่งเน้นที่การนำผลลัพธ์ที่แท้จริงมาจากงานของคุณจะช่วยให้คุณทำงานเสร็จเร็วขึ้น ใช้เวลาน้อยลง เครียดน้อยลง และรู้สึกเติมเต็มมากขึ้นเพราะความรู้สึกของความสำเร็จ

วางแผนล่วงหน้าเสมอ

เพื่อที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณและสามารถทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง คุณต้องมีนิสัยในการวางแผนเวลาของคุณ วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดวิธีหนึ่งในการทำรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับวันข้างหน้า อันดับแรก การระบุงานที่ยังไม่เสร็จและสิ่งอื่น ๆ ที่คุณต้องจัดการช่วยปลดปล่อยความคิดของคุณและคลายความกังวลที่อาจเกิดขึ้น นอกจากนี้ รายการสิ่งที่ต้องทำที่ครอบคลุมจะทำให้งานที่ซับซ้อนดูเข้าถึงได้มากขึ้น ช่วยให้คุณจัดการปริมาณงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ประการที่สอง การเพิ่มกำหนดเวลาที่ชัดเจนลงในกำหนดการของคุณจะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงาน ติดตามความคืบหน้า และรักษาชั่วโมงการทำงานของคุณอย่างจริงจังมากขึ้น อย่างไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการสิ่งที่ต้องทำของคุณกระชับและเป็นจริงเพื่อหลีกเลี่ยงการถูกครอบงำด้วยทุกสิ่งที่รอให้คุณสนใจ อีกสิ่งหนึ่งที่เป็นประโยชน์คือการตั้งรางวัลสำหรับการบรรลุเป้าหมายและเหตุการณ์สำคัญ แม้แต่ความสุขเล็กๆ น้อยๆ เช่น อาหารค่ำที่ร้านอาหารที่คุณชื่นชอบในคืนวันศุกร์สามารถช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานที่ทำอยู่

จัดลำดับความสำคัญ

อีกสิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับรายการสิ่งที่ต้องทำคือช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงาน และสิ่งที่ดียิ่งกว่านั้นคือ จัดการกับบางรายการที่อยู่ในขั้นตอนการวางแผนแล้ว เพื่อให้ใช้งานได้ คุณจะต้องใช้เทคนิค Eisenhower Box ที่พัฒนาโดย Dwight Eisenhower ซึ่งเป็นที่รู้จักจากความสามารถอันน่าทึ่งของเขาในการรักษาประสิทธิภาพการผลิตเป็นเวลาหลายสัปดาห์ หรืออาจไม่ใช่เดือน ในการใช้วิธีนี้ คุณต้องจดงานที่ยังไม่เสร็จทั้งหมดของคุณ แบ่งออกเป็นสี่หมวดหมู่ และดำเนินการตามนั้น:

1. ด่วนและสำคัญ – ทำทันที
2. สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน - ทำทีหลัง
3. ด่วนแต่ไม่สำคัญ – ตัวแทน
4. ไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ – กำจัดให้หมด

อย่างที่คุณเห็น คุณสามารถมอบหมายงานจำนวนมากหรือแยกออกจากรายการของคุณได้อย่างสมบูรณ์ ช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการจดจ่อกับสิ่งที่เร่งด่วนและสำคัญมากขึ้น ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถใช้เทคนิคนี้เพื่อจัดเรียงการสัมภาษณ์กับผู้สมัครใหม่ และแม้กระทั่งจัดอันดับผู้สมัครเพื่อให้ได้คนที่ต้องการตัวมากที่สุดในเวลาที่เหมาะสม เมื่อจัดลำดับความสำคัญของผู้สมัคร คุณควรพิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น ความพร้อมใช้งานในปัจจุบัน หากพวกเขายังใหม่ต่อตลาด และความตื่นเต้นที่พวกเขาได้ทำงานให้กับลูกค้าของคุณ

นอกจากนี้ คุณสามารถใช้เทคนิค Inbox Zero เพื่อจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของอีเมลในกล่องอีเมลของคุณ ซึ่งเป็นหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารที่นายหน้าใช้เป็นประจำทุกวัน การส่งอีเมลในปริมาณมากอาจเป็นเรื่องยาก ดังนั้นโปรดจัดสรรเวลาในแต่ละวันเพื่อจัดเรียงอีเมลใหม่และปฏิบัติตาม อย่างหลังหมายถึงการปิดการแจ้งเตือนในเบราว์เซอร์เพื่อหลีกเลี่ยงเอฟเฟกต์โดมิโนเมื่อคุณตอบกลับอีเมลฉบับเดียวและไม่สามารถออกจากกล่องจดหมายของคุณเป็นเวลาหลายชั่วโมง อย่าสับสนระหว่างการตอบสนองกับการเป็นเชิงรุก และยึดมั่นในตารางเวลาของคุณ

การสรรหาเทคนิคการบริหารเวลา - กำหนดเวลาพักปกติ

สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งที่ต้องจำไว้เมื่อรวบรวมตารางเวลาประจำวันของคุณคือการจัดสรรเวลาพัก อย่างดีที่สุด ระหว่างงานที่เปลี่ยนแปลงไป ดังนั้น คุณสามารถกำหนดเวลาพักระหว่างงานประเภทต่างๆ ได้นานขึ้น เช่น จัดการกับอีเมลเป็นอย่างแรกในตอนเช้า จากนั้นหลังจากพัก 20 นาที เปลี่ยนไปโทรหาผู้สมัคร หรือคุณอาจใช้วิธียอดนิยมของ Pomodoro และหยุดพัก 5 นาทีหลังจากทุก ๆ 30 นาทีของการจดจ่อกับงานที่ทำอยู่

การทำงานเป็นช่วง ๆ จะทำให้วันทำงานของคุณมีพลังมากขึ้นและช่วยให้คุณผ่านพ้นไปได้โดยไม่รู้สึกเหนื่อย อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถใช้แอปติดตามเวลาเพื่อกำหนดงานที่ต้องใช้เวลามากที่สุดและค้นหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพ

จัดการกับงานที่ซับซ้อนในตอนเช้า

แม้ว่าในบางวันอาจดูเหมือนเป็นไปไม่ได้ที่จะลุกจากเตียง ไม่ต้องพูดถึงการจุดประกายประสิทธิภาพตามรายงานของ Redbooth ช่วงเวลาที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดของวันคือ 11 โมงเช้า เมื่อเราทำงานเสร็จมากที่สุด (9.7% ของงานทั้งหมด ). ยิ่งไปกว่านั้น เรามีประสิทธิภาพสูงสุดในช่วงต้นสัปดาห์ น่าแปลกใจในวันจันทร์ (20.4%) ทำให้เป็นเวลาที่เหมาะสมในการเริ่มวางแผนสำหรับวันข้างหน้า

อย่างไรก็ตาม ก่อนที่จะรีบเร่งจัดการกับงานเล็กๆ น้อยๆ ทั้งหมดที่คุณมีในรายการที่ต้องทำ คุณควรพิจารณาเริ่มต้นด้วยงานที่ซับซ้อนที่สุดแทน แม้จะต้องใช้เวลาทำงานหลายชั่วโมงต่อวัน คุณก็ยังมีเวลาเพียงพอ และที่สำคัญกว่านั้นคือมีพลังงาน เพื่อจัดการกับเรื่องเล็กน้อยหลายๆ อย่างในภายหลัง ในทางกลับกัน หากคุณทำงานหลายอย่างเสร็จในตอนต้นของวัน คุณอาจรู้สึกมีแรงจูงใจน้อยลงที่จะทำอะไรที่ซับซ้อนมากขึ้นในตอนกลางวัน

การสรรหาการบริหารเวลา – Final Note

คุณไม่สามารถดูถูกดูแคลนความสำคัญของการบริหารเวลาที่ดีเมื่อพูดถึงการสร้างอาชีพใดๆ แต่สิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณทำงานเป็นผู้จัดหางาน การปฏิบัติตามคำแนะนำจากบทความนี้จะช่วยให้คุณมีระเบียบ มีประสิทธิผล และพึงพอใจกับกระบวนการทำงานมากขึ้น การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณรู้สึกเครียดน้อยลงเกี่ยวกับงานและมีพลังงานมากขึ้นสำหรับเวลาว่าง และถ้าคุณคุ้นเคยกับเทคนิคการบริหารเวลาที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว คุณจำเป็นต้องรวมเทคนิคเหล่านี้เข้ากับกิจวัตรการทำงานของคุณ เนื่องจากวิธีนี้จะได้ผลก็ต่อเมื่อคุณยึดติดกับมันในแต่ละวันจริงๆ ตอนนี้กลับไปทำงานและขอให้โชคดี!