すべてのHRが使用しなければならない5つの採用時間管理手法

公開: 2022-03-15

あなたがフルタイムの人材担当者であろうと、パートタイムで人事タスクに取り組むオフィス管理者であろうと、採用担当者の職務では、特定のスキルセットを取得する必要があります。マルチタスクと卓越したコミュニケーションスキルに加えて、戦略的思考、プロアクティブ、ビジネス管理、組織力も含まれます。ただし、採用担当者になるには、多くの候補者情報を調整し、会議をスケジュールし、複数のクエリのバランスを同時に取る必要があるため、採用を成功させるには、強力な時間管理スキルが不可欠です。そのため、時間管理手法を利用して、勤務日を最大限に活用することが重要です。以下に、生産性と時間効率を向上させるのに役立つ、採用担当者に最適ないくつかの時間管理戦略を示します。できることは次のとおりです。

時間管理技術–長くはなく、よりスマートに作業

人々が犯す最も一般的な間違いの1つは、実際の結果ではなく、費やした時間の観点から生産性を測定することです。そのため、最初の目標に近づくことのできないタスクに1日の大半を浪費する可能性がありますが、それでも1日の終わりまでに疲れ果てているように感じます。それはあなたがあなたのお金を管理するのと本当に似ています。クーポン忍者を閲覧して最良の取引を見つけて支出を減らすのと同じように、費やす時間を減らすために作業を整理する必要があります。

このため、達成したい結果と、そこに到達するために完了する必要のあるタスクを計画することが不可欠です。たとえば、クライアントまたは候補者との通話をスケジュールする場合、従業員検索のこの時点で必要な詳細情報や詳細を取得するために、議事録を設定し、いくつかの質問の概要を説明する必要もあります。あなたの仕事から実際の結果をもたらすことに焦点を当てることは、あなたがより速く仕事を終え、より少ない時間を無駄にし、より少ないストレスを与え、そして達成感のためにより充実した気分になるのを助けます。

常に事前に計画する

生産性を高め、より多くのタスクをより短時間で実行できるようにするには、時間を計画する習慣を身に付ける必要があります。そのための最も効果的な方法の1つは、前日のToDoリストを作成することです。まず第一に、未完了のタスクや取り組む必要のあるその他のことをリストすることは、あなたの心を解放し、それらが引き起こすかもしれない不安を解放するのに役立ちます。さらに、包括的なTo Doリストにより、複雑なタスクがより達成可能に見えるようになり、ワークロードをより効果的に管理できるようになります。

次に、スケジュールに明確な期限を追加すると、タスクに優先順位を付け、進捗状況を追跡し、勤務時間をより真剣に扱うのに役立ちます。ただし、注意を引くために並んでいるすべてのものに圧倒されないように、やることリストは簡潔で現実的なものにしてください。もう1つの役立つことは、特定の目標とマイルストーンを達成するための報酬を設定することです。金曜日の夜にお気に入りのレストランで夕食をとるような小さな楽しみでも、目の前の仕事に集中するのに役立ちます。

優先する

やることリストのもう1つの優れた点は、タスクに優先順位を付けるのに役立つことです。さらに優れているのは、計画段階ですでにいくつかのリストに対処できることです。それを機能させるには、ドワイト・アイゼンハワーによって開発されたアイゼンハワーボックス技術を使用する必要があります。これは、数か月ではなくても数週間生産性を維持する彼の驚くべき能力で知られています。この方法を使用するには、未完了のタスクをすべて書き留め、それらを4つのカテゴリに分類し、それに応じて行動する必要があります。

緊急かつ重要–すぐに実行してください。
重要ですが緊急ではありません–後で行います。
緊急ですが重要ではありません–委任します。
緊急でも重要でもない–完全に排除します。

ご覧のとおり、かなりの数のタスクを委任したり、リストから完全に除外したりできるため、緊急かつ重要なことに集中する時間を節約できます。同様に、この手法を利用して、候補者との面接を再編成し、候補者をランク付けして、最も必要な候補者にタイムリーに到達することもできます。候補者に優先順位を付けるときは、現在の可用性、市場に参入したことがないかどうか、クライアントのために働くことにどれほど興奮しているかなどの要因を考慮する必要があります。

さらに、Inbox Zero手法を利用して、メールボックス内のメールを整理して優先順位を付けることができます。これは、採用担当者が日常的に使用するコミュニケーションツールの1つです。大規模な電子メールは圧倒される可能性があるため、新しい電子メールを再配置してそれらに固執するために、毎日時間を割り当てるようにしてください。後者は、1つの電子メールに返信し、受信トレイを何時間も離れることができない場合のドミノ効果を回避するために、ブラウザーで通知をオフにすることを意味します。迅速に対応することと積極的に対応することを混同しないでください。また、スケジュールを守ってください。

時間管理手法の採用–定期的な休憩のスケジュール

毎日のスケジュールを組み立てるときに覚えておくべきもう1つの重要なことは、休憩の時間を割り当てることです。最も望ましいのは、タスクの変更の合間にです。そのため、さまざまな種類の作業の間に長い休憩をスケジュールすることができます。たとえば、朝一番にメールを処理し、20分の休憩の後、電話をかける候補者に切り替えるなど、人気のあるポモドーロテクニックに固執することができます。手元のタスクに30分おきに集中した後、5分間の短い休憩を取ります。

間隔を置いて作業することで、仕事がよりダイナミックになり、疲れを感じることなく仕事を終えることができます。または、時間追跡アプリを使用して、最も時間のかかるタスクを特定し、それらを最適化する方法を見つけることができます。

朝の複雑なタスクに対処する

Redboothのレポートによると、特定の日にベッドから出るのは不可能に思えるかもしれませんが、生産性の向上は言うまでもなく、最も生産的な時間帯は午前11時で、ほとんどのタスクを完了します（すべてのタスクの9.7％）。）。さらに、私たちは週の初めに最も生産的であり、驚くべきことに月曜日（20.4％）であり、これからの日の計画を開始するのに最適な時期です。

ただし、やることリストにあるすべての小さなタスクに急いで取り組む前に、代わりに最も複雑なタスクから始めることを検討する必要があります。 1日の作業が完了するまでに数時間かかる場合でも、後でいくつかの小さなことに対処するのに十分な時間と、さらに重要なエネルギーがあります。逆に、1日の始めに一連のタスクを完了すると、その日の後半にもっと複雑なことをする意欲が低下する可能性があります。

採用時間管理–最終メモ

キャリアを築く上での適切な時間管理の重要性を過小評価することはできませんが、採用担当者として働いている場合は特に重要です。この記事のヒントに従うと、より整理された生産性を維持し、作業プロセスに満足することができます。時間を効果的に管理することで、仕事へのストレスを軽減し、余暇のエネルギーを増やすことができます。また、上記のすべての時間管理手法に既に精通している場合は、それらを日常業務に組み込むことが不可欠です。これらの手法は、実際に日常的にそれらに固執する場合にのみ効果的です。さあ、仕事に戻りましょう。頑張ってください！