5 técnicas de gerenciamento de tempo de recrutamento que todo RH deve usar

Seja você um representante de recursos humanos em tempo integral ou um administrador de escritório que lida com tarefas de RH em meio período, um cargo de recrutador exige que você obtenha um conjunto de habilidades específico. Além de ser capaz de multitarefa e excelente capacidade de comunicação, também inclui pensamento estratégico, proatividade, gestão de negócios e habilidades organizacionais. No entanto, como ser um recrutador exige manipular muitas informações do candidato, agendar reuniões e equilibrar várias consultas simultaneamente, fortes habilidades de gerenciamento de tempo são cruciais se você deseja ter sucesso no recrutamento. Como tal, é vital utilizar técnicas de gerenciamento de tempo para aproveitar ao máximo seu dia de trabalho. Abaixo, você encontrará várias estratégias de gerenciamento de tempo mais adequadas para recrutadores que o ajudarão a aumentar sua produtividade e eficácia do tempo. Aqui está o que você pode fazer:

Técnicas de gerenciamento de tempo - trabalhe de forma mais inteligente, não por mais tempo

Um dos erros mais comuns que as pessoas cometem é medir sua produtividade em termos de tempo gasto, não dos resultados reais. Como tal, você pode desperdiçar a maior parte do seu dia de trabalho em tarefas que não levam nem perto de seu objetivo inicial, mas mesmo assim fazem você se sentir esgotado no final do dia. É muito parecido com você gerenciar seu dinheiro; assim como você pode navegar pelo Cupom Ninja para encontrar as melhores ofertas e reduzir seus gastos, você deve organizar seu trabalho para reduzir o tempo gasto.

Por esse motivo, é essencial planejar os resultados que deseja alcançar, juntamente com as tarefas que precisa concluir para chegar lá. Por exemplo, ao agendar uma ligação com um cliente ou candidato, você também precisa definir a agenda e delinear algumas perguntas para obter mais informações ou detalhes necessários neste momento de busca de funcionários. Concentrar-se em trazer resultados reais do seu trabalho o ajudará a terminar as tarefas mais rapidamente, perder menos tempo, estressar menos e se sentir mais realizado por causa da sensação de realização.

Sempre planeje com antecedência

Para aumentar sua produtividade e conseguir realizar mais tarefas em menos tempo, você precisa adquirir o hábito de planejar seu tempo. Uma das maneiras mais eficazes de fazer isso é fazer listas de tarefas para o dia seguinte. Em primeiro lugar, listar tarefas inacabadas e outras coisas que você precisa resolver ajuda a liberar sua mente e libera a ansiedade que elas podem causar. Além disso, uma lista abrangente de tarefas fará com que tarefas complexas pareçam mais atingíveis, permitindo que você gerencie sua carga de trabalho com mais eficiência.

Em segundo lugar, adicionar prazos claros à sua agenda ajudará você a priorizar suas tarefas, acompanhar seu progresso e tratar suas horas de trabalho com mais seriedade. No entanto, certifique-se de manter suas listas de tarefas concisas e realistas para evitar ficar sobrecarregado com todas as coisas esperando na fila por sua atenção. Outra coisa útil é definir recompensas para atingir metas e marcos específicos – mesmo pequenos prazeres, como um jantar em seu restaurante favorito na sexta à noite, podem ajudá-lo a se concentrar na tarefa em mãos.

Prioritizar

Outra grande vantagem das listas de tarefas é que elas ajudam você a priorizar suas tarefas e, o que é ainda melhor, lidar com algumas delas já no estágio de planejamento. Para fazê-lo funcionar, você precisará usar a técnica Eisenhower Box, desenvolvida por Dwight Eisenhower, conhecido por sua incrível capacidade de sustentar a produtividade por semanas, se não meses. Para usar esse método, você precisa anotar todas as suas tarefas inacabadas, dividi-las em quatro categorias e agir de acordo:

1. Urgente e importante – faça imediatamente.
2. Importante, mas não urgente – faça mais tarde.
3. Urgente, mas não importante – delegue.
4. Nem urgente nem importante – elimine completamente.

Como você pode ver, um número considerável de tarefas pode ser delegada ou excluída completamente da sua lista, economizando tempo para você se concentrar mais no que é urgente e importante. Da mesma forma, você pode utilizar essa técnica para reorganizar entrevistas com candidatos e até classificá-los para chegar aos mais procurados em tempo hábil. Ao priorizar os candidatos, você deve considerar fatores como sua disponibilidade atual, se eles são novos no mercado e o quanto estão entusiasmados em trabalhar para seus clientes.

Além disso, você pode utilizar a técnica Inbox Zero para organizar e priorizar os e-mails em sua caixa de e-mail – uma das ferramentas de comunicação que os recrutadores usam diariamente. O envio de e-mails em escala pode se tornar esmagador, portanto, reserve algum tempo todos os dias para reorganizar novos e-mails e cumpri-los. O último significa desativar as notificações no navegador para evitar o efeito dominó quando você responde a um e-mail e não pode sair da sua caixa de entrada por horas. Não confunda ser responsivo com ser proativo e cumpra sua programação.

Recrutamento de Técnicas de Gerenciamento de Tempo - Agende intervalos regulares

Outra coisa importante a lembrar ao montar sua agenda diária é alocar tempo para pausas – de preferência, entre a mudança de tarefas. Como tal, você pode agendar intervalos mais longos entre diferentes tipos de trabalho – por exemplo, lidar com e-mails logo de manhã e depois, após um intervalo de 20 minutos, mudar para ligar para candidatos – ou pode seguir uma técnica popular de Pomodoro e faça uma pequena pausa de 5 minutos após cada 30 minutos de concentração na tarefa em mãos.

Trabalhar em intervalos tornará seu dia de trabalho mais dinâmico e ajudará você a passar por ele sem se sentir exausto. Como alternativa, você pode usar aplicativos de rastreamento de tempo para determinar as tarefas mais demoradas e encontrar maneiras de otimizá-las.

Lidar com tarefas complexas pela manhã

Embora possa parecer impossível em determinados dias sair da cama, para não mencionar aumentar a produtividade, de acordo com o relatório Redbooth, nosso dia mais produtivo é às 11h, quando concluímos a maioria das tarefas (9,7% de todas as tarefas ). Além disso, somos os mais produtivos no início da semana, surpreendentemente na segunda-feira (20,4%), tornando-se um momento perfeito para começar a planejar os próximos dias.

No entanto, antes de se apressar para lidar com todas as pequenas tarefas que você tem em sua lista de tarefas, considere começar com a mais complexa. Mesmo que exija várias horas do seu dia de trabalho para ser concluído, você ainda terá tempo suficiente e, o que é mais importante, energia, para lidar com várias pequenas coisas mais tarde. Pelo contrário, se você terminar um monte de tarefas no início do dia, provavelmente se sentirá menos motivado para fazer algo mais complicado no final do dia.

Gestão do Tempo de Recrutamento - Nota Final

Você não pode subestimar a importância de uma boa gestão do tempo quando se trata de construir qualquer carreira, mas é especialmente importante se você estiver trabalhando como recrutador. Seguir as dicas deste artigo ajudará você a se manter mais organizado, produtivo e até mesmo satisfeito com seu processo de trabalho. O gerenciamento eficaz do seu tempo também o ajudará a se sentir menos estressado com o trabalho e a ter mais energia para o seu tempo de lazer. E se você já conhece todas as técnicas de gerenciamento de tempo mencionadas acima, é essencial que você as incorpore à sua rotina de trabalho, pois elas só são eficazes se você realmente as seguir no dia-a-dia. Agora, volte ao trabalho e boa sorte!