Her İK'nin Kullanması Gereken 5 İşe Alma Zaman Yönetimi Tekniği

İster tam zamanlı bir insan kaynakları temsilcisi olun, ister yarı zamanlı olarak İK görevlerini ele alan bir ofis yöneticisi olun, bir işe alım görevlisi pozisyonu, belirli bir beceri seti edinmenizi gerektirir. Çoklu görev yapabilme ve üstün iletişim becerilerinin yanı sıra, stratejik düşünme, proaktiflik, iş yönetimi ve organizasyon becerileri de içerir. Bununla birlikte, işe alım uzmanı olmak, çok sayıda aday bilgisi ile uğraşmayı, toplantı planlamayı ve aynı anda birkaç soruyu dengelemeyi gerektirdiğinden, işe alımda başarılı olmak istiyorsanız güçlü zaman yönetimi becerileri çok önemlidir. Bu nedenle, iş gününüzden en iyi şekilde yararlanmak için zaman yönetimi tekniklerini kullanmak çok önemlidir. Aşağıda, üretkenliğinizi ve zaman verimliliğinizi artırmanıza yardımcı olacak, işe alım görevlileri için en uygun olan birkaç zaman yönetimi stratejisi bulacaksınız. İşte yapabilecekleriniz:

Zaman Yönetimi Teknikleri – Daha Akıllı Çalışın, Daha Uzun Değil

İnsanların yaptığı en yaygın hatalardan biri, üretkenliklerini gerçek sonuçlara göre değil, harcanan zamana göre ölçmektir. Bu nedenle, iş gününüzün çoğunu başlangıçtaki hedefinize yakın olmayan ama yine de günün sonunda yorgun hissetmenize neden olan görevlerle boşa harcayabilirsiniz. Paranızı yönetmeniz gibi gerçekten çok benzer; En iyi fırsatları bulmak ve harcamalarınızı azaltmak için Ninja Kuponu'na göz atabileceğiniz gibi, çalışmanızı da harcanan zamanı azaltmak için organize etmelisiniz.

Bu nedenle, ulaşmak istediğiniz sonuçları ve oraya ulaşmak için tamamlamanız gereken görevleri planlamanız önemlidir. Örneğin, bir müşteri veya adayla bir görüşme planlarken, çalışan aramasının bu noktasında ihtiyaç duyulan daha fazla bilgi veya ayrıntıyı almak için gündemi belirlemeli ve birkaç soru özetlemelisiniz. İşinizden gerçek sonuçları getirmeye odaklanmak, görevleri daha hızlı bitirmenize, daha az zaman harcamanıza, daha az stres yapmanıza ve başarı duygusundan dolayı daha tatmin olmanıza yardımcı olacaktır.

Daima İleriyi Planlayın

Verimliliğinizi artırmak ve daha az zamanda daha çok işi yapabilmek için zamanınızı planlama alışkanlığı edinmeniz gerekir. Bunu yapmanın en etkili yollarından biri, önümüzdeki gün için yapılacaklar listesi yapmaktır. Her şeyden önce, bitmemiş görevleri ve halletmeniz gereken diğer şeyleri listelemek, zihninizi boşaltmanıza ve neden olabilecekleri endişeyi gidermenize yardımcı olur. Ayrıca, kapsamlı bir yapılacaklar listesi, karmaşık görevlerin daha erişilebilir görünmesini sağlayarak iş yükünüzü daha etkin bir şekilde yönetmenize olanak tanır.

İkinci olarak, programınıza net son tarihler eklemek, görevlerinizi önceliklendirmenize, ilerlemenizi takip etmenize ve çalışma saatlerinizi daha ciddiye almanıza yardımcı olacaktır. Ancak, dikkatinizi bekleyen her şey tarafından bunalmamak için yapılacaklar listenizi kısa ve gerçekçi tuttuğunuzdan emin olun. Başka bir yararlı şey, belirli hedeflere ve dönüm noktalarına ulaşmak için ödüller belirlemektir - Cuma gecesi en sevdiğiniz restoranda bir akşam yemeği gibi küçük zevkler bile elinizdeki göreve konsantre olmanıza yardımcı olabilir.

Öncelik ver

Yapılacaklar listeleriyle ilgili bir başka harika şey de, görevlerinizi öncelik sırasına koymanıza yardımcı olmaları ve daha da iyisi, bazılarıyla zaten planlama aşamasında ilgilenmek. Çalışması için, üretkenliği aylar olmasa da haftalarca sürdürme konusundaki inanılmaz yeteneğiyle bilinen Dwight Eisenhower tarafından geliştirilen Eisenhower Kutusu tekniğini kullanmanız gerekecek. Bu yöntemi kullanmak için yarım kalan tüm görevlerinizi yazmanız, bunları dört kategoriye ayırmanız ve buna göre hareket etmeniz gerekir:

1. Acil ve önemli – hemen yapın.
2. Önemli ama acil değil – daha sonra yapın.
3. Acil ama önemli değil – delege.
4. Ne acil ne de önemli – tamamen ortadan kaldırın.

Gördüğünüz gibi, önemli sayıda görev devredilebilir veya listenizden tamamen çıkarılabilir, bu da acil ve önemli olana daha fazla odaklanmak için size zaman kazandırır. Benzer şekilde, adaylarla görüşmeleri yeniden düzenlemek ve hatta en çok arananlara zamanında ulaşmak için onları sıralamak için bu tekniği kullanabilirsiniz. Adaylara öncelik verirken, mevcut uygunlukları, piyasada yeni olup olmadıkları ve müşterileriniz için çalışmaktan ne kadar heyecan duydukları gibi faktörleri göz önünde bulundurmalısınız.

Ayrıca, e-posta kutunuzdaki e-postaları düzenlemek ve öncelik sırasına koymak için Gelen Kutusu Sıfır tekniğini kullanabilirsiniz - işe alım görevlilerinin günlük olarak kullandığı iletişim araçlarından biri. Ölçekli e-posta göndermek bunaltıcı olabilir, bu nedenle yeni e-postaları yeniden düzenlemek ve bunlara bağlı kalmak için her gün biraz zaman ayırdığınızdan emin olun. İkincisi, bir e-postayı yanıtladığınızda ve gelen kutunuzdan saatlerce çıkamadığınızda domino etkisinden kaçınmak için tarayıcıdaki bildirimleri kapatmak anlamına gelir. Duyarlı olmayı proaktif olmakla karıştırmayın ve programınıza bağlı kalın.

Zaman Yönetimi Tekniklerini Kullanma - Düzenli Molalar Planlayın

Günlük programınızı oluştururken hatırlamanız gereken bir diğer önemli şey de molalar için - en çok tercihen değişen görevler arasında - zaman ayırmaktır. Bu nedenle, farklı iş türleri arasında daha uzun molalar planlayabilirsiniz - örneğin, sabah ilk iş e-postalarla uğraşmak ve ardından 20 dakikalık bir aradan sonra adayları aramak için geçmek - ya da popüler bir Pomodoro tekniğine bağlı kalabilirsiniz. ve her 30 dakikada bir eldeki göreve konsantre olduktan sonra 5 dakikalık kısa bir mola verin.

Aralıklarla çalışmak, iş gününüzü daha dinamik hale getirecek ve kendinizi yorgun hissetmeden atlatmanıza yardımcı olacaktır. Alternatif olarak, en çok zaman alan görevleri belirlemek ve bunları optimize etmenin yollarını bulmak için zaman izleme uygulamalarını kullanabilirsiniz.

Sabah Karmaşık Görevlerle Başa Çıkın

Belirli günlerde yataktan kalkmak imkansız gibi görünse de, Redbooth raporuna göre en verimli gün saatimiz, en fazla görevi tamamladığımız saat 11'dir (tüm görevlerin %9,7'si) ). Dahası, şaşırtıcı bir şekilde Pazartesi (%20,4) ile haftanın başında en üretken olan biziz ve bu da önümüzdeki günleri planlamaya başlamak için mükemmel bir zaman.

Ancak, yapılacaklar listenizdeki tüm küçük görevlerin üstesinden gelmek için acele etmeden önce, bunun yerine en karmaşık olanla başlamayı düşünmelisiniz. İş gününüzün birkaç saatini tamamlamanız gerekse bile, daha sonra birkaç küçük şeyle başa çıkmak için hala yeterli zamanınız ve daha da önemlisi enerjiniz olacaktır. Aksine, günün başında bir dizi görevi bitirirseniz, günün ilerleyen saatlerinde daha karmaşık bir şey yapmak için muhtemelen daha az motive olursunuz.

İşe Alma Zaman Yönetimi – Son Not

Herhangi bir kariyer inşa etme söz konusu olduğunda iyi zaman yönetiminin önemini hafife alamazsınız, ancak bir işe alım görevlisi olarak çalışıyorsanız özellikle önemlidir. Bu makaledeki ipuçlarını takip etmek, daha düzenli, üretken ve hatta çalışma sürecinizden memnun kalmanıza yardımcı olacaktır. Zamanınızı etkili bir şekilde yönetmek, işinizle ilgili daha az stresli hissetmenize ve boş zamanlarınız için daha fazla enerjiye sahip olmanıza da yardımcı olacaktır. Ve yukarıda bahsedilen tüm zaman yönetimi tekniklerine zaten aşinaysanız, bunları çalışma rutininize dahil etmeniz çok önemlidir, çünkü bunlar ancak onlara gerçekten günlük olarak bağlı kalırsanız etkilidir. Şimdi, işinize geri dönün ve iyi şanslar!