每個 HR 必須使用的 5 種招聘時間管理技術

已發表: 2022-03-15

無論您是全職人力資源代表還是兼職處理人力資源任務的辦公室管理員，招聘人員的職位都需要您獲得特定的技能。除了能夠多任務處理和出色的溝通能力外，它還包括戰略思維、主動性，以及業務管理和組織能力。然而，作為一名招聘人員需要同時處理大量候選人信息、安排會議和平衡多個查詢，如果你想在招聘中取得成功，強大的時間管理技能至關重要。因此，利用時間管理技術充分利用您的工作日至關重要。下面，您將找到幾種最適合招聘人員的時間管理策略，這些策略將幫助您提高工作效率和時間效率。以下是您可以執行的操作：

時間管理技術——更聰明地工作，而不是更長的時間

人們最常犯的錯誤之一是根據花費的時間而不是實際結果來衡量他們的生產力。因此，您可能會將大部分工作日浪費在無法實現最初目標的任務上，但在一天結束時會讓您感到筋疲力盡。這真的很像你管理你的錢；就像您可以瀏覽 Coupon Ninja 以找到最優惠的價格並減少支出一樣，您應該組織工作以減少花費的時間。

出於這個原因，計劃您想要實現的結果以及實現目標所需完成的任務非常重要。例如，在安排與客戶或候選人的電話時，您還需要設置議程並概述一些問題，以獲取更多信息或此時員工搜索所需的詳細信息。專注於從工作中獲得實際成果將幫助您更快地完成任務，減少浪費時間，減少壓力，並因為成就感而感到更加充實。

永遠提前計劃

為了提高您的工作效率並能夠在更短的時間內完成更多任務，您需要養成計劃時間的習慣。最有效的方法之一是為未來的一天列出待辦事項。首先，列出未完成的任務和其他你需要解決的事情有助於釋放你的思想並釋放它們可能引起的焦慮。此外，全面的待辦事項清單將使復雜的任務看起來更容易完成，讓您更有效地管理工作量。

其次，在您的日程安排中添加明確的截止日期將幫助您確定任務的優先級，跟踪您的進度，並更認真地對待您的工作時間。但是，請確保您的待辦事項清單簡潔且切合實際，以免被排隊等待您注意的所有事情壓得喘不過氣來。另一件有用的事情是為實現特定目標和里程碑設置獎勵——即使是周五晚上在您最喜歡的餐廳享用晚餐這樣的小樂趣也可以幫助您專注於手頭的任務。

優先

待辦事項清單的另一個好處是它們可以幫助您確定任務的優先級，甚至更好的是 - 已經在計劃階段處理其中一些。要使其發揮作用，您將需要使用由德懷特·艾森豪威爾開發的艾森豪威爾盒技術，他以驚人的能力將生產力維持數週甚至數月而聞名。要使用這種方法，您需要寫下所有未完成的任務，將它們分為四類，並採取相應的行動：

緊急且重要——立即行動。
重要但不緊急——稍後再做。
緊急但不重要——委託。
既不緊急也不重要——完全消除。

如您所見，可以將相當多的任務委派或完全從您的列表中排除，從而節省您更多時間專注於緊急和重要的事情。同樣，您可以利用這種技術重新安排與候選人的面試，甚至對他們進行排名，以便及時找到最想要的人。在確定候選人的優先級時，您應該考慮諸如他們當前的可用性、他們是否是市場新手以及他們為您的客戶工作的興奮程度等因素。

此外，您可以利用收件箱零技術來組織和優先處理您的郵箱中的電子郵件——這是招聘人員每天使用的溝通工具之一。大規模發送電子郵件可能會讓人不知所措，因此請確保每天分配一些時間來重新排列新電子郵件並堅持使用它們。後者意味著關閉瀏覽器中的通知以避免當您回復一封電子郵件並且無法離開收件箱數小時時出現多米諾骨牌效應。不要將響應與主動混為一談，堅持你的日程安排。

招聘時間管理技術 - 安排定期休息

安排每日日程時要記住的另一件重要事情是分配休息時間——最好是在不斷變化的任務之間。因此，您可以在不同類型的工作之間安排更長的休息時間——例如，早上首先處理電子郵件，然後在 20 分鐘休息後切換到給候選人打電話——或者您可以堅持流行的番茄工作法每 30 分鐘專注於手頭的任務後，休息 5 分鐘。

間歇工作將使您的工作日更有活力，並幫助您度過它而不會感到筋疲力盡。或者，您可以使用時間跟踪應用程序來確定最耗時的任務並找到優化它們的方法。

早上處理複雜的任務

根據 Redbooth 的報告，雖然在特定的日子似乎不可能起床，更不用說提高工作效率了，但我們一天中效率最高的時間是上午 11 點，此時我們完成的任務最多（佔所有任務的 9.7%））。更重要的是，我們在一周開始時效率最高，令人驚訝的是周一（20.4%），這使它成為開始計劃未來日子的最佳時機。

但是，在急於處理待辦事項清單上的所有小任務之前，您應該考慮從最複雜的任務開始。即使它需要你一天的幾個小時來完成，你仍然會有足夠的時間，更重要的是，精力，來處理以後的一些小事情。相反，如果您在一天開始時完成了一堆任務，您可能會覺得在當天晚些時候做一些更複雜的事情的動力會降低。

招聘時間管理——最後的說明

在建立任何職業時，你不能低估良好的時間管理的重要性，但如果你是一名招聘人員，這一點尤其重要。遵循本文中的提示將幫助您保持更有條理、更有效率，甚至對您的工作過程感到滿意。有效地管理您的時間還可以幫助您減輕工作壓力，並為您的休閒時間提供更多精力。如果你已經熟悉了上面提到的所有時間管理技巧，那麼將它們融入你的日常工作是很重要的，因為它們只有在你每天真正堅持它們的情況下才會有效。現在，回去工作，祝你好運！